Im digitalen Zeitalter sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entscheidende Werkzeuge für Unternehmen, um den ständig wachsenden Datenstrom zu bewältigen und effizient mit Informationen umzugehen. Gleichwohl stoßen viele Organisationen mit der Zeit mit ihren bestehenden DMS-Lösungen an Grenzen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum es in solch einem Fall sinnvoll ist, das System zu erweitern.
Grund 1: Bewältigung steigender Datenmengen und Komplexität
Die Kernfunktionen von digitalen Dokumentenmanagementsystemen liegen in der Erfassung von Dokumenten sowie der Extraktion und der Ablage von Informationen. Häufig sammeln sich in Unternehmen unaufhörlich und immer mehr Daten an. Wird ein DMS der Datenmenge nicht länger gerecht, bietet sich eine Erweiterung des Systems um zusätzliche Speicherkapazitäten an. Bei klassischen, vielleicht sogar veralteten Systemen zum digitalen Dokumentenmanagement kann sich dann auch ein Wechsel hin zu modernen Cloud- Lösungen lohnen. Solche benötigen keine lokale Installation und können flexibel über den vorhandenen Internetbrowser genutzt werden.
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Grund 2: Integration neuer Technologien und Funktionen
Die Technologielandschaft entwickelt sich ständig weiter und neue Technologien bieten oft verbesserte Funktionen und Möglichkeiten. Mit einer Erweiterung des vorhandenen Systems zum digitalen Dokumentenmanagements können Unternehmen davon profitieren. Ein Beispiel ist die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) für die automatisierte Klassifizierung von Dokumenten. Denkbar sind auch Erweiterungen, welche die Implementierung von Workflow-Automatisierungen oder die Einbindung von Echtzeit-Kollaborationsfunktionen umfassen.
Grund 3: Verbesserung der Datensicherheit
Die Sicherheit von Unternehmensdaten ist heute mehr denn je entscheidend. Durch eine verbesserte Sicherheit und Compliance wird nicht nur das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern gestärkt. Das ist besonders wichtig in Zeiten, in denen Datenschutz und Compliance zu zentralen Anliegen in der Geschäftswelt geworden sind. Ein erweitertes DMS kann Ihnen eine Verbesserung der Sicherheitsfunktionen ermöglichen und so den Schutz sensibler Unternehmensinformationen erhöhen. Hierfür können beispielsweise Funktionen zur Einhaltung von branchenspezifischen und gesetzlichen Vorschriften integriert werden.
DMS-Erweiterungen können die Zukunftsfähigkeit sichern
Die Erweiterung Ihres DMS ist häufig mehr als nur eine technische Notwendigkeit; sie ist ein strategischer Schritt, um die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern. Durch die Bewältigung steigender Datenmengen, die Integration neuer Technologien und die Verbesserung von Sicherheit und Compliance schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Haben Sie Fragen dazu, wie Sie Ihr System geschickt erweitern können oder wünschen sich Unterstützung können Sie gerne auf uns zukommen. Im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung klären unsere Experten gemeinsam mit Ihnen, welche Schritte für Sie besonders sinnvoll sind und wie Sie vorgehen können.
