Von der Handschrift zur Datenspur: So funktioniert die digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift ist eine zeitgemäße Methode, um Dokumente zu signieren – schnell, digital und von fast überall aus. Dabei erfüllt sie die gleichen Anforderungen wie eine handschriftliche Unterschrift. In der Regel wird die digitale Unterschrift durch eine Kombination aus Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien bereitgestellt. Das gewährleistet, dass die Signatur nicht gefälscht oder manipuliert werden kann.
Digitale Unterschriften im Geschäftsleben
In Zeiten von Remote Work und Homeoffice ist die digitale Unterschrift für Unternehmen immer mehr relevant. Sie ermöglicht es, auch ohne physische Anwesenheit Dokumente zu unterschreiben und Verträge abzuschließen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Beteiligten geographisch weit entfernt voneinander sind oder wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen.
Gegenüber der herkömmlichen, handschriftlichen Signatur bietet sie zudem einige weitere Vorteile: Durch die elektronische Übermittlung und den Verzicht auf Papier spart die digitale Unterschrift Zeit, Platz und Geld. Darüber hinaus ist die digitale Unterschrift weniger fehleranfällig, da sie automatisch überprüft und validiert wird.
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Sicher und legal: Die rechtlichen Aspekte der Digitalen Unterschrift
Digitale Unterschriften sind in vielen Ländern gesetzlich als rechtsverbindlich anerkannt. In Europa wird dies durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Diese Verordnung stellt sicher, dass digitale Signaturen gleichwertig mit handgeschriebenen Unterschriften sind, solange sie bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu gehören beispielsweise die Authentizität des Unterzeichners, die Integrität des unterzeichneten Dokuments und die Nichtabstreitbarkeit des Inhalts des Dokuments.
Nach der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union können elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten als Beweis vor Gericht genutzt werden. Hierbei ist das Signaturlevel zu beachten. Denn, es gibt verschiedene Arten der elektronischen Signatur – von einfachen Signaturmethoden bis hin zu fortschrittlichen Signaturverfahren, die höhere Anforderungen an die Sicherheit erfüllen müssen:
Einfache elektronische Signatur (SES) – Kann für nicht-rechtsverbindliche Dokumente verwendet werden, z.B. E-Mails, Briefe oder Verträge, die keiner gesetzlichen Form bedürfen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – Kann für rechtlich verbindliche Dokumente verwendet werden, z.B. Arbeitsverträge, Rechnungen und Lieferantenverträge.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – Kann für Dokumente mit höherem Risiko verwendet werden, z.B. Steuererklärungen und öffentliche Ausschreibungen.
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Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): Wie Digitale Unterschriften Prozesse beschleunigen können
Die Digitalisierung gewinnt auch im elektronischen Rechtsverkehr an Bedeutung. Immer mehr Vorgänge können mittlerweile online erledigt werden und erleichtern sowohl Privatpersonen wie auch Unternehmen den Umgang mit dem Rechtssystem. Ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Rechtsverkehr ist die digitale Unterschrift. Sie ermöglicht es, Verträge online abzuschließen und Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen, ohne dass es eine physische Anwesenheit braucht. Über bestimmte Postfächer können wichtige Dokumente wie Gerichtspost oder Steuerbescheide zudem elektronisch an Behörden oder die Justiz verschickt werden. Das spart Zeit und Papier und sorgt für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Verfahren.
Die Vorteile der digitalen Unterschrift im Überblick
Hohe Zeit- & Kostenersparnis
Die digitale Unterschrift spart Druckkosten und -Aufwände, verkürzt Wartezeiten und schafft Medienbrüche ab.
Verbesserter Datenschutz & -Sicherheit
Die Einhaltung des Rechtsrahmens ist durch die eIDAS- und DSGVO-konforme Unterschrift gewährleistet.
Reduzierte Umweltbelastung
Papierverbrauch, Druckaufwände und Versandwege werden mit der digitalen Unterschrift stark reduziert.
Geringere Fehlerquote
Durch automatische Überprüfung und Validierung der Unterschrift.
Erhöhte Mobilität
Dokumente lassen sich zeit- und ortsunabhängig signieren und ermöglicht Remote Work.
Häufige Frage und Antworten zur digitalen Unterschrift
Rechtlich betrachtet, ist eine digitale Unterschrift eine sogenannte elektronische Signatur. Die Regelungen dazu finden sich in der in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung. Damit eine digitale Unterschrift vor Gericht Bestand hat, muss sie (genau wie eine physische Unterschrift) rechtssicher sein. Dafür gibt es spezielle Anbieter von Zertifikaten und Software-Lösungen, die dafür sorgen, dass digitale Unterschriften den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Gerne beraten unsere Expertinnen und Experten Sie hierzu.
Ja, die digitale Unterschrift ist rechtsgültig, sofern sie den Anforderungen an eine elektronische Signatur nach den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Eine elektronische Signatur kann rechtliche Vorgänge und Verträge ersetzen, die schriftlich unterzeichnet werden müssen. Es gibt verschiedene Arten der elektronischen Signatur, von einfachen Signaturmethoden bis hin zu fortschrittlichen Signaturverfahren, die höhere Anforderungen an die Sicherheit erfüllen müssen.
Insgesamt gibt es drei Arten der elektronischen Signatur, die Einfache elektronische Signatur (SES), die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die Qualifizierte elektronische Signatur (QES).
