Cleveres Vertragsmanagement für mehr Effizienz

Vertragsmanagement ist vor allem daher komplex, weil verschiedene Unternehmensbereiche wie Einkauf, Rechtsabteilung, Geschäftsleitung und Controlling eingebunden sind.

Was ist Vertragsmanagement?

Verträge zu verwalten gehört zu den Pflichtaufgaben von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Doch so richtig effizient oder produktiv ist das meist nicht umgesetzt. Durch ein modernes Vertragsmanagement kann sich dies jedoch ändern. Ein cleveres Vertragscontrolling greift sogar aktiv in Geschäftsprozesse ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Eine Vertragsmanagement-Software macht die Daten der Verträge nutzbar, erstellt Auswertungen, und beeinflusst damit aktiv die Geschäftsprozesse. Durch aufbereitete Daten entdecken Manager leichter Potenziale. Sie identifizieren weniger rentable Geschäftsbereiche und können entsprechend handeln und auswerten. Gleichzeitig reduzieren sich durch die digitalen Workflows die Liegezeiten und Durchlaufzeiten sowie die Kosten für Material und Mitarbeiter.

Schneller Vertrags-abschluss mit Vertrags-management

Mann liest Vertragsunterlagen auf Papier mit Lupe

Vertragsarten

Verträge sind ein fester und abteilungsübergreifender Bestandteil in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Ein kleiner Auszug zeigt Ihnen, wo welche Verträge in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu finden sind.

Unternehmenswelt
Unternehmenswelt
 
  • NDA
  • Gesellschaftervertrag
  • Mietvertrag
  • Darlehensvertrag
  • Geschäftsbesorgungsvertrag
  • Bürgschaftsvertrag
Vertrieb
Vertrieb
 
  • Kaufvertrag
  • Neukundenantrag
  • Kundenauftrag
  • AGB
  • Änderungsauftrag
  • Werksvertrag
Einkauf
Einkauf
 
  • Lieferantenvertrag
  • Dienstleistungsvertrag
  • Leasingvertrag
Personalwesen
Personalwesen
 
  • Arbeitsvertrag
  • Zeitarbeitsvertrag
  • Bewerber NDA
  • Dienstvertrag
Rechtsabteilung
Rechtsabteilung
 
  • NDA
  • Kaufvertrag
  • Werkvertrag
  • Dienstleistungvertrag
  • Geschäftsbesorgungsvertrag
  • Bürgschaftsvertrag

Vertragscontrolling

Nutzen Sie noch Exceltabellen, um die Vertragslaufzeiten und -erfüllung zu überwachen? Diese sind fehleranfällig und die Daten sind für übersichtliche Auswertungen und Reportings unzureichend. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine leichtere und teils automatisierte Auswertung der Daten und erinnert Sie automatisch bei anstehenden Fristen. Damit erleichtert Ihnen die Software eine der wichtigsten Aufgaben des Vertragsmanagements: Das Management Risk Controlling.

Die Vorteile des Vertragsmanagements im Überblick

  • Kurze Suchzeiten durch OCR Texterkennung und Volltextsuche
  • Einfacher Vergleich von Angeboten
  • Korrekte Rechnungserstellung
  • Einfache Liquiditätsplanung
  • Revisionssichere Ablage
  • Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen und Ablaufzeiten
  • Schnelle Genehmigungsprozesse
  • Controlling der Verträge durch automatisierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten

Vertragslebenszyklus in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein Vertrag durchläuft innerhalb des Unternehmens den Vertragslebenszyklus.
Lebenszyklus eines Vertrags

Erstellung

Einheitliche Vorlagen und gespeicherte Textbausteine erleichtern die Vertragserstellung. Trotz individueller Bedürfnisse erstellen Ihre Mitarbeitenden Verträge in kürzester Zeit.

Verhandlung

Die im DMS hinterlegten Vorlagen lassen sich einfach anpassen und individualisieren. Das System speichert die jeweiligen Vertragsversionen und gewährleistet so, dass die jeweiligen Änderungen nachvollziehbar und transparent sind. Durch hinzufügbare Attribute sowie die Notizfunktion halten Sie die Änderungsgründe für spätere Verhandlungen fest.

Freigabe

Durch einen teils automatisierten Workflow reduzieren sich Bearbeitungszeiten und Genehmigungsprozesse.

Unterzeichnung

Nach erfolgreicher Erstellung des Vertrags landet dieser durch das DMS automatisch in der To-do-Liste der zuständigen Unterzeichnenden. Statt den Vertrag auszudrucken und nach Unterzeichnung wieder einzuscannen, signieren diese den Vertrag mit einem Zertifikat – der digitalen Unterschrift. Dadurch vermeiden Sie einen Medienbruch und reduzieren Durchlaufzeiten.

Management

Archivierung

Unter das Vertragsmanagement fällt die Verwaltung und damit die Archivierung der Verträge. Dafür bietet das DMS digitale Akten an, in denen die Verträge sinnig und strukturiert abgelegt werden. Zudem ermöglichen das von uns bereitgestellten DMS eine revisionssichere Archivierung. Damit beachten Sie automatisch Aufbewahrungsfristen und lassen die Verträge nach Ablauf der Frist ebenfalls automatisiert löschen.

Controlling

Teil des Vertragsmanagements ist die Abbildung des Geschäftsprozesses in einem digitalen Workflow sowie die regelmäßige Überprüfung. Das DMS erstellt automatisierte Auswertungen und Übersichten, welche die Funktionalität des Workflows überprüfen. Durch die Reportings lassen sich zudem betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen, da die Übersicht den gesamtheitlichen Status der laufenden, auslaufenden und abgelaufenen Verträge widerspiegelt.

Zugriffskontrolle

Ein DMS ermöglicht einen zeit-, personen- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente. Doch manchmal ist dies gar nicht erwünscht. Stattdessen sollen nur ausgewählte Mitarbeitende auf Dokumente mit sensiblen Daten zugreifen. Durch die vom DMS bereitgestellte Rechteverwaltung geben Sie nur berechtigten Personen Zugriff auf die Dokumente.

Ablauf, Verlängerung oder Erneuerung

Durch zuvor hinterlegte Vertragslaufzeiten richtet das DMS automatisch ein Benachrichtigungssystem ein. So verpassen Sie keine auslaufenden Verträge und können rechtzeitig in Verhandlungen für eine Verlängerung und Erneuerung des Vertrags gehen. Damit greift das Dokumentenmanagement-System aktiv in die Unternehmensplanung ein und beeinflusst betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Ziele des Vertragsmanagements

Jede Abteilung eines Unternehmens verfolgt ihre eigenen Ziele und hat unterschiedliche Anforderungen an ein modernes und digitales Vertragsmanagement.

Einkauf

  • Schneller Zugriff
  • Zügige Erstellung
  • Schneller Vertragsabschluss

Vertrieb

  • Zügige Erstellung
  • Transparenz bei der Abstimmung
  • Schneller und übersichtlicher Zugriff auf bestehende Verträge

Buchhaltung

  • Leichte Auswertungsmöglichkeiten
  • Überwachung von Vertragsbedingungen und Konditionen
  • Fristenmanagement und Wiedervorlagen

Recht

  • Managen von Risiken und Konsequenzen
  • Revisionssicherheit
  • Datensicherheit
  • Mehr Transparenz für das Controlling

OnBase by Hyland Logo

OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.

Logo d.velop

d.3ecm von d.velop

Modern, smart, innovativ: Das Dokumenten-Management-System des deutschen Softwareentwicklers erhöht nachhaltig Transparenz und Arbeitszufriedenheit. D.3ecm verfügt über marktaktuellste Technologien zu Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Dokuementen auch von unterwegs.

opentext Logo

OpenText documentum von Opentext

Die Enterprise-Content-Managenment Plattform bildet die Basis für intelligente Case Management-Lösungen. Die OpenText Corporation ist das größte kanadische Softwareunternehmen und an der NASDAQ gelistet.

Logo von SAPERION ECM by Hyland

Saperion von Hyland

Mit der nahtlosen Integration des Dokumenten-Management-Systems Saperion ECM verwalten Sie alle Dokumente zentral und sicher. Sie benötigen Support? Rufen Sie uns an, wir haben entsprechende Expertise im Haus.

Einführung eines digitalen Vertragsmanagements durch EITCO

Beratung

BeratungZu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

KonzeptionIm nächsten Schritt entwickeln wir in Prozessmodellierungsworkshops detailgetreu das Konzept zur Einführung eines Dokumentenmanagements zur Vertragsverwaltung, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

RealisierungWir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Mit einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration

Einführung

EinführungDie Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

SupportIm Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an.
Carsten Storck

Ihr Ansprechpartner

Carsten Storck

+49 (228) 338881-167

Sie haben eine Frage?

Ich bin gerne für Sie da, per E-Mail oder Telefon.