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Dokumentenmanagement-System (DMS) – moderne Verwaltung von Dokumenten

Effizient, produktiv, schnell: Ein Dokumentenmangement-System revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihren Unternehmen. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumente suchen, finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Durch das Dokumentenmanagement laufen diese Prozesse digital ab. Grundlage ist eine Software, welche die Dokumente durch alle Phasen des Lebenszyklus führt: Erstellung, Nutzung, Speicherung & Ablage, Verarbeitung sowie Ausgabe, Löschung und Archivierung.

Lebenszyklus eines Dokumentes

Dokumenteneingang / -Erstellung

Das Dokument beginnt seinen Lebenszyklus im Unternehmen mit dem Eingang oder seiner Erstellung. Was beim Eingang bereits digital vorliegt oder digital erstellt wird, bleibt auch digital. Darunter fallen E-Mails und selbst erstellte Dokumente etwa durch Office-Programme. Digitale Dokumente machen oft schon einen erheblichen Anteil aller eingehenden Dokumente aus, und das mit zunehmender Tendenz. Damit ist die digitale Weiterverarbeitung der nächste logische Schritt.

Eingehende Post, die dagegen noch in der Papierform ist, übertragen Sie in die elektronische Eingangspost. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und können die Originale, soweit gesetzlich zulässig, anschließend vernichten – diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Sie machen alle Dokumente digital zugänglich und reduzieren so Durchlauf- und Antwortzeiten.

Speicherung und Ablage

Digitale Akte

Das Kernelement des Dokumentenmanagements ist die digitale Ablage, z.B. in einer Digitalen Akte. Äquivalent zu einer Papierakte sammelt sie zusammengehörige elektronische Dokumente und bewahrt diese wiederauffindbar auf. Bei der Speicherung und Ablage gilt, die Dokumente in logisch aufgebauten Ordnerstrukturen sowie chronologisch abzulegen. Dies erleichtert bei der Weiterverarbeitung das Suchen und Finden.

Leichte Auffindbarkeit aller Dokumente z.B. in Ihren elektronischen Akten.

Rechteverwaltung

Durch ein DMS ergibt sich ein wesentlicher Vorteil: Die Dokumente sind zu jeder Zeit, von überall und gleichzeitig abrufbar. Doch das soll manchmal gar nicht so sein. Dokumente mit sensiblen Daten dürfen nur bestimmte Mitarbeiter einsehen, beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Ihr Dokumentenmanagement-System übernimmt die Zugriffskontrolle. Es können zu jeder Zeit nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung auf die Dokumente zugreifen.

Rechteverwaltung gewährt eine Zugriffskontrolle.

Klassifizierung des Dokumentes

Bei der Speicherung und Ablage des Dokumentes versehen Sie die jeweiligen Dokumente mit bestimmten Attributen. Darunter fällt die Klassifizierung des Dokumentes – also um was für eine Art von Dokument es sich handelt. Die von uns genutzten DMS Lösungen analysieren die Dokumente automatisiert und schlagen bereits eine Klassifizierung vor. Mit der Bestätigung ergeben sich gleichzeitig andere Attribute, wie die Zugriffsberechtigung, Bearbeitungsfristen und Aufbewahrungsfristen.

Konfiguration des Systems automatisiert Zugriffsberechtigungen, Bearbeitungs- und Aufbewahrungsfristen.

Verarbeitung

Kurze Suchzeiten

Die von uns angebotenen Dokumentenmanagement-Systeme haben alle eine Volltextsuche. Dabei durchsucht das System den vollständigen Text der Dokumente nach dem gesuchten Schlüsselbegriff oder einer Zeichenfolge – die Texterkennung ermöglicht auch die Textsuche auf Bilderdateien, also eingescannten Dokumenten. Im Workflow Management entwickeln wir mit Ihnen zusammen die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Diese übertragen wir auf das DMS, wodurch Ihre Arbeitsabläufe digital unterstützt erfolgen.

Kurze Suchzeiten und digitale Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe reduzieren Durchlauf- und Suchzeiten.

Controlling

Ein DMS erleichtert das Controlling von Unternehmen. Bearbeitungsstände sowie ein personenbezogener Versionsverlauf schaffen mehr Transparenz und eine einfachere Kontrolle des Unternhmens. Das DMS bietet zudem übersichtliche Auswertungen wie ein Überblick über offene und beglichene E-Rechnungen eines Geschäftsjahres.

Auswertungen und Reportings erleichtern das Controlling

Fristenmanagement

Durch die Klassifizierung des Dokumentes kann das DMS z.B. automatisiert Bearbeitungs-, Wiedervorlage- und Löschfristen vorschlagen. Dabei geht das System nach einem vorgegebenen Muster vor. So können Sie an bestimmte Dokumentenarten zeitgebundene und personenbezogene Prozesse und Aufgaben knüpfen. Eine eingehende Rechnung landet z.B. automatisiert mit einer Bearbeitungsfrist in der To-do-Liste der Buchhaltung. Das Dokumentenmanagement-System erinnert an die Fristen und macht bei Versäumnis darauf aufmerksam.

Fristenmanager sorgt für die Einhaltung aller Fristen, automatische Wiedervorlagen erinnern an offene Punkte.

Beispiel: Genehmigungsprozess

In Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich viele Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden, wie der Workflow eines Genehmigungsprozesses. Das DMS erkennt automatisiert genehmigungsbedürftige Dokumente und teilt eine fristenbehaftete Aufgabe der entsprechenden Person zur Weiterverarbeitung zu.

DMS verkürzt die Genehmigungsprozesse und führt zu schnelleren Abschlüssen

Löschung und Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Viele Dokumente, die in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung im Umlauf sind, sind nach einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokumentes und der jeweiligen gesetzlichen Grundlage ab. Revisionssicher archiviert ist ein Dokument, welches fälschungssicher, nachvollziehbar und auffindbar abgelegt ist. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert ab. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Löschung. Dabei sagen Sie einfach was für ein Dokument Sie vor sich haben und den Rest übernimmt das System.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit einer revisionssicheren Archivierung.

Automatische Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Dokumente zu vernichten. Im digitalen Sinne entspricht dies der unwiderruflichen Löschung der Dokumentendatei. Das DMS übernimmt dies entsprechend Ihrer Anforderungen voll automatisiert oder unterstützt Sie dabei. Hierfür ist lediglich der vorgeschlagenen Aufbewahrungsfrist zuzustimmen, was bereits bei der Ablage des Dokumentes erfolgt.

Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung.

Alle Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems im Überblick

  • Reduzierte Suchzeiten
  • Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten
  • Wichtige Informationen ortsunabhängig in Sekundenschnelle parat 
  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte
  • Eine zentrale Ablage, mehr Übersichtlichkeit, bessere Zusammenarbeit 
  • Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung 
  • Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifen 
  • Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
  • Revisionssichere Archivierung 
  • Minimierter Papierverbrauch 
  • Höhere Auskunftsfähigkeit, besserer Service 
  • mehr Datensicherheit im Unternehmen  

Unsere Produkte

OnBase by Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System von Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen aller Branchen.

d.3ecm by d.velop

Nachhaltig, smart, innovativ: Das Dokumentenmanagement-System des deutschen Softwareentwicklers treibt die Digitalisierung von kleinen und mittelständischen bis zu großen Konzernen voran.

eGov Suite by Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Siegfried Klein

Siegfried Klein

Telefon ✆ 0228 338881150

Jetzt Kontakt aufnehmen.

Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems durch EITCO

Wir verstehen uns als Digitalisierungsberater und wollen aktiv an Unternehmen von morgen und dem eGovernment mitwirken. Daher begleiten wir Unternehmen und die öffentliche Verwaltungen bei der Einführung von DMS.

Beratung

Zu Beginn der Zusammenarbeit machen wir eine Bestandsaufnahme und empfehlen passende Softwarelösungen in unserer Softwareberatung.

Konzeption

In dem nächsten Schritt entwickeln wir das Konzept zur Einführung des DMS, bilden im Workflow Management alle Arbeitsschritte digital ab und erarbeiten Ihre individuellen Anforderungen.

Realisierung

Wir nutzen bestehende Systeme, konfigurieren diese und entwickeln neue Funktionen ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Erst bei einem ausgereiften Produkt unterstützen wir bei der unternehmensweiten Systemintegration.

Einführung

Die Softwareeinführung erfolgt vorerst in einer Testumgebung, wo wir die Workflows und das System entsprechend optimieren. Während der Einführung bereiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter auf das neue System vor und schulen zu den verschiedenen Funktionen und Workflows.

Support

Im Anschluss bieten wir die Betreuung der Software und die weiterführende Beratung an. 

Nutzen Sie die Digitalisierung und optimieren Ihr Unternehmen.

Wir begleiten Sie bei der Einführung eines DMS.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren.

Unsere IT-Projekte: So individuell wie unsere Kunden.

Logo DGUV

Für eine Kooperation verschiedener Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften und Unfallkassen) aus der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat EITCO ein auf der Standardsoftware „documentum“ basierendes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem an über 6000 Arbeitsplätzen realisiert.

Entdecken Sie unsere erfolgreich umgesetzten Projekte und Referenzen.

Die häufigsten Fragen zum Dokumentenmanagement

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und dem Enterprise Content Management System (ECM)?

Obwohl die beiden Begriffe gut voneinander abgegrenzt sind, werden sie in der Praxis teilweise synonym benutzt, was immer wieder zur Verwirrung führt. Kurz gesagt geht es beim Content Management um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung aller Unternehmensinhalte, während der Fokus beim Dokumenten Management auf den Dokumenten und der Unterstützung des digitalen Dokumentlebenszyklus liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein Bestandteil des ECM. Weitere Bestandteile sind Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Collaboration Systemen oder Groupware, den Web Content Management Systemen, den Systemen zum Records Management  und dem Workflow/Business Process Management.

Stellen die Enterprise Content Management Systeme Schnittstellen zu anderen IT-Systemen bereit?

Die grundsätzlichen Industrie-Standards zur Anbindung Ihrer bestehenden Verfahrenslandschaft bringen die meisten ECM Systeme mit. Der Aufbau eines sicheren, nachvollziehbaren und auch im Fehlerfall leicht zu korrigierenden Schnittstellenbetrieb braucht jedoch viel Erfahrung, bei dem Sie EITCO gerne unterstützt.

Kann man das DMS auch mit einem Tablet oder Smartphone nutzen?

Ja, unsere DMS-Lösungen erlauben den Zugriff auf Ihre Dokumente über mobile Endgeräte.

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