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e-Akte – mehr Effizienz mit einer digitale Aktenführung

Archivieren und verwalten Sie Ihre Akten digital: Mit der e-Akte digitalisieren Sie Ihr Unternehmen abteilungsübergreifend und profitieren von mehr Effizienz und Produktivität.

Was ist eine elektronische Akte?

Akten sind Sammlungen von Informationen, die einem gemeinsamen Nenner zuzuordnen sind. Die e-Akte ist die digitale Variante der Akte. Wie auch in Papierform sammeln Unternehmen alle Information zusammengehörig in verschiedensten virtuellen Akten. Die Aktenstruktur ähnelt sich dabei der analogen.

Aktenarten

Personalakte

Patientenakten

Kundenakte

Elektronische Akte vs. Papierakte

Die klassische Papierakte stellt Unternehmen, im speziellen in der öffentlichen Verwaltung, vor Herausforderungen, die sie nicht länger vernachlässigen sollten. Mitarbeiter finden sich oft in langen Suchzeiten von Informationen wieder: die Akte ist unauffindbar, das Formular falsch abgeheftet und die erforderlichen Daten sind nicht griffbereit.

Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst auf Seiten der Mitarbeiter sowie der Kunden. Kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität Unternehmen und Verwaltung. Dabei ist die Lösung zum Greifen nahe: die e-Akte.

Workflow mit der digitalen Akte

Digitalisierung des Dateneingangs

Digital bleibt digital, analog wird digital: Sämtliche Daten und Dokumente, die Sie erhalten oder erarbeiten, sind zu digitalisieren. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen. Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Bei einigen Dokumenten schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungspflicht der Papierform vor.

Zentrale Vorteile durch die digitale Akte

In einer e-Akte legen Sie alle zusammengehörigen Dokumenten und Daten in einem gemeinsamen Speicher ab – einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Innerhalb der Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter greifen diese dann auf die jeweiligen Akten zu und verarbeiten die angeforderten Informationen.

Reduzierte Suchzeiten

In dem von uns verwendeten DMS gibt es eine ausgeprägte Suchfunktion mit einer OCR-Volltexterkennung. Das bedeutet, dass Sie schnell die passenden Akten und Dokumente finden und bearbeiten können. Durch die OCR-Volltexterkennung finden Sie sogar Bilddokumente und PDFs. Das DMS erkennt Informationen auf einem eingescannten Dokument, um so schnell Kunden- oder Personalakten zu finden.

Ortsunabhängiger und gleichzeitiger Aktenzugriff

Mitarbeiter greifen parallel auf digitale Akten zu und bearbeiten diese gleichzeitig. Mit einer analogen Akte undenkbar. So haben Sie nie wieder Wartezeiten zu einer spezifischen Akte, die gerade bei einem anderen Mitarbeiter zu Verarbeitung liegt. Die digitale Aktenführung löst auch die örtliche Abhängigkeit auf. Davon profitieren vor allem Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die ortsübergreifend arbeiten. Mitarbeiter greifen spontan bei einem Kundentermin vor Ort auf die Akte zu und rufen die benötigten Informationen ab. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeiter und damit die Zufriedenheit der Kunden.

Weitere Vorteile der e-Akte im Überblick

  • Wichtige Informationen in Sekundenschnelle parat
  • Daten aus Bildern abrufbar durch OCR-Texterkennung
  • Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen
  • Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
  • Revisionssichere Archivierung
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Höhere Auskunftsfähigkeit

Revisionssicher archivieren

Je nach Dokumentenarten sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert ab. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Löschung. Alle unsere Dokumentenmanagement-Systeme enthalten einen Fristenmanager. Dieser erkennt automatisiert die Dokumentenart und ordnet diesem eine Aufbewahrungsfrist zu. Ein Mitarbeiter muss nur die Überprüfung der richtigen Zuordnung übernehmen.

Langzeitarchivierung und Datensicherheit

Die Sicherheit der Daten ist ein Aspekt, den wir zur Archivierung von Dokumenten zählen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Archivierung auf dem eigenen Server

Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die einen eigenen Server besitzen, speichern die Daten oft auf dem eigenen Server. Dabei ist jedoch selbstständig für ein hohes Maß an Datensicherheit zu sorgen. Wir beraten Sie dazu gerne.

Archivierung in einer Cloud-Lösung

Die Alternative liegt in der Archivierung in einer Cloud. Hier gibt es viele Anbieter mit einem ausgezeichneten Sicherheitsstandard. Achten Sie jedoch auf einen deutschen Anbieter. Wir beraten Sie gerne zu einer passenden Cloud-Lösung.

Unsere Produkte

OnBase by Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System von Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen aller Branchen.

d.3ecm by d.velop

Nachhaltig, smart, innovativ: Das Dokumentenmanagement-System des deutschen Softwareentwicklers treibt die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen bis zu großen Konzernen voran.

eGov Suite by Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Carsten Storck

Carsten Storck

Telefon ✆ 0228 338881167

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Einführung der digitalen Aktenführung durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung der e-Akte.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung der e-Akte, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an.

Wir begleiten Sie bei der Einführung der digitalen Akte und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ausgereifte Workflows.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren.

Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo der SIGUV Shared Services

Das Unfallversicherung-Dokumentenmanagementsystem wurde von EITCO für eine Kooperation aus unterschiedlichen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen als einheitliche Lösung umgesetzt. Es wurde ein System zur elektronischen Aktenführung (E-Akte) und Vorgangsbearbeitung (VBS) evaluiert und an die spezifischen Anforderungen angepasst. Bis heute begleitet EITCO das Gesamtvorhaben, entwickelt die Lösung weiter und bietet einen umfassenden Application Support.

Entdecken Sie unsere erfolgreich umgesetzten Projekte und Referenzen.

Nutzen Sie die e-Akte in Ihrem Unternehmen und rücken Sie dem papierlosen Büro ein Stück näher.

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