Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in elektronischer Form ausgestellt, versendet und empfangen wird. Sie besteht aus elektronischen Daten, die maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar sind, und ersetzt somit die klassische Papierrechnung.
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und kann Papier- und Druckkosten sparen sowie Zeit und Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren. Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen müssen bestimmte formale Anforderungen erfüllt sein, um den rechtlichen Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen. Diese schreibt vor, dass E-Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen sollen, welche die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Rechnungsinhalte sind in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz darzustellen, um der Richtlinie zu entsprechen. Verbreitete Formate dafür sind ZUGFeRD und X-Rechnung.
Wir begleiten Sie bei der Einführung der E-Rechnung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen digitale Rechnungsworkflows.
Digitales Rechnungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung – das E-Rechnungsgesetz
Nicht zuletzt in der öffentlichen Verwaltung fallen unzählige Rechnungen an, die bislang aufwendig manuell bearbeitet und archiviert werden mussten. Hier setzt das E-Rechnungsgesetz an. Dieses wurde am 27. November 2018 in Deutschland verabschiedet und verpflichtet sowohl öffentliche Auftraggeber als auch deren Lieferanten zur Annahme, Weiterverarbeitung und elektronischen Archivierung von Rechnungen. In der Digitalisierung der Verwaltung ist das E-Rechnungsgesetz ein wichtiger Meilenstein – durch die Einführung digitalen Rechnungsmanagements können Verwaltungsaufgaben schneller, effizienter und vor allem digital erledigt werden.
Auswirkungen auf Unternehmen
Mit dem E-Rechnungsgesetz haben sich auch für Unternehmen neue Möglichkeiten geöffnet: Sie dürfen nun digitale Rechnungen an den Bund stellen. Große und mittelständische Unternehmen profitieren hierbei in enger Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung von den Gesetzesvorgaben. Die durch die Zeitersparnis erhöhte Effizienz der E-Rechnung kann sich auch positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.
Vorteile der E-Rechnung
- Einhaltung der gesetzlichen Pflicht für Zulieferer des Bundes
- Garantierte Zustellung
- Elektronische Empfangsbestätigung
- Minimierter Papierverbrauch & Druckkosten
- Reduzierte Durchlaufzeiten
- Schnellerer Genehmigungsprozess
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Rechnungen
- Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
ZUGFeRD vs. X-Rechnung
Um die Umsetzung des E-Rechnungsgesetz zu erleichtern, wurden standardisierte Formate entwickelt – ZUGFeRD und X-Rechnung. Denn, wenngleich eine eingescannte oder digital erstellte Rechnung im PDF-Format zwar eine elektronische Rechnung ist, entspricht dieses Format nicht den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes. Demnach muss eine E-Rechnung aus strukturierten Daten in einer zugelassenen Syntax bestehen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist das bisher gängigste E-Rechnungsformat und ein Hybrid. Es basiert auf einer Verknüpfung eines PDF-Dokumentes mit einem identischen Mehrstück im XML-Format. Die reine PDF-Datei erfüllt die Norm nicht, in Kombination mit den angehängten strukturierten Daten ist sie allerdings zulässig.
Hinweis: Lediglich ZUGFeRD 2.0 entspricht der EU-Norm, die Version 1.0 ist unzulässig.
X-Rechnung
Eines der bekanntesten E-Rechnungsformate ist die X-Rechnung. Auf einem XML-basierten Datenmodell bestehend, erfüllt die X-Rechnung die europäische Norm. Daher wird die X-Rechnung aktuell in Deutschland als Standardrechnungsformat für E-Rechnung etabliert. Die öffentliche Verwaltung kann dieses Format bereits annehmen und verarbeiten.
So stellen Sie auf E-Rechnung um
Um die E-Rechnung umzusetzen, ist eine passende Software unentbehrlich. Sie benötigen ein System, welches eingehende Rechnungen annehmen, speichern und verarbeiten sowie ausgehende Rechnungen erstellen und versenden kann. Hierbei gibt es verschiedene Lösungen, die auf die individuellen Anforderungen der Organisation abgestimmt werden müssen. Unsere Expertinnen und Experten bei der EITCO beraten Sie gerne zu den verfügbaren Möglichkeiten und ermitteln gemeinsam mit Ihnen, welche Lösung Ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht.
Haben Sie sich für eine Software entschieden, kann die Einführung schrittweise erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass alle Mitarbeitenden in die neue Arbeitsweise eingeführt und entsprechend geschult werden.
Digitaler Rechnungsworkflow
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In jedem Unternehmen ist die Eingangsrechnungsverarbeitung eine Herausforderung. Mit einer digitalen Lösung kann der zeitliche Aufwand vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich optimiert werden.
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Wollen Sie langfristig auf die digitale Rechnungsverarbeitung umstellen, empfehlen wir ein Enterprise Content Management System (ECM). Mit einer nach Ihren Bedarfen konfigurierten Software digitalisieren Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement und schaffen teils automatisierte Workflows. Das ECM bietet Ihnen zudem ein revisionssicheres Archiv, in dem Sie die Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahren.
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