Elektronische Kommunikation mit Justiz und Behörden
Mit dem Begriff „Elektronischer Rechtsverkehr kurz: ERV“ wird die sichere, elektronische Kommunikation mit den Justizbehörden, der öffentlichen Verwaltung und weiteren Teilnehmergruppen bezeichnet. Dokumente, die bislang ausgedruckt und in Papierform per Post oder Fax versandt werden mussten, können unter Einhaltung spezieller, rechtlicher Grundlagen in elektronischer Form übersandt werden.
Das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) ist auch in diesem Zusammenhang bekannt. Dabei handelte es ich um ein elektronisches Postfach für die Justiz, über das Schriftstücke elektronisch ausgetauscht werden können. Schnell erweiterte sich dieses Postfach auch auf andere Gruppen, wie z. B. Anwälte oder Notare. Zur Nutzung des EGVP benötigen Sie ein Sende- und Empfangsprogramm eines registrierten Anbieters sowie eine Signatureinrichtung für qualifizierte elektronische Signaturen (Signaturkarte und Kartenleser).
Seit dem 01.01.2022 sind zudem Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtet, vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen elektronisch zu übermitteln. Anfang 2023 ist zudem das besondere elektronische Steuerberaterpostfach der Bundessteuerberaterkammer gestartet.
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Elektronischer Rechtsverkehr: Diese Postfächer gibt es
Es gibt unterschiedliche digitale und analoge Möglichkeiten für eine rechtsverbindliche Kommunikation mit den Justizbehörden. Neben dem ERV gibt es außerdem das De-Mail-Postfach als gesetzlich geregeltes Kommunikationsmittel für Behörden und Unternehmen.
Für den digitalen Austausch mit Justizbehörden nutzen die unterschiedlichen Gruppen aus organisatorischen Gründen ihre eigenen Postfächer. Aktuell gibt es im Rahmen des ERV diese besonderen Postfächer:
- beBPo – das besondere elektronische Behörden-Postfach für öffentliche Stellen und Behörden
- beN – das besondere elektronische Notar-Postfach für alle Notare
- beA – das besondere elektronische Anwalts-Postfach für alle Anwälte
- beSt – das besondere elektronische Steuerberaterpostfach
Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)
Seit 2022 gibt es zusätzlich zu den bereits genannten Postfächern das elektronische Bürger- und Organisationen-Postfach (eBO), welches auch Privatpersonen sowie Unternehmen, Vereinen und Organisationen eine Teilnahme am ERV ermöglicht. Es richtet sich gezielt an Organisationen, die häufig in rechtliche Schritte verwickelt sind, wie Gewerkschaften, Verbraucherzentralen oder Inkassodienstleister, aber auch an Bürgerinnen und Bürger sowie an Prozessbeteiligte, wie zum Beispiel Sachverständigende, Dolmetschende, Gerichtsvollziehende und Betreuende. All diese Akteure können per eBO rechtsgültig und oftmals schriftformersetzend mit Behörden und mit der Justiz kommunizieren.
In seiner Funktionsweise ist das Postfach ähnlich wie klassische E-Mail-Programme – mit einem wichtigen Unterschied: Jedes eBO wird im Rahmen der Einrichtung eindeutig einer (juristischen) Person zugeordnet. Nachrichten sind somit ihren Absendern eindeutig zuordbar. Dadurch kann die Authentizität von Dokumenten sichergestellt werden, was bei gerichtlichen Verfahren von großer Bedeutung ist.
Hinweis:
Haben Sie vor, ein persönliches eBO einzurichten, können Sie den Nachweis Ihrer Identität über einen Notar beziehungsweise eine Notarin oder über einen elektronischen Ausweis einmalig bei der Einrichtung erbringen. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserem Newsbeitrag: Wie Sie Ihr elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) einrichten.
Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach nutzt den OSCI-Standard der Justiz. Dieser verbessert die Kommunikation zwischen den Beteiligten, indem er eine einheitliche Sprache und eine standardisierte Datenstruktur schafft. Hierbei gewährleistet der OSCI-Standard zudem die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten.
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Was bedeutet das für Sie in der Praxis?
Um das eBO nutzen zu können, bedarf es einer Sende- und Empfangskomponente eines Drittproduktherstellers. EITCO bietet ein passendes Produkt als Sende- und Empfangslösung an. Mit arveo secom können Sie sicher mit Behörden und Justiz kommunizieren, Nachrichten drucken und sicher archivieren. Außerdem bietet es Ihnen eine komfortable Suchfunktion und übersichtliche Adressverwaltung.
Profitieren Sie mit arveo secom von einer Reihe an Vorteilen, die Ihnen in der elektronischen Kommunikation helfen werden – darunter:
- komfortable Suchfunktionen nach Nachrichten und elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB)
- webbasierter Zugriff, der hybrides Arbeiten unterstützt
- zentrale Datensicherung aller gesendeten und empfangenen Nachrichten
In 4 Schritten zum eBO-Postfach
Je nachdem, wie viele Nachrichten Sie per eBO senden und empfangen wollen, stehen Ihnen bei arveo secom verschieden Tarife zur Auswahl. Anschließend führt Sie die Software mit einfach verständlichen Erklärungen und Anweisungen durch den Registrierungsprozess. Insgesamt gibt es vier Schritte:
Für die Einrichtung Ihres eBOs ist neben der Tarifauswahl und der Anmeldung mit Ihren Daten in arveo secom ein abschließendes Identifizierungsverfahren notwendig. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unseren Anleitungsvideos sowie im Detail in unserer Checkliste – bequem zum Abhaken und abspeichern.
Checkliste - "Die eBO-Registrierung mit arveo secom"
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