Cleveres Vertragsmanagement für mehr Effizienz

Verträge verwalten gehört zu den Pflichtaufgaben von Unternehmen und öffentlicher Verwaltung. Doch so richtig effizient oder produktiv ist das meist nicht. Durch ein modernes Vertragsmanagement kann sich dies jedoch ändern. Ein cleveres Management greift sogar aktiv in Geschäftsprozesse ein und beeinfluss betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Was ist Vertragsmanagement?

Im allgemeinen Verständnis umfasst das Vertragsmanagement lediglich die Verwaltung von abgeschlossenen Verträgen – also die geordnete Ablage der Verträge mit einer leichten Auffindbarkeit und die Überprüfung der Ablaufzeiten. Im modernen Sinne ist das Vertragsmanagement jedoch viel weiter gefasst. Eine Vertragsmanagement-Software macht die Daten der Verträge zugreifbar, erstellt Auswertungen und Reportings und beeinflusst damit aktiv die Geschäftsprozesse. Durch die aufbereiteten Daten decken Manager leichter Potenziale oder weniger rentable Geschäftsbereiche auf und können entsprechend handeln und auswerten. Gleichzeitig reduzieren sich durch die digitalen Workflows die Liegezeiten und Durchlaufzeiten sowie die Kosten für Material und Mitarbeiter. Es findet eine Rationalisierung des Unternehmens statt.

Vertragsarten

Verträge sind ein fester und abteilungsübergreifender Bestandteil in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Ein kleiner Auszug zeigt Ihnen, wo und welche Verträge in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu finden sind.

Vertragscontrolling

Unternehmen nutzen häufig Exceltabellen, um die Vertragslaufzeiten und -erfüllung zu überwachen. Doch diese sind fehleranfällig und die Daten sind für übersichtliche Auswertungen und Reportings unzureichend. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine leichtere und teils automatisierte Auswertung der Daten. Damit erleichtert Ihnen die Software eines der wichtigsten Aufgaben des Vertragsmanagements: das Controlling.

Die Vorteile des Vertragsmanagements im Überblick

• Kurze Suchzeiten durch OCR Texterkennung und Volltextsuche
• Digitalisierung der Vertragsverwaltung
• Revisionssichere Ablage der Verträge
• Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen und Ablaufzeiten
• Schnellere Genehmigungsprozesse
• Controlling der Verträge durch automatisierte und übersichtliche Aufbereitung der Vertragsdaten
• Reduzierte Durchlaufzeiten
• Optimierter Workflow der Vertragsverwaltung

Vertragslebenszyklus in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Erstellung

Einheitliche Vorlagen und gespeicherte Textbausteine erleichtern die Vertragserstellung. Trotz individueller Ansprüche erstellen Ihre Mitarbeiter Verträge in kürzester Zeit.

Verhandlung

Die im DMS hinterlegten Vorlagen lassen sich einfach anpassen und individualisieren. Das System speichert die jeweiligen Vertragsversionen und gewährleistet so, dass die jeweiligen Änderungen nachvollziehbar und transparent sind. Durch hinzufügbare Attribute und die Notizfunktion halten Sie die Änderungsgründe für spätere Verhandlungen fest.

Freigabe

Durch einen teils automatisierten Workflow reduzieren sich Bearbeitungszeiten und der Genehmigungsprozess.

Unterzeichnung

Nach erfolgreicher Erstellung des Vertrags landet er automatisch durch das DMS in der To-do-Liste der zuständigen Unterzeichner. Statt den Vertrag auszudrucken und nach Unterzeichnung wieder einzuscannen, signieren diese den Vertrag mit einem Zertifikat – der digitalen Unterschrift. Dadurch vermeiden Sie einen Medienbruch und reduzieren die Durchlaufzeiten.

Management

Archivierung

Unter das Vertragsmanagement fällt die Verwaltung und damit die Archivierung der Verträge. Dafür bietet das DMS digitale Akten an, in denen die Verträge sinnig und strukturiert abgelegt werden. Zudem ermöglichen die von uns bereitgestellten DMS eine revisionssichere Archivierung. Damit entsprechen Sie den Aufbewahrungsfristen und lassen die Verträge nach Ablauf der Frist automatisiert löschen.

Controlling

Teil des Vertragsmanagements ist die Abbildung des Geschäftsprozesses in einem digitalen Workflow sowie die regelmäßige Überprüfung. Das DMS erstellt automatisierte Auswertungen und Übersichten, welche die Funktionalität des Workflows überprüfen. Durch die Reportings lassen sich zudem betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen, da die Übersicht den gesamtheitlichen Status der laufenden, auslaufenden und abgelaufenen Verträge widerspiegelt.

Zugriffskontrolle

Ein DMS ermöglicht einen zeit-, personen- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente. Doch manchmal soll dies nicht so sein. Stattdessen dürfen nur ausgewählte Mitarbeiter auf Dokumente mit sensiblen Daten zugreifen. Durch die vom DMS bereitgestellte Rechteverwaltung geben Sie nur berechtigten Personen Zugriff auf die Dokumente.

Ablauf, Verlängerung oder Erneuerung

Durch zuvor hinterlegte Vertragslaufzeiten richtet das DMS automatisch ein Benachrichtigungssystem ein. So verpassen Sie keine auslaufenden Verträge und können rechtzeitig in Verhandlungen für eine Verlängerung und Erneuerung des Vertrags gehen. Damit greift das Dokumentenmanagement-System aktiv in die Unternehmensplanung ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Ziele des Vertragsmanagements

Jede Abteilung eines Unternehmens verfolgt seine eigenen Ziele und hat unterschiedliche Anforderungen an ein modernes und digitales Vertragsmanagement.

Recht

• Schneller Zugriff
• Zügige Erstellung
• Schneller Vertragsabschluss

Vertrieb

• Zügige Erstellung
• Transparenz bei der Abstimmung
• Schneller und übersichtlicher Zugriff auf bestehende Verträge

Buchhaltung

• Leichte Auswertungsmöglichkeiten
• Überwachung von Vertragsbedingungen und Konditionen

Recht

• Revisionssicherheit
• Datensicherheit
• Mehr Transparenz für das Controlling

Unsere Produkte

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Einführung eines digitalen Vertragsmanagements durch EITCO

Wir verstehen uns nicht nur als Digitalisierungsberater, sondern auch als Umsetzer und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements, wenn gewünscht bei allen Schritten bis zum unternehmensweiten Roll-Out.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

Im nächsten Schritt entwickeln wir in Prozessmodellierungsworkshops detailgetreu das Konzept zur Einführung eines Dokumentenmanagements zur Vertragsverwaltung, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an. 

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