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Enterprise Content Management (ECM)

Effizient, produktiv, schnell: Ein Enterprise Content Management revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihren Unternehmen. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management ist eine Herangehensweise für Organisationen, wie zum Beispiel Unternehmen, Behörden oder Vereine um die vorhandenen Informationen in der Organisation, dabei auch unstrukturierte Informationen in Dokumenten, zeit- und ortsunabhängig auffindbar und nutzbar zu machen. Unter ECM werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse zusammengefasst. Produkte und Lösungen, welche dieses Ziel durch Informationstechnologie unterstützen, werden ECM Systeme genannt.  

Der Begriff ECM wird in der Praxis in verschiedensten Zusammenhängen mit unterschiedlichen Schwerpunkten verwendet. Zur Standardisierung hat die AIIM – Association for Information and Image Management als erste eine Definition des Begriffs und ein Modell entwickelt, welches das Zusammenspiel der fünf Komponenten darstellt.

Die fünf Komponenten des ECMs

Capture

Zu Beginn des digitalen Lebenszyklus eines Dokumentes erfolgt die Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten und Daten. ECM ermöglicht das Aufnehmen und Verarbeiten bereits digitaler Dokumente etwa aus E-Mails oder Portalen und beinhaltet die Digitalisierung von analogen Dokumenten durch Scannen.

Store

ECM bietet einen zentralen Speicherort, in dem sich alle Daten und Dokumente befinden.

Manage

Je nach Daten- und Dokumentart sind diese durch die ECM Software unterschiedlich zu verarbeiten, z.B. durch die automatisierte Verteilung des Posteingangs an zuständige Mitarbeiter oder durch Wiedervorlagen nach bestimmten Fristen.

Deliver

Die Dokumente und Daten sind für zugriffsberechtigte Mitarbeiter zu jeder Zeit und von überall abrufbar. Dies ermöglicht sogar synchrone Bearbeitungsschritte durch mehrere Mitarbeiter.

Preserve

Die Archivierung stellt die langfristige Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen dar. Hat das Dokument oder ein Datensatz alle Arbeitsschritte durchlaufen, ist es nun sicher vor Änderungen und Manipulation und für die Zukunft zugreifbar aufzubewahren. Damit unterscheidet sich die Archivierung von der einfachen Speicherung der Dokumente.

Content Management und Dokumenten Management

Obwohl die beiden Begriffe gut voneinander abgegrenzt sind, werden sie in der Praxis teilweise synonym benutzt, was immer wieder zur Verwirrung führt. Kurz gesagt geht es beim Content Management um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung aller Unternehmensinhalte, während der Fokus beim Dokumenten Management auf den Dokumenten und der Unterstützung des digitalen Dokumentlebenszyklus liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein Bestandteil des ECM. Weitere Bestandteile sind Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Collaboration Systemen oder Groupware, den Web Content Management Systemen, den Systemen zum Records Management und dem Workflow/Business Process Management.

Die fünf Komponenten von AIIM decken sich stark mit den vier Schritten des digitalen Dokumentenlebenszyklus innerhalb eines Unternehmens ab. Damit gibt es viele Überschneidungen zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem Enterprise Content Management System.

Die Vorteile von Enterprise Content Management im Überblick

  • Ihr Content, z.B. Ihre Dokumente werden nach gesetzlichen Vorgaben und Fristen archiviert und damit vor Veränderung geschützt und für die Zukunft zugreifbar gehalten (revisionssichere Archivierung).
  • Kurze Suchzeiten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • Gleichzeitige, parallele Bearbeitung von Content
  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte und der zugehörigen Personen
  • Ihr Content ist mit Ihren Arbeitsabläufen verbunden und vereinfacht damit Ihre Prozessabläufe
  • Ihre Arbeitsabläufe können flexibel auf Veränderungen angepasst werden
  • Papierbasierte Arbeitsabläufe werden reduziert
  • Geringerer Personalaufwand

Unsere Stärken

Die Einführung eines ECM Systems ist immer nur zum Teil ein technisches Projekt, bei dem unbedingt Ihre spezifischen Anforderungen an Ihr „Content Management“ berücksichtigt werden müssen. Nur so ist die gewünschte Unterstützung Ihrer organisatorischen Prozesse und die Akzeptanz Ihrer Anwender erreicht und ECM damit ein Erfolg.

Nach über 20 Jahren Erfahrung verfügt EITCO über hervorragende technische als auch fachliche Expertise und ist am Markt als produktunabhängiges ECM Beratungsunternehmen etabliert.

Die von uns bereitgestellten und für Sie individualisierten Enterprise Content Management Systeme bieten zahlreiche, betriebssichere Schnittstellen auf Basis von Industrie-Standards zu Ihrer vorhandenen Verfahrenslandschaft.

Mit einer ECM-Lösung flexibel agieren

Durch den digitalen Wandel steigen jedoch nicht nur die Anforderungen an Ihre Verfahrenslandschaft, sondern auch an Ihre ECM-Lösung. Damit sie dennoch stets agil mit den wachsenden Veränderungen und Anforderungen in Ihrem Umfeld umgehen können, bieten wir in Ergänzung zu den monolithischen, speziell für Sie zugeschnittenen und individualisierten ECM Plattformen auch spezialisierte ECM Dienste an.  

Wir sehen einen Wandel im Verhalten der Kunden, die zunehmend weniger Gesamtlösungen einführen wollen und stattdessen spezialisierte Dienste suchen, die sich leicht kombinieren lassen und so gezielt einen Mehrwert für die digitale Unternehmens-Plattform schaffen. Damit wandelt sich Enterprise Content Management zu Enterprise Content Services.

Ganzheitliche Unterstützung von Anfang bis Ende

EITCO ist ein zuverlässiger Partner für die produktunabhängige Beratung und Realisierung der zu Ihnen passenden ECM Lösung. Dies gilt nicht nur für die Realisierung neuer ECM Lösungen, sondern auch für die Migration von bestehenden Installationen in neue ECM Plattformen.

Zudem bieten wir Ihnen mit unserem Application Management die Möglichkeit, Sie beim täglichen Betrieb als auch bei Problemen, Anpassungen und neuen Anforderungen fortlaufend zu unterstützen.

Unsere Produkte

OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System von Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen aller Branchen.

d.3ecm von d.velop

Nachhaltig, smart, innovativ: Das Dokumentenmanagement-System des deutschen Softwareentwicklers treibt die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen bis zu großen Konzernen voran.

eGov Suite von Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit der eGov-Suite digitalisieren Sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Siegfried Klein

Siegfried Klein

Telefon ✆ 0228 338881150

Jetzt Kontakt aufnehmen

Einführung eines ECM-Systems durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung von DMS.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Lösungsberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung des DMS, erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen und bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen, ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt zunächst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an.

Nutzen Sie die Digitalisierung und optimieren Ihr Unternehmen.

Wir begleiten Sie bei der Einführung eines DMS.

Jetzt Beratungstermin anfordern.

Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo KAS

Bei der KAS wurden im Rahmen eines Teilprojektes zwei IT-Systeme konzipiert und entwickelt, hierzu wurde das Vorgangsbearbeitungssystem FAVORIT OfficeFlow auf Basis von EMC documentum verwendet:

• PASTIS, das Projektabrechnungs-, Steuerungs- u. Informationssystem, sowie

• VIBESA, das Vorgangsbearbeitungs- und Informationssystem zur Begabtenförderung, für Stipendiaten und Alumni.

EITCO wurde mit Übernahme und Durchführung des Betriebes der IT-Infrastruktur für die Konrad-Adenauer-Stiftung (KAS) beauftragt. Neben der technischen Betriebsverantwortung übernimmt EITCO für die KAS zentrale Steuerungs- und Koordinationsaufgaben.

Referenzbereiche

Forschung & Bildung

Gesundheitswesen

Öffentliche Verwaltung

Industrie

Die häufigsten Fragen zum Enterprise Content Management

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und dem Enterprise Content Management System (ECM)?

Obwohl die beiden Begriffe gut voneinander abgegrenzt sind, werden sie in der Praxis teilweise synonym benutzt, was immer wieder zur Verwirrung führt. Kurz gesagt geht es beim Content Management um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung aller Unternehmensinhalte, während der Fokus beim Dokumenten Management auf den Dokumenten und der Unterstützung des digitalen Dokumentlebenszyklus liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein Bestandteil des ECM. Weitere Bestandteile sind Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Collaboration Systemen oder Groupware, den Web Content Management Systemen, den Systemen zum Records Management  und dem Workflow/Business Process Management.

Stellen die Enterprise Content Management Systeme Schnittstellen zu anderen IT-Systemen bereit?

Die grundsätzlichen Industrie-Standards zur Anbindung Ihrer bestehenden Verfahrenslandschaft bringen die meisten ECM Systeme mit. Der Aufbau eines sicheren, nachvollziehbaren und auch im Fehlerfall leicht zu korrigierenden Schnittstellenbetrieb braucht jedoch viel Erfahrung, bei dem Sie EITCO gerne unterstützt.

Kann man das DMS auch mit einem Tablet oder Smartphone nutzen?

Ja, unsere DMS-Lösungen erlauben den Zugriff auf Ihre Dokumente über mobile Endgeräte.

Weitere Lösungen