Was ist die E-Akte?
Die elektronische Akte entspricht in ihrer Handhabung und in ihrem Aufbau der Papierakte. Schriftgut zu einem Geschäftsfall bzw. einem Vorgang wird durch den Sachbearbeiter zusammengeführt, zur Bearbeitung aufbereitet und in den Zeichnungslauf gegeben. Nach Abschluss der Bearbeitung wird der Vorgang anschließend digital archiviert. Die gängigen Systeme bieten für alle bei der Bearbeitung notwendigen Schritte des gesamten Lebenszyklus einer Akte eine digitale Entsprechung zu bisherigen Arbeitsweisen mit Papierakten. Dabei erfüllt die E-Akte die Anforderungen an Vollständigkeit, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Integrität einer Akte.
Warum die Elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung?
Heute werden an die öffentliche Verwaltung große Anforderungen im Hinblick auf die Digitalisierung der Arbeit auf allen Entscheidungsebenen von Bundesbehörden bis hin in die Kommunen gestellt. Gesetzliche Vorgaben wie das e-Government-Gesetz müssen umgesetzt werden unter fortlaufender Beachtung des Datenschutzes und der Datensicherheit. Neben den gesetzlichen Vorgaben ist es auch der eigene Wunsch der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung, die interne Arbeit, die Zusammenarbeit mit diversen Schnittstellen sowie die Kommunikation mit Bürgern zu vereinfachen, zu optimieren und zu digitalisieren. Alle öffentlichen Verwaltungen sind daher angehalten, Einführungsstrategien zu entwickeln und organisatorische Voraussetzungen für die Einführung und Umsetzung vollständig elektronischer Prozesse der Verwaltungsarbeit zu schaffen. Der Beginn eines solchen Prozesses stellt die Einführung der elektronischen Akte dar.
Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir daran, dass die E-Akte ein gerne genutztes Werkzeug und die tägliche Zusammenarbeit aller Beteiligten in vielerlei Hinsicht erleichtert wird. Dazu können wir auf langjährige Erfahrung in den Bereichen elektronische Schriftgutverwaltung, ersetzendes Scannen, formelle und informelle Zusammenarbeit, Testmanagement, Roll-Out-Konzeption und Veränderungsmanagement durch Rahmenverträge in der Verwaltung beim Bund, in den Bundesländern und den Kommunen zurückgreifen. Dank unserer Herstellerunabhängigkeit können wir dabei das für Sie optimale Produkt finden.
E-Akte vs. Papierakte – was ändert sich?
Die klassische Papierakte stellt die öffentlichen Verwaltungen vor Herausforderungen, die es zu lösen gilt. Sachbearbeitende finden sich oft in aufwendigen Recherchen von Informationen wieder: Die Akte ist unauffindbar, das Formular falsch abgeheftet und die erforderlichen Daten sind nicht griffbereit. Die Archive und Registraturen werden immer weiter mit Akten aufgefüllt, Vertretungssituationen gestalten sich schwierig und Wechsel sowie Abgänge von Mitarbeitenden führen zu Wissensverlusten. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ist unmöglich. Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst auf Seiten der Behörden, ihrer Partner in der Wirtschaft und der Bürger . Kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität in der Verwaltung auf allen Ebenen. Dabei ist die Lösung zum Greifen nahe: Die E-Akte. Sie erfüllt nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen, sondern sorgt auch dafür, dass Dokumente und Inhalte direkt gefunden und die Abläufe optimiert werden.
Digitalisierung des Dateneingangs
Digital bleibt digital, analog wird digital: Sämtliche Daten und Dokumente, die Sie erhalten oder erarbeiten, sind zu digitalisieren. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen. Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Bei einigen Dokumenten schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungspflicht der Papierform vor.
Zentrale Vorteile durch die E-Akte
In einer E-Akte legen Sie alle zusammengehörigen Dokumente und Daten in einem gemeinsamen Speicher ab – einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Innerhalb der Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeitenden greifen diese dann auf die jeweiligen Akten zu und verarbeiten die angeforderten Informationen.
Reduzierte Suchzeiten und mehr Effizienz
In von uns verwendeten DMS gibt es eine ausgeprägte Suchfunktion mit einer OCR-Volltexterkennung. Das bedeutet, dass Sie schnell die passenden Akten und Dokumente finden, bearbeiten und vergleichen können. Durch die OCR-Volltexterkennung finden Sie sogar Bilddokumente und PDFs. Das DMS erkennt Informationen auf einem eingescannten Dokument, um so z.B. schnell Kunden- oder Personalakten zu finden.
Ortsunabhängiger und gleichzeitiger Aktenzugriff
Sachbearbeitende greifen parallel auf digitale Akten zu und bearbeiten diese gleichzeitig. Mit einer analogen Akte undenkbar, in der E-Akte problemlos möglich. So haben Sie nie wieder Wartezeiten zu einer spezifischen Akte, die gerade bei einem anderen Mitarbeitenden zur Verarbeitung liegt. Die digitale Aktenführung löst auch die örtliche Abhängigkeit auf. Davon profitieren vor allem öffentliche Verwaltungen, die ortsübergreifend aufgestellt sind. Auch mobil von unterwegs und über Telearbeit kann auf die E-Akte zugegriffen werden. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeitenden auch bei Krankheit von Kolleginnen und Kollegen und damit die Zufriedenheit der Kunden.
Weitere Vorteile der Arbeit mit der führenden E-Akte
- Wichtige Informationen in Sekundenschnelle parat
- Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen
- Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
- Revisionssichere Archivierung
- Reduzierte Laufzeiten
- Transparente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
- Gemeinsame, einheitliche Ablagestruktur
- Dauerhafter Zugriff auf die Akten für die Dauer der Bearbeitung
- Dezidiertes Berechtigungskonzept zur Definition von Zugriffen
- Höhere Auskunftsfähigkeit zu jeder Zeit
- Integration und Anbindung von Fachanwendungen zur vollständigen Abbildung von Prozessen in der E-Akte
- Daten aus gescannten Texten abrufbar durch OCR-Texterkennung
- Minimierter Papierverbrauch
- Permanente Weiterentwicklung des System parallel zur Entwicklung Ihrer Verwaltungsarbeit
Wir begleiten Sie bei der Planung und Umsetzung
Ihrer Digitalisierungsstrategie mit der E-Akte
Revisionssicher archivieren
Je nach Dokumentenarten sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Aussonderung bzw. Löschung. Einige Dokumentenmanagement-Systeme enthalten einen Fristenassistenten. Dieser erkennt automatisiert die Dokumentenart und ordnet diesem eine Aufbewahrungsfrist zu. Mitarbeitende müssen nur die Überprüfung der richtigen Zuordnung übernehmen.
Anbindung von E-Akte und Fachverfahren
Vorhandene Fachverfahren in der öffentlichen Verwaltung existieren oft parallel zur neu eingeführten E-Akte. Dies führt zu Brüchen in der Bearbeitung und dies wiederum zu einem Mehraufwand mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Wir beraten daher auch verstärkt im Bereich der Integration und Anbindung von Fachverfahren.
Produktlösungen
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