Cleveres Vertragsmanagement für mehr Effizienz
Vertragsmanagement ist vor allem daher komplex, weil verschiedene Unternehmensbereiche wie Einkauf, Rechtsabteilung, Geschäftsleitung und Controlling eingebunden sind.
Was ist Vertragsmanagement?
Verträge zu verwalten gehört zu den Pflichtaufgaben von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Doch so richtig effizient oder produktiv ist das meist nicht umgesetzt. Durch ein modernes Vertragsmanagement kann sich dies jedoch ändern. Ein cleveres Vertragscontrolling greift sogar aktiv in Geschäftsprozesse ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Eine Vertragsmanagement-Software macht die Daten der Verträge nutzbar, erstellt Auswertungen, und beeinflusst damit aktiv die Geschäftsprozesse. Durch aufbereitete Daten entdecken Manager leichter Potenziale. Sie identifizieren weniger rentable Geschäftsbereiche und können entsprechend handeln und auswerten. Gleichzeitig reduzieren sich durch die digitalen Workflows die Liegezeiten und Durchlaufzeiten sowie die Kosten für Material und Mitarbeiter.
Nie wieder Fristen verpassen:
Automatisieren und optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement.
Digitale Vertragsakten mit arveo content services platform umsetzen
Die Digitale Vertragsakte in der arveo content services platform (csp) bietet Unternehmen eine effiziente, vollständig digitale Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen in der Microsoft 365-Umgebung. Verträge werden dabei automatisiert erkannt, klassifiziert und relevante Daten extrahiert. Alle Vertragsinformationen sind zentral in der arveo csp gespeichert und werden kontinuierlich aktualisiert und überprüft. Die Integration in Microsoft Planner und Lists unterstützt zudem ein umfassendes Fristenmanagement sowie eine strukturierte Aufgabenverwaltung, die Vertragsprozesse transparenter und effizienter gestaltet. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der KI-gestützten Automatisierung sparen Unternehmen Ressourcen und steigern Sicherheit und Transparenz in der Vertragsverwaltung nachhaltig.
Vertragsarten
Verträge sind ein fester und abteilungsübergreifender Bestandteil in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Ein kleiner Auszug zeigt Ihnen, wo welche Verträge in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu finden sind.
Unternehmenswelt
NDA, Gesellschaftsvertrag, Mietvertrag, Darlehensvertrag, Geschäftsbesorgungsvertrag, Bürgschaftsvertrag
Vertrieb
Kaufvertrag, Neukundenvertrag, Kundenauftrag, AGB, Änderungsvertrag, Werksvertrag
Einkauf
Lieferantenvertrag, Dienstleistungsvertrag, Leasingvertrag
Personalwesen
Arbeitsvertrag, Zeitarbeitsvertrag, Bewerber NDA, Dienstvertrag
Rechtsabteilung
NDA, Kaufvertrag, Werksvertrag, Dienstleistungsvertrag, Geschäftsbesorgungsvertrag, Bürschaftsvertrag
Vertragscontrolling
Nutzen Sie noch Exceltabellen, um die Vertragslaufzeiten und -erfüllung zu überwachen? Diese sind fehleranfällig und die Daten sind für übersichtliche Auswertungen und Reportings unzureichend. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine leichtere und teils automatisierte Auswertung der Daten und erinnert Sie automatisch bei anstehenden Fristen. Damit erleichtert Ihnen die Software eine der wichtigsten Aufgaben des Vertragsmanagements: Das Management Risk Controlling.
Die Vorteile des Vertragsmanagements
- Kurze Suchzeiten durch OCR Texterkennung und Volltextsuche
- Einfacher Vergleich von Angeboten
- Korrekte Rechnungserstellung
- Einfache Liquiditätsplanung
- Revisionssichere Ablage
- Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen und Ablaufzeiten
- Schnelle Genehmigungsprozesse
- Controlling der Verträge durch automatisierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten
- Reduzierte Durchlaufzeiten
Vertragslebenszyklus in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)
Erstellung
Einheitliche Vorlagen und gespeicherte Textbausteine erleichtern die Vertragserstellung. Trotz individueller Bedürfnisse erstellen Ihre Mitarbeitenden Verträge in kürzester Zeit.
Verhandlung
Die im DMS hinterlegten Vorlagen lassen sich einfach anpassen und individualisieren. Das System speichert die jeweiligen Vertragsversionen und gewährleistet so, dass die jeweiligen Änderungen nachvollziehbar und transparent sind. Durch hinzufügbare Attribute sowie die Notizfunktion halten Sie die Änderungsgründe für spätere Verhandlungen fest.
Freigabe
Durch einen teils automatisierten Workflow reduzieren sich Bearbeitungszeiten und Genehmigungsprozesse.
Unterzeichnung
Nach erfolgreicher Erstellung des Vertrags landet dieser durch das DMS automatisch in der To-do-Liste der zuständigen Unterzeichnenden. Statt den Vertrag auszudrucken und nach Unterzeichnung wieder einzuscannen, signieren diese den Vertrag mit einem Zertifikat – der digitalen Unterschrift. Dadurch vermeiden Sie einen Medienbruch und reduzieren Durchlaufzeiten.
Management
Das Vertragsmanagement umfasst die strukturierte, revisionssichere Archivierung von Verträgen in digitalen Akten des DMS, inklusive automatischer Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Im Vertragsmanagement unterstützt das DMS durch digitale Workflows und automatisierte Auswertungen, die den Status aller Verträge aufzeigen und betriebswirtschaftliche Entscheidungen erleichtern. Das DMS ermöglicht zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und bietet eine Rechteverwaltung, um sensible Daten nur für berechtigte Mitarbeitende zugänglich zu machen.
Ablauf, Verlängerung oder Erneuerung
Durch zuvor hinterlegte Vertragslaufzeiten richtet das DMS automatisch ein Benachrichtigungssystem ein. So verpassen Sie keine auslaufenden Verträge und können rechtzeitig in Verhandlungen für eine Verlängerung und Erneuerung des Vertrags gehen. Damit greift das Dokumentenmanagement-System aktiv in die Unternehmensplanung ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Ziele des Vertragsmanagements
Jede Abteilung eines Unternehmens verfolgt ihre eigenen Ziele und hat unterschiedliche Anforderungen an ein modernes und digitales Vertragsmanagement. Alle Abteilungen können durch cleveres Vertragsmanagement Effizienz steigern und Arbeitsabläufe optimieren.
Einkauf
- Schneller Zugriff
- Zügige Erstellung
- Schneller Vertragsabschluss
Vertrieb
- Zügige Erstellung
- Transparenz bei der Abstimmung
- Schneller und übersichtlicher Zugriff auf bestehende Verträge
Buchhaltung
- Leichte Auswertungsmöglichkeiten
- Überwachung von Vertragsbedingungen und Konditionen
- Fristenmanagement und Wiedervorlagen
Recht
- Managen von Risiken und Konsequenzen
- Revisionssicherheit
- Datensicherheit
- Mehr Transparenz für das Controlling
