E-Akte in der öffentlichen Verwaltung: Effizienz, Transparenz und revisionssichere Schriftgutverwaltung

Mit der Einführung und Nutzung der E-Akte in der öffentlichen Verwaltung können Sie ihr Schriftgut digitalisieren und den Papierprozess ablösen. Die Bearbeitung wird in digitale Workflows überführt, Prozesse werden optimiert und Akten und Vorgänge stehen nach der Archivierung zur Recherche zur Verfügung.

Was ist eine elektronische Akte?

Die elektronische Akte entspricht in ihrer Handhabung und in ihrem Aufbau der Papierakte. Schriftgut zu einem Geschäftsfall bzw. einem Vorgang wird durch den Sachbearbeiter zusammengeführt, zur Bearbeitung aufbereitet und in den Zeichnungslauf gegeben. Nach Abschluss der Bearbeitung wird der Vorgang anschließend digital archiviert. Die gängigen Systeme bieten für alle bei der Bearbeitung notwendigen Schritte des gesamten Lebenszyklus einer Akte eine digitale Entsprechung zu bisherigen Arbeitsweisen mit Papierakten. Dabei erfüllt die E-Akte die Anforderungen an Vollständigkeit, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Integrität einer Akte.

Mit der führenden elektronischen Akte optimieren Sie Ihren Verwaltungsprozess

Schubladen mit Akten auf einem Laptop dargestellt

Warum die Elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung?

Heute werden an die öffentliche Verwaltung große Anforderungen im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeit auf allen Entscheidungsebenen von Bundesbehörden bis hin in die Kommunen gestellt. Gesetzliche Vorgaben wie das e-Government-Gesetz müssen umgesetzt werden unter fortlaufender Beachtung des Datenschutzes und der Datensicherheit. Neben den gesetzlichen Vorgaben ist es auch der eigene Wunsch der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung, die interne Arbeit, die Zusammenarbeit mit diversen Schnittstellen sowie die Kommunikation mit Bürgern zu vereinfachen, zu optimieren und zu digitalisieren. Alle öffentlichen Verwaltungen sind daher angehalten, Einführungsstrategien zu entwickeln und organisatorische Voraussetzungen für die Einführung und Umsetzung vollständig elektronischer Prozesse der Verwaltungsarbeit zu schaffen. Der Beginn eines solchen Prozesses stellt die Einführung der elektronischen Akte dar.

Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir daran, dass die E-Akte ein gerne genutztes Werkzeug und die tägliche Zusammenarbeit aller Beteiligten in vielerlei Hinsicht erleichtert wird. Dazu können wir auf langjährige Erfahrung in den Bereichen elektronische Schriftgutverwaltung, ersetzendes Scannen, formelle und informelle Zusammenarbeit, Testmanagement, Roll-Out-Konzeption und Veränderungsmanagement durch Rahmenverträge in der Verwaltung beim Bund, in den Bundesländern und den Kommunen zurückgreifen. Dank unserer Herstellerunabhängigkeit können wir dabei das für Sie optimale Produkt finden.

Elektronische Akte vs. Papierakte – was ändert sich?

Die klassische Papierakte stellt die öffentlichen Verwaltungen vor Herausforderungen, die es zu lösen gilt. Sachbearbeitende finden sich oft in aufwendigen Recherchen von Informationen wieder: Die Akte ist unauffindbar, das Formular falsch abgeheftet und die erforderlichen Daten sind nicht griffbereit. Die Archive und Registraturen werden immer weiter mit Akten aufgefüllt, Vertretungssituationen gestalten sich schwierig und Wechsel sowie Abgänge von Mitarbeitenden führen zu Wissensverlusten. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ist unmöglich. Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst auf Seiten der Behörden, ihrer Partner in der Wirtschaft und der Bürger . Kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität in der Verwaltung auf allen Ebenen. Dabei ist die Lösung zum Greifen nahe: Die E-Akte. Sie erfüllt nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen, sondern sorgt auch dafür, dass Dokumente und Inhalte direkt gefunden und die Abläufe optimiert werden.

Digitalisierung des Dateneingangs

Digital bleibt digital, analog wird digital: Sämtliche Daten und Dokumente, die Sie erhalten oder erarbeiten, sind zu digitalisieren. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen. Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Bei einigen Dokumenten schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungspflicht der Papierform vor.

Geschäftsprozess einer E-Akte innerhalb der öffentlichen Verwaltung

Zentrale Vorteile durch die E-Akte

In einer E-Akte legen Sie alle zusammengehörigen Dokumente und Daten in einem gemeinsamen Speicher ab – einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Innerhalb der Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeitenden greifen diese dann auf die jeweiligen Akten zu und verarbeiten die angeforderten Informationen.

Reduzierte Suchzeiten

In von uns verwendeten DMS gibt es eine ausgeprägte Suchfunktion mit einer OCR-Volltexterkennung. Das bedeutet, dass Sie schnell die passenden Akten und Dokumente finden, bearbeiten und vergleichen können. Durch die OCR-Volltexterkennung finden Sie sogar Bilddokumente und PDFs. Das DMS erkennt Informationen auf einem eingescannten Dokument, um so z.B. schnell Kunden- oder Personalakten zu finden.

Ortsunabhängiger und gleichzeitiger Aktenzugriff

Sachbearbeitende greifen parallel auf digitale Akten zu und bearbeiten diese gleichzeitig. Mit einer analogen Akte undenkbar, in der E-Akte problemlos möglich. So haben Sie nie wieder Wartezeiten zu einer spezifischen Akte, die gerade bei einem anderen Mitarbeitenden zur Verarbeitung liegt. Die digitale Aktenführung löst auch die örtliche Abhängigkeit auf. Davon profitieren vor allem öffentliche Verwaltungen, die ortsübergreifend aufgestellt sind. Auch mobil von unterwegs und über Telearbeit kann auf die E-Akte zugegriffen werden. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeitenden auch bei Krankheit von Kolleginnen und Kollegen und damit die Zufriedenheit der Kunden.

Weitere Vorteile der Arbeit mit der führenden E-Akte im Überblick

  • Wichtige Informationen in Sekundenschnelle parat
  • Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen
  • Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
  • Revisionssichere Archivierung
  • Reduzierte Laufzeiten
  • Transparente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
  • Gemeinsame, einheitliche Ablagestruktur
  • Dauerhafter Zugriff auf die Akten für die Dauer der Bearbeitung
  • Dezidiertes Berechtigungskonzept zur Definition von Zugriffen
  • Höhere Auskunftsfähigkeit zu jeder Zeit
  • Integration und Anbindung von Fachanwendungen zur vollständigen Abbildung von Prozessen in der E-Akte
  • Daten aus gescannten Texten abrufbar durch OCR-Texterkennung
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Permanente Weiterentwicklung des System parallel zur Entwicklung Ihrer Verwaltungsarbeit

Revisionssicher archivieren

Je nach Dokumentenarten sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Aussonderung bzw. Löschung. Einige Dokumentenmanagement-Systeme enthalten einen Fristenassistenten. Dieser erkennt automatisiert die Dokumentenart und ordnet diesem eine Aufbewahrungsfrist zu. Mitarbeitende müssen nur die Überprüfung der richtigen Zuordnung übernehmen.

Anbindung von E-Akte und Fachverfahren

Vorhandene Fachverfahren in der öffentlichen Verwaltung existieren oft parallel zur neu eingeführten E-Akte. Dies führt zu Brüchen in der Bearbeitung und dies wiederum zu einem Mehraufwand mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Wir beraten daher auch verstärkt im Bereich der Integration und Anbindung von Fachverfahren.

OnBase by Hyland Logo

OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.

Logo d.velop

d.3ecm von d.velop

Modern, smart, innovativ: Das Dokumenten-Management-System des deutschen Softwareentwicklers erhöht nachhaltig Transparenz und Arbeitszufriedenheit. D.3ecm verfügt über marktaktuellste Technologien zu Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Dokumenten auch von unterwegs.

opentext Logo

OpenText documentum von Opentext

Die Enterprise-Content-Managenment Plattform bildet die Basis für intelligente Case Management-Lösungen. Die OpenText Corporation ist das größte kanadische Softwareunternehmen und an der NASDAQ gelistet.

Fabasoft Logo

eGov Suite von Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihre Vorteile mit EITCO

Vor Ort Beratung

Vor Ort BeratungUm individuelle Software entwickeln zu können, arbeiten unsere Projektleiter bei Ihnen vor Ort. So entsteht eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren und in der wir die Geschäftsprozesse und Anforderungen kennenlernen.

Langfristige Zusammenarbeit

Langfristige ZusammenarbeitPersönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleitet Sie in allen Phasen der Softwareentwicklung: Beratung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Support. Damit bieten wir Ihnen den vollumfänglichen Service in der Softwareentwicklung, -einführung und -betreuung.

Application Management

Application ManagementNeue Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen: Mit dem Application Management gehen wir den Weg der Digitalisierung gemeinsam weiter und entwickeln Lösungen für Ihre Anforderungen.

Skalierbare Workflows

Skalierbare WorkflowsIn den Konzepten wie für DB Schenker und DASA entwickelten wir schon Workflows für mehr als 6.500 User und haben ein DMS für mehrere Millionen Dokumente eingeführt. Wir bieten unternehmensweite Lösungen.

Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter

Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterUnsere Projektleiterinnen und Projektleiter betreuen Sie vor Ort und schulen Ihre Mitarbeiter. Eingeführte Systeme lassen sich dadurch fließend in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Ergebnis: Kaum nachgelagerter Zeitaufwand.

Wettbewerbsfähigkeit

WettbewerbsfähigkeitReduzierte Durchlaufzeiten, höhere Produktivität und sinkende Kosten: Durch die individualisierten Komplettlösungen verschaffen Sie sich Vorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz.
Carsten Storck

Ihr Ansprechpartner

Carsten Storck

+49 (228) 338881-167

Sie haben eine Frage?

Ich bin gerne für Sie da, per E-Mail oder Telefon.