Capturing: Von der Papierflut zur digitalen Ordnung
Ob analog in Form von Briefen, Rechnungen und Bestellungen oder digital als E-Mails: Täglich gehen in Unternehmen große Mengen an Informationen ein, die es zu bearbeiten gilt.
Capturing-Lösungen bieten eine effektive Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren und den Arbeitsaufwand für Mitarbeitende zu reduzieren. Die Programme sind dazu in der Lage, Dokumente unterschiedlicher Art zu erfassen und zu verarbeiten. Hierzu werden die Daten aus den Dokumenten automatisch von der Software erkannt und extrahiert.
Wie Sie mit digitaler Dokumentenerfassung effektiv arbeiten
Unternehmen, die täglich einen großen Umfang an Informationen verarbeiten, bieten Capturing-Lösungen eine Reihe an Vorteilen:
Automatisierte
Prozesse
Manuelle Dateneingabe und -Verarbeitung wird durch Workflows minimiert und somit die Arbeitsbelastung reduziert. Dazu erhöht die Automatisierung auch die Effizienz und Genauigkeit der Datenverarbeitung und verringert das Risiko menschlicher Fehler.
Schnellere Dokumentenverarbeitung
Durch die verbesserte Verfügbarkeit von Informationen können Unternehmen abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern – und können gleichzeitig Zeit und Geld sparen.
Papierloses
Arbeiten
Papierdokumente können mit Capturing-Lösungen auf ein Minimum reduziert werden, indem digitale – und damit papierlose – Prozesse gefördert werden. Diese reduzieren zudem das Risiko von Dokumentenverlust und -beschädigung, verbessern die Datensicherheit und senken die Kosten für die Speicherung und den Transport von Papierdokumenten.
Sie möchten auch von den Vorteilen des Capturing profitieren?
Capturing-Lösungen erfolgreich im Unternehmen einführen
Die erfolgreiche Einführung von Capturing-Lösungen erfordert ein systematisches Vorgehen. Bevor eine passende Software eingeführt wird, gilt es zunächst die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu analysieren. Das hilft zu verstehen, wo Capturing-Lösungen eingesetzt werden können und welchen Mehrwert diese bieten. Erst danach sollte die gewählte Software implementiert und in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Im Rahmen der Einführung bieten sich außerdem Schulungen an. So gehen Unternehmen sicher, dass Mitarbeitende mit der neuen Software umgehen und diese effektiv nutzen können.
Capturing für das Home-Office: So klappt es auch mobil
Moderne Capturing-Lösungen wie Kofax Capture sind auf die Anforderungen neuer Arbeitsmodelle ausgerichtet. Mit Kofax Capture können Informationen direkt bei Eingang eines Dokuments erfasst und als verwertbare Daten an Archive und Prozesse weitergeleitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Dokument im Firmenbüro eingeht oder im Home-Office.
Kofax Capture kann sowohl strukturierte wie auch unstrukturierte Dokumente zuverlässig erfassen. Über zusätzliche Module kann die Lösung außerdem auf individuelle Geschäftsprozesse hin angepasst werden.
Im Bereich der Dokumentenerfassung arbeiten wir mit unserem Partner Kofax zusammen. Die Lösung Kofax Capturing bietet Ihnen:
- Hohe Zuverlässigkeit vorhandener Daten
- Schnelle Informationsflüsse in Echtzeit
- Effiziente Geschäftsprozesse
Häufige Fragen und Antworten zum Capturing
Capturing ist der Prozess der Erfassung von Informationen aus Papierdokumenten oder digitalen Quellen. Die Informationen werden erfasst und in einem formatierten und strukturierten Format gespeichert.
Es gibt verschiedene Methoden, um Dokumente zu erfassen. Per Scan etwa können aus Papierdokumenten digitale Kopien erstellt werden. Aus digitalen Dokumenten wiederum können Informationen extrahiert werden. Äußerst einfach funktioniert die Erfassung mit Hilfe einer Software.
Das Ziel von Capturing ist es, den Prozess der Erfassung von Informationen zu automatisieren und zu optimieren. Die Hauptziele von Capturing sind:
- Reduzierung von manuellen Prozessen und Kosten, indem Papierdokumente in digitale Formate umgewandelt werden.
- Erhöhung der Genauigkeit und Geschwindigkeit der Datenerfassung.
- Verbesserung der Datenqualität durch die Einhaltung von Standards und die Reduzierung von Eingabefehlern.
