Formularmanagement

Formulare sind allgegenwärtig. Sie standardisieren, vereinfachen und beschleunigen die Erhebung und die individuelle Ausgabe von gleichartigen Massendaten und unterstützen so die effiziente Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung.

Was ist ein Formular?

Einfach gesagt sind Formulare Vorlagen zur strukturierten und effizienten Abfrage und Erfassung sowie zur automatisierten und individualisierbaren Ausgabe von Daten.

Formulare können sich aus Eingabeelementen wie Textfelder oder Auswahllisten, Textbausteinen, Bildern, Grafiken, Tabellen und Variablen zusammensetzen. Templates für Formulare fassen gemeinsame Eigenschaften von Formulargruppen zusammen.

Erleichterte Standardisierung und Verwaltung von Formularen

Formulare in Papierform auf einem Schreibtisch

Welche Formulare gibt es?

Sie treffen in vielen Lebensbereichen auf Formulare: Beim Arzt, bei einem Online-Kauf oder beim Antritt einer neuen Arbeitsstelle. Formulare gibt es in den verschiedensten Ausfertigungen und mit unterschiedlichen Zwecken. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen nutzen Sie zur Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Bürgerinnen und Bürgern. Was früher nur in Papierform erfolgte, wird heute i.d.R. auch digital angeboten. Öffentliche Verwaltungen aller Ebenen sind durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) gefordert, bis 2022 alle Verwaltungsleistungen – und damit auch Formulare und die mit ihnen unterstützen Verwaltungsprozesse – digital anzubieten.

Formulare lassen sich in Abhängigkeit der Kommunikationsrichtung in die zwei Kategorien eingabe- bzw. ausgabeorientiert unterteilen.

Beispiele für ausgabeorientierte, datenausgebende Formulare
Beispiele für ausgabeorientierte, datenausgebende Formulare
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Beitragsbescheide
  • Steuerbescheide
  • Anschreiben
  • Informationsblätter
  • Inventur- und Stücklisten
Beispiele für eingabeorientierte, datenabfragende Formulare
Beispiele für eingabeorientierte, datenabfragende Formulare
  • Anamnesebogen
  • Unfallfragebogen
  • Personalfragebogen
  • Feedbackfragebogen / Bewertungsbogen
  • Kontaktanfragebogen
  • Für die Einkommenssteuererklärung
  • Zur Antragsstellung
  • Fragebogen zum Abschluss eines Kaufvertrags
  • Zur Anmeldung

Was ist ein Formularmanagementsystem?

Während die Kunden eine bequeme und einfache Bereitstellung der Formulare und dessen Ausfüllung fordern, wollen Unternehmen und die öffentliche Verwaltung Daten einfach und medienbruchfrei verarbeiten. Ein Formularmanagementsystem (FMS) vereint diese Anforderungen in einer Software und schafft teils automatisierte Workflows.

Darüber hinaus integriert ein Formularmanagementsystem die Formulare in die Workflows der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse und ermöglicht damit die medienbruchfreie und bei Bedarf die teil- oder vollautomatisierte Weiterverarbeitung der durch die Formulare erfassten Daten.

Ein Formularmanagementsystem ermöglicht auch die Anbindung von vorhandenen Fachverfahren, so dass diese als Datenquellen für Formulare dienen können.

Ein Formularmanagementsystem unterstützt beim Design und bei der Verwaltung der Formulare sowie der Umsetzung der Anforderungen im Formularwesen, wie zum Beispiel: 

  • Erfüllung von CI/CD- und Compliance- Vorgaben
  • Trennung von Layout, Content und Datenquellen eines Formulars
  • Wiederverwendung von Texten, Textbausteinen und Ressourcen
  • Integrierte Plausibilitätsprüfungen zur Eingabevalidierung und Erhöhung der Datenintegrität
  • Intelligente, logische, abhängige Elemente
  • Anbindung von Fachverfahren zur automatisierten Formularbefüllung und medienbruchfreien Weiterverarbeitung erfasster Daten
  • Individuelle Ansprache und Kampagnenfähigkeit
  • Bedienung verschiedener Ausgabekanäle
  • Hochperformante Massenausgabe

Formularmanagement ist Teil des Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management ist eine Herangehensweise für Organisationen wie Unternehmen, Behörden oder Vereine, um die vorhandenen Informationen in der Organisation zeit- und ortsunabhängig auffindbar und nutzbar zu machen. Unter ECM werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammengefasst. Produkte und Lösungen, welche dieses Ziel durch Informationstechnologie unterstützen, werden ECM-Systeme genannt. Ein Verfahren zum Formularmanagement ist daher ein spezialisiertes ECM-Verfahren, fokussiert auf die Erfassung und Bereitstellung von Daten in Formularform.

Formularmanagement ist durch seinen integrativen, ein- und ausgabeumfassenden sowie workflowzentrierten Ansatz zentraler Bestandteil des ECM-Systems. Die vom Formularmanagement erstellten Formulare werden wiederum in Dokumentenmanagement Systemen gespeichert und archiviert.

Prozess innerhalb des Formularmanagementsystems

Strukturierung und Konsolidierung von Formularbeständen

Basis für die erfolgreiche Digitalisierung und Verwaltung vorhandener Formulare und der Einführung eines Formularmanagementsystems bildet die Strukturierung und Konsolidierung des Formularbestandes. Zusammen identifizieren wir Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Varianten Ihrer Formulare, um geeignete wiederverwendbare Templates, Formular- und Textbausteine sowie Ressourcen zu definieren.

Bearbeitungsschritte eines Formulars

Erstellung von Formularen

Templates stellen das grundsätzliche Layout, die Struktur und zentrale Eigenschaften für Formulargruppen bereit. Auf Grundlage der definierten Templates realisieren wir mit Ihnen die Formulare. Wiederverwendbare Bausteine und Ressourcen stellen sicher, dass Texte und Bilder zentral, rechtssicher, CI/CD-konform erstellt und verwaltet werden. Diese werden zusammen mit formularindividuellen Elementen und Texten zu einem konkreten Formular arrangiert.

Formulare können sehr umfangreich und komplex sein. Hier ist sowohl das Formularmanagementsystem als auch das Formulardesign gefragt, um Formularbenutzenden die Dateneingabe möglichst intuitiv anzubieten.

1. Individuelle Formulare

Für jedes Formular wird festgelegt, in welcher Form bzw. Formkombination es Benutzenden präsentiert wird: Ganz klassisch als gedrucktes Papierformular, online als Webformular, als interaktives Dateiformular oder als Userinterface innerhalb des FMS.
So lassen sich bspw. formularspezifische Eingabewizards, welche durch die Dateneingabe führen, ohne Programmierkenntnisse im Rahmen des fachlichen Formulardesigns erstellen.

Eingabefelder, Auswahllisten und Texte können gruppiert und anhand hinterlegter Logiken und in Abhängigkeit vorhandener Daten ein- und ausgeblendet werden, so dass nur die tatsächlich relevanten Teile eines Formulars angeboten werden.
Plausibilitätsprüfungen an Formularen und Formularelementen verhindern Fehl- und Mehrfacheingaben und erhöhen die Datenintegrität.

2. Sprachbasierte Formulare

Einige FMS unterstützen auch das sprachbasierte, dialogorientierte Ausfüllen der Formulare.
Sind zur Unterstützung eines Geschäfts- oder Verwaltungsprozesses mehrere Formulare erforderlich, lassen sich diese zu entsprechenden Geschäftsvorfällen und Fachvorgängen, welche durch Bedingungen gesteuert werden können, aggregieren.

3. Output Management

Um variable Teile eines Formulars mit vorhandenen Daten automatisiert zu füllen, werden diese mit Datenquellen, wie z.B. Fachverfahren oder Verzeichnisdienste, über bereits vorhandene oder zu erstellende Schnittstellen verknüpft.

Die Formularerstellung umfasst auch die formularspezifische Festlegung, über welche Ausgabekanäle ein Formular immer, optional oder bedingt zu einem Dokument produziert werden soll.

Verarbeitung

Digitale Formate bieten durch die medienbruchfreie Verarbeitung sowie die interaktiven und intelligenten Möglichkeiten einen deutlichen Mehrwert gegenüber klassischen Printformularen.

Durch die elektronische Bereitstellung der Formulare erleichtern Sie Ihren Kunden und Antragsstellern den orts- und zeitabhängigen Zugang zu Ihren formularbasierten Leistungen. Das Ausfüllen der Formulare wird dabei durch Eingabehilfen, direkter Eingabevalidierung und automatisierte Ermittlung von bereits vorhandenen Daten intuitiv und zielorientiert ermöglicht.

Automatisierter Workflow

Eingehende elektronische Formulare können aufgrund der bereits validierten Eingaben und den abgefragten Pflichtangaben automatisiert weiterverarbeitet und z.B. im Eingang eines DMS bereitgestellt werden. Eine manuelle Prüfung der Eingaben, z.B. der entsprechenden Zuständigkeit, entfällt und der Mitarbeiter beginnt zügig mit der Bearbeitung.
Durch die Nutzung von Barcodes ist auch für Formulare als Rückläufer im klassischen Papierposteingang oder für Hybridformulare, welche mittels QR-Code von Papier- zu Onlineformularen wechseln, eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich. Genehmigungs-, Prüf- und Freigabeprozesse laufen deutlich schneller und effizienter ab, Durchlaufzeiten reduzieren sich.

Ausgangsorientierte Formulare eines FMS ermöglichen durch die Verknüpfung ihrer variablen Teile mit vorhanden Datenquellen die automatisierte, hochperformante und massentaugliche Erzeugung und Ausgabe von Dokumenten.

Archivierung

Die direkte und revisionssichere Archivierung von ein- und ausgehenden formularbasierten Dokumenten erfolgt durch die Integration eines Formular- und eines Dokumentenmanagementsystems oder der Nutzung verschiedener Ausgabekanäle, wie z.B. Zentraldruck und DMS-Ablage durch das FMS. So werden ausgehende Dokumente nicht nur via Papierpost oder E-Mail verschickt, sondern gleichzeitig als Ausgang im DMS bereitgestellt.

Die Vorteile von Formularmanagementsystem im Überblick

  • zentrale, redundanzfreie Formularverwaltung
  • Leichte und schnelle Erstellung der Formulare mit Templates
  • Einheitliche Geschäftskorrespondenz mit hohem Individualisierungsgrad
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Schnellerer Genehmigungsprozess
  • Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
  • Nutzung verschiedener Ausgabekanäle
  • Revisionssichere Archivierung
  • Ressourcenentlastung

Ihre Vorteile mit EITCO

Vor Ort Beratung

Vor Ort BeratungUm individuelle Software entwickeln zu können, arbeiten unsere Projektleiter bei Ihnen vor Ort. So entsteht eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren und in der wir die Geschäftsprozesse und Anforderungen kennenlernen.

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Langfristige ZusammenarbeitPersönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleitet Sie in allen Phasen der Softwareentwicklung: Beratung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Support. Damit bieten wir Ihnen den vollumfänglichen Service in der Softwareentwicklung, -einführung und -betreuung.

Application Management

Application ManagementNeue Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen: Mit dem Application Management gehen wir den Weg der Digitalisierung gemeinsam weiter und entwickeln Lösungen für Ihre Anforderungen.

Skalierbare Workflows

Skalierbare WorkflowsIn den Konzepten wie für DB Schenker und DASA entwickelten wir schon Workflows für mehr als 6.500 User und haben ein DMS für mehrere Millionen Dokumente eingeführt. Wir bieten unternehmensweite Lösungen.

Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter

Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterUnsere Projektleiterinnen und Projektleiter betreuen Sie vor Ort und schulen Ihre Mitarbeiter. Eingeführte Systeme lassen sich dadurch fließend in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Ergebnis: Kaum nachgelagerter Zeitaufwand.

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Thomas Kiwitt

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