Die digitale Akte – Papier war gestern: Effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen

Archivieren und verwalten Sie Ihre Informationen und Dokumente digital: Mit der digitalen Akte digitalisieren Sie Ihr Unternehmen abteilungsübergreifend und profitieren von mehr Effizienz und Produktivität.

Was ist eine digitale Akte?

Akten sind Sammlungen von Dokumenten und Informationen, die einem übergeordnetes Thema zuzuordnen sind, also sachlich zusammengehören. Die digitale Akte ist die digitale Variante der physischen Akte und vereinfacht die Verwaltung relevanter Informationen und Daten. Digitale Akten können sich an Ihren bisherigen Ablagestrukturen orientieren. Mit ihr fassen sie alle relevanten Elemente Ihrer Geschäftsabläufe an einem Ort in einer klaren Struktur zusammen. Digitale Akten sind für Berechtigte zu jeder Zeit und ganz unabhängig vom Ort zugänglich.

Damit sind Digitale Akten die perfekte Basis dafür, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen. Sie können für verschiedenste Zwecke genutzt werden

Digitale Akten lösen die Papierakten ab und machen das Arbeiten effizienter.

Digitale Akten lösen die Papierakten ab und machen das Arbeiten effizienter.

Kundenakte

Kundenakte

Projektakte

Projektakte

Personalakte

Personalakte

Vertragsakte

Vertragsakte

Digitale Akte vs. Papierakte

Die klassische Papierakte stellt Unternehmen vor Herausforderungen, die sie nicht länger vernachlässigen sollten. Mitarbeitende verlieren wertvolle Zeit mit dem Suchen von Informationen: Akten verstauben in Schränken oder sind unauffindbar, Formulare sind falsch abgeheftet und erforderlichen Daten nicht griffbereit.

Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, Ordner stapeln sich, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst auf Seiten der Mitarbeitenden und – noch schlimmer – beim Kunden. Kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität in Unternehmen.

Dabei ist die Lösung zum Greifen nahe: Die digitale Akte.

Die Arbeit mit der digitalen Akte

Der Lebenszyklus der elektronische Aktenführung setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Dateneingang, der Bearbeitung der digitalen Akten und der Archivierung der Akten
Arbeitsschritte bei der digitalen Aktenführung

Digitalisierung des Dateneingangs

Digital bleibt digital, analog wird digital: Ihre bisherigen papierbasierten Akten werden durch die fortschreitende Digitalisierung zunehmend überflüssig. Ein Großteil der Daten, die Sie heute erhalten, sind wahrscheinlich bereits digital und können so direkt in der digitalen Akte landen.

Alle anderen Dokumente, die Sie noch in Papier erhalten oder erarbeiten, werden von uns zuerst digitalisiert. Rechtssicher digitalisierte Dokumente können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Sei es aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder weil der Versendende das Original zurückerhalten soll. Auch hierbei hilft Ihnen die digitale Akte.

Zentrale Vorteile durch die digitale Akte

Aktenordner in Ihrem Papierarchiv können der Vergangenheit angehören. Stattdessen legen Sie in einer digitalen Akte alle Dokumente und Daten in einem gemeinsamen digitalen Speicher – einem Dokumentenmanagement-System (DMS) – ab.

Schaffen Sie Struktur und Transparenz

Digitale Akten bilden die logische Klammer für eine Vielzahl von Dokumenten, die von unterschiedlichen IT-Systemen im Unternehmen generiert wurden (ERP, Finanzbuchhaltung, CRM, E-Mail, CAD, Webportale, Eingangspost etc.). Überwacht von einem auf Sie zugeschnittenen Rechtekonzept stehen jedem Mitarbeitenden über das DMS alle Dokumente und Informationen jederzeit perfekt strukturiert zur Verfügung. Dies bietet Ihnen bei einfacher Anwendung größte Transparenz.

Reduzierte Suchzeiten

Das Blättern und Suchen in Papierbergen hat ein Ende. Die Digitalen Akten kennen jedes Wort in Ihren Dokumenten, egal ob diese bereits digital vorliegen oder die Wörter bei der Digitalisierung mit einer OCR-Volltexterkennung erkannt wurden. Das bedeutet, dass Sie dem DMS einfach sagen, was Sie suchen. Umgehend werden die gesuchten Akten und Dokumente gefunden, bearbeitet und verglichen. Ganz egal, wo und welche Dokumente sie ablegen, das DMS erkennt Informationen auf und in den Dokumenten und weiß, wo diese abgelegt sind. Dieser Vorgang ist zusätzlich weit sicherer.

Dank der elektronischen Dokumentenverwaltung fallen in Ihrem Unternehmen nun keine unnötigen Druck-, Papier- und Lagerkosten mehr an. Darüber hinaus eignet sich das Dokumentenverwaltungsprogramm für beliebige Beleg- und Aktentypen wie: Eingangsrechnungen, Kundenakten, Personalakten, Vertragsakten, Projektakten und Technische Zeichnungen.

Standortunabhängige und direkte Verfügbarkeit

Mitarbeitende greifen parallel auf digitale Akten zu und bearbeiten diese gleichzeitig. So haben Sie nie wieder Wartezeiten, weil die Akte gerade bei anderen Mitarbeitenden zur Bearbeitung liegt. Die digitale Aktenführung löst auch die örtliche Abhängigkeit auf. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die ortsübergreifend arbeiten. Mitarbeitende greifen spontan bei einem Kundentermin vor Ort auf die digitale Akte zu und rufen die benötigten Informationen ab. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit aller Mitarbeitenden – auch bei Krankheit von Kolleginnen und Kollegen – und damit die Zufriedenheit der Kunden.

Die von uns empfohlenen Produkte sind dabei so konzipiert, dass sich jeder Mitarbeitende schnell in die Bedienung einfindet.

Weitere Vorteile der digitalen Akte im Überblick

  • Anwenderfreundlichkeit und technische Highlights
  • Relevandte Informationen parat in Sekundenschnelle
  • Mehr Übersichtlichkeit und effektivere Zusammenarbeit durch zentrale Ablage
  • Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung
  • Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifbar
  • Medienbruchfreie, vereinfachte und schnellere Workflows
  • Revisionssichere Archivierung
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Minimierter Papierverbrauch
  • Höhere Auskunftsfähigkeit, besserer Service
  • Datensicherheit im Unternehmen

Revisionssicher archivieren

Je nach Art und Inhalt eines Dokuments sind Aufbewahrungsfristen gesetzlich festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Bereits beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie den Zeitpunkt der Löschung. Dabei legen Sie fest, was für eine Dokumentenart Sie vor sich haben. Den Rest übernimmt das System. Technische Bonbons wie Fristenassistenten können automatisiert Dokumentenarten erkennen und ordnen diese die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zu. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht.

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OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.

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d.3ecm von d.velop

Modern, smart, innovativ: Das Dokumenten-Management-System des deutschen Softwareentwicklers erhöht nachhaltig Transparenz und Arbeitszufriedenheit. D.3ecm verfügt über marktaktuellste Technologien zu Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Dokuementen auch von unterwegs.

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OpenText documentum von Opentext

Die Enterprise-Content-Managenment Plattform bildet die Basis für intelligente Case Management-Lösungen. Die OpenText Corporation ist das größte kanadische Softwareunternehmen und an der NASDAQ gelistet.

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Saperion von Hyland

Mit der nahtlosen Integration des Dokumentenmanagementsystems Saperion ECM verwalten Sie alle Dokumente zentral und sicher. Sie benötigen Support? Rufen Sie uns an.

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eGov Suite von Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihre Vorteile mit EITCO

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Vor Ort BeratungUm individuelle Software entwickeln zu können, arbeiten unsere Projektleiter bei Ihnen vor Ort. So entsteht eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren und in der wir die Geschäftsprozesse und Anforderungen kennenlernen.

Langfristige Zusammenarbeit

Langfristige ZusammenarbeitPersönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleitet Sie in allen Phasen der Softwareentwicklung: Beratung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Support. Damit bieten wir Ihnen den vollumfänglichen Service in der Softwareentwicklung, -einführung und -betreuung.

Application Management

Application ManagementNeue Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen: Mit dem Application Management gehen wir den Weg der Digitalisierung gemeinsam weiter und entwickeln Lösungen für Ihre Anforderungen.

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Skalierbare WorkflowsIn den Konzepten wie für DB Schenker und DASA entwickelten wir schon Workflows für mehr als 6.500 User und haben ein DMS für mehrere Millionen Dokumente eingeführt. Wir bieten unternehmensweite Lösungen.

Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter

Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterUnsere Projektleiterinnen und Projektleiter betreuen Sie vor Ort und schulen Ihre Mitarbeiter. Eingeführte Systeme lassen sich dadurch fließend in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Ergebnis: Kaum nachgelagerter Zeitaufwand.

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