Was ist eine E-Rechnung?
Im Allgemeinen wird unter einer E-Rechnung eine Rechnung in elektronischer Form verstanden. Eine Rechnung, die eingescannt wurde, ist aber eine reine Bilddatei. Solche Rechnungen lassen sich nur umständlich elektronisch weiterverarbeiten.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schafft eine europäische Norm für die Kernelemente einer E-Rechnung. Sie schreibt vor, dass E-Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen sollen, welche die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zeitstrahl E-Rechnungsgesetz
Ab November 2020 erfolgt das gesamte Rechnungsmanagement in öffentlichen Verwaltungen digital
Ende November 2018 ist das sogenannte E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten, welches den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU von April 2014 entspricht. Die obersten Bundesbehörden sind seit Inkrafttreten zur elektronischen Rechnungsverarbeitung verpflichtet.
Seit November 2019 sind nachgelagerte Behörden auf Bundesebene ebenso durch die EU-Richtlinien betroffen.
Die Bundesländer müssen die Vorgaben bis April 2020 umgesetzt haben.
Im November 2020 ist die Ära der E-Rechnung eingeleitet worden: Die Zulieferer des Bundes sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, mit nur wenigen Ausnahmen. Ab dann ist ein Großteil aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen der öffentlichen Verwaltungen digital.
Auswirkungen auf Unternehmen
Mit dem E-Rechnungsgesetz ergeben sich auch Chancen für Ihr Unternehmen: Sie dürfen nun digitale Rechnungen an den Bund stellen. Große und mittelständische Unternehmen profitieren in enger Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung von den Vorgaben zum Gesetz. Die durch die Zeitersparnis erhöhte Effizienz der E-Rechnung kann sich auch positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.
ZUGFeRD vs. X-Rechnung
Eine eingescannte oder digital erstellte Rechnung im PDF-Format ist zwar eine E-Rechnung, entspricht jedoch nicht den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes. Die Vorgaben für das E-Rechnungsgesetz kommen aus einer EU-Richtlinie. Demnach muss die E-Rechnung aus strukturierten Daten in einer zugelassenen Syntax bestehen.
ZUGFeRD soll Eingangsbearbeitung, Prüfung, Buchung, Archivierung und Zahlung erleichtern.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist das bisher gängigste E-Rechnungsformat und ein Hybrid. Es basiert auf einer Verknüpfung eines PDF-Dokumentes mit einem identischen Mehrstück im XML-Format. Die reine PDF-Datei erfüllt die Norm nicht, in Kombination mit den angehängten strukturierten Daten ist sie allerdings zulässig.
Hinweis: Lediglich ZUGFeRD 2.0 entspricht der EU-Norm, die Version 1.0 ist unzulässig.
X-Rechnung
Eines der bekanntesten E-Rechnungsformate ist die X-Rechnung. Auf einem XML-basierten Datenmodell bestehend, erfüllt die X-Rechnung die europäische Norm. Daher wird die X-Rechnung aktuell in Deutschland als Standardrechnungsformat für E-Rechnung etabliert. Die öffentliche Verwaltung kann dieses Format bereits annehmen und verarbeiten.
So stellen Sie auf E-Rechnung um
Um elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, bedarf es einer technischen Umstellung. Sie benötigen ein System, welches eingehende Rechnungen annehmen, speichern und verarbeiten sowie ausgehende Rechnungen erstellen und versenden kann.
Wenn Sie langfristig auf E-Rechnungen umstellen wollen, empfehlen wir ein Enterprise Content Management System (ECM). Mit einer nach Ihren Bedarfen konfigurierten Software digitalisieren Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement und schaffen teils automatisierte Workflows. Das ECM bietet Ihnen zudem ein revisionssicheres Archiv, in dem Sie die Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahren.
Um elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, bedarf es einer technischen Umstellung. Sie benötigen ein System, welches eingehende Rechnungen annehmen, speichern und verarbeiten sowie ausgehende Rechnungen erstellen und versenden kann.
Wenn Sie langfristig auf E-Rechnungen umstellen wollen, empfehlen wir ein Enterprise Content Management System (ECM). Mit einer nach Ihren Bedarfen konfigurierten Software digitalisieren Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement und schaffen teils automatisierte Workflows. Das ECM bietet Ihnen zudem ein revisionssicheres Archiv, in dem Sie die Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahren.
Ebenso bieten wir Ihnen eine Anbindung an das europäische Projekt PEPPOL. Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter, öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Über einen durch uns bereitgestellten Accesspoint können Sie das komplette, komplexe internationale Netzwerk nutzen. Mit PEPPOL bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre X-Rechnung unter Einhaltung aller datenschutzkonformen Kriterien zu versenden und zu empfangen.
Die Vorteile der E-Rechnung
- Einhaltung der gesetzlichen Pflicht ab November 2020 für Zulieferer des Bundes
- Garantierte Zustellung
- Elektronische Empfangsbestätigung
- Minimierter Papierverbrauch
- Reduzierte Durchlaufzeiten
- Schnellerer Genehmigungsprozess
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Rechnungen
- Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
Wir begleiten Sie bei der Einführung der digitalen Akte und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ausgereifte Workflows.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren und auf papierlose Akten umstellen.
Digitaler Rechnungsworkflow
Mit der digitalen arveo-Rechnungseingangslösung basierend auf Microsoft 365
In jedem Unternehmen ist die Eingangsrechnungsverarbeitung eine Herausforderung. Mit einer digitalen Lösung kann der zeitliche Aufwand vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich optimiert werden.
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