Mobiles Arbeiten, Zusammenarbeit in Echtzeit, mehr Nachhaltigkeit: Cloud-basiertes DMS bietet Unternehmen und Behörden viele Vorteile. Die sieben wichtigsten schauen wir uns in diesem Beitrag genauer an.
Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das eigentlich?
Digitale Lösungen zum Dokumentenmanagement sind aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Der Grund: Dokumente und Informationen sind über ein DMS in Sekundenschnelle verfügbar. Das vereinfacht Arbeitsprozesse und erhöht zudem ihre Effizienz. Ist das DMS Cloud-basiert, verringert sich der Wartungs- und Pflegeaufwand, den lokal betriebene Systeme bedeuten. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie in den nachstehenden Absätzen.
Diese Vorteile hat Cloud-basiertes DMS
Der Einsatz eines Cloud-basierten DMS bietet Unternehmen verschiedene Vorteile. Hier kommen die wichtigsten sieben:
#1 Flexibilität
Ein Cloud-basierten DMS ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Dateien von fast überall aus. So können Mitarbeitende gemeinsam auf dieselben Dokumente zugreifen und daran arbeiten – von verschiedenen Büros aus sowie aus dem Home-Office, von unterwegs oder von einem Co-Working Space. Das beschleunigt die Zusammenarbeit und ist vorteilhaft für Unternehmen, die an mehreren Standorten vertreten sind oder Remote-Arbeitsplätze bieten.
#2 Organisation
Mit einem Dokumentenmanagement-System in der Cloud können Dateien übersichtlich strukturiert und organisiert werden. Sämtliche Informationen und Dokumente können – je nach ihrem Thema – unterschiedlichen digitalen Akten zugeordnet werden. Das erleichtert die Suche nach einzelnen Dateien. Außerdem können Metadaten hinzugefügt werden, um Informationen schneller zu durchsuchen.
#3 Datensicherheit und Datenschutz
Datenschutz und Datensicherheit sind für Unternehmen absolut bedeutsam. Entsprechend investieren Anbieter von Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systemen oft erheblich in Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups, um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Im Vergleich zu lokal-betriebenen Systemen oder einer Archivierung von Dokumenten in Papierakten bietet ein Cloud-basiertes DMS eine höhere Sicherheit für Unternehmensdaten.
#4 Kosteneffizienz
Die Nutzung eines Cloud-basierten DMS reduziert die Kosten für die physische Lagerung von Papierdokumenten und die Anschaffung von teurer Hardware und Software. Dazu werden Cloudlösungen oft als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten, bei denen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen. Durch das Angebot als Service entfallen außerdem die Wartungs- und Upgrade-Kosten, die bei einem lokalen Systembetrieb anfallen würden.
#5 Automatisierung
Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht die Automatisierung von Workflows wie etwa das Genehmigen von Dokumenten oder das Einreichen von Rechnungen. Auf diese Weise können manuelle Fehler vermieden werden. Darüber hinaus werden mit einer Automatisierung die betreffenden Prozesse beschleunigt.
#6 Speicherplatz
Je nach Bedarf können Unternehmen ihre Speicherkapazität bei einem Cloud-basiertem DMS anpassen. Da der Speicherplatz in der Cloud nahezu unbegrenzt ist, kann jederzeit zusätzlicher Speicherplatz hinzugefügt werden.
#7 Integration
Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich in der Regel mit diversen weiteren Systemen verknüpfen. Hierzu zählen CRM-Systeme und andere Unternehmensanwendungen. Auch eine Einbindung von E-Mail- und Kalendersystemen sowie eine Erweiterung des DMS durch APIs und Integrationstools ist meist problemlos möglich.
