E-Rechnung – die clevere Art abzurechnen

Schnell und einheitliche Rechnungen erstellen, medienbruchfrei versenden und revisionssicher archivieren: Das alles und noch viel mehr bietet die E-Rechnung für Unternehmen und öffentliche Verwaltung. Entdecken Sie die Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Allgemeinheit versteht unter einer E-Rechnung eine Rechnung in elektronischer Form. Dies ist schon eine Rechnung, die eingescannt wurde – also eine reine Bilddatei. Solche Rechnungen lassen sich jedoch nur umständlich elektronisch weiterverarbeiten. Daher definiert die EU-Richtlinie 2014/55/EU die E-Rechnung wie folgt:

Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format und ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung.

Demnach besteht eine E-Rechnung aus einem strukturierten Datenformat und muss nicht zwangsläufig eine Bilddatei mitführen.

E-Rechnungsgesetz

Ende November 2018 ist das sogenannte E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten, welches den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU von April 2014 entspricht. Die obersten Bundesbehörden sind seit Inkrafttreten zur elektronischen Rechnungsverarbeitung verpflichtet. Seit November 2019 sind nachgelagerte Behörden auf Bundesebene ebenso durch die EU-Richtlinien betroffen. Die Bundesländer sind angehalten, die Vorgaben bis April 2020 umgesetzt haben.

Im November 2020 wird die Ära der E-Rechnung eingeleitet: Die Zulieferer des Bundes sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet – mit wenigen Ausnahmen. Der Großteil aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen der öffentlichen Verwaltungen sind dann digital.

Auswirkungen auf Unternehmen

Mit dem E-Rechnungsgesetz ergeben sich Chancen für Unternehmen. Denn diese dürfen nun digitale Rechnungen an den Bund stellen. Große und mittelständische Unternehmen in enger Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung profitieren von den Vorgaben zum Gesetz. Die E-Rechnung bekommt immer mehr Zuspruch und Anerkennung, was sich langfristig auch auf die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen auswirken wird.

ZUGFeRD vs. X-Rechnung

Eine eingescannte oder digital erstellte Rechnung im PDF-Format ist zwar eine E-Rechnung, entspricht jedoch nicht den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes. Das E-Rechnungsgesetz definiert eine europäische Norm. Demnach muss die E-Rechnung aus strukturierten Daten in einer zugelassenen Syntax bestehen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist das bisher gängigste E-Rechnungsformat und ein Hybrid. Es basiert auf einer Verknüpfung eines PDF-Dokumentes mit einem identischen Mehrstück im XML-Format. Die reine PDF-Datei erfüllt die Norm nicht, in Kombination mit den angehängten strukturierten Daten ist sie allerdings zulässig.

Hinweis: Lediglich ZUGFeRD 2.0 entspricht der EU-Norm, die erste Version ist unzulässig.

X-Rechnung

Eines der bekanntesten E-Rechnungsformate ist die X-Rechnung. Auf einem XML-basierten Datenmodell bestehend, erfüllt die X-Rechnung die europäische Norm. Daher wird die X-Rechnung aktuell in Deutschland als Standardrechnungsformat für E-Rechnung etabliert. Die öffentliche Verwaltung kann dieses Format bereits annehmen und verarbeiten.

Fazit

X-Rechnungen stellen zwar das Standard dar, dennoch entspricht ZUGFeRD 2.0 der Norm. Beide E-Rechnungsformate basieren auf einem XML-Format, letztlich handelt es sich also um das Gleiche mit unterschiedlicher Bezeichnung.

So stellen Sie auf E-Rechnung um

Es bedarf einer technischen Umstellung, um elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Sie benötigen ein System, welches eingehende Rechnungen annehmen, speichern und verarbeiten sowie ausgehende Rechnungen erstellen und versenden kann. Wer langfristig auf E-Rechnungen umstellen will, dem empfehlen wir ein Enterprise Content Management System (ECM). Mit einer individuell für Sie konfigurierten Software digitalisieren Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement und schaffen teils automatisierte Workflows. Das ECM bietet Ihnen zudem ein revisionssicheres Archiv, in dem Sie die Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahren.

Ebenso ist bieten wir Ihnen eine Anbindung an das europäische Projekt Peppol. Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union. Über einen durch uns bereitgestellten Accesspoint können Sie das komplexe internationale Netzwerk nutzen. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre X-Rechnung unter Einhaltung aller datenschutzkonformen Kriterien zu versenden und zu empfangen.

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl des für Sie idealen Systems, schaffen Workflows und konfigurieren die Software nach Ihren Anforderungen.

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Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick

• Einhaltung der gesetzlichen Pflicht ab November 2020 für Zulieferer des Bundes
• Garantierte Zustellung
• Elektronische Empfangsbestätigung
• Minimierter Papierverbrauch
• Reduzierte Durchlaufzeiten
• Schnellerer Genehmigungsprozess
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Rechnungen
• Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow

Unsere Produkte

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Einführung eines Enterprise Content Management (ECM) Systems durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung eines Enterprise Content Management Systems für das Rechnungsmanagement.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung der eines ECMs zur Rechnungsverwaltung, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an. 

Nutzen Sie die Vorteile eines Enterprise Content Management Systems.

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Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Für eine Kooperation verschiedener Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften und Unfallkassen) aus der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat EITCO ein auf der Standardsoftware „documentum“ basierendes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem an über 6000 Arbeitsplätzen realisiert.

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