Hauptmenü

Formular Management

Formulare sind allgegenwärtig. Sie standardisieren, vereinfachen und beschleunigen die Erhebung und die individuelle Ausgabe von gleichartigen Massendaten und unterstützen so die effiziente Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung.

Was ist ein Formular?

Einfach gesagt sind Formulare Vorlagen zur strukturierten und effizienten Abfrage und Erfassung sowie zur automatisierten und individualisierbaren Ausgabe von Daten.

Formulare können sich aus Eingabeelementen wie Textfelder oder Auswahllisten, Text (-Bausteinen), Bildern, Grafiken, Tabellen und Variablen zusammensetzen. Templates für Formulare fassen gemeinsame Eigenschaften von Formulargruppen zusammen.

Welche Formulare gibt es?

Wir treffen in vielen Lebensbereichen auf Formulare: beim Arzt, bei einem Online-Kauf oder beim Antritt einer neuen Arbeitsstelle. Formulare gibt es in den verschiedensten Ausfertigungen und mit unterschiedlichen Zwecken. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen nutzen Sie zur Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Bürgern. Was früher nur in Papierform erfolgte, wird heute i.d.R. auch digital angeboten. Öffentliche Verwaltungen aller Ebenen sind durch das Onlinezugangsgesetzt (OZG) gefordert, bis 2022 alle Verwaltungsleistungen – und damit auch Formulare und die mit ihnen unterstützen Verwaltungsprozesse – digital anzubieten

Formulare lassen sich in Abhängigkeit der Kommunikationsrichtung in die zwei Kategorien Eingabe- bzw. Ausgabeorientiert unterteilen.

Beispiele für Eingabeorientierte, datenabfragende Formulare:

  • Anamnesebogen
  • Unfallfragebogen
  • Personalfragebogen
  • Feedbackfragebogen / Bewertungsbogen
  • Kontaktanfragebogen
  • Formulare für die Einkommenssteuererklärung
  • Formulare zur Antragsstellung
  • Fragebogen zum Abschluss eines Kaufvertrags
  • Formular zur Anmeldung

Beispiele für Ausgabeorientierte, datenausgebende Formulare:

  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Beitragsbescheide
  • Steuerbescheide
  • Anschreiben
  • Informationsblätter
  • Inventur- und Stücklisten

Was ist ein Formular Management System?

Während die Kunden eine bequeme und einfache Bereitstellung der Formulare und dessen Ausfüllung fordern, wollen Unternehmen und die öffentliche Verwaltung Daten einfach und medienbruchfrei verarbeiten. Ein Formular Management System vereint diese Anforderungen in einer Software und schafft teils automatisierte Workflows.

Ein Formularmanagementsystem unterstützt beim Design und bei der Verwaltung der Formulare sowie der Umsetzung der Anforderungen im Formularwesen, wie z.B. 

  • Erfüllung von CI/CD- und Compliance- Vorgaben
  • Trennung von Layout, Content und Datenquellen eines Formulars
  • Wiederverwendung von Texten, Textbausteinen und Ressourcen
  • Integrierte Plausibilitätsprüfungen zur Eingabevalidierung und Erhöhung der Datenintegrität
  • Intelligente, logische, abhängige Elemente
  • Anbindung von Fachverfahren zur automatisierten Formularbefüllung und medienbruchfreien Weiterverarbeitung erfasster Daten
  • Individuelle Ansprache und Kampagnenfähigkeit
  • Bedienung verschiedener Ausgabekanäle
  • Hochperformante Massenausgabe

Darüber hinaus integriert ein Formular Management System die Formulare in die Workflows der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse und ermöglicht damit die medienbruchfreie und bei Bedarf die teil- oder vollautomatisierte Weiterverarbeitung der durch die Formulare erfassten Daten.

Ein Formular Management System ermöglicht auch die Anbindung von vorhandenen Fachverfahren, so dass diese als Datenquellen für Formulare dienen können.

Formular Management ist Teil des Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management ist eine Herangehensweise für Organisationen, wie zum Beispiel Unternehmen, Behörden oder Vereine um die vorhandenen Informationen in der Organisation, dabei auch unstrukturierte Informationen in Dokumenten, zeit- und ortsunabhängig auffindbar und nutzbar zu machen. Unter ECM werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammengefasst. Produkte und Lösungen, welche dieses Ziel durch Informationstechnologie unterstützen, werden ECM Systeme genannt. Ein Verfahren zum Formularmanagement ist daher ein spezialisiertes ECM Verfahren, fokussiert auf die Erfassung und Bereitstellung von Daten in Formularform.

Formularmanagement ist durch seinen integrativen, ein- und ausgabeumfassenden sowie workflowzentrierten Ansatz zentraler Bestandteil des ECMs. Die vom Formular Management erstellten Formulare werden wiederum in Dokumentenmanagement Systemen gespeichert und archiviert.

Prozess innerhalb des Formular Management Systems

Strukturierung und Konsolidierung von Formularbeständen

Basis für die erfolgreiche Digitalisierung und Verwaltung vorhandener Formulare und der Einführung eines Formular Management Systems bildet die Strukturierung und Konsolidierung des Formularbestandes. Zusammen identifizieren wir Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Varianten Ihrer Formulare, um geeignete wiederverwendbare Templates, Formular- und Textbausteine und Ressourcen zu definieren.

Erstellung von Formularen

Templates stellen das grundsätzliche Layout, die Struktur und zentrale Eigenschaften für Formulargruppen bereit. Auf Grundlage der definierten Templates realisieren wir mit Ihnen die Formulare. Wiederverwendbare Bausteine und Ressourcen stellen sicher, dass Texte und Bilder zentral, rechtssicher, CI/CD-konform erstellt und verwaltet werden. Diese werden zusammen mit formularindividuellen Elementen und Texten zu einem konkreten Formular arrangiert.

Formulare können sehr umfangreich und komplex sein. Hier ist sowohl das Formular Management System als auch das Formulardesign gefragt, um dem Formularbenutzer die Dateneingabe möglichst intuitiv anzubieten.

Individuelle Formular

Für jedes Formular wird festgelegt, in welcher Form bzw. Formkombination es einem Benutzer präsentiert wird: ganz klassisch als gedrucktes Papierformular, online als Webformular, als interaktives Dateiformular oder als Userinterface innerhalb des FMS.
So lassen sich bspw. formularspezifische Eingabewizards, welche durch die Dateneingabe führen ohne Programmierkenntnisse im Rahmen des fachlichen Formulardesigns erstellen.
Eingabefelder, Auswahllisten und Texte können gruppiert und anhand hinterlegter Logiken und in Abhängigkeit vorhandener Daten ein- und ausgeblendet werden, so dass nur die tatsächlich relevanten Teile eines Formulars angeboten werden.
Plausibilitätsprüfungen an Formularen und Formularelementen verhindern Fehl- und Mehrfacheingaben und erhöhen die Datenintegrität.
Sprachbasierte Formulare
Einige FMS unterstützen auch das sprachbasierte, dialogorientierte Ausfüllen der Formulare.
Sind zur Unterstützung eines Geschäfts- oder Verwaltungsprozesses mehrere Formulare erforderlich, lassen sich diese zu entsprechenden Geschäftsvorfällen und Fachvorgängen, welche durch Bedingungen gesteuert werden können, aggregieren.

Output Management

Um variable Teile eines Formulars mit vorhandenen Daten automatisiert zu füllen, werden diese mit Datenquellen, wie z.B. Fachverfahren oder Verzeichnisdienste über bereits vorhandene oder zu erstellende Schnittstellen verknüpft.

Die Formularerstellung umfasst auch die formularspezifische Festlegung, über welche Ausgabekanäle ein Formular immer, optional oder bedingt zu einem Dokument produziert werden soll.

Verarbeitung

Digitale Formate bieten durch die medienbruchfreie Verarbeitung sowie die interaktiven und intelligenten Möglichkeiten einen deutlichen Mehrwert gegenüber klassischen Printformularen.

Durch die elektronische Bereitstellung der Formulare erleichtern Sie Ihren Kunden und Antragsstellern den orts- und zeitabhängigen Zugang zu Ihren formularbasierten Leistungen. Das Ausfüllen der Formulare wird dabei durch Eingabehilfen, direkter Eingabevalidierung und automatisierte Ermittlung von bereits vorhandenen Daten intuitiv und zielorientiert ermöglicht.

Automatisierter Workflow

Eingehende elektronische Formulare können aufgrund der bereits validierten Eingaben und den abgefragten Pflichtangaben automatisiert weiterverarbeitet, z.B. im Eingang eines DMS bereitgestellt werden. Eine manuelle Prüfung der Eingaben, z.B. der entsprechenden Zuständigkeit entfällt und der Mitarbeiter beginnt zügig mit der Bearbeitung.
Durch die Nutzung von Barcodes ist auch für Formulare als Rückläufer im klassischen Papierposteingang oder Hybridformulare, welche mittels QR-Code von Papier- zu Onlineformularen wechseln eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich. Genehmigungs-, Prüf- und Freigabeprozesse laufen deutlich schneller und effizienter ab, Durchlaufzeiten reduzieren sich.

Ausgangsorientierte Formulare eines FMS ermöglichen durch die Verknüpfung ihrer variablen Teile mit vorhanden Datenquellen die automatisierte, hochperformante und massentaugliche Erzeugung und Ausgabe von Dokumenten.

Archivierung

Die direkte und revisionssichere Archivierung von ein- und ausgehenden formularbasierten Dokumenten erfolgt durch die Integration eines Formular- und eines Dokumentenmanagementsystem oder der Nutzung verschiedener Ausgabekanäle, wie z.B: Zentraldruck und DMS-Ablage durch das FMS. So werden ausgehende Dokumente nicht nur via Papierpost oder E-Mail verschickt, sondern gleichzeitig als Ausgang im DMS bereitgestellt.

Die Vorteile von Formular Management System im Überblick

  • zentrale, redundanzfreie Formularverwaltung
  • Leichte und schnelle Erstellung der Formulare mit Templates
  • Einheitliche Geschäftskorrespondenz mit hohem Individualisierungsgrad
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Schnellerer Genehmigungsprozess
  • Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
  • Nutzung verschiedener Ausgabekanäle
  • Revisionssichere Archivierung
  • Ressourcenentlastung

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Thomas Kiwitt

Thomas Kiwitt

Telefon ✆ 0228 338881153

Jetzt beraten lassen.

Carsten Storck

Carsten Storck

Telefon ✆ 0228 338881167

Jetzt beraten lassen.

Einführung eines Formular Management Systems durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung eines Enterprise Content Management Systems.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung der eines ECMs für das Formularmanagement, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an.

Optimieren Sie Ihr Formularmanagement mit einem ECM.

Jetzt Beratung anfordern.

Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo DB Schenker

Das O&DM (Output & Document Management) System wurde von EITCO für die DB Schenker Logistics als zentrale, serviceorientierte Plattform zur Erzeugung und Publizierung hochvolumiger Outputs und zur revisionssicheren Archivierung der erzeugten Dokumente erstellt. Die zentrale Lösung wird an 1.500 Standorten zur konsistenten Erstellung und Verwaltung von Dokumenten verwendet. Bis heute ist EITCO mit der regelmäßigen Wartung und Weiterentwicklung betraut.

Referenzbereiche

Forschung & Bildung

Gesundheitswesen

Öffentliche Verwaltung

Industrie

Die häufigsten Fragen zum Formular Management

Mein ERP-System hat bereits eine Formularkomponente. Brauche ich noch ein separates Formular Management System?

Sofern alle Ihre Prozesse durch das ERP-System und die dort hinterlegten Formulare und vorhandenen Schnittstellen abgebildet werden, nicht.
Da formularbasierte Geschäfts- und Verwaltungsprozesse i.d.R. jedoch mit einer Vielzahl von Anwendungen interagieren und von diesen optimal unterstützt werden sollen bietet sich die Abwägung einer FMS-Einführung auch bei vorhandenen ERP-Formularen an.

Können bestehende Formulare mit einem Formular Management System genutzt werden?

Da die Einführung eines Formular Management System i.d.R. auch mit der Strukturierung und Konsolidierung des Formularbestands einhergeht, wird mit den meisten Projekten auch der Formularbestand optimiert, so dass eine 1:1 Übernahme bestehender Formulare nicht zielführend wäre. Aufgrund unterschiedlicher Standards und Formate insbesondere der Designkomponente eines FMS ist selbst bei reinen „Formularübernahme-Projekten“ die Übernahme bestehender Formulare nur eingeschränkt möglich – während sich vorhandene Texte und Grafiken i.d.R. zur Übernahme eignen, müssen sich insb. das Formularlayout und die Variablen sich am einzuführenden FMS ausrichten. Der aktuelle Formularbestand ist immer eine gute Basis zur Analyse formularbasierter Prozesse, auch können z.B. bereits juristisch geprüfte und freigegebene Texte kopiert werden.

Müssen Formulare programmiert werden?

Die wenigsten Formular Management Systeme erfordern die Programmierung eines Formulars. Oft zielt diese Frage auf– je nach Betrachtungsweise – die Notwendigkeit oder die Möglichkeit bedingte Formularteile, wie z.B. Textblöcke durch logische Ausdrücke zu steuern oder simple Berechnungen durchzuführen. Dies wird von vielen FMS durch Konfiguration und Deklaration von logischen Ausdrücken unterstützt. Unabhängig von Formularen und einem FMS kann es jedoch sein, dass Schnittstellen zu datenliefernden Systemen – sofern nicht vorhanden – zu programmieren sind.

Wie kann ich ein Formular auf verschiedenen Kanälen ausgeben?

Formular Management Systeme unterstützen die synchrone und asynchrone Ausgabe von formularbasierten Dokumenten auf unterschiedlichen Kanälen – Papierausgabe mittels Drucker oder externen Druckdienstleistern, E-Mail-, DE-Mail-, EGVP-, FAX-Versand – und in verschiedenen Standardformaten wie AFP, PCL, PDF, HTML.

Weitere Lösungen

DMS

ECM