So verwalten Sie Ihre Dokumente sicher & effizient
Die Ära von sperrigen Aktenschränken und aufwendigen Ablagesystemen ist vorbei – moderne Unternehmen setzen auf digitale Archivierung. Und das aus gutem Grund: Fortschrittliche IT-Technologie ermöglicht eine langfristige und sichere Aufbewahrung aller relevanten Daten. Sowohl handels- als auch steuerrechtlich relevante Dokumente können revisionssicher und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Bringen Sie Ihre Geschäftsprozesse auf den neuesten Stand – digital und zeitgemäß.
Mit fortlaufender digitaler Transformation sehen sich Unternehmen weltweit mit immer größeren Datenmengen und Dokumentenströmen konfrontiert. Diese effizient zu speichern und zu organisieren, bedarf eines guten Systems. Digitale Dokumentenarchive sind hierfür die Lösung.
Effizienz und Sicherheit vereint: Die Vorteile digitaler Akten
In zahlreichen Abteilungen von Unternehmen und Organisationen ist die mühsame Sortierung, Archivierung und Ablage von Papierdokumenten nach wie vor gängige Praxis. Dabei ermöglicht die elektronische Aktenverarbeitung deutlich effizientere Prozesse und besser strukturierte Geschäftsabläufe. Viele Unternehmen haben bereits von dieser Technologie profitiert. Digitale Akten, auch bekannt als E-Akten oder elektronische Akten, bieten gegenüber herkömmlichen Organisationsmethoden eine Vielzahl von Vorteilen:
Wie Sie mit digitaler Archivierung effektiv arbeiten
Die digitale Archivierung beinhaltet die Umwandlung von physischen Dokumenten in elektronische Dateien, die dann in einer elektronischen Datenbank oder einem Cloud-Speicher gespeichert werden. Gegenüber traditionellen, papierbasierten Archivierungssystemen bietet die digitale Archivierung Unternehmen viele Vorteile:
Mehr Platz,
weniger Kosten
Platzersparnis - durch die Beseitigung von physischen Archivräumen können Unternehmen wertvollen Bürofläche für andere Zwecke nutzen, was zu Kosteneinsparungen führt.
Erhöhte
Datensicherheit
Die digitale Archivierung reduziert das Risiko von Dokumentenverlust und -beschädigung erheblich, da elektronische Dateien leicht dupliziert und gesichert werden können.
Verbesserte
Zugänglichkeit
Durch die Nutzung von Suchfunktionen und Metadaten können archivierte Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Mitarbeitende können auf die elektronischen Dateien entweder lokal oder über das Firmennetzwerk oder sogar remote zugreifen – praktisch für Teams, die hybrid arbeiten.
Workflows 2.0 – dank digitaler Archivierung
Durch den Einsatz von Workflows und automatisierten Prozessen kann der Zugriff auf und die Verwaltung von Dokumenten gemäß spezifischen Richtlinien und Vorschriften gesteuert werden. Unternehmen können dadurch effizient auf Anfragen nach Dokumenten reagieren, z.B. von Kunden, Lieferanten oder Regierungsbehörden. Darüber hinaus erhöht die digitale Archivierung die Sicherheit von vertraulichen oder sensiblen Informationen, da der Zugriff auf bestimmte Dokumente auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt werden kann und eine detaillierte Protokollierung aller Aktivitäten stattfindet.
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Welche Anforderungen gibt es für die digitale Archivierung?
Die Anforderungen für die digitale Archivierung von Dokumenten können je nach Unternehmen variieren. Prinzipiell umfassen die wichtigsten Anforderungen allerdings:
Rechtsrahmen
Die digitale Archivierung muss den rechtlichen Anforderungen gemäß den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen des Landes entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, die sichere Aufbewahrung und gegebenenfalls die Erfüllung bestimmter Aufbewahrungsfristen.
Authentizität
Die digitale Archivierung sollte sicherstellen, dass die Dokumente unverändert bleiben und ihre Authentizität über einen längeren Zeitraum gewährleistet ist. Dies kann zum Beispiel durch die Verwendung von digitalen Signaturen oder Zeitstempeln erreicht werden.
Langzeitarchivierung
Die Dokumente müssen über einen längeren Zeitraum lesbar und zugänglich sein. Dies erfordert geeignete Formate und Speichermedien, die eine langfristige Speicherung und Wiedergabe ermöglichen.
Sicherheit
Digitale Archive müssen vor unberechtigtem Zugriff, Manipulation und Datenverlust geschützt sein. Dazu gehören Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups.
So optimiert die elektronische Aktenverarbeitung Ihre betrieblichen Prozesse
Von elektronischen Vertragsakten über moderne Personalbuchhaltung bis hin zur digitalen Archivierung: Die digitale Akte bildet heute das Fundament fortschrittlicher Enterprise Content Management Systeme. Herkömmliche Ablagesysteme sind zeitaufwendig und erfordern einen hohen Pflege- und Verwaltungsaufwand. Das manuelle Verteilen von Dokumenten, das mühsame Abheften und die ständige Suche nach den richtigen Akten sind lästig, umständlich und zeitraubend. Im Gegensatz dazu ermöglichen digitale Akten, diese Zeit in Ihr Kerngeschäft zu investieren. Tatsache ist: Die digitale Archivierung trägt maßgeblich zur Steigerung der Produktivität bei.
Digitale Akten bieten einen erheblichen Komfort- und Flexibilitätsvorteil. Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit und von überall aus Zugriff auf Ihre Dokumente – das ist der heutige Standard im Büro. Dies gilt ausdrücklich auch für sensible Daten wie elektronische Personalakten oder vertrauliche Geschäftskorrespondenz. Die technische Infrastruktur gewährleistet einen sicheren Zugang durch Verschlüsselung, der es Dritten äußerst schwer macht, auf digitale Dokumente zuzugreifen. Dank mehrstufiger Sicherungssysteme und regelmäßiger Backups ist der Verlust Ihrer Daten nahezu ausgeschlossen.
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Häufige Frage und Antworten zur digitalen Archivierung
Eine elektronische Langzeitarchivierung bezieht sich auf den Prozess der langfristigen Aufbewahrung von digitalen Informationen. Dabei sollen die Daten über einen längeren Zeitraum erhalten bleiben, ohne dass sie verloren gehen oder unzugänglich werden. Das Ziel dabei ist, die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der archivierten Informationen sicherzustellen.
Digitale Archivierung meint den Prozess der Speicherung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Informationen. Es umfasst die digitale Erfassung, Speicherung, Organisation, Aufbewahrung und Zugänglichmachung von Dokumenten.
Es gibt verschiedene Methoden, um Dokumente digital zu archivieren. Eine Möglichkeit besteht darin, die Dokumente zu scannen und als Bild- oder PDF-Dateien zu speichern. Diese können dann auf verschiedenen Medien, wie Festplatten, Servern oder Cloud-Speichern, abgelegt werden. Eine andere Methode ist die Verwendung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die es ermöglichen, digitale Dokumente zu kategorisieren, indexieren und speichern. Dabei können auch Metadaten zur Beschreibung und Organisation der Dokumente verwendet werden. Eine weitere Option ist die Verwendung von Archivierungssoftware, die speziell für die digitale Archivierung entwickelt wurde und verschiedene Funktionen zur langfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten bietet.
