Digitaler Posteingang
Ob per E-Mail, per Briefpost oder per Fax: Geschäftspost erreicht Unternehmen oft auf vielfältige Weise – und stellt Mitarbeitende vor die Herausforderung der systematischen Sortierung. In vielen Organisationen fehlt es an einer standardisierten Aufbereitung dieser Post. Es mangelt an klaren Strukturen – und genau hier setzt der digitale Posteingang an, um Abhilfe zu schaffen. Er beschleunigt die Aufbereitung von eingehender Geschäftspost und ermöglicht es Dokumente und Informationen schneller und einfacher zu verteilen.
Das Prinzip ist denkbar simpel: Analog eintreffende Dokumente wie etwa Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen werden zunächst gescannt und anschließend für die digitale Poststelle vorbereitet. Diese verarbeitet sie automatisiert und an die entsprechenden Empfänger weitergegeben. Posteingangsstempel sowie der Aufwand einer manuellen Verteilung entfallen.
Die Vorteile des digitalen Posteingangs
Ein digitaler Posteingang verschlankt den Bearbeitungsprozess von eingehender Geschäftspost. Durch die Möglichkeit zur intelligenten Automatisierung in der Postverteilung kann Mitarbeitenden viel Zeit gespart werden. So bleibt wiederum mehr Zeit für die sinnstiftenden Aufgaben. Hinzu kommen einige weitere Vorteile:
Verringerte Liege- und Transportzeiten
Eingehende Geschäftspost kann über den digitalen Posteingang automatisiert verarbeitet und weitergeleitet werden. Das sorgt für kürzere Liege- und Transportzeiten und erhöht insgesamt die Effizienz im Posteingangsprozess.
Mehr Flexibilität
Mit dem digitalen Posteingang werden Dokumente digital sortiert und an die Empfänger verteilt – ganz egal, ob diese im Home-Office sind auf Geschäftsreise oder im Firmenbüro. So gehen keine Informationen verloren und Geschäftspost kann direkt bearbeitet werden.
Erhöhte Datensicherheit
Die Gängigen Lösungen für den digitalen Posteingang sind auf die geltenden Verordnungen im Datenschutz ausgerichtet. Datenschutzrechtlich sensible Dokumente können somit rechtskonform an private und geschäftliche Empfänger verteilt werden.
Digitale Post sicher und einfach verwalten
Der digitale Posteingang kann für Unternehmen ein wichtiger Teil in ihrer Digitalisierungsstrategie sein – besonders dann, wenn er mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) kombiniert wird. Geschäftspost kann über ein solches zentral gespeichert und bearbeitet werden. Rollenbasierter Zugriff gewährleistet die Sicherheit der Dokumente.
Mit einer Kombination aus DMS und digitaler Poststelle arbeiten Sie strukturierter:
- Zentrale Verwaltung analoger und digitaler Dokumente
- Leichtes Organisieren, Unterschreiben und Teilen aller Dokumente
- Praktische Automatisierung von Prozessen
Weitere Infos speziell zum Thema DMS finden Sie auf unserer Übersichtseite zum Dokumentenmanagement.
Häufige Fragen zum digitalen Posteingang
In einem digitalen Posteingang können verschiedene Arten von Dokumenten empfangen werden, darunter E-Mails, PDFs, Word-Dokumente, Bilder, Videos und vieles mehr. Analoge Geschäftspost muss zunächst gescannt werden.
Die Sicherheit eines digitalen Posteingangs hängt von der verwendeten Technologie und den Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters ab. In der Regel sind digitale Posteingänge jedoch auf die geltenden Verordnungen im Datenschutz aufgerichtet.
Eingehende Dokumente können in einem digitalen Posteingang zum Beispiel durch Verwendung von Ordnern oder Kategorien organsiert werden. Auch ein Aufbau von benutzerdefinierten Filtern oder Regeln ist oft möglich.
Ja, ein digitaler Posteingang kann in der Regel Dokumente automatisch kategorisieren. Dies kann durch maschinelles Lernen oder durch Konfiguration von Regeln und Filtern erfolgen, um Dokumente basierend auf bestimmten Kriterien wie Absender, Betreff oder Inhalt automatisch zu ordnen.
