Nie wieder langes Suchen nach Dokumenten in Papierakten, stattdessen ein zentraler Datenzugriff aus dem Firmenbüro, aus dem Home-Office oder von unterwegs. Die digitale Archivierung hat für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wie sie diese besonders gut für sich nutzen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Tipps und Tricks zur digitalen Archivierung
Lösungen zur digitalen Dokumentenarchivierung sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil in der internen Organisation. Sie ermöglichen eine zentrale Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit oft erheblich. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile:
- Platzeinsparung: Mit der digitalen Archivierung entfällt die Notwendigkeit von sperrigen Aktenschränken im Büro zur Aufbewahrung von Unterlagen.
- Rechtssicherheit: Moderne Lösungen zur digitalen Archivierung sind auf die geltenden Anforderungen im Bereich der Rechtssicherheit ausgerichtet und kommen den Compliance-Anforderungen von den GoBD und der DSGVO nach.
- Flexibler Zugriff: Durch die digitale Archivierung über ein Cloud-Archiv liegen Dokumente und Informationen zentral ab und sind für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten mit wenigen Klicks aufrufbar – egal ob die Person im Büro ist oder aus dem Home-Office arbeitet.
- Automatisierte Workflows: Über Schnittstellen zu bestehenden Infrastrukturen können Workflows wie zum Beispiel die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert werden.
Um mit einer Lösung zur digitalen Archivierung möglichst effizient zu arbeiten und die Vorteile bestmöglich zu nutzen, ist eine gute Struktur unverzichtbar. Deshalb haben wir 10 nützliche Tipps zusammengestellt, mit denen Sie den Überblick behalten und relevante Dokumente und Dateien schnell wiederfinden:
# Tipp 1: Systematisch vorgehen
Um Informationen schnell und einfach im digitalen Archiv zu finden, ist ein klares und gut durchdachtes System für die Archivierung essenziell. Planen Sie deshalb im Voraus, wie Sie Ihre Dateien organisieren und benennen möchten.
# Tipp 2: Aussagekräftige Dateinamen nutzen
Damit Sie im digitalen Archiv den Überblick behalten, sollten Sie Dateinamen wählen, die den Dateiinhalt klar und präzise beschreiben. Das erleichtert Ihnen die Suche nach einzelnen Dateien erheblich.
# Tipp 3: Auf die Ordner-Struktur achten
Für mehr Übersicht empfiehlt sich außerdem eine einheitliche Struktur für Ihre Dateiordner. Verwenden Sie beispielsweise ein Datum- oder Kategoriensystem.
# Tipp 4: Lange Dateinamen vermeiden
Lange Dateiname können unter Umständen zu Problemen mit Dateipfaden führen. Wählen Sie daher kurze Namen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Inhaltsstichworten oder Kurztiteln. Vermeiden Sie Sonderzeichen oder Leerzeichen in Dateinamen, um die Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen zu gewährleisten.
# Tipp 5: Unterordner verwenden
Große Sammlungen von Ordnern erschweren den Überblick. Verwenden Sie daher neben Ordnern auch Unterordner, um Ihre Dateien zu organisieren und den Zugriff zu erleichtern.
# Tipp 6: Metadaten einsetzen
Metadaten helfen Ihnen dabei bestimmte Informationen leichter auffindbar zu machen – etwa durch Eingabe eines Kundennamens oder einer Projektbezeichnung. Gehen Sie deshalb sicher, Metadaten für Ihre Dateien zu hinterlegen.
# Tipp 7: Dokumente intelligent digitalisieren
Lösungen mit OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglichen es, Textversionen von gescannten Dokumenten zu erstellen. Dadurch können Sie in der Datei eine Volltextsuche durchführen und einzelne Informationen schneller finden.
# Tipp 8: Regelmäßige Überprüfungen machen
Veraltete oder unnötige Dateien nehmen unnötig Speicherplatz in Ihrem Archiv in Anspruch und führen in großer Anzahl schnell zu Unübersichtlichkeit. Nehmen Sie sich deshalb in regelmäßigen Abständen die Zeit, Ihr Archiv zu überprüfen und unnötige Dateien zu entfernen.
# Tipp 9: Den Zugang sichern
Damit Ihre Dokumente und Informationen im digitalen Archiv zuverlässig geschützt sind, sollten Sie für den Zugriff auf Ihre archivierten Dateien sichere Passwörter wählen und diese nicht mit anderen Personen teilen.
# Tipp 10: Mitarbeiter schulen
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der korrekten Verwendung des digitalen Archivierungssystems. So vermeiden Sie falsche Dateiablagen oder -benennungen.
