Enterprise Content Management: effizient, produktiv, schnell

Effizient, produktiv, schnell: Ein Enterprise Content Management revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihren Unternehmen. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management ist eine Herangehensweise für Organisationen wie Unternehmen, Behörden oder Vereine, um die vorhandenen Informationen in der Organisation zeit- und ortsunabhängig auffindbar und nutzbar zu machen. Dazu zählen auch unstrukturierte Informationen in Dokumenten. Unter ECM werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammengefasst. Produkte und Lösungen, welche dieses Ziel durch Informationstechnologie unterstützen, werden ECM-Systeme genannt.  

Der Begriff ECM wird in der Praxis in verschiedensten Zusammenhängen mit unterschiedlichen Schwerpunkten verwendet. Zur Standardisierung hat die AIIM – Association for Information and Image Management – als erste eine Definition des Begriffs und ein Modell entwickelt, welches das Zusammenspiel von fünf Komponenten darstellt.

Unser Team für Ihr ECM-Projekt

Mann mit digitalen Technologien zum Enterprise Content Management

Capture

Zu Beginn des digitalen Lebenszyklus eines Dokumentes erfolgt die Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten und Daten. ECM ermöglicht das Aufnehmen und Verarbeiten bereits digitaler Dokumente etwa aus E-Mails oder Portalen und beinhaltet die Digitalisierung von analogen Dokumenten durch Scannen.

Store

ECM bietet einen zentralen Speicherort, in dem sich alle Daten und Dokumente befinden.

Manage

Je nach Daten- und Dokumentart sind diese durch die ECM Software unterschiedlich zu verarbeiten, z.B. durch die automatisierte Verteilung des Posteingangs an zuständige Mitarbeitende oder durch Wiedervorlagen nach bestimmten Fristen.

Deliver

Die Dokumente und Daten sind für Zugriffsberechtigte zu jeder Zeit und von überall abrufbar. Dies ermöglicht auch synchrone Bearbeitungsschritte durch mehrere Mitarbeitende.

Preserve

Die Archivierung stellt die langfristige Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen dar. Hat das Dokument oder ein Datensatz alle Arbeitsschritte durchlaufen, ist es nun sicher vor Änderungen und Manipulation und für die Zukunft zugreifbar aufzubewahren. Damit unterscheidet sich die Archivierung von der einfachen Speicherung der Dokumente.

AIIM Modell des Enterprise Content Managements

Content Management und Dokumentenmanagement

Obwohl die beiden Begriffe gut voneinander abgegrenzt sind, werden sie in der Praxis teilweise synonym benutzt, was immer wieder zur Verwirrung führt. Kurz gesagt geht es beim Content Management um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung aller Unternehmensinhalte, während der Fokus beim Dokumentenmanagement auf den Dokumenten und der Unterstützung des digitalen Dokumentlebenszyklus’ liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein Bestandteil des ECM. Weitere Bestandteile sind Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Collaboration Systemen oder Groupware, den Web Content Management Systemen, den Systemen zum Records Management und dem Workflow/ Business Process Management.

Die fünf Komponenten von AIIM decken sich stark mit den vier Schritten des digitalen Dokumentenlebenszyklus innerhalb eines Unternehmens ab. Damit gibt es viele Überschneidungen zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem Enterprise Content Management System.

Lebenszyklus eines Dokumentes: Dateneingang, Speicherung & Ablage, Verarbeitung und Archivierung
Lebenszyklus eines Dokumentes

Die Vorteile von Enterprise Content Management im Überblick

  • Ihr Content, z.B. Ihre Dokumente werden nach gesetzlichen Vorgaben und Fristen archiviert und damit vor Veränderung geschützt und für die Zukunft zugreifbar gehalten (revisionssichere Archivierung)
  • Kurze Suchzeiten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • Gleichzeitige, parallele Bearbeitung von Content
  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte und der zugehörigen Personen
  • Ihr Content ist mit Ihren Arbeitsabläufen verbunden und vereinfacht damit Ihre Prozessabläufe
  • Ihre Arbeitsabläufe können flexibel auf Veränderungen angepasst werden
  • Papierbasierte Arbeitsabläufe werden reduziert
  • Geringerer Personalaufwand

Unsere Stärken

Die Einführung eines ECM Systems ist immer nur zum Teil ein technisches Projekt, bei dem unbedingt Ihre spezifischen Anforderungen an Ihr „Content Management“ berücksichtigt werden müssen. Nur so ist die gewünschte Unterstützung Ihrer organisatorischen Prozesse und die Akzeptanz Ihrer Anwender erreicht und ECM damit ein Erfolg.

Nach über 20 Jahren Erfahrung verfügt EITCO über hervorragende technische als auch fachliche Expertise und ist am Markt als produktunabhängiges ECM Beratungsunternehmen etabliert.

Die von uns bereitgestellten und für Sie individualisierten Enterprise Content Management Systeme bieten zahlreiche, betriebssichere Schnittstellen auf Basis von Industrie-Standards zu Ihrer vorhandenen Verfahrenslandschaft.

Mit einer ECM-Lösung flexibel agieren

Durch den digitalen Wandel steigen jedoch nicht nur die Anforderungen an Ihre Verfahrenslandschaft, sondern auch an Ihre ECM-Lösung. Damit sie dennoch stets agil mit den wachsenden Veränderungen und Anforderungen in Ihrem Umfeld umgehen können, bieten wir in Ergänzung zu den monolithischen, speziell für Sie zugeschnittenen und individualisierten ECM Plattformen auch spezialisierte ECM Dienste an.  

Wir sehen einen Wandel im Verhalten der Kunden, die zunehmend weniger Gesamtlösungen einführen wollen und stattdessen spezialisierte Dienste suchen, die sich leicht kombinieren lassen und so gezielt einen Mehrwert für die digitale Unternehmens-Plattform schaffen. Damit wandelt sich Enterprise Content Management zu Enterprise Content Services.

Ganzheitliche Unterstützung
von Anfang bis Ende

EITCO ist ein zuverlässiger Partner für die produktunabhängige Beratung und Realisierung der zu Ihnen passenden ECM Lösung. Dies gilt nicht nur für die Realisierung neuer ECM Lösungen, sondern auch für die Migration von bestehenden Installationen in neue ECM Plattformen.

Zudem bieten wir Ihnen mit unserem Application Management die Möglichkeit, Sie beim täglichen Betrieb als auch bei Problemen, Anpassungen und neuen Anforderungen fortlaufend zu unterstützen.

Wir erarbeiten zusammen mit Ihnen spezifische ECM-Lösungen auf Basis folgender ECM Standard-Technologien

OnBase by Hyland Logo

OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.

Logo d.velop

d.3ecm von d.velop

Modern, smart, innovativ: Das Dokumenten-Management-System des deutschen Softwareentwicklers erhöht nachhaltig Transparenz und Arbeitszufriedenheit. D.3ecm verfügt über marktaktuellste Technologien zu Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Dokuementen auch von unterwegs.

opentext Logo

OpenText documentum von Opentext

Die Enterprise-Content-Managenment Plattform bildet die Basis für intelligente Case Management-Lösungen. Die OpenText Corporation ist das größte kanadische Softwareunternehmen und an der NASDAQ gelistet.

Logo von SAPERION ECM by Hyland

Saperion von Hyland

Mit der nahtlosen Integration des Dokumenten-Management-Systems Saperion ECM verwalten Sie alle Dokumente zentral und sicher. Sie benötigen Support? Rufen Sie uns an, wir haben entsprechende Expertise im Haus.

Ihre Vorteile mit EITCO

Vor Ort Beratung

Vor Ort BeratungUm individuelle Software entwickeln zu können, arbeiten unsere Projektleiter bei Ihnen vor Ort. So entsteht eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren und in der wir die Geschäftsprozesse und Anforderungen kennenlernen.

Langfristige Zusammenarbeit

Langfristige ZusammenarbeitPersönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleitet Sie in allen Phasen der Softwareentwicklung: Beratung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Support. Damit bieten wir Ihnen den vollumfänglichen Service in der Softwareentwicklung, -einführung und -betreuung.

Application Management

Application ManagementNeue Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen: Mit dem Application Management gehen wir den Weg der Digitalisierung gemeinsam weiter und entwickeln Lösungen für Ihre Anforderungen.

Skalierbare Workflows

Skalierbare WorkflowsIn den Konzepten wie für DB Schenker und DASA entwickelten wir schon Workflows für mehr als 6.500 User und haben ein DMS für mehrere Millionen Dokumente eingeführt. Wir bieten unternehmensweite Lösungen.

Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter

Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterUnsere Projektleiterinnen und Projektleiter betreuen Sie vor Ort und schulen Ihre Mitarbeiter. Eingeführte Systeme lassen sich dadurch fließend in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Ergebnis: Kaum nachgelagerter Zeitaufwand.

Wettbewerbsfähigkeit

WettbewerbsfähigkeitReduzierte Durchlaufzeiten, höhere Produktivität und sinkende Kosten: Durch die individualisierten Komplettlösungen verschaffen Sie sich Vorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz.
Thomas Kiwitt

Ihr Ansprechpartner

Thomas Kiwitt

+49 (228) 338881-153

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Ich bin gerne für Sie da, per E-Mail oder Telefon.