Workflow Management: Prozesse digital abbilden
Jeder Geschäftsprozess lässt sich digital abbilden – und wird damit schneller, effektiver und transparenter. Wir analysieren Ihre Prozesse im Unternehmen, entwickeln digitale Workflows und führen gemeinsam mit Ihnen die passende Softwarelösung ein.
Vom Geschäftsprozess zum Workflow
Tagtäglich führen Ihre Mitarbeitenden eine Unzahl von unterschiedlichen Geschäftsprozessen aus. Hatten Sie schon einmal den Eindruck, dass diese Abläufe effizienter sein könnten? Wir unterstützen Sie, damit es einfacher und schneller geht: Auf digitale Weise. Unsere digitalen Workflows sind skalierbar, geben Ihnen Echtzeitdaten und sind integrationsfreundlich.
Bevor wir Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, schauen wir uns die bereits bestehenden Abläufe an und helfen dabei, Schwachstellen zu finden. Mit diesem Wissen optimieren wir erst Ihre bestehenden Prozesse und führen diese daraufhin in einzelnen Schritten in digitale Workflows über. Hierbei modellieren wir medienbruchfrei.
Ein Workflow am Beispiel des Eingangsrechnungsprozesses
Erreichen Sie jeden Tag unzählige Rechnungen, die bei Ihnen einen hohen Arbeitsaufwand erzeugen? Manuelle Prüfprozesse mit vielen Medienbrüchen erzeugen hohe Kosten und lange Durchlaufzeiten, aufgrund derer auch Skontoverluste oder gar Mahnungen drohen. Die Rechnungen werden uneinheitlich bearbeitet und abgelegt, Freigabeprozesse sind nicht transparent. Fragen wie „bei wem liegt die Rechnung gerade zur Freigabe?“ stellen sich.
Optimieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess mit den passenden Workflows
Unabhängig davon, wie Ihr Rechnungseingang aussieht, wie Sie Ihren Freigabeprozess aktuell handhaben und ob Sie in erster Linie Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug erhalten: Wir analysieren Ihren Eingangsrechnungsprozess und setzen mit Ihnen Ihren optimalen, individuellen Eingangsrechnungsworkflow auf. Durch das Workflow Management reduzieren wir Ihren Arbeitsaufwand, Ihre Prozesskosten und verbessern Ihre Qualität bei der Eingangsrechnungsbearbeitung.
Workflow der Eingangsrechnung
Bei der IT-gestützten Eingangsrechnungsverarbeitung werden zunächst papierbasierte Rechnungen digitalisiert und dann zusammen mit den bereits digital eingegangenen Rechnungen in den Eingangsrechnungsworkflow übernommen. Und das Beste daran? Sie brauchen hierfür keinesfalls Programmierkenntnisse.
Semiautomatisierte Workflows
Die Rechnungen werden komplett ausgelesen und auf Basis der extrahierten Daten und Rechnungspositionen automatisch zugewiesen. Infolge dessen werden Kontierungsvorschläge gemacht. Bei Rechnungen mit Bestellbezug werden Bestell- und Rechnungsdaten gegen die im ERP-System vorhandenen Daten geprüft und können sofort über eine „Dunkelbuchung“ freigegeben werden, wenn alle Daten übereinstimmen. Liegt keine Übereinstimmung vor oder sollen auch übereinstimmende Daten nochmals geprüft werden, werden die Rechnungen digital, IT-gestützt und medienbruchfrei zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Ohne lange Durchlaufzeiten und ohne alle Daten erneut abtippen zu müssen, werden so alle Rechnungen umgehend prüfbar und Sie können jederzeit einsehen, wo sich der Rechnungsprüfungsprozess gerade befindet.
Geringere Suchzeiten und revisionssichere Archivierung
Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe wird die Rechnung gebucht und nach Prüfung gezahlt. Die digitale Rechnung haben Sie jetzt und später jederzeit griffbereit. Revisionssicher archiviert lassen sich die Rechnung auch nach längerer Zeit noch schnell und effizient einsehen, verteilen und wiederfinden.
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