Schlagwort: Öffentliche Verwaltung

Warum braucht es überhaupt Veränderungen im Unternehmen?

Veränderungen sind in der Geschäftswelt eine Konstante. Nicht zuletzt in unserer heutigen, schnelllebigen Zeit, ist es für Unternehmen entscheidend, sich neuen Trends anzupassen, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Vor allem die Digitalisierung ist in diesem Kontext ein wichtiger Treiber von Veränderungsprozessen. Denn neue Technologien öffnen Unternehmen immer neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Das Ausmaß der nötigen Veränderungsprozesse ist hierbei unterschiedlich. Es reicht von kleineren Veränderungen wie der Umstellung auf ein neues Tool bis hin zur strategischen Neuausrichtung des Unternehmens. Dabei sollten die Prozesse in jedem Fall wohl bedacht sein.

Veränderungsprozesse im Unternehmen – oft ein Auslöser von Ablehnung, Angst und Widerstand

Veränderungsprozesse bleiben für Unternehmen selten ohne Herausforderungen. Häufig sind die Reaktionsmuster (zunächst) gezeichnet von Verunsicherung, Ablehnung, Angst und Widerstand. Um diesen Reaktionsmustern zu begegnen, sind die Führungskräfte im Unternehmen gefragt. Der Start einer Veränderung sollte eine Analyse der Ausgangslage sein. So lässt sich eine fundierte Strategie für den Veränderungsprozess entwickeln, aus der sich konkrete Ziele, Zwischenziele und Maßnahmen ableiten lassen.

Wege zur erfolgreichen Transformation

Sind im Unternehmen Veränderungen geplant, entscheidet der unternehmerische Umgang mit den Veränderungen darüber, ob diese erfolgreich ablaufen oder nicht. Um Veränderungsprozesse erfolgreich durchzuführen, sind die folgenden Aspekte wichtig:

Angemessener Zeitrahmen
Die Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen braucht einen realistischen Zeitrahmen. Veränderungen sollten nicht überstürzt werden, sondern vielmehr schrittweise umgesetzt werden. Zwischenziele und Meilensteine können hierbei hilfreich sein. Sie geben Anhaltspunkte bei der Erfolgsmessung und fördern die Motivation der Mitarbeitenden.

Klare Kommunikation
Um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, ist eine klare Kommunikation unverzichtbar. Bevor eine Veränderung im Unternehmen angegangen wird, sollten Führungskräfte in der Lage sein, den Mitarbeitenden klare Antworten auf die folgenden drei Fragen geben zu können:

  • Warum soll es eine Veränderung geben?
  • Was soll verändert werden?
  • Wie soll der Veränderungsprozess aussehen?

Das gibt den Mitarbeitenden Orientierung und ist hilfreich, um womöglich unnötigen Bedenken in den Teams frühzeitig zu begegnen.

Beteiligung der Mitarbeitenden
Veränderungsprozesse gelingen oft dann, wenn die Mitarbeitenden einbezogen werden und ihre Aufgaben in der Veränderung erkennen. Hierbei kann es auch hilfreich sein, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen anzubieten, um Mitarbeitende etwa zum Umgang mit neuen Arbeitsweisen, Technologien oder Prozessen zu befähigen. Das kann Motivation geben. Dazu kann solch eine Maßnahme die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen und auch die Zufriedenheit der Belegschaft steigern. Sorgen der Mitarbeitenden in Bezug auf konkrete Veränderungen wiederum sollten von Führungskräften unbedingt ernst genommen und berücksichtigt werden. Das schafft den Rahmen, um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten.

EITCO – Ihr zuverlässiger Begleiter durch Veränderungsprozesse

Wir bei EITCO haben es uns zur Mission gemacht, Unternehmen und Organisationen zu ihrer digitalen Transformation zu befähigen. Dadurch erleben wir nicht nur viele Veränderungsprozesse direkt mit, sondern unterstützen auch in ihrer Gestaltung. Speziell bei der Einführung von neuer Software hat uns die Erfahrung gezeigt, dass gutes Change Management Gold wert ist. Deshalb begleiten wir unsere Kunden vom Projektbeginn bis hin zur Software-Einführung und darüber hinaus und unterstützen sie in der Steuerung ihrer Veränderungsprozesse.

Hinweis

Stehen umfangreicher Veränderungen im System-Umfeld an, können Sie den Entwicklungsprozess mithilfe eines agilen Ansatzes beschleunigen. Wie da geht und warum Agilität eigentlich ein so wichtiger Erfolgsfaktor ist, das lesen Sie in unserem White Paper: „So bringen Sie mehr Agilität in Ihr Unternehmen“.

Fazit: Jeder Fortschritt braucht Veränderung

Veränderungsprozeese sind in Unternehmen ganz normal und können – erfolgreich gestaltet – die bestehenden Arbeitsprozesse nachhaltig verbessern. Gleichzeitig stoßen Veränderungen häufig zunächst auf Widerstand. Oft hilft es in diesem Fall, Zeit einzuräumen, geplante Veränderungen nachvollziehbar zu erklären und die angestrebten Ziele des Veränderungsprozesses zu vermitteln. Daneben ist es außerdem sinnvoll, Veränderungen nicht zu überstürzen, sondern Schritt für Schritt vorzunehmen, um den Prozess geschickt zu managen. Unterstützend kann das Hinzuziehen eines externen Experten eine wertvolle Hilfe sein. Speziell im Bereich von digitalen Veränderungsprozessen können Sie hierbei gerne auf EITCO zukommen.

Digitale Signatur: weniger Papierstapel, schlankere Prozesse

Die digitale Signatur ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Weltweit wird sie von Unternehmen jeder Größe eingesetzt, um Vertragsabschlüsse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Denn, mit der digitalen Signatur lassen sich Dokumente ganz einfach online und ohne Papier unterschreiben. So können Verträge äußerst schnell geschlossen werden – aus dem Firmenbüro, aus dem Home-Office und auch von unterwegs. Die Funktionsweise ist hierbei simpel: Sie öffnen das Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, und setzen mithilfe einer Software für digitale Unterschriften Ihre Signatur.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Signatur

Grundsätzlich enthalten sämtliche Verträge sensible Daten wie zum Beispiel Namen und Adressen sowie weitere vertrauliche Informationen. Dementsprechend ist ein hohes Sicherheitslevel erforderlich, wenn es um darum geht, einen Vertrag digital zu unterschreiben. Den rechtlichen Rahmen bildet die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication And Trust Services). In ihr sind unterschiedliche Signaturstufen definiert – von einfachen Signaturmethoden bis hin zu komplexen Methoden, die ein höheres Sicherheitslevel beschreiben. Insgesamt gibt es drei Signaturstufen:

  • Einfache elektronische Signaturen (EES)
  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)
  • Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Händische Unterschriften sind nach der eIDAS-Verordnung qualifizierte Signaturen (Artikel 25 (2)). Das Äquivalent dazu sind Qualifizierte elektronische Signaturen. Sie haben vor Gericht bestand und sind daher eine geeignete Möglichkeit, um Verträge rechtsgültig abzuschließen.

Digitale und elektronische Signatur – der Unterschied in Kürze

Die beiden Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym zueinander verwendet. Tatsächlich gibt es einen feinen Unterschied: Die „elektronische Signatur“ ist - anders als die "digitale Signatur" - ein rechtlicher Begriff. Er definiert, wie die Signatur eines Dokumentes rechtssicher erfolgen kann.

Die Komplettlösung für digitale Signaturen – d.velop sign

Um Dokumente mit der digitalen Signatur rechtskräftig, kostengünstig und papierlos zu unterschreiben, ist eine Software für digitale Unterschriften nötig. Ein Beispiel ist das Produkt d.velop sign von unserem Partner d.velop. Um mit dieser Software ein Dokument digital zu signieren, öffnen Sie dieses zunächst in der Anwendung. Dadurch starten Sie den Signaturvorgang und können Ihre Unterschrift an die gewünschte Stelle setzen. Ist dieser Schritt abgeschlossen, kann das digital unterschriebene Dokument heruntergeladen werden.

Die digitale Signatur als Teil des Vertragsmanagements

Die digitale Signatur bietet Ihnen in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) die Möglichkeit, Prozesse des Vertragsmanagements vollständig digital abzubilden – nutzerfreundlich und nach hohen Sicherheitsstandards. Daraus ergibt sich ein weiterer wichtiger Vorteil: Mit der eIDAS-Verordnung besteht die Möglichkeit der Fernsignatur, bei der eine digitale Signatur von jedwedem Gerät ausgelöst werden kann – sei es ein Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Über ein DMS oder ein ECM-System ist eine Integration dieses Prozesses in die bestehenden Abläufe des Vertragsmanagements möglich.

Fazit

Vertrauliche Geschäftsverträge fordern nach zuverlässigen Lösungen für digitale Signaturen, die ebenso unkompliziert wie rechtssicher sind. Mit solchen können Sie Ihre Prozesse zielführend digitalisieren und nachhaltig beschleunigen. Für vollkommen medienbruchfreie Prozesse bietet sich die Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Enterprise Content Management System an. Haben Sie Interesse an einer solchen Lösung für Ihr Vertragsmanagement, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Seite. Wir beraten Sie zu den am Markt verfügbaren Lösungen und begleiten Sie auf Wunsch auch bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojektes.

Lesetipp

Die digitale Signatur erleichtert den Arbeitsalltag, hilft Kosten zu sparen und ist zudem umweltfreundlich, da sie den Papierverbrauch im Unternehmen reduziert. Informieren Sie sich in unserem White Paper: „Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital!“ zu den Nutzungsmöglichkeiten und erfahren Sie mehr über die Lösung unseres Partners d.velop.

Kapazitätenplanung im Sitzplatzbuchungs-System: so einfach wie konkret

Beschleunigt durch die Erfahrungen während der Corona-Pandemie setzt die Berliner Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung auf ein hybrides Arbeitskonzept. Das Büro ist für die Mitarbeitenden nicht mehr zwingend der Hauptarbeitsort. Vielmehr stehen auch das Home-Office sowie weitere Dienstgebäude als Arbeitsorte zur Verfügung. Um die Kapazitäten an den verschiedenen Arbeitsorten planen zu können, entschied sich die Senatsverwaltung für den Einsatz eines Systems zur Sitzplatzbuchung auf Basis einer Low-Code-Plattform. Im Praxistest erwies sich die gewählte Lösung allerdings als zu generisch. Gemeinsam mit EITCO wurde das System deshalb um neue Features wie unter anderem Buchungsoptionen für konkrete Zeitfenster sowie Terminserien ergänzt.

„Zusammen mit EITCO haben wir unsere Applikation zur Platzbuchung erfolgreich um neue Features erweitern können, die perfekt auf die Anforderungen neuer Arbeitsmodelle zugeschnitten sind.“
Lars MaaschProjektkoordination SenASGIVA
Lars Maasch

Bei der Weiterentwicklung der Applikation wurden mehrere Berliner Verwaltungen einbezogen. Nach Projektabschluss steht damit eine Lösung bereit, die nach der Einführung bei der SenASGIVA auch in den weiteren Senatsverwaltungen eingeführt werden kann. Die ganze Geschichte sowie sämtliche Details lesen Sie in der Success Story!

Zur Success Story

Eine effiziente Lösung bietet die Übermittlung von digitalen Dokumenten per eBO (elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach). Durch diese Methode wird die Zustellungen einzelner Dokumente oder auch ganzer Akten beschleunigt. Gleichzeitig werden Kosten minimiert. Der Versand per eBO ermöglicht es, Dokumente in elektronischer Form sicher und rechtsverbindlich auszutauschen, ohne die Notwendigkeit von Papier oder Faxgeräten.

Elektronisch sicher kommunizieren – per eBO

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach bietet professionellen Verfahrensbeteiligten und anderen Teilnehmenden im ERV einen sicheren Übermittlungsweg für die Kommunikation mit Gerichten sowie mit Einrichtungen der Justiz. Zu dieser Nutzergruppe zählen u. a.

  • Unternehmen
  • Organisationen
  • Vereine
  • Privatpersonen

Zudem folgt für die professionellen Verfahrensbeteiligten eine Plicht zur Nutzung des eBOs zum 1. Januar 2024. Zu dieser Gruppe gehören bspw.

  • Gerichtsvollzieher,
  • Registrierte-rechtliche Betreuer,
  • Beeidigte Sachverständigende,
  • Beeidigte Gutachter im Familienverfahren,
  • Beeidigte Verfahrensbeistände,
  • Registrierte-beeidigte Übersetzer und
  • Beeidigte Vormunde.

Was diese Berufsgruppen ab 2024 beachten müssen, haben wir in unserem White Paper “Die Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs: Wie Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) nutzen“ für Sie zusammengefasst – inklusive hilfreicher Tipps für die Umsetzung der neuen Rechtsgrundlage.

Das erwartet Sie in unserem White Paper:

  • Hintergrund und Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs
  • eBO-Pflicht ab 2024: Rechtsgrundlagen und rechtliche Rahmenbedingungen
  • Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) im Detail
  • Implementierung und Nutzung des eBOs
  • Entdecken Sie arveo secom – die eBO-Lösung von EITCO
Jetzt White Paper herunterladen

Tipps und Tricks zur digitalen Archivierung

Lösungen zur digitalen Dokumentenarchivierung sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil in der internen Organisation. Sie ermöglichen eine zentrale Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit oft erheblich. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile:

  • Platzeinsparung: Mit der digitalen Archivierung entfällt die Notwendigkeit von sperrigen Aktenschränken im Büro zur Aufbewahrung von Unterlagen.
  • Rechtssicherheit: Moderne Lösungen zur digitalen Archivierung sind auf die geltenden Anforderungen im Bereich der Rechtssicherheit ausgerichtet und kommen den Compliance-Anforderungen von den GoBD und der DSGVO nach.
  • Flexibler Zugriff: Durch die digitale Archivierung über ein Cloud-Archiv liegen Dokumente und Informationen zentral ab und sind für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten mit wenigen Klicks aufrufbar – egal ob die Person im Büro ist oder aus dem Home-Office arbeitet.
  • Automatisierte Workflows: Über Schnittstellen zu bestehenden Infrastrukturen können Workflows wie zum Beispiel die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert werden.

Um mit einer Lösung zur digitalen Archivierung möglichst effizient zu arbeiten und die Vorteile bestmöglich zu nutzen, ist eine gute Struktur unverzichtbar. Deshalb haben wir 10 nützliche Tipps zusammengestellt, mit denen Sie den Überblick behalten und relevante Dokumente und Dateien schnell wiederfinden:

# Tipp 1: Systematisch vorgehen

Um Informationen schnell und einfach im digitalen Archiv zu finden, ist ein klares und gut durchdachtes System für die Archivierung essenziell. Planen Sie deshalb im Voraus, wie Sie Ihre Dateien organisieren und benennen möchten.

# Tipp 2: Aussagekräftige Dateinamen nutzen

Damit Sie im digitalen Archiv den Überblick behalten, sollten Sie Dateinamen wählen, die den Dateiinhalt klar und präzise beschreiben. Das erleichtert Ihnen die Suche nach einzelnen Dateien erheblich.

# Tipp 3: Auf die Ordner-Struktur achten

Für mehr Übersicht empfiehlt sich außerdem eine einheitliche Struktur für Ihre Dateiordner. Verwenden Sie beispielsweise ein Datum- oder Kategoriensystem.

# Tipp 4: Lange Dateinamen vermeiden

Lange Dateiname können unter Umständen zu Problemen mit Dateipfaden führen. Wählen Sie daher kurze Namen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Inhaltsstichworten oder Kurztiteln. Vermeiden Sie  Sonderzeichen oder Leerzeichen in Dateinamen, um die Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen zu gewährleisten.

# Tipp 5: Unterordner verwenden

Große Sammlungen von Ordnern erschweren den Überblick. Verwenden Sie daher neben Ordnern auch Unterordner, um Ihre Dateien zu organisieren und den Zugriff zu erleichtern.

# Tipp 6: Metadaten einsetzen

Metadaten helfen Ihnen dabei bestimmte Informationen leichter auffindbar zu machen – etwa durch Eingabe eines Kundennamens oder einer Projektbezeichnung. Gehen Sie deshalb sicher, Metadaten für Ihre Dateien zu hinterlegen.

# Tipp 7: Dokumente intelligent digitalisieren

Lösungen mit OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglichen es, Textversionen von gescannten Dokumenten zu erstellen. Dadurch können Sie in der Datei eine Volltextsuche durchführen und einzelne Informationen schneller finden.

# Tipp 8: Regelmäßige Überprüfungen machen

Veraltete oder unnötige Dateien nehmen unnötig Speicherplatz in Ihrem Archiv in Anspruch und führen in großer Anzahl schnell zu Unübersichtlichkeit. Nehmen Sie sich deshalb in regelmäßigen Abständen die Zeit, Ihr Archiv zu überprüfen und unnötige Dateien zu entfernen.

# Tipp 9: Den Zugang sichern

Damit Ihre Dokumente und Informationen im digitalen Archiv zuverlässig geschützt sind, sollten Sie für den Zugriff auf Ihre archivierten Dateien sichere Passwörter wählen und diese nicht mit anderen Personen teilen.

# Tipp 10: Mitarbeiter schulen

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der korrekten Verwendung des digitalen Archivierungssystems. So vermeiden Sie falsche Dateiablagen oder -benennungen.

Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das eigentlich?

Digitale Lösungen zum Dokumentenmanagement sind aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Der Grund: Dokumente und Informationen sind über ein DMS in Sekundenschnelle verfügbar. Das vereinfacht Arbeitsprozesse und erhöht zudem ihre Effizienz. Ist das DMS Cloud-basiert, verringert sich der Wartungs- und Pflegeaufwand, den lokal betriebene Systeme bedeuten. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie in den nachstehenden Absätzen.

Diese Vorteile hat Cloud-basiertes DMS

Der Einsatz eines Cloud-basierten DMS bietet Unternehmen verschiedene Vorteile. Hier kommen die wichtigsten sieben:

#1 Flexibilität

Ein Cloud-basierten DMS ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Dateien von fast überall aus. So können Mitarbeitende gemeinsam auf dieselben Dokumente zugreifen und daran arbeiten – von verschiedenen Büros aus sowie aus dem Home-Office, von unterwegs oder von einem Co-Working Space. Das beschleunigt die Zusammenarbeit und ist vorteilhaft für Unternehmen, die an mehreren Standorten vertreten sind oder Remote-Arbeitsplätze bieten.

#2 Organisation

Mit einem Dokumentenmanagement-System in der Cloud können Dateien übersichtlich strukturiert und organisiert werden. Sämtliche Informationen und Dokumente können – je nach ihrem Thema – unterschiedlichen digitalen Akten zugeordnet werden. Das erleichtert die Suche nach einzelnen Dateien. Außerdem können Metadaten hinzugefügt werden, um Informationen schneller zu durchsuchen.

#3 Datensicherheit und Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind für Unternehmen absolut bedeutsam. Entsprechend investieren Anbieter von Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systemen oft erheblich in Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups, um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Im Vergleich zu lokal-betriebenen Systemen oder einer Archivierung von Dokumenten in Papierakten bietet ein Cloud-basiertes DMS eine höhere Sicherheit für Unternehmensdaten.

#4 Kosteneffizienz

Die Nutzung eines Cloud-basierten DMS reduziert die Kosten für die physische Lagerung von Papierdokumenten und die Anschaffung von teurer Hardware und Software. Dazu werden Cloudlösungen oft als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten, bei denen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen. Durch das Angebot als Service entfallen außerdem die Wartungs- und Upgrade-Kosten, die bei einem lokalen Systembetrieb anfallen würden.

#5 Automatisierung

Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht die Automatisierung von Workflows wie etwa das Genehmigen von Dokumenten oder das Einreichen von Rechnungen. Auf diese Weise können manuelle Fehler vermieden werden. Darüber hinaus werden mit einer Automatisierung die betreffenden Prozesse beschleunigt.

#6 Speicherplatz

Je nach Bedarf können Unternehmen ihre Speicherkapazität bei einem Cloud-basiertem DMS anpassen. Da der Speicherplatz in der Cloud nahezu unbegrenzt ist, kann jederzeit zusätzlicher Speicherplatz hinzugefügt werden.

#7 Integration

Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich in der Regel mit diversen weiteren Systemen verknüpfen. Hierzu zählen CRM-Systeme und andere Unternehmensanwendungen. Auch eine Einbindung von E-Mail- und Kalendersystemen sowie eine Erweiterung des DMS durch APIs und Integrationstools ist meist problemlos möglich.

Elektronische Kommunikation – was im ERV bisher geschah

Um die elektronische Kommunikation in der Verwaltung zu erleichtern und voranzutreiben, ist im August 2013 zunächst das E-Government-Gesetz in Kraft getreten. Es bildet Bund, Ländern und Kommunen die rechtliche Grundlage für eine verbindliche und sichere elektronische Kommunikation. Eine zentrale Rolle spielt dabei der elektronische Rechtsverkehr. Er ermöglicht den elektronischen Austausch von rechtlich relevanten Informationen und Dokumenten.

Mit dem E-Government-Gesetz wurde der ERV anfangs gemeinsam mit der Verwaltungskommunikation thematisiert. Im späteren Verlauf haben sich die beiden Bereiche allerdings getrennt. In der öffentlichen Verwaltung wurde der Fokus darauf gelegt, Dienstleistungen über das Onlinezugangsgesetz abzuwickeln. In der Justizkommunikation hingegen wurde vor allem darauf geachtet, immer mehr Beteiligte mit einer verpflichtenden Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs digital anzubinden.

Nach der Verpflichtung erst zur passiven dann zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für Rechtsanwälte über das beA, wurden Gesetze dahingehend angepasst, dass weitere Berufsgruppen die elektronische Kommunikation verpflichtend zu nutzen hatten – und nach wie vor haben. Hierzu zählen etwa Steuerberater, für die es als Übermittlungsweg das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) gibt. Um neben dieser und weiteren Berufsgruppen auch den Bürgern die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation im Rechtsverkehr einzuräumen, wurde 2022 zudem das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach eingeführt. Für professionelle Verfahrensbeteiligte wird dieses ab Januar 2024 verpflichtend.

Was ist das eBO und wem nützt es?

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach wurde 2022 eingeführt und bietet Privatpersonen, Verbänden, Unternehmen und sonstigen Organisationen einen sicheren, schriftformwahrenden Übermittlungsweg in der elektronischen Kommunikation mit der Justiz. Alle wichtigen Details zum eBO finden Sie auf unserer Übersichtsseite zum elektronischen Rechtsverkehr..

Elektronischer Rechtsverkehr wird für professionelle Verfahrensbeteiligte zur Pflicht

Ab dem Jahr 2024 wird in Deutschland eine allgemeine Nutzungspflicht für den elektronischen Rechtsverkehr via eBO für professionelle Verfahrensbeteiligte bestehen. Betroffen sind von der Regelung insbesondere die folgenden Berufsgruppen:

  • Rechtliche Betreuer
  • Beeidigte Übersetzer
  • Beeidigte Gutachter
  • Vormunde
  • Verfahrensbeistände
  • Insolvenzverwalter
  • Patentanwälte

Im Gesetzestext wurde für die Neuerung der §173 Zustellung von elektronischen Dokumenten in der Zivilprozessordnung (ZPO) verändert. Ein Nebensatz, der die Option zur eBO-Nutzung für professionelle Einreichende bislang offengehalten hatte, wurde gestrichen. Die ab dem 01. Januar 2024 geltende Fassung des § 173 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 ZPO regelt dann, dass „Sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann“ (§173 ZPO), einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Zustellung zu eröffnen haben. Aus der bisherigen „Kann“ -Bestimmung wird zum Jahreswechsel somit eine „Muss“-Bestimmung.

Was professionelle Verfahrensbeteiligte jetzt tun sollten

In Schriftsätzen an Berufsträger wurde seitens der Gerichte vereinzelt bereits der Hinweis beschrieben, dass ab 2024 der elektronische Rechtsverkehr zu nutzen sei. Von einer Verpflichtung der oben genannten Berufsgruppen zur eBO-Nutzung ist damit auszugehen – auch wenn andere Paragrafen, wie der §14 im Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) im Familienverfahren, noch nicht angepasst wurden. Hierbei besteht die Möglichkeit, auch schon früher ein eBO einzurichten. Sinnvoll ist das unbedingt. Zum einen kommt die Umstellung auf das eBO für viele Berufsgruppen ohnehin. Zum anderen vereinfacht der elektronische Übertragungsweg die Kommunikation erheblich, da mitunter lange Versandzeiten entfallen.

Haben Sie vor, ein elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach einzurichten, ist dafür eine spezielle eBO-Software nötig. Was Sie beim Kauf beachten sollten und wie Sie Ihr eBO in vier Schritten einrichten können, das haben wir in zwei separaten Beiträgen für Sie zusammengefasst:

Zu den Kaufkriterien

Zur eBO-Einrichtung in 4 Schritten

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen und Behörden wichtig. Sie dient der Rechtssicherung und gewährleistet, dass juristisch bedeutsame Vorgänge nachgewiesen werden können. Je nach Dokument gelten für die Aufbewahrung unterschiedliche Fristen. Hierbei gilt prinzipiell: Dient ein Dokument als Buchungsgrundlage, gibt es eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gilt eine Frist von sechs Jahren. Eine Ausnahme sind Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen für 30 Jahre aufbewahrt werden.

Hinweis

Genaue Informationen zu bestimmten Dokumenten und ihren Aufbewahrungsfristen finden Unternehmen über die für sie zuständige Handelskammer.

Möglichkeiten zur Dokumentenaufbewahrung

Um Dokumente lange und sicher aufzubewahren, ist ein gut strukturiertes Ablagesystem notwendig. Bis vor wenigen Jahren wurden Dokumente in erster Linie in der Papierform aufbewahrt – als physische Akten, eingelagert in Aktenschränken und Archivräumen. Diese Möglichkeit zur Dokumentenaufbewahrung hat allerdings einen Nachteil: Mit der Zeit häufen sich oft immer größere Mengen an Papieren, Verträgen, Rechnungen und weiteren Unternehmensunterlagen an, die allesamt sortiert und beschriftet werden müssen. Das bedeutet einen enormen Aufwand. Nicht selten fehlt zudem der Platz, um sämtliche Dokumente in einem physischen Archiv über viele Jahre gut strukturiert aufzubewahren.

Eine praktische und raumsparende Alternative sind demgegenüber Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie ermöglichen es, Dokumente digital zu speichern. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines physischen Archivs. Suchfunktionen und Filter unterstützen Anwender zudem bei der Suche. Bestimmte Dokumente sind mit einem DMS in nur wenigen Klicks auffindbar. Das spart lange Suchzeiten und es bleibt mehr Zeit für sinnstiftendere Aufgaben.

Hinweis

In der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird die Digitalisierung auch durch die Gesetzeslage immer mehr vorangetrieben. Auf unserer Branchenseite für die öffentliche Verwaltung finden Sie Details zu den Technologien und Lösungen, die für eine erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor entscheidend sind. Hier geht es zur Branchenseite.

So funktioniert die Dokumentenaufbewahrung mit einem DMS

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist für Unternehmen und Behörden die Grundlage für eine zeitgemäße und effiziente Dokumentenaufbewahrung. Mit einem DMS laufen sämtliche Prozesse von der Speicherung und Ablage von Dokumenten, über die Verarbeitung bis hin zur Löschung und Archivierung digital ab. Die Voraussetzung ist, dass Dokumente digital vorliegen. Schreiben, die im Unternehmen per Briefpost eingehen, müssen daher zunächst gescannt werden, um in einem DMS gespeichert werden zu können. Anschließend sind die Dokumente auf einer zentralen Plattform gespeichert. Das ermöglicht einen ortsübergreifenden Zugriff und erleichtert die Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams. Ein weiterer Vorteil: Viele Systeme erinnern Sie automatisch an Fristen hinsichtlich der Aufbewahrung bestimmter Dokumente. So helfen sie dabei, Daten nicht länger als notwendig zu speichern, aber auch nicht vorzeitig zu löschen.

Alle Vorteile mit einem DMS auf einen Blick

  • Beschleunigte Workflows durch Automatisierung
  • Mobiles Arbeiten
  • Nie wieder lange Suchen
  • Beschleunigte Durchlauf- und Antwortzeiten
  • Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
  • Revisionssichere Archivierung
  • Minimierter Papierverbrauch

 

Alle Infos zum Thema DMS finden Sie in unserem Flyer „Digitales Dokumentenmanagement mit System“.

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Dokumentenaufbewahrung: Wie digital darf es sein?

Rechtlich gesehen können die meisten Dokumente sowohl physisch wie auch digital aufbewahrt werden. Ausgenommen sind spezifische Schreiben wie beispielsweise Handelsbücher und Jahresabschlüsse, für die das Original aufzubewahren ist. Bei den meisten anderen Dokumenten bleibt die Gültigkeit auch durch das Einscannen mit anschließender Vernichtung des Originals bestehen.

Gut zu wissen: Wer nicht nur Dokumente digital speichern, sondern ganze Prozesse digitalisieren will, für den kann über das Thema DMS hinaus auch das Thema elektronische Signatur spannend sein. Viele Dokumente können digital signiert werden. So können zum Beispiel Verträge digital und medienbruchfrei geschlossen werden. In unserem Beitrag „Elektronische Signatur: diese Unterschiede sollten Sie kennen” finden Sie nähere Informationen zu der elektronischen Signatur sowie Erklärungen dazu, wann und inwieweit eine solche rechtswirksam ist.

Fazit: Ein DMS kann für Unternehmen eine nützliche Hilfe sein

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme sind die Grundlage für eine zeitgemäße Dokumentenaufbewahrung. Mit ihnen können Schreiben auch auf viele Jahre hin sicher und einfach auffindbar gespeichert werden – revisionssicher und gut strukturiert. Dazu werden Medienbrüche vermieden und Löschfristen können einfacher eingehalten werden.

E-Mails als Produktivitätshelfer

E-Mails sind aus der modernen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Sie sind maßgeblich in der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Tatsächlich haben E-Mails viele Vorteile: Gegenüber langwierigen Telefonaten ermöglichen sie eine schnelle und effektive Kommunikation. Dateien und Dokumente können bequem an Nachrichten angehängt werden. Darüber sind Absprachen per E-Mail dokumentiert, wodurch Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachgelesen werden können.

Allerdings gibt es auch eine Schattenseite: In vielen Unternehmen zählen E-Mails zu den Produktivitätskillern schlechthin. Häufig ist ein Grund der, dass Mitarbeitenden die passende Strategie zum Umgang mit den oft großen Mengen an offener Nachrichten fehlt. Ein gutes E-Mail-Management hilft Mitarbeitenden, eine sinnvolle Strategie zu entwickeln und die eigene Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Äußerst wichtig ist zudem die Frage nach der Organisation.

Die 5 goldenen Regeln des E-Mail-Managements

Um schnell auf Nachrichten reagieren zu können, ist es wichtig, E-Mails so zu organisieren, dass Sie stets den Überblick behalten. Hier kommen fünf Regeln, mit denen Sie ihr E-Mail-Management optimieren können:

# Regel 1: Prioritäten setzen

Viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erfordert eine gute Struktur. In der Bearbeitung von E-Mails empfiehlt es sich, nach Priorität zu sortieren. Wichtige E-Mails sind auf diese Weise schnell erkannt und können als erstes bearbeitet werden. Weniger wichtige E-Mails hingegen können zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet werden.

# Regel 2: Ordnung halten

Eine gut organisierte E-Mail-Inbox hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Eine vielversprechende Methode ist es, eingehende E-Mails zu kategorisieren, um dadurch den Posteingang zu leeren. E-Mail-Programme bieten in der Regel Optionen zum Erstellen von Ordnern oder Labels, mit denen sich E-Mails kategorisieren lassen. Daneben trägt auch das Löschen von unnötigen E-Mails sowie das Archivieren von alten Nachrichten dazu bei, den Posteingang übersichtlich zu halten.

# Regel 3: Automatisierung nutzen

Ein hilfreicher Zeitsparer beim E-Mail-Management ist die Automatisierung von E-Mail-Prozessen. Beispielsweise können Sie Regeln einrichten, um E-Mails automatisch an bestimmte Ordner weiterzuleiten oder automatische Antworten zu senden. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

# Regel 4: Zeitfenster festlegen

Multitasker neigen dazu, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Um die E-Mail-Flut zu bewältigen und den Fokus auf andere Aufgaben nicht zu verlieren, ist es ratsam, feste Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails zu setzen. Beispielsweise könnten Sie jeweils zu Beginn und zum Ende eines Arbeitstages 15 Minuten einplanen, um E-Mails zu checken und zu beantworten. So unterbrechen Sie Ihre Deep-Work-Phasen weniger und haben auch für die E-Mail-Bearbeitung mehr Konzentration.

# Regel 5: Technologie nutzen

Von E-Mail-Clients mit integriertem Kalender und Aufgabenliste bis hin zu Tools zur E-Mail-Priorisierung: Auf dem Markt gibt es viele Technologien und Tools, die dabei helfen, das E-Mail-Management zu verbessern und die E-Mail-Effizienz zu steigern. Gerne beraten wir Sie zum Thema E-Mail-Managementsystem und stellen Ihnen infrage kommende Lösungen vor.

Fazit: E-Mail-Management braucht eine passende Strategie

E-Mail-Management ist vor allem für Multitasker oft eine Herausforderung. Mit der passenden Strategie kann diese allerdings gut bewältigt werden. Relevant sind hierbei das Setzen von Prioritäten, das Schaffen von Ordnung, die Nutzung von Automatisierung, das Festlegen von Zeitfenstern und die Nutzung von einer Technologie mit passenden Tools.

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Verwaltungsdigitalisierung braucht Nutzerfreundlichkeit

Die Verwaltungsdigitalisierung ist ein entscheidender Schritt, um bürokratische Prozesse effizienter und schneller zu gestalten. Gleichwohl ist es wichtig, dass digitale Angebote den Bürgern eine hohe Nutzerfreundlichkeit bieten. Denn, eine einfache und intuitive Bedienung ist notwendig, um eine gute Akzeptanz und Nutzung von digitalen Angeboten zu erreichen. Nur wenn die Bürger die digitalen Services gerne und regelmäßig verwenden, kann die Verwaltungsdigitalisierung ihr volles Potenzial entfalten. Im Interview mit dem Behörden Spiegel spricht Patrick Brauckmann näher über das Potenzial einer nutzerfreundlichen digitalen Verwaltung.

Digitaler Staat 2023 – das Interview mit Patrick Brauckmann auf dem grünen Sofa

Ein wichtiges Thema in dem Interview ist außerdem das Onlinezugangsgesetz. Damit das Ziel einer bundesweit einheitlichen Verwaltungsdigitalisierung erreicht werden kann, sei es essentiell, die Perspektive der Bürgerinnen und Bürger verstärkt zu berücksichtigen, sagt Patrick Brauckmann in dem Gespräch mit Dr. Eva-Charlotte Proll. In der Umsetzung des OZGs sollte daher die Nutzerfreundlichkeit an erster Stelle stehen. Eine Anlehnung an Gewohnheiten der Menschen aus dem Online-Shopping könnte in diesem Kontext die Umsetzung von Bürgerservices erleichtern. Die vollständige Argumentation finden Sie im nachstehenden Video-Interview.

Nähere Details zum Onlinezugangsgesetz

Sie haben Interesse an weiteren Informationen über das Onlinezugangsgesetz? Auf unserer Trendseite zum OZG finden Sie einen Überblick über die Ziele des Gesetzes sowie Informationen zum Umsetzungsfortschritt und zu für die Umsetzung relevanten Technologien wie Low-Code und Individualentwicklungen. 

Hier ist Ihr IT-Projekt in den besten Händen

Bevor wir beginnen IT-Lösungen zu entwickeln, die Ihre Geschäftsprozesse intelligent und effektiv verbessern werden, nehmen wir uns die Zeit für ausführliche und persönliche Gespräche.