Smarte Unternehmen: Wie KI die Arbeitswelt revolutioniert
Ob als digitale Assistenz, im Customer-Relationship-Management oder in der Buchhaltung: Immer mehr Unternehmen setzen auf künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität und Effizienz von Arbeitsabläufen zu erhöhen und Ressourcen noch zielführender einzusetzen. Zu den beliebtesten Anwendungsgebieten zählt der Kundenservice, wie eine Studie aus dem Jahr 2023 zeigt.
Fast zwei Drittel (64 Prozent) der Befragten glauben, dass KI die Kundenbeziehungen verbessern wird.
Tatsächlich ist das Potenzial von KI in diesem Bereich groß. Zum Beispiel kann eine KI-Software verwendet werden, um automatisch E-Mails zu beantworten, Bestellungen zu verarbeiten und auf Kundenanfragen zu reagieren. Ein Beispiel dafür sind Chatbots, die Unternehmen dabei helfen, schnelle Antworten auf Fragen von Kunden zu geben. Chatbots können rund um die Uhr arbeiten. Dadurch können Anfragen sofort beantworten werden.
Einsatzgebiete und Erfolgsfaktoren von KI im Unternehmen
Neben den Möglichkeiten im Kundenservice hat KI in Unternehmen insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements immer mehr Potenzial. Mithilfe von KI-Algorithmen und Machine Learning zum Beispiel können Dokumente automatisch klassifiziert, verschlagwortet und inhaltlich analysiert werden. Das erleichtert die intelligente Suche und Archivierung von Informationen. Auch die Automatisierung von Routineaufgaben wie die Erstellung von Berichten und Statistiken sowie der Rechnungsverarbeitung kann durch den Einsatz von KI-Lösungen vereinfacht werden. Eine weitere Anwendung von KI in Unternehmen sind interne Wikis. KI kann hier genutzt werden, um Anwendende durch die verschiedenen Seiten eines Wikis zu navigieren.
Mehr zu den Vorteilen von KI für die öffentliche Verwaltung lesen Sie im Artikel: “Fortschritt der KI: So profitiert die öffentliche Verwaltung”
Automatisierung mit KI – (auch) eine Frage der Daten
Damit KI-Lösungen sinnvoll in Unternehmen eingesetzt werden können, ist eine gute Datenbasis unerlässlich. Hier spielt die Art und Weise, in der Daten vorliegen, eine wichtige Rolle:
Strukturierte Daten: Unternehmenssysteme wie etwa HR- und Customer-Relationship-Management-Systeme arbeiten mit strukturierten Daten. Solche können über Algorithmen gut analysiert und organisiert werden. Das ermöglicht ein schnelles Auffinden von benötigten Informationen und Dokumenten, ohne langes Durchsuchen des gesamten Archivs.
Unstrukturierte Daten: Ein Großteil der Daten liegt in Unternehmen unstrukturiert vor – beispielsweise in Excel-Tabellen und Word-Dokumenten, E-Mails und Notizen. Um diese Datensätze mit KI nutzbar zu machen, empfiehlt es sich, KI in Kombination mit einem DMS oder ECM-System zu verwenden. Dieses Vorgehen ermöglicht es, Informationen und Dokumente automatisch Projekten, Kundenakten oder Workflows zuzuordnen – sodass sie letztlich immer an der richtigen Stelle und stets im richtigen Moment zur Verfügung stehen.
Hinweis:
Die Umsetzung einer KI-Lösung in Kombination mit einem System zum Dokumentenmanagement setzt Erfahrung voraus. Um von Anfang an eine Lösung zu entwickeln, die funktioniert und die zum gewünschten Ergebnis führt, ist es deshalb ratsam, bereits vor der Auswahl eines Systems Experten einzubeziehen. Gerne können Sie hierzu auf uns zukommen!
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KI & Datenschutz: Wie Unternehmen die Risiken minimieren
KI-Systeme sind für Unternehmen zunehmen relevant. Gleichzeitig bringt die Nutzung von KI auch Risiken für den Datenschutz. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen genau darauf achten, welche Daten gesammelt werden und zu welchem Zweck. Hierbei ist sicherzustellen, dass etwa personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit der Datenschutzgrundverordnung und anderen geltenden Gesetzen genutzt und verarbeitet werden. Eine weitere wichtige Maßnahme ist die Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten. Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden sowie weitere Betreffende sollten darüber informiert werden, welche Daten über sie gesammelt werden und warum. So stärken Unternehmen das Vertrauen ihrer Kundschaft und stellen sicher, dass die genutzten KI-Lösungen im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen arbeiten.
KI-Schulungen zum richtigen Einsatz von KI in Unternehmen
Um KI-Lösungen sinnvoll in Unternehmen einzusetzen, gilt es nicht nur die technischen Grundlagen von KI zu verstehen, sondern auch den Umgang mit ihr zu beherrschen. Dabei geht es nicht nur um die Bedienung der Software, sondern auch um die möglichen Anwendungsbereiche. Ein grundlegendes Verständnis für den Umgang mit KI hilft Mitarbeitenden dabei, diese Technologie besser nutzen und so ihre Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Für Unternehmen, die auf KI setzen wollen, sind daher Schulungen zum Umgang mit KI eine sinnvolle Investition.
Haben Sie vor, KI in Ihrem Unternehmen einzusetzen, unterstützen wir Sie gerne sowohl in der Umsetzung als auch in der Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Die Inhalte der Schulung schneiden unsere Experten hierbei gerne auf Ihren individuellen Bedarf zurecht. Für nähere Informationen nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!
