Dokumenten- und Drittmittelmanagement für Institute und Forschungszentren

Mit digitalen Lösungen für den modernen Forschungsalltag haben Sie den Überblick über Ihre Akten und finden einzelne Dokumente und Informationen schneller auf.

Digitaler Informationsfluss: Dokumentenmanagement mit System

Versuchsergebnisse, Messdaten, Beobachtungen: In wissenschaftlichen Instituten und Forschungszentren fallen täglich große Mengen an Informationen an. Im modernen Forschungsalltag sind diese Informationen immer häufiger digital. Forschungsdaten werden auf dem Computer gespeichert. Artikel werden online gelesen und heruntergeladen.

Um hier den Überblick zu wahren und einen schnellen digitalen Informationsfluss zu ermöglichen, braucht es Lösungen zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung. Den Grundstein bilden Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Über solche speichern Sie Ihre Unterlagen digital auf einer zentralen Plattform und haben standortübergreifen Zugriff.

Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System arbeiten Sie effizienter:

  • Reduzierte Suchzeiten
  • OCR-Texterkennung zur digitalen Recherche von Daten aus gescannten Papierdokumenten
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Forschungsdaten
  • Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
  • Revisionssichere Archivierung

 

Sie haben Fragen oder wollen mehr über Dokumentenmanagement-Systeme erfahren? Gerne beraten wir Sie und zeigen Ihnen die verfügbaren Möglichkeiten auf!

Drittmittelmanagement in der Forschung und Wissenschaft

Forschungsprojekte werden meist zu einem bedeutenden Teil aus Drittmitteln finanziert – beispielsweise vom Staat oder der Industrie. Die Gelder ermöglichen es Wissenschaftlern, mehr Zeit und Ressourcen in ihre Arbeit zu investieren (statt sich mit Finanzierungsmöglichkeiten für Forschungsprojekte zu beschäftigen). Damit sind Drittmittel absolut bedeutsam für die entsprechenden Projekte und auch für den wissenschaftlichen Fortschritt.

Die Verwaltung von Drittmitteln ist komplex. Sie umfasst alle Aufgaben der Antragstellung, über die Annahme der Gelder bis zur Abrechnung der Mittel. Mit Lösungen zum digitalen Drittmittelmanagement gelingt die Verwaltung von Drittmitteln allerdings sehr einfach: Anträge, Belege und weitere Unterlagen liegen mit Lösungen zum Drittmittelmanagement digital ab. Das bringt Übersicht und beschleunigt die Bearbeitung von Anträgen.

Ihre Vorteile beim digitalen Drittmittelmanagement:

  • Orts- und zeitunabhängige Bearbeitung von Drittmittelanträgen
  • Zeitersparnis durch verkürzte Wartezeiten
  • Medienbruchfreie Arbeitsabläufe

Dank langjähriger Erfahrung sind unsere Experten von der EITCO bestens mit den Anforderungen und Möglichkeiten im Bereich des digitalen Drittmittelmanagements vertraut. Gerne beraten wir Sie zu dem Thema und setzen auf Wunsch eine passende Lösung in Ihrer Forschungseinrichtung um.

Unsere Lösungen für Institute und Forschungszentren

Neben Systemen zum digitalen Dokumenten- und Drittmittelmanagement gibt es weitere Lösungen, die in der Forschung und Wissenschaft äußerst hilfreich sind, um die digitale Dokumentenverwaltung zu ergänzen und weiterzuentwickeln. Hier ein Überblick:

Laptop aus dem sich ein Aktenschrank öffnet

Elektronische Aktenführung für Forschungsprojekte

Elektronische Projektakten ermöglichen Ihnen eine ganzheitliche Übersicht und Verwaltung sämtlicher Projektunterlagen. Dokumente und Dateien liegen über E-Akten zentral ab und sind sofort verfügbar und auch standortübergreifend einsehbar. So arbeiten Sie schneller an Ihren Forschungsprojekten und vermeiden außerdem Papierchaos.

Digitales Vertragsmanagement: Keine Fristen verpassen.

Ob in der Rechnungsabteilung, im Personalwesen oder im Einkauf: Mit digitalen Lösungen für Ihr Vertragsmanagement automatisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse. Viele Lösungen erinnern auf Wunsch an Fristen und Ablaufzeiten. Darüber hinaus erleichtert ein digitales Vertragsmanagement den Vergleich von Angeboten und hilft bei der Liquiditätsplanung.

Mann liest Vertrag auf Papier mit einer Lupe
Geschäftsmann am Laptop mit analytischen Grafiken im Vordergrund

Dokumentenmanagement-System für Institute und Forschungszentren

Digitale Informationsflüsse sind im Forschungsalltag allgegenwärtig. Ein Dokumentenmangement-System (DMS) revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihrer Organisation. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Mehr Zeit dank digitalem Formularmanagement

Forschungsprojekte erfordern eine gute Organisation. Hierzu gehört auch – und besonders – die Verwaltung von Formularen – seien es Anträge, Fragebögen oder Merkblätter zum Forschungsprojekt. Mit einer Lösung zum digitalen Formularmanagement verwalten Sie alle Formulare bequem digital. Viele Lösungen unterstützen zudem bei der Formularerstellung. Auch eine Anbindung von vorhandenen Fachverfahren ist oft möglich – so können Sie diese als Datenquellen für Formulare nutzen und sparen wertvolle Zeit.

Formulare in Papierform auf einem Schreibtisch
Mann am Schreibtisch hat Rechnung auf Tablet und tippt parallel am Laptop

Rechnungsworkflow der smarten Art – mit der E-Rechnung

Mit Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung automatisieren Sie Ihre Workflows im Rechnungswesen Ihrer Forschungseinrichtung. Einzelne Rechnungen und Belegen können Sie über die meisten Lösungen per Suchfunktion auffinden und unkompliziert digital bearbeiten. Das verkürzt die Zeit in der Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnung und hilft außerdem beim Einhalten von Fristen.

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