Was ist Vertragsmanagement?
Verträge zu verwalten gehört zu den Pflichtaufgaben von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Doch so richtig effizient oder produktiv ist das meist nicht umgesetzt. Durch ein modernes Vertragsmanagement kann sich dies jedoch ändern. Ein cleveres Vertragscontrolling greift sogar aktiv in Geschäftsprozesse ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Eine Vertragsmanagement-Software macht die Daten der Verträge nutzbar, erstellt Auswertungen, und beeinflusst damit aktiv die Geschäftsprozesse. Durch aufbereitete Daten entdecken Manager leichter Potenziale. Sie identifizieren weniger rentable Geschäftsbereiche und können entsprechend handeln und auswerten. Gleichzeitig reduzieren sich durch die digitalen Workflows die Liegezeiten und Durchlaufzeiten sowie die Kosten für Material und Mitarbeiter.
Vertragsarten
Verträge sind ein fester und abteilungsübergreifender Bestandteil in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Ein kleiner Auszug zeigt Ihnen, wo welche Verträge in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu finden sind.
Unternehmenswelt
- NDA
- Gesellschaftervertrag
- Mietvertrag
- Darlehensvertrag
- Geschäftsbesorgungsvertrag
- Bürgschaftsvertrag
Vertrieb
- Kaufvertrag
- Neukundenantrag
- Kundenauftrag
- AGB
- Änderungsauftrag
- Werksvertrag
Einkauf
- Lieferantenvertrag
- Dienstleistungsvertrag
- Leasingvertrag
Personalwesen
- Arbeitsvertrag
- Zeitarbeitsvertrag
- Bewerber NDA
- Dienstvertrag
Rechtsabteilung
- NDA
- Kaufvertrag
- Werkvertrag
- Dienstleistungvertrag
- Geschäftsbesorgungsvertrag
- Bürgschaftsvertrag
Vertragscontrolling
Nutzen Sie noch Exceltabellen, um die Vertragslaufzeiten und -erfüllung zu überwachen? Diese sind fehleranfällig und die Daten sind für übersichtliche Auswertungen und Reportings unzureichend. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine leichtere und teils automatisierte Auswertung der Daten und erinnert Sie automatisch bei anstehenden Fristen. Damit erleichtert Ihnen die Software eine der wichtigsten Aufgaben des Vertragsmanagements: Das Management Risk Controlling.
Die Vorteile des Vertragsmanagements
- Kurze Suchzeiten durch OCR Texterkennung und Volltextsuche
- Einfacher Vergleich von Angeboten
- Korrekte Rechnungserstellung
- Einfache Liquiditätsplanung
- Revisionssichere Ablage
- Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen und Ablaufzeiten
- Schnelle Genehmigungsprozesse
- Controlling der Verträge durch automatisierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten
- Reduzierte Durchlaufzeiten
Nie wieder Fristen verpassen:
Automatisieren und optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement.
Vertragslebenszyklus in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)
01 Erstellung
Einheitliche Vorlagen und gespeicherte Textbausteine erleichtern die Vertragserstellung. Trotz individueller Bedürfnisse erstellen Ihre Mitarbeitenden Verträge in kürzester Zeit.
02 Verhandlung
Die im DMS hinterlegten Vorlagen lassen sich einfach anpassen und individualisieren. Das System speichert die jeweiligen Vertragsversionen und gewährleistet so, dass die jeweiligen Änderungen nachvollziehbar und transparent sind. Durch hinzufügbare Attribute sowie die Notizfunktion halten Sie die Änderungsgründe für spätere Verhandlungen fest.
03 Freigabe
Durch einen teils automatisierten Workflow reduzieren sich Bearbeitungszeiten und Genehmigungsprozesse.
04 Unterzeichnung
Nach erfolgreicher Erstellung des Vertrags landet dieser durch das DMS automatisch in der To-do-Liste der zuständigen Unterzeichnenden. Statt den Vertrag auszudrucken und nach Unterzeichnung wieder einzuscannen, signieren diese den Vertrag mit einem Zertifikat – der digitalen Unterschrift. Dadurch vermeiden Sie einen Medienbruch und reduzieren Durchlaufzeiten.
05 Management
Archivierung
Unter das Vertragsmanagement fällt die Verwaltung und damit die Archivierung der Verträge. Dafür bietet das DMS digitale Akten an, in denen die Verträge sinnig und strukturiert abgelegt werden. Zudem ermöglichen das von uns bereitgestellten DMS eine revisionssichere Archivierung. Damit beachten Sie automatisch Aufbewahrungsfristen und lassen die Verträge nach Ablauf der Frist ebenfalls automatisiert löschen.
Controlling
Teil des Vertragsmanagements ist die Abbildung des Geschäftsprozesses in einem digitalen Workflow sowie die regelmäßige Überprüfung. Das DMS erstellt automatisierte Auswertungen und Übersichten, welche die Funktionalität des Workflows überprüfen. Durch die Reportings lassen sich zudem betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen, da die Übersicht den gesamtheitlichen Status der laufenden, auslaufenden und abgelaufenen Verträge widerspiegelt.
Zugriffskontrolle
Ein DMS ermöglicht einen zeit-, personen- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente. Doch manchmal ist dies gar nicht erwünscht. Stattdessen sollen nur ausgewählte Mitarbeitende auf Dokumente mit sensiblen Daten zugreifen. Durch die vom DMS bereitgestellte Rechteverwaltung geben Sie nur berechtigten Personen Zugriff auf die Dokumente.
06 Ablauf, Verlängerung oder Erneuerung
Durch zuvor hinterlegte Vertragslaufzeiten richtet das DMS automatisch ein Benachrichtigungssystem ein. So verpassen Sie keine auslaufenden Verträge und können rechtzeitig in Verhandlungen für eine Verlängerung und Erneuerung des Vertrags gehen. Damit greift das Dokumentenmanagement-System aktiv in die Unternehmensplanung ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Ziele des Vertragsmanagements
Jede Abteilung eines Unternehmens verfolgt ihre eigenen Ziele und hat unterschiedliche Anforderungen an ein modernes und digitales Vertragsmanagement.
Einkauf
- Schneller Zugriff
- Zügige Erstellung
- Schneller Vertragsabschluss
Vertrieb
- Zügige Erstellung
- Transparenz bei der Abstimmung
- Schneller und übersichtlicher Zugriff auf bestehende Verträge
Buchhaltung
- Leichte Auswertungsmöglichkeiten
- Überwachung von Vertragsbedingungen und Konditionen
- Fristenmanagement und Wiedervorlagen
Recht
- Managen von Risiken und Konsequenzen
- Revisionssicherheit
- Datensicherheit
- Mehr Transparenz für das Controlling
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