Vielleicht kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor: Sie erhalten ein Dokument per E-Mail zugesandt. Dieses sollen Sie unterschrieben an den Absender zurücksenden – und zwar bestenfalls bald. Doch wie geht das möglichst unkompliziert? Eine bewährte Lösung ist die digitale Signatur. Was genau es damit auf sich hat, das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitale Signatur: weniger Papierstapel, schlankere Prozesse
Die digitale Signatur ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Weltweit wird sie von Unternehmen jeder Größe eingesetzt, um Vertragsabschlüsse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Denn, mit der digitalen Signatur lassen sich Dokumente ganz einfach online und ohne Papier unterschreiben. So können Verträge äußerst schnell geschlossen werden – aus dem Firmenbüro, aus dem Home-Office und auch von unterwegs. Die Funktionsweise ist hierbei simpel: Sie öffnen das Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, und setzen mithilfe einer Software für digitale Unterschriften Ihre Signatur.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Signatur
Grundsätzlich enthalten sämtliche Verträge sensible Daten wie zum Beispiel Namen und Adressen sowie weitere vertrauliche Informationen. Dementsprechend ist ein hohes Sicherheitslevel erforderlich, wenn es um darum geht, einen Vertrag digital zu unterschreiben. Den rechtlichen Rahmen bildet die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication And Trust Services). In ihr sind unterschiedliche Signaturstufen definiert – von einfachen Signaturmethoden bis hin zu komplexen Methoden, die ein höheres Sicherheitslevel beschreiben. Insgesamt gibt es drei Signaturstufen:
- Einfache elektronische Signaturen (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)
- Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
Händische Unterschriften sind nach der eIDAS-Verordnung qualifizierte Signaturen (Artikel 25 (2)). Das Äquivalent dazu sind Qualifizierte elektronische Signaturen. Sie haben vor Gericht bestand und sind daher eine geeignete Möglichkeit, um Verträge rechtsgültig abzuschließen.
Digitale und elektronische Signatur – der Unterschied in Kürze
Die beiden Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym zueinander verwendet. Tatsächlich gibt es einen feinen Unterschied: Die „elektronische Signatur“ ist - anders als die "digitale Signatur" - ein rechtlicher Begriff. Er definiert, wie die Signatur eines Dokumentes rechtssicher erfolgen kann.
Die Komplettlösung für digitale Signaturen – d.velop sign
Um Dokumente mit der digitalen Signatur rechtskräftig, kostengünstig und papierlos zu unterschreiben, ist eine Software für digitale Unterschriften nötig. Ein Beispiel ist das Produkt d.velop sign von unserem Partner d.velop. Um mit dieser Software ein Dokument digital zu signieren, öffnen Sie dieses zunächst in der Anwendung. Dadurch starten Sie den Signaturvorgang und können Ihre Unterschrift an die gewünschte Stelle setzen. Ist dieser Schritt abgeschlossen, kann das digital unterschriebene Dokument heruntergeladen werden.
Die digitale Signatur als Teil des Vertragsmanagements
Die digitale Signatur bietet Ihnen in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) die Möglichkeit, Prozesse des Vertragsmanagements vollständig digital abzubilden – nutzerfreundlich und nach hohen Sicherheitsstandards. Daraus ergibt sich ein weiterer wichtiger Vorteil: Mit der eIDAS-Verordnung besteht die Möglichkeit der Fernsignatur, bei der eine digitale Signatur von jedwedem Gerät ausgelöst werden kann – sei es ein Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Über ein DMS oder ein ECM-System ist eine Integration dieses Prozesses in die bestehenden Abläufe des Vertragsmanagements möglich.
Fazit
Vertrauliche Geschäftsverträge fordern nach zuverlässigen Lösungen für digitale Signaturen, die ebenso unkompliziert wie rechtssicher sind. Mit solchen können Sie Ihre Prozesse zielführend digitalisieren und nachhaltig beschleunigen. Für vollkommen medienbruchfreie Prozesse bietet sich die Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Enterprise Content Management System an. Haben Sie Interesse an einer solchen Lösung für Ihr Vertragsmanagement, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Seite. Wir beraten Sie zu den am Markt verfügbaren Lösungen und begleiten Sie auf Wunsch auch bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojektes.
Lesetipp
Die digitale Signatur erleichtert den Arbeitsalltag, hilft Kosten zu sparen und ist zudem umweltfreundlich, da sie den Papierverbrauch im Unternehmen reduziert. Informieren Sie sich in unserem White Paper: „Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital!“ zu den Nutzungsmöglichkeiten und erfahren Sie mehr über die Lösung unseres Partners d.velop.
