Digitale Personalakte – mit wenigen Klicks HR-Prozesse optimieren
Vereinfachen Sie mit der digitalen Personalakte die Arbeitsabläufe in Ihrer Personalabteilung – für reduzierte Aufwände und mehr Flexibilität.
Arbeiten mit der digitalen Personalakte
Von der Personalplanung, über das Personalmanagement, hin zum Recruiting und zur Entgeltabrechnung: Die Aufgaben von Personalabteilungen sind vielfältig und bringen unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Neben diversen Dokumenten und Prozessen gilt es zu entscheiden, wer ins Team passt, und Mitarbeitereintritte und -austritte zu koordinieren.
Um den Aufgaben gerecht zu werden, kann insbesondere in schnell wachsenden Unternehmen die digitale Personalakte ein nützliches Hilfsmittel sein. Sie digitalisiert und automatisiert Personalprozesse, verbessert die Transparenz und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen. Sie verwaltet sämtliche Personaldokumente von Bewerbungen bis zur Gehaltsabrechnung und gewährleistet durch konfigurierbare Rechtevergabe den Zugriff nur für befugte Personen. Dies verhindert Aktenverlust und Manipulationen, reduziert Verwaltungskosten und stellt einen jederzeit aktuellen Aktenstand sicher.
Die Vorteile der digitalen Personalakte
Die Vorteile der digitalen Personalakte helfen Personalabteilung in ihrem Arbeitsalltag und machen es möglich, diesen flexibler zu gestalten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen können etwa langwierige Abläufe vereinfacht und mehr Zeit für strategische Aufgaben eingeräumt werden – beispielsweise für Recruiting und Personalentwicklung. Daneben gibt es einige weitere Vorteile:
Zeitersparnis
Durch digitale Aktenführung können sämtliche Mitarbeiterdaten in einem zentralen System gespeichert werden. Damit entfällt der Aufwand, Papierakten zu durchsuchen und Informationen von verschiedenen Quellen zusammenzutragen.
Effizienzsteigerung
Automatisierte Workflows helfen in Personalabteilungen, Fristen zu überwachen und sorgen für eine strukturierte Bearbeitung von Anträgen und Prozessen. So können Aufgaben schneller erledigt werden und es bleibt mehr Zeit für die wertschöpfende Aufgaben.
Sicherheit und Datenschutz
Die digitale Personalakte ermöglicht den Einsatz von Zugriffskontrollen. Sensible Mitarbeiterdaten können dadurch zuverlässig geschützt und ausschließlich berechtigten Personen zugänglich zu machen.
Kosteneffizienz
Papierakten verursachen Druck- und Lagerkosten. Digitale Personalakten haben zwar auch Betriebskosten und benötigen eine Einführung, bieten jedoch langfristig Vorteile. Sie eliminieren den Bedarf an physischen Aktenschränken und wachsen flexibel mit, ohne zusätzliche Lagerfläche zu beanspruchen. Digitaler Speicher ist zudem günstiger als physische Lagerflächen.
Mobiles Arbeiten
Die digitale Personalakte ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Dies ist besonders attraktiv für Homeoffice, Workations und mobile Offices, da auf alle Daten von überall zugegriffen werden kann. Eine stabile Internetverbindung oder Offline-Optionen sind Voraussetzung.
Reports und Analysen
Digitale Aktenführung ermöglicht wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterdaten. Auf dieser Basis können Personalabteilungen Reports und Analysen erstellen, um Trends zu identifizieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren und auf elektronische Personalakten umstellen.
Ihre HR-Digitalisierung mit EITCO
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Mit EITCO zur erfolgreichen Einführung der digitalen Personalakte
Die digitale Aktenführung hat in den letzten Jahren spürbar an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Personalabteilungen setzen auf die digitale Personalakte, um ihre Prozesse effizienter und reibungsloser zu gestalten. Speziell für Unternehmen, die d.velop-Lösungen nutzen, kann der EITCO HR Manager eine attraktive Option sein. Die Lösung ist als Erweiterung von d.velop documents konzipiert und ermöglicht die effiziente Verwaltung und Pflege von Mitarbeiterdaten.
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- sämtliche Mitarbeiterdaten ganz einfach digital einsehen
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Unsere Produkte für die digitale Personalakte
