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Dokumentenmanagement-System (DMS) – moderne Verwaltung von Dokumenten

Digital ist besser – das moderne Dokumentenmanagement zeigt, wie sich Unternehmen entwickeln, sich selbst verbessern und ihr volles Potenzial ausschöpfen. Nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und optimieren Sie Ihr Unternehmen.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumente suchen, finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Während dies bisher in Papierform erfolgte, laufen diese Prozesse durch das Dokumentenmanagement digital ab. Grundlage ist eine Software, welches die Dokumente durch alle Phasen des Lebenszyklus führt: Dateneingang, Speicherung & Ablage, Verarbeitung sowie Löschung und Archivierung.

Lebenszyklus eines Dokumentes

Dateneingang

Das Dokument beginnt seinen Lebenszyklus im Unternehmen mit dem Dateneingang. Was bereits digital vorliegt, bleibt auch digital. Darunter fallen E-Mails und selbst erstellte Dokumente etwa durch Recherche. Bereits digitale Dokumente machen oft den Großteil aller eingehenden Dokumente aus. Damit ist die digitale Weiterverarbeitung der nächste logische Schritt.

Eingehende Post ist dagegen noch in der Papierform und ist in die elektronische zu übertragen. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und können die Originale anschließend vernichten – diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch und machen alle Daten digital zugänglich

Speicherung und Ablage

Digitale Akte

Das Kernelement des Dokumentenmanagements ist die digitale Akte. Äquivalent zur einer Papierakte sammelt sie zusammengehörige Dokumente und bewahrt diese wiederauffindbar auf. Bei der Speicherung und Ablage gilt, die Dokumente in logisch aufgebauten Ordnerstrukturen abzulegen. Dies erleichtert bei der Weiterverarbeitung das Suchen und Finden.

Leichte Auffindbarkeit in digitalen Akten

Rechteverwaltung

Durch ein DMS ergibt sich ein wesentlicher Vorteil: Die Dokumente sind zu jeder Zeit, von überall und gleichzeitig abrufbar. Doch das soll manchmal gar nicht so sein. Dokumente mit sensiblen Daten dürfen nur bestimmte Mitarbeiter einsehen, beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Versehen Sie daher die Dokumente oder Ordner mit einer Zugriffkontrolle. Unsere Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen eine Rechteverwaltung. Es können nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung auf die Dokumente zugreifen.

Im Workflow Management entwickeln wir mit Ihnen zusammen Workflows für die einzelnen Geschäftsprozesse. Diese übertragen wir auf das DMS, wodurch die Rechteverwaltung für viele Geschäftsprozesse automatisiert erfolgt. So können beispielsweise Gehaltsabrechnungen nur die Personalleitung und die Geschäftsführung einsehen. Dafür muss die richtige Klassifizierung des Dokumentes erfolgen.

Rechteverwaltung gewährt eine Zugriffskontrolle

Klassifizierung des Dokumentes

Bei der Speicherung und Ablage des Dokumentes versehen Sie die jeweiligen Dokumente mit bestimmten Attributen. Darunter fällt die Klassifizierung des Dokumentes – also um was für eine Art von Dokument es sich handelt. Die von uns genutzten Softwares analysieren die Dokumente automatisiert und schlagen bereits eine Klassifizierung vor. Mit der Bestätigung ergeben sich gleichzeitig andere Attribute, wie die Zugriffsberechtigung, Bearbeitungsfristen und Aufbewahrungsfristen. Damit das DMS die richtigen Attribute vorschlägt, müssen diese zuvor entsprechend des konzipierten Workflows hinterlegt werden. Dies übernehmen wir im Rahmen der Systemintegration.

Konfiguration des Systems automatisiert die Workflows

Verarbeitung

Kurze Suchzeiten

Die von uns angebotenen Dokumentenmanagement-Systeme haben alle eine Volltextsuche. Dabei durchsucht das System den vollständigen Text der Dokumente nach dem gesuchten Schlüsselbegriff oder einer Zeichenfolge – die OCR Texterkennung ermöglicht auch die Textsuche auf Bilderdateien, also eingescannten Dokumenten.

Reduzierte Durchlauf- und Suchzeiten

Controlling

Ein DMS erleichtert das Controlling von Unternehmen und Mitarbeitern. Das System bildet die Workflows ab, wodurch sich Optimierungspotenziale deutlich schneller auffinden lassen. Bearbeitungsstände sowie ein personenbezogener Versionsverlauf schaffen mehr Transparenz und eine einfachere Kontrolle. Das DMS bietet zudem übersichtliche Auswertungen wie ein Überblick über offene und beglichene E-Rechnungen eines Geschäftsjahres.

Auswertungen und Reportings erleichtern das Controlling

Fristenmanagement

Durch die Klassifizierung des Dokumentes schlägt das DMS automatisiert Bearbeitungs- und Löschungsfristen vor. Dabei geht das System nach einem vorgegebenen Muster vor. So können Sie an bestimmte Dokumentenarten zeitgebundene und personenbezogene Prozesse und Aufgaben knüpfen. Eine eigehende Rechnung landet dann automatisiert mit einer Bearbeitungsfrist in der To-Do-Liste der Buchhaltung. Das Dokumentenmanagement-System erinnert an die Fristen und macht bei Versäumnis auf sich aufmerksam.

Fristenmanager sorgt für die Einhaltung aller Fristen

Genehmigungsprozess

In Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich viele Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden, wie der Workflow eines Genehmigungsprozesses. Das DMS erkennt automatisiert genehmigungsbedürftige Dokumente und teilt eine fristenbehaftete Aufgabe der entsprechenden Person zur Weiterverarbeitung zu.

DMS verkürzt die Genehmigungsprozesse und führt zu schnelleren Abschlüssen

Versenden

Die von uns verwendeten DMS bieten ausreichend Schnittstellen zu anderen Systemen. Dadurch erleichtern sich viele Prozesse. So können Sie beispielsweise eine Schnittstelle Microsoft Office 365 herstellen und Dokumente direkt aus dem DMS versenden oder Worddokumente im DMS ablegen.

Schnittstellen erleichtern die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen und Systemen

Löschung und Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Viele Dokumente, die in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung im Umlauf sind, sind nach einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokumentes und der jeweiligen gesetzlichen Grundlage ab. Revisionssicher archiviert ist ein Dokument, welches fälschungssicher, nachvollziehbar und auffindbar abgelegt ist.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit einer revisionssicheren Archivierung

Automatische Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Dokumente zu vernichten. Im digitalen Sinne entspricht dies der unwiderruflichen Löschung der Dokumentendatei. Das DMS übernimmt dies teilweise selbstständig und voll automatisiert. Hierfür ist lediglich der vorgeschlagenen Aufbewahrungsfrist zuzustimmen, was bereits bei der Ablage des Dokumentes erfolgt.

Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung

Alle Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems im Überblick

  • Kostengünstige Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten
  • Revisionssichere Archivierung
  • Kurze Suchzeiten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte und den zugehörigen Personen
  • Effizienter Betriebsablauf
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten
  • Einheitlicher Workflow
  • Geringerer Personalaufwand

Unsere Produkte

OnBase by Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System von Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen aller Branchen.

d.3ecm by d.velop

Nachhaltig, smart, innovativ: Das Dokumentenmanagement-System des deutschen Softwareentwicklers treibt die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen bis zu großen Konzernen voran.

eGov Suite by Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Siegfried Klein

Siegfried Klein

Telefon ✆ 0228 338881150

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Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung von DMS.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung des DMS, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an. 

Nutzen Sie die Digitalisierung und optimieren Ihr Unternehmen.

Wir begleiten Sie bei der Einführung eines DMS.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren.

Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo DGUV

Für eine Kooperation verschiedener Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften und Unfallkassen) aus der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat EITCO ein auf der Standardsoftware „documentum“ basierendes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem an über 6000 Arbeitsplätzen realisiert.

Entdecken Sie unsere erfolgreich umgesetzten Projekte und Referenzen.

Referenzbereiche

Forschung & Bildung

Gesundheitswesen

Öffentliche Verwaltung

Industrie

Weitere Lösungen

e-Rechnung

ECM