Digitalisierungspotenzial nutzen – mit OnBase von Hyland
OnBase von Hyland ist eine Unternehmensplattform, die für das Content-Management entwickelt wurde, um die Verwaltung von Geschäftsprozessen, Workflows und die Verarbeitung verschiedener Arten von Inhalten und Dokumenten sicherzustellen. Die Plattform umfasst ein vollständiges Lösungsportfolio für Ihre Unternehmensdaten. OnBase stellt Ihnen jederzeit und überall relevante Informationen bereit und ermöglicht so eine höhere Produktivität für Mitarbeitende, Kunden und Partner.
OnBase ist ein weltweit führendes ECM-System. Charakteristisch für das Produkt sind
- die hohe Modularität,
- der hohe Funktionsumfang und
- der Fokus auf Konfiguration statt Implementierung aus.
Die Plattform ist skalierbar und kann somit in kleinen, wie großen Organisationen eingesetzt werden. Dadurch können ECM-Projekte bei kurzen Projektlaufzeiten individuell auf Kunden zugeschnitten werden. OnBase kann sowohl on premise als auch in der Cloud betrieben werden.
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Wo kann OnBase eingesetzt werden?
OnBase kann in allen Bereichen einer Organisation eingesetzt werden. Beispiele für den Einsatz sind:
- Dokumentenmanagement
- Kollaboration
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Vertragsmanagement
- Human Resources (HR)-Lösungen
- Archivierung von Dokumenten u. v. m.
Das richtige Modul für jeden Bedarf
Je nach Einsatzzweck sind die geeigneten Module auszuwählen und zu konfigurieren:
- OnBase EDM Services: sicheres Dokumentenmanagement inkl. Revisionssicherheit, Retention Management und Verschlüsselung der Speichermedien
- OnBase WorkFlow: mit tausenden fertigen Aktionen und Regeln
- OnBase WorkView: Modul zur Definition relationaler Datenmodelle inklusiver Drag & Drop Definition von Filtern und Formularen
Funktionen und Features von OnBase
Mit Hilfe des EDM Services Moduls können alle Aspekte des Dokumentenmanagements in den obigen Beispielen abgedeckt werden. OnBase unterstützt die Erstellung von Content durch eine Vielzahl von importfähigen Modulen und Integrationen in MS Office, E-Mail und Google Drive. Dokumente werden klassifiziert und können durch beliebige Keywords beschrieben werden. Sowohl die Keywords als auch der Inhalt von Dokumenten dienen dem Auffinden von dieser im System. Mit Hilfe von Versionen und Merkmalen können Dokumente in OnBase bearbeitet werden. Die Integration in Office 365 unterstützt dabei sogar die parallele Arbeit an Dokumenten.
Mit OnBase Forms können dokumentbasierte Formulare entwickelt werden, die sowohl systemintern wie auch über einen externen Webzugriff genutzt werden können. So kann etwa im HR-Umfeld ein Bewerber-Formular inkl. Dokument-Upload über die Homepage angeboten werden. Der komplette weitere HR-Workflow findet anschließend in OnBase statt.
Durch das Modul OnBase WorkFlow werden Abstimmungs- und Verteilungsprozesse der erstellten Inhalte abgebildet. WorkFlow wird aber auch zur Abbildung von Automatismen, zeitgesteuerten Aufgaben, Integrationen usw. eingesetzt.
Das Modul OnBase WorkView macht es möglich, eigene Datenstrukturen festzulegen. Hier können Masken und Listen definiert werden, mit denen Umfangreiche Metadaten z.B. für die Rechnungseingangsbearbeitung, das Vertragsmanagement oder Kollaboration verwaltet werden können.
Ein großer Vorteil von OnBase ist die hohe Integration aller Module. So können nicht nur Dokumente durch den Workflow geroutet werden, sondern auch WorkView-Datenstrukturen.
Die wichtigsten Features von OnBase
- Informationen aus nahezu jeder Quelle erfassen
Erfassungsmöglichkeiten über mehrere Kanäle bspw. Scannen von Papierdokumenten, Import von elektronischen Dokumenten und Informationen
- Automatisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen
Ultimatives Toolkit für die Prozessautomatisierung, anpassbare Formulare sowie hohe Flexibilität für Geschäftsanwender
- Unterstützung der fallbezogenen Arbeit
Alle Daten, Aufgaben, Dokumente, Prozesse und die Zusammenarbeit wie Serviceanfragen, Untersuchungen und Vorfälle werden in einer einzigen Lösung verwaltet
- Umfassendes Content-Management ermöglichen
Organisieren, verwalten und optimieren Sie Inhalte des gesamten Unternehmens und bieten den Anwendenden jederzeit einen vollständigen Überblick über die benötigten Informationen
- Konfigurieren eigener Anwendungen mittels Low-Code-Plattform
Schnelle Anwendungskonfiguration, die den Bedarf an kostspieliger benutzerdefinierter Kodierung und mehreren Einzellösungen von verschiedenen Anbietern minimiert
- Integration mit wichtigen Systemen
Vielzahl von Integrationsoptionen (Zweckgebundene Integrationen, Integrationen auf Bildschirm- und Datenebene)
- Prozesse überwachen und verbessern
Konfigurierbare Dashboards, Protokolle und Berichte für Benutzende, Administratoren und Prüfpersonal
- Verbesserung von Datensicherheit und Compliance
Granulare Zugriffskontrollen, Gruppenrichtlinien und automatisierte Verwaltung von Aufzeichnungen und Aufbewahrungsfristen sowie Datenverschlüsselung
- Leistungssteigerung mit der Hyland Cloud
Zuverlässige und sichere Hosting-Plattform, die speziell für das Content- und Informationsmanagement entwickelt wurde
Ihre Vorteile auf einem Blick
Beschleunigte Prozesse
durch Automatisierung vorhersehbarer Entscheidungen und durch die Bereitstellung nützlicher Tools zur Verwaltung aller damit zusammenhängenden Aufgaben, Tätigkeiten und Fallbearbeitungen
Gesteigerte Produktivität
durch sofortigen Zugriff auf Inhalte und Prozesse von überall her, auch vom Handy oder Tablet aus
Weniger Papierverbrauch & Kosten
durch elektronische Erfassung von Inhalten werden die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papier gesenkt
Ortsunabhängiges Arbeiten
Digital und überall abrufbare Geschäftsinhalte, unabhängig vom Format und dem aktuellen Speicherort
Nahtlos integrierbar
Integration mit vorgefertigten Konnektoren für viele Anwendungen wie Salesforce, SAP, Workday, Microsoft Office, Outlook und Infor
Leicht konfigurierbar
OnBase dient als Low-Code-Plattform für die schnelle Anwendungskonfiguration, die den Bedarf an mehreren Einzellösungen von verschiedenen Anbietern minimiert
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