Ob Nachhaltigkeit, Zeitersparnis oder Kostensenkung: Gründe für das digitale Unterschreiben von Dokumenten und Verträgen gibt es viele. Aber wie funktioniert eine elektronische Signatur eigentlich? Und welche Unterschiede gibt es? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige, das Sie zum Thema eSignatur wissen sollten.
Was ist eine elektronische Signatur?
Im digitalen Zeitalter Verträge manuell auszudrucken und mit Stift und Tinte zu unterschreiben, um sie anschließend auf dem Postweg einzusenden, ist vor allem eins: unnötig unbequem. Glücklicherweise gibt es eine Alternative, mit der sich Medienbrüche dieser Art verhindern lassen: Elektronische Signaturen. Je nach Sicherheitslevel gewährleisten solche die Integrität und Authentizität von elektronischen Nachrichten – und können die Unterschrift in Papierform rechtswirksam ersetzen.
Was für elektronische Signaturen gibt es?
Viele Lösungen für elektronische Signaturen basieren auf gängigen Authentifizierungsmethoden wie der Identifizierung via E-Mail oder telefonisch übermittelter PINs. Daneben gibt es Lösungen mit höherem Sicherheitslevel. Solche beruhen in der Regel auf qualifizierten Zertifikaten, die von Anbietern qualifizierter Vertrauensdienste für elektronische Signaturen ausgestellt wurden. Zur Authentifizierung arbeiten derartige Lösungen mit Methoden wie dem Video-Ident-Verfahren oder der Online-Ausweisfunktion (eID). Hier einmal die unterschiedlichen Varianten der elektronischen Signatur im Überblick:
- Die einfache Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form, die einem bestehendem Datensatz beigefügt werden. Spezielle Anforderungen an die Identifizierung der unterscheibenden Person gibt es bei dieser Variante nicht.
- Die fortgeschrittene Signatur ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet. Gegenüber der einfachen Signatur umfasst die fortgeschrittene Signatur zusätzliche Voraussetzungen, um die Integrität eines Dokuments sicherzustellen.
- Die qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat. Im Rechtsverkehr kann eine solche Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen.
Welche Kriterien sollte eine elektronische Signatur erfüllen?
Wer darüber nachdenkt, eine elektronische Signatur einzuführen, der ist gut beraten, sich zunächst mit den geplanten Anwendungsszenarien zu befassen. Wenngleich alle drei vorgestellten Varianten grundsätzlich rechtskräftig sind, gibt es durch die verschiedenen Sicherheitslevel feine – doch bedeutsame – Unterschiede bei der Beweiskraft. Das bedeutet: Ist intern ein PDF zu unterschreiben, ohne dass dabei die gesetzliche Schriftform zu erfüllen ist, kann bereits eine einfache Signatur genügen. Ist hingegen ein Pendant zur gesetzlichen Schriftform gefragt, ist die qualifizierte elektronische Signatur die passende Wahl.
Hinweis
Näheres zu den einzelnen Arten der digitalen Signatur erfahren Sie im White Paper „Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital.“ – inklusive aktueller Studienergebnisse und Use Cases!
Steht fest, welches Sicherheitslevel die gewünschte elektronische Signatur haben soll, lohnt es außerdem bei der Wahl einer passenden Lösung auf die folgenden vier Kriterien zu achten:
- Die länderspezifischen Rechtsvorschriften werden eingehalten: Auf europäischer Ebene ist hier die eIDAS-Verordnung relevant. Geht es um die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von vertraulichen Daten ist zudem die DSGVO zu berücksichtigen.
- Die Zertifizierungsstelle macht einen seriösen Eindruck: Generell empfiehlt es sich, auf Zertifizierungsstellen zu achten, die eigene elektronische Zertifikate generieren und die überdies mit der eIDAS-Verordnung konform sind.
- Es wird zu jeder Signatur eine Prüfdatei mit Zeitstempel erstellt: Durch eine Prüfdatei lassen sich elektronische Signaturen Nachvollziehen. Hilfreich ist das zum Beispiel im Falle eines Rechtsstreits.
- Die Lösung unterstützt mobiles Arbeiten: Besonders für hybride Teams sind Lösungen, die auf mobilen Geräten und mit verschiedenen Betriebssystemen zur Verfügung stehen, ein praktisches Arbeitsmittel.
Digitale Unterschrift erstellen und digital durchstarten
Elektronische Signaturen ermöglichen einen medienbruchfreien Authentifizierungsprozess elektronischer Dokumente. Das beschleunigt Workflows und verringert außerdem den Papierverbrauch. Worauf warten Sie also? Steigen Sie um auf die elektronische Signatur und erledigen Sie Ihre Papierarbeit künftig bequem vom Computer aus!
