Dokumentenmanagement-System: Moderne Verwaltung von Dokumenten für Unternehmen aller Art

Effizient, produktiv, schnell: Ein Dokumentenmangement-System revolutioniert den Umgang mit Dokumenten und Daten in Ihremn Unternehmen. Verkürzen Sie Such- und Durchlaufzeiten, sparen Sie Kosten und Arbeitskraft und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

Was ist Dokumentenmanagement?

Jeden Tag erhalten Sie verschiedenste Informationen in verschiedensten Medienformaten: In Papier, telefonisch, digital. Dokumente suchen, finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.

Durch das Dokumentenmanagement laufen diese Prozesse digital ab. Grundlage ist eine Software, welche die Dokumente durch alle Phasen des Lebenszyklus führt: Erstellung, Nutzung, Speicherung und Ablage, Verarbeitung sowie Ausgabe, Löschung und Archivierung.

Digitalisieren Sie mit einem DMS Ihre Geschäftsprozesse

Ein modernes Büro mit einem digitalen Dokumentenmanagement statt Papierakten

Lebenszyklus eines Dokumentes

Lebenszyklus eines Dokumentes: Dateneingang, Speicherung & Ablage, Verarbeitung und Archivierung
Lebenszyklus eines Dokumentes

Dokumenteneingang / -erstellung

Jede geschäftsrelevante Information muss gespeichert, aufbewahrt und zugänglich gemacht werden. Ablagen sind vor allem effektiv, wenn sie strukturiert, auf aktuellem Stand und Berechtigten einfach zugänglich sind. Eingehende Post, die dagegen noch in der Papierform ist, übertragen Sie in die elektronische Eingangspost. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und können die Originale, soweit gesetzlich zulässig, anschließend vernichten. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Sie machen alle Dokumente digital zugänglich und reduzieren so Durchlauf- und Antwortzeiten

Speicherung und Ablage

Digitale Akte

Das Kernelement des Dokumentenmanagements ist die digitale Ablage, z.B. in einer Digitalen Akte. Äquivalent zu einer Papierakte sammelt sie zusammengehörige elektronische Dokumente und bewahrt diese wiederauffindbar auf. Bei der Speicherung und Ablage gilt, die Dokumente in logisch aufgebauten Ordnerstrukturen sowie chronologisch abzulegen. Dies erleichtert bei der Weiterverarbeitung das Suchen und Finden.

Leichte Auffindbarkeit aller Dokumente z.B. in Ihren elektronischen Akten

Rechteverwaltung

Durch ein DMS ergibt sich ein wesentlicher Vorteil: Die Dokumente sind zu jeder Zeit, von überall und gleichzeitig abrufbar. Doch das soll manchmal gar nicht so sein. Dokumente mit sensiblen Daten dürfen nur bestimmte Mitarbeitende einsehen, beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Ihr Dokumentenmanagement-System übernimmt die Zugriffskontrolle. Es können zu jeder Zeit nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung auf die Dokumente zugreifen.

Rechteverwaltung gewährt eine Zugriffskontrolle

Klassifizierung des Dokumentes

Bei der Speicherung und Ablage des Dokumentes versehen Sie die jeweiligen Dokumente mit bestimmten Attributen. Darunter fällt die Klassifizierung des Dokumentes –  hier wird festgelegt, um was für eine Art von Dokument es sich handelt. Die von uns genutzten DMS Lösungen analysieren die Dokumente automatisiert und schlagen bereits eine Klassifizierung vor. Mit der Bestätigung ergeben sich gleichzeitig andere Attribute, wie die Zugriffsberechtigung, Bearbeitungsfristen und Aufbewahrungsfristen.

Konfiguration des Systems automatisiert Zugriffsberechtigungen, Bearbeitungs- und Aufbewahrungsfristen

Verarbeitung

Kurze Suchzeiten

Die von uns angebotenen Dokumentenmanagement-Systeme verfügen alle über eine Volltextsuche. Dabei durchsucht das System den vollständigen Text der Dokumente nach dem gesuchten Schlüsselbegriff oder einer Zeichenfolge – die Texterkennung ermöglicht auch die Textsuche auf Bilderdateien, also eingescannten Dokumenten. Im Workflow Management entwickeln wir mit Ihnen zusammen die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Diese übertragen wir auf das DMS, wodurch Ihre Arbeitsabläufe digital erfolgen.

Kurze Suchzeiten und digitale Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe reduzieren Durchlauf- und Suchzeiten

Controlling

Ein DMS erleichtert das Controlling von Unternehmen und Mitarbeitenden. Das System bildet die Workflows ab, wodurch sich Optimierungspotenziale deutlich schneller auffinden lassen. Bearbeitungsstände sowie ein personenbezogener Versionsverlauf schaffen mehr Transparenz und eine einfachere Kontrolle. Das DMS bietet zudem übersichtliche Auswertungen wie ein Überblick über offene und beglichene E-Rechnungen eines Geschäftsjahres.

Auswertungen und Reportings erleichtern das Controlling

Fristenmanagement

Durch die Klassifizierung des Dokumentes kann das DMS z.B. automatisiert Bearbeitungs-, Wiedervorlage- und Löschfristen vorschlagen. Dabei geht das System nach einem vorgegebenen Muster vor. So können Sie an bestimmte Dokumentenarten zeitgebundene und personenbezogene Prozesse und Aufgaben knüpfen. Eine eingehende Rechnung landet z.B. automatisiert mit einer Bearbeitungsfrist in der To-do-Liste der Buchhaltung. Das Dokumentenmanagement-System erinnert an die Fristen und macht bei Versäumnis darauf aufmerksam.

Fristenmanager sorgt für die Einhaltung aller Fristen, automatische Wiedervorlagen erinnern an offene Punkte

Genehmigungsprozess

In Dokumentenmanagement-Systemen lassen sich viele Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden, wie z.B. der Workflow eines Genehmigungsprozesses. Das DMS erkennt automatisiert genehmigungsbedürftige Dokumente und teilt eine fristenbehaftete Aufgabe der entsprechenden Person zur Weiterverarbeitung zu.

DMS verkürzt die Genehmigungsprozesse und führt zu schnelleren Abschlüssen

Löschung und Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Viele Dokumente, die sich in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung im Umlauf befinden, sind gemäß einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokumentes und der jeweiligen gesetzlichen Grundlage ab. Revisionssicher archiviert ist ein Dokument dann, wenn es fälschungssicher, nachvollziehbar und auffindbar abgelegt ist. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Löschung. Dabei sagen Sie einfach, was für ein Dokument Sie vor sich haben und den Rest übernimmt das System.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit einer revisionssicheren Archivierung

Automatische Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Dokumente zu vernichten. Im digitalen Sinne entspricht dies der unwiderruflichen Löschung der Dokumentendatei. Das DMS übernimmt dies entsprechend Ihrer Anforderungen voll automatisiert oder unterstützt Sie dabei. Hierfür ist lediglich der vorgeschlagenen Aufbewahrungsfrist zuzustimmen, was bereits bei der Ablage des Dokumentes erfolgt.

Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung

Prozessablauf des Dokumentenmanagements

Workflow des Dokumentenmanagements: Dokumenteneingang, Dokumentenverarbeitung, Archivierung
Prozessablauf des Dokumentenmanagements

Alle Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems im Überblick

  • Reduzierte Suchzeiten
  • Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten
  • Wichtige Informationen ortsunabhängig in sekundenschnelle parat 
  • Eine zentrale Ablage, mehr Übersichtlichkeit, bessere Zusammenarbeit 
  • Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung 
  • Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifbar
  • Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
  • Revisionssichere Archivierung 
  • Minimierter Papierverbrauch 
  • Höhere Auskunftsfähigkeit führt zu besserem Kundenservice 
  • Mehr Datensicherheit im Unternehmen  
  • Kostenreduktion für Papier und Toner
OnBase by Hyland Logo

OnBase von Hyland

OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.

Logo d.velop

d.3ecm von d.velop

Modern, smart, innovativ: Das Dokumenten-Management-System des deutschen Softwareentwicklers erhöht nachhaltig Transparenz und Arbeitszufriedenheit. D.3ecm verfügt über marktaktuellste Technologien zu Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Dokuementen auch von unterwegs.

opentext Logo

OpenText documentum von Opentext

Die Enterprise-Content-Managenment Plattform bildet die Basis für intelligente Case Management-Lösungen. Die OpenText Corporation ist das größte kanadische Softwareunternehmen und an der NASDAQ gelistet.

Logo von SAPERION ECM by Hyland

Saperion von Hyland

Mit der nahtlosen Integration des Dokumentenmanagementsystems Saperion ECM verwalten Sie alle Dokumente zentral und sicher. Sie benötigen Support? Rufen Sie uns an.

Logo Fabasoft

eGov Suite von Fabasoft

Fabasoft entwickelt intelligente Lösungen für die moderne öffentliche Verwaltung. Mit eGov-Suite digitalisieren sie die gesamte Aktenführung und führen einen schnellen und smarten Workflow ein.

Ihre Vorteile mit EITCO

Vor Ort Beratung

Vor Ort BeratungUm individuelle Software entwickeln zu können, arbeiten unsere Projektleiter bei Ihnen vor Ort. So entsteht eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren und in der wir die Geschäftsprozesse und Anforderungen kennenlernen.

Langfristige Zusammenarbeit

Langfristige ZusammenarbeitPersönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleitet Sie in allen Phasen der Softwareentwicklung: Beratung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Support. Damit bieten wir Ihnen den vollumfänglichen Service in der Softwareentwicklung, -einführung und -betreuung.

Application Management

Application ManagementNeue Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen: Mit dem Application Management gehen wir den Weg der Digitalisierung gemeinsam weiter und entwickeln Lösungen für Ihre Anforderungen.

Skalierbare Workflows

Skalierbare WorkflowsIn den Konzepten wie für DB Schenker und DASA entwickelten wir schon Workflows für mehr als 6.500 User und haben ein DMS für mehrere Millionen Dokumente eingeführt. Wir bieten unternehmensweite Lösungen.

Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter

Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterUnsere Projektleiterinnen und Projektleiter betreuen Sie vor Ort und schulen Ihre Mitarbeiter. Eingeführte Systeme lassen sich dadurch fließend in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Ergebnis: Kaum nachgelagerter Zeitaufwand.

Wettbewerbsfähigkeit

WettbewerbsfähigkeitReduzierte Durchlaufzeiten, höhere Produktivität und sinkende Kosten: Durch die individualisierten Komplettlösungen verschaffen Sie sich Vorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz.
Carsten Storck

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