Die Welt des Dokumentenmanagements steht auch im neuen Jahr nicht still. Welche Themen und Herausforderungen erwarten Unternehmen 2024? Wir haben die wichtigsten Trends für Sie zusammengefasst.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen – Fokusthemen auch im Dokumentenmanagement
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sind bereits seit einigen Jahren große Themen. Speziell im Dokumentenmanagement gibt es immer mehr Software auf dem Markt, die KI einsetzt, um Prozesse zu automatisieren und um digitale Dokumente zu klassifizieren, Metadaten zu erzeugen und die Suche nach bestimmten Informationen zu verbessern. Im Jahr 2024 wird es für Unternehmen darauf ankommen, diese Funktionen mehr und mehr zu entdecken und ebenso sicher wie zielführend anzuwenden.
Hinweis
Anbieter, die bereits Funktionen zur KI-unterstützten Verarbeitung von Dokumenten anbieten, sind unter anderem unsere Partner d.velop und SER. Dazu arbeiten auch unsere eigenen Experten bereits an Möglichkeiten, die Potenziale von KI im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements zu nutzen. Gerne beraten wir Sie zu den Lösungen unterschiedlicher Hersteller sowie zu den jeweiligen Nutzenpotentialen für Ihr Unternehmen und finden heraus, welche Lösung für Ihre Anforderungen am besten passt.
Cloud, Cloud und noch einmal Cloud
Für 2024 deutet sich auch beim Cloud-basierten Dokumentenmanagement ein weiterer Schub an. Grund dafür sind vor allem die Vorteile dieser Technologie: Der vereinfachte Zugriff auf Dokumente sowie die gute Skalierbarkeit von Ressourcen, werden Unternehmen auch in diesem Jahr dazu veranlassen, vermehrt auf Cloud-Lösungen zu setzen. Das wird besonders für Unternehmen der Fall sein, die auf flexible Arbeitsmodelle setzen. Denn: Die Cloud ermöglicht nicht nur die Speicherung von Dokumenten, sondern auch die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit – zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten, aus dem Home-Office und von unterwegs. Mehr Informationen zu den Vorteilen eines Cloud-basierten DMS gibt es hier.
Hinweis
Viele Tipps und nützliche Hilfestellungen speziell für Saperion-User, die ihr System in die Cloud bringen wollen, haben wir hier in einem White Paper zusammengefasst.
Automatisierung im Dokumentenmanagement wird noch automatischer
Ein weiteres Thema, das für Unternehmen in diesem Jahr weiter an Bedeutung gewinnen wird, ist die Automatisierung von Workflows. Mit der Einbindung von künstlicher Intelligenz in Automatisierungen könnten diese in Zukunft mit weniger manuellem Input funktionieren. Dadurch würden Unternehmen in der Lage sein, Routineaufgaben noch effizienter zu erledigen und den Arbeitsfluss zu optimieren. Gleichzeitig würden sie damit dem Ressourcenmangel begegnen, der in Zeiten des Fachkräftemangels vielerorts vorherrscht.
Hierbei wird es bedeutsam sein, die bereits vorhandenen Dienste im Unternehmen für KI, Workflow, Management und ECM zu integrieren, sodass Nutzer weiterhin in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld bleiben können. Für unsere Content-Services-Plattform arveo ist deshalb noch für dieses Jahr eine Schnittstelle geplant, die eben diesem Interesse nachkommt.
Dokumentenmanagement 2024: mehr Datenschutz, mehr Sicherheit
Auch die Themen Datenschutz und Sicherheit werden in diesem Jahr bei vielen Unternehmen oben auf der Agenda stehen. Mit Blick auf das digitale Dokumentenmanagement ist hierbei absehbar, dass entsprechende Systeme 2024 einmal mehr auf fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen setzen werden, um sicherstellen, dass die geltenden Standards, wie etwa die der DSGVO, eingehalten werden.
Eine gute Möglichkeit, um eine hohe Datensicherheit herzustellen, ist die Umsetzung einer Service-orientierten IT-Architektur mit OpenID Connect (OIDC). Insbesondere im Kontext der Sicherheit von Remote-Arbeitsplätzen und der effizienten Skalierbarkeit für Hochverfügbarkeit erweisen sich zudem Anwendungen als vorteilhaft, die moderne Cloud-Technologien nutzen (Cloud-native Anwendungen). Näher Informationen dazu finden Sie in unserem Interview mit unserem Experten Thomas Stellmach.
Fazit: KI, Cloud und Datensicherheit prägen das Dokumentenmanagement im neuen Jahr
Von KI und ML, über die verstärkte Nutzung von Cloud-Technologien und die Automatisierung von Workflows, hin zu verbesserten Sicherheitsmaßnahmen: Die Trends im Dokumentenmanagement werden die Art und Weise, in der Unternehmen mit Dokumenten umgehen, nachhaltig verändern.
Unternehmen, die sich diesen Trends anpassen und innovative Dokumentenmanagement-Lösungen implementieren, werden nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch besser auf die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt vorbereitet sein. Es liegt an den Organisationen, diese Trends zu erkennen und proaktiv in die Zukunft des Dokumentenmanagements zu investieren.
