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Die digitale Akte – Papier war gestern: Effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen

Archivieren und verwalten Sie Ihre Informationen und Dokumente digital: Mit der digitalen Akte digitalisieren Sie Ihr Unternehmen abteilungsübergreifend und profitieren von mehr Effizienz und Produktivität.

Was ist eine digitale Akte?

Akten sind Sammlungen von Dokumenten und Informationen, die einem übergeordnetes Thema zuzuordnen sind, also sachlich zusammengehören. Die digitale Akte ist die digitale Variante der physischen Akte und kann sich an Ihren bisherigen Ablagestrukturen orientieren. Die digitale Akte ordnet damit Ihre Informationen und Dokumente übersichtlich und macht sie den Berechtigten zu jeder Zeit und ganz unabhängig vom ihrem Ort zugänglich.

Digitale Akten sind die perfekte Basis dafür die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen und können für verschiedenste Zwecke und Aktenarten genutzt werden.

Aktenarten

Kundenakte

Vertragsakte

Personalakte

Projektakte

Digitale Akte vs. Papierakte

Die klassische Papierakte stellt Unternehmen vor Herausforderungen, die sie nicht länger vernachlässigen sollten. Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit mit dem Suchen von Informationen: die Akte ist unauffindbar, das Formular falsch abgeheftet und die erforderlichen Daten sind nicht griffbereit, man ist nicht auskunftsfähig!

Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst auf Seiten der Mitarbeiter und – noch schlimmer – beim Kunden. Kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität in Unternehmen.
Dabei ist die Lösung zum Greifen nahe: die digitale Akte.

Die Arbeit mit der digitalen Akte

Digitalisierung des Dateneingangs

Digital bleibt digital, analog wird digital: Die bisherigen papierbasierten Akten werden durch die fortschreitende Digitalisierung zunehmend überflüssig. Ein Großteil der Daten, die Sie heute erhalten, sind wahrscheinlich schon digital und landen so direkt in der digitalen Akte. Alle anderen Dokumente, die Sie noch in Papier erhalten oder erarbeiten, sind zu digitalisieren. Rechtssicher digitalisierte Dokumente, können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen. Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Sei es aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder weil der Versender das Original zurückerhalten soll. Auch hierbei hilft Ihnen die digitale Akte.

Zentrale Vorteile durch die digitale Akte

Die ganzen Aktenordner in Ihrem Papierarchiv gehören der Vergangenheit an. In einer digitalen Akte legen Sie alle Dokumente und Daten in einem gemeinsamen digitalen Speicher – einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ab. Überwacht von einem auf Sie zugeschnittenen Rechtekonzept stehen jedem Mitarbeiter über das DMS alle Dokumente und Informationen jederzeit perfekt strukturiert zur Verfügung.

Reduzierte Suchzeiten

Das Blättern und Suchen in Papierbergen hat ein Ende. Die Digitalen Akten kennen jedes Wort in Ihren Dokumenten, egal ob diese bereits digital vorliegen oder die Wörter bei der Digitalisierung mit einer OCR-Volltexterkennung erkannt wurden. Das bedeutet, dass Sie dem DMS einfach sagen, was Sie suchen und umgehend die gesuchen Akten und Dokumente finden, – bearbeiten und vergleichen können. Ganz egal wo und welche Dokumente sie ablegen. Das DMS erkennt Informationen auf und in den Dokumenten und weiß wo diese abgelegt sind. So finden Sie jederzeit, unkompliziert und schnell Ihre Dokumente z.B. aus den Kunden- oder Personalakten.

Ortsunabhängiger und gleichzeitiger Aktenzugriff

Mitarbeiter greifen parallel auf digitale Akten zu und bearbeiten diese gleichzeitig. Mit einer analogen Akte undenkbar. So haben Sie nie wieder Wartezeiten, weil die Akte gerade bei einem anderen Mitarbeiter zur Bearbeitung liegt. Die digitale Aktenführung löst auch die örtliche Abhängigkeit auf. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die ortsübergreifend arbeiten. Mitarbeiter greifen spontan bei einem Kundentermin vor Ort auf die digitale Akte zu und rufen die benötigten Informationen ab. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeiter – auch bei Krankheit von Kollegen – und damit die Zufriedenheit der Kunden.

Weitere Vorteile der digitalen Akte im Überblick

  • Wichtige Informationen in Sekundenschnelle parat
  • Eine zentrale Ablage, mehr Übersichtlichkeit, bessere Zusammenarbeit
  • Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung
  • Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen
  • Medienbruchfreier, vereinfachter und schnellerer Workflow
  • Revisionssichere Archivierung
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Höhere Auskunftsfähigkeit, besserer Service
  • mehr Datensicherheit im Unternehmen

Revisionssicher archivieren

Je nach der Art und Inhalt eines Dokuments sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Löschung. Dabei sagen Sie einfach was für ein Dokument Sie vor sich haben und den Rest übernimmt das System. Fristenassistenten erkennen z.T. sogar automatisiert die Dokumentenart und ordnen diesem eine Aufbewahrungsfrist zu. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht.

Unsere Produkte

OnBase by Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System von Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen aller Branchen.

d.3ecm by d.velop

Nachhaltig, smart, innovativ: Das Dokumentenmanagement-System des deutschen Softwareentwicklers treibt die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen bis zu großen Konzernen voran.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Carsten Storck

Carsten Storck

Telefon ✆ 0228 338881167

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Einführung der digitalen Aktenführung durch EITCO

Wir verstehen uns als produktunabhängiger Digitalisierungsberater und wollen aktiv an der digitalen Transformation der Unternehmen mitwirken. Daher begleiten unsere Digitalisierungsexperten gerne auch Ihr Unternehmen bei der Einführung der Digitalen Akte.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und Zieldefinition. Wir analysieren Ihre Situation und empfehlen die passende Lösungen für Ihre Anforderungen.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung der Digitalen Akte, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab berücksichtigen dabei Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Auf Basis der passenden Lösung setzen wir die entwickelten Konzepte um, indem wir die Lösung konfigurieren oder auch neue Funktionen entwickeln um damit die Digitale Akte ganz auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Neben der Umsetzung der Ihrer Anforderungen auf Basis der passenden Lösung, gilt es darüber hinaus diese in Ihrer Systemumgebung einzubinden, ganz egal ob in Ihrem Rechenzentrum oder in der Cloud. Im Rahmen der Systemintegration wird die Digitale Akte in Ihre vorhandenen IT-Landschaft integriert und ggf. interagierende andere Systeme, wie Ihr CRM oder ERP angebunden.  

Einführung

Bei der Softwareeinführung gilt es die neue Lösung in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen. Die ggf. neuen Abläufe und Arbeitsweisen gilt es den betroffenen Mitarbeitern zu erklären, diese zu schulen und die Arbeit mit der digitalen Akte zu etablieren. Über die ganze Projektphase bereiten wir mit unserem Changemanagement die Mitarbeiter auf diese Veränderung vor. Denn eins steht fest: Bei der Einführung der Digitalen Akte steht nicht die Software im Mittelpunkt, sondern der Mitarbeiter und dessen effizienter Arbeitsablauf mit der Digitalen Akte.

Support

Auch wenn wir die Digitale Akte erfolgreich mit Ihnen in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, lassen wir Sie nicht allein. Im Anschluss an die Einführung stehen wir weiter für Sie bereit, um auch die Betreuung der Software sicherzustellen und sie auf Ihrem weiteren Weg durch die Digitale Transformation mit weiterführender Beratung zu begleiten.   

Wir begleiten Sie bei der Einführung der digitalen Akte und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ausgereifte Workflows.

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Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo der SIGUV Shared Services

Das Unfallversicherung-Dokumentenmanagementsystem wurde von EITCO für eine Kooperation aus unterschiedlichen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen als einheitliche Lösung umgesetzt. Es wurde ein System zur elektronischen Aktenführung (E-Akte) und Vorgangsbearbeitung (VBS) evaluiert und an die spezifischen Anforderungen angepasst. Bis heute begleitet EITCO das Gesamtvorhaben, entwickelt die Lösung weiter und bietet einen umfassenden Application Support.

Entdecken Sie unsere erfolgreich umgesetzten Projekte und Referenzen.

Nutzen Sie die digitale Akte in Ihrem Unternehmen und rücken Sie dem papierlosen Büro ein Stück näher.

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