Enterprise Content Management:
effizient, produktiv, schnell
Effizient, produktiv, schnell: Ein Enterprise Content Management revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihren Unternehmen. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.
Was ist Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management ist eine Herangehensweise für Organisationen wie Unternehmen, Behörden oder Vereine, um die vorhandenen Informationen in der Organisation zeit- und ortsunabhängig auffindbar und nutzbar zu machen. Dazu zählen auch unstrukturierte Informationen in Dokumenten. Unter ECM werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammengefasst. Produkte und Lösungen, welche dieses Ziel durch Informationstechnologie unterstützen, werden ECM-Systeme genannt.
Der Begriff ECM wird in der Praxis in verschiedensten Zusammenhängen mit unterschiedlichen Schwerpunkten verwendet. Zur Standardisierung hat die AIIM – Association for Information and Image Management – als erste eine Definition des Begriffs und ein Modell entwickelt, welches das Zusammenspiel von fünf Komponenten darstellt.
Capture
Zu Beginn des digitalen Lebenszyklus eines Dokumentes erfolgt die Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten und Daten. ECM ermöglicht das Aufnehmen und Verarbeiten bereits digitaler Dokumente etwa aus E-Mails oder Portalen und beinhaltet die Digitalisierung von analogen Dokumenten durch Scannen.
Store
ECM bietet einen zentralen Speicherort, in dem sich alle Daten und Dokumente befinden.
Manage
Je nach Daten- und Dokumentenart sind diese durch die ECM Software unterschiedlich zu verarbeiten, z.B. durch die automatisierte Verteilung des Posteingangs an zuständige Mitarbeitende oder durch Wiedervorlagen nach bestimmten Fristen.
Deliver
Die Dokumente und Daten sind für Zugriffsberechtigte zu jeder Zeit und von überall abrufbar. Dies ermöglicht auch synchrone Bearbeitungsschritte durch mehrere Mitarbeitende.
Preserve
Die Archivierung stellt die langfristige Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen dar. Hat das Dokument oder ein Datensatz alle Arbeitsschritte durchlaufen, ist es nun sicher vor Änderungen und Manipulation und für die Zukunft zugreifbar aufzubewahren. Damit unterscheidet sich die Archivierung von der einfachen Speicherung der Dokumente.
Content Management und Dokumentenmanagement
Obwohl die beiden Begriffe gut voneinander abgegrenzt sind, werden sie in der Praxis teilweise synonym benutzt, was immer wieder zur Verwirrung führt. Kurz gesagt geht es beim Content Management um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung aller Unternehmensinhalte, während der Fokus beim Dokumentenmanagement auf den Dokumenten und der Unterstützung des digitalen Dokumentlebenszyklus‘ liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein Bestandteil des ECM. Weitere Bestandteile sind Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Collaboration Systemen oder Groupware, den Web Content Management Systemen, den Systemen zum Records Management und dem Workflow/ Business Process Management.
Die fünf Komponenten von AIIM decken sich stark mit den vier Schritten des digitalen Dokumentenlebenszyklus innerhalb eines Unternehmens ab. Damit gibt es viele Überschneidungen zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem Enterprise Content Management System.
Die Vorteile von Enterprise Content Management
- Ihr Content, z.B. Ihre Dokumente werden nach gesetzlichen Vorgaben und Fristen archiviert und damit vor Veränderung geschützt und für die Zukunft zugreifbar gehalten (revisionssichere Archivierung)
- Kurze Suchzeiten
- Reduzierte Durchlaufzeiten
- Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
- Gleichzeitige, parallele Bearbeitung von Content
- Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte und der zugehörigen Personen
- Ihr Content ist mit Ihren Arbeitsabläufen verbunden und vereinfacht damit Ihre Prozessabläufe
- Ihre Arbeitsabläufe können flexibel auf Veränderungen angepasst werden
- Papierbasierte Arbeitsabläufe werden reduziert
- Geringerer Personalaufwand
Nutzen Sie die Digitalisierung und optimieren Ihr Unternehmen.
Wir begleiten Sie bei der Einführung eines DMS.
Unsere Stärken
Die Einführung eines ECM Systems ist immer nur zum Teil ein technisches Projekt, bei dem unbedingt Ihre spezifischen Anforderungen an Ihr „Content Management“ berücksichtigt werden müssen. Nur so ist die gewünschte Unterstützung Ihrer organisatorischen Prozesse und die Akzeptanz Ihrer Anwender erreicht und ECM damit ein Erfolg.
Nach über 20 Jahren Erfahrung verfügt EITCO über hervorragende technische als auch fachliche Expertise und ist am Markt als produktunabhängiges ECM Beratungsunternehmen etabliert.
Die von uns bereitgestellten und für Sie individualisierten Enterprise Content Management Systeme bieten zahlreiche, betriebssichere Schnittstellen auf Basis von Industrie-Standards zu Ihrer vorhandenen Verfahrenslandschaft.
Mit einer ECM-Lösung flexibel agieren
Durch den digitalen Wandel steigen jedoch nicht nur die Anforderungen an Ihre Verfahrenslandschaft, sondern auch an Ihre ECM-Lösung. Damit sie dennoch stets agil mit den wachsenden Veränderungen und Anforderungen in Ihrem Umfeld umgehen können, bieten wir in Ergänzung zu den monolithischen, speziell für Sie zugeschnittenen und individualisierten ECM Plattformen auch spezialisierte ECM Dienste an.
Wir sehen einen Wandel im Verhalten der Kunden, die zunehmend weniger Gesamtlösungen einführen wollen und stattdessen spezialisierte Dienste suchen, die sich leicht kombinieren lassen und so gezielt einen Mehrwert für die digitale Unternehmens-Plattform schaffen. Damit wandelt sich Enterprise Content Management zu Enterprise Content Services.
Ganzheitliche Unterstützung von Anfang bis Ende
EITCO ist ein zuverlässiger Partner für die produktunabhängige Beratung und Realisierung der zu Ihnen passenden ECM Lösung. Dies gilt nicht nur für die Realisierung neuer ECM Lösungen, sondern auch für die Migration von bestehenden Installationen in neue ECM Plattformen.
Zudem bieten wir Ihnen mit unserem Application Management die Möglichkeit, Sie beim täglichen Betrieb als auch bei Problemen, Anpassungen und neuen Anforderungen fortlaufend zu unterstützen.
Unsere Produkte für Ihre ECM-Lösungen
