E-Mail-Managementsysteme: Das moderne Werkzeug für die Organisation Ihrer digitalen Kommunikation
Ob zur Terminvereinbarung, zum Dokumentenversand oder zum Austausch mit Teammitgliedern: E-Mails spielen im Arbeitsalltag eine wichtige Rolle. Durchschnittlich 26 Mails gehen täglich beruflichen Postfach ein – Tendenz steigend. (Quelle: Bitkom 2021) Um hier den Überblick zu bewahren, gilt es die eingehenden Informationen effizient zu filtern und zu verarbeiten. Besonders gut geht das mit einem System zum digitalen E-Mail-Management.
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So profitieren Sie vom E-Mail-Management
E-Mail-Management hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile: Mit dem passenden System können Mitarbeitende ihre E-Mails einfacher organisieren. Auch das Priorisieren und Beantworten von Nachrichten gelingt oft schneller, was wiederum zu einer effizienteren Arbeitsweise führt. Ein gutes E-Mail-Management stellt zudem sicher, dass Mitarbeitende weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Dadurch können sie sich besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und ihre Produktivität steigern. Darüber hinaus kann E-Mail-Management die Kommunikation im Unternehmen verbessern.
Durch die Implementierung klarer Richtlinien für die Nutzung von E-Mails und die Verwendung von Tools zur besseren Organisation und Zusammenarbeit können Nachrichten schneller und effektiver ausgetauscht werden.
Mit einem E-Mail-Managementsystem arbeiten Sie effizienter, schneller und organisierter.
Die Vorteile von E-Mail-Management
Effektiv arbeiten
Hohe Kontrolle und guter Überblick über erhaltene E-Mails
Sichere Aufbewahrung und Verarbeitung
Geschützter Zugriff auf Ihre E-Mails und Daten
Schnelle Auffindbarkeit
von E-Mails dank intelligenter Ordnerstrukturen
Effektives E-Mail-Management und Dokumentenmanagement kombiniert
Digitales E-Mail-Management verändert die Art und Weise, in der Unternehmen ihre E-Mails verwalten. Denken Sie darüber nach ein E-Mail-Managementsystem einzuführen oder nutzen bereits ein solches, bietet sich eine Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Mit einem DMS, dass in Ihr E-Mail-Management integriert ist, können Sie Ihre E-Mails zentral speichern und sind dadurch noch organisierter in Ihrer Arbeit. Ein weiterer Vorteil eines DMS ist die Möglichkeit, E-Mails mit anderen Dateien zu verknüpfen. Oft enthalten E-Mails wichtige Dokumente oder Informationen, die mit Aufgaben, anderen Dateien oder Datenbanken in Verbindung stehen. Mit einem DMS können Mitarbeitende eine Verknüpfung herstellen und so E-Mails nahtlos in den Arbeitsprozess integrieren.
Wir von EITCO setzen auf E-Mail-Managementsysteme von unseren Partnern d.velop AG, SER und Hyland. Diese basieren auf den jeweiligen Plattformen der Hersteller zum digitalen Dokumentenmanagement.
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E-Mail-Management und Datenschutz: sensible Informationen sicher verarbeiten
Die Sicherung und der Schutz von Unternehmensdaten sind auch im E-Mail-Management wesentlich. Umso wichtiger ist es, Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Durch ein DMS können E-Mails verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Mitarbeitende können individuelle Zugriffsrechte festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte E-Mails zugreifen können.
E-Mail-Management meint die effiziente und strukturierte Verwaltung von E-Mails. Es umfasst Maßnahmen wie das Organisieren, Priorisieren und Archivieren von Nachrichten, um die Produktivität und Effizienz beim Umgang mit E-Mails zu steigern.
E-Mail-Managementsysteme sind äußerst nützlich, da sie den Überblick über E-Mails erleichtern, Zeit sparen und die Kommunikation effektiver gestalten können. Sie bieten Funktionen wie automatische Sortierung nach bestimmten Kriterien, Erinnerungen und Aufgabenmanagement, Filterung von Spam und andere Tools, um den E-Mail-Workflow zu optimieren.
E-Mails können auf verschiedene Weisen strukturiert werden. Beispielsweise können Sie Ordner oder Labels anlegen, um E-Mails thematisch zu gruppieren. Eingehende E-Mails können zudem nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit sortiert werden, um Prioritäten zu setzen.
