Eine moderne Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen ein zentraler Baustein, wenn es darum geht, Workflows für eine Zusammenarbeit in hybriden oder remote arbeitenden Teams zu etablieren. Größere Unternehmen organisieren sich hierbei häufig über ECM-Systeme. Was aber zeichnet moderne ECM-Systeme aus?
Experteninterview: 5 Fragen an Thomas Stellmach
Neue Arbeitsmodelle haben viele Führungskräfte dazu gebracht, ihre IT-Architektur und -Strategie zu prüfen und neu zu bewerten. Vor diesem Kontext erklärt sich unter anderem das erhöhte Interesse an Cloud-Lösungen, das derzeit herrscht. Darüber hinaus ermutigen auch Datenschutzgesetze wie die DSGVO, bestehende Systeme einer sorgfältigen Prüfung zu unterziehen und – wenn nötig – Modernisierungsmaßnahmen zu treffen. Welche Trends sich speziell im Enterprise Content Management abzeichnen und worauf es bei einer Systemmodernisierung ankommt, dass erklärt unser Experte Thomas Stellmach, leitender Softwarearchitekt bei der EITCO, im nachstehenden Interview:
#1 Was sind die aktuellen Trends im Enterprise Content Management?
Ein wichtiger Trend im Bereich Enterprise Content Management ist die Anpassung klassischer ECM-Systeme an die Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Der Schlüssel zur erfolgreichen Realisierung eines hybriden Arbeitsplatzes ist Remote Accessibility. In diesem Zusammenhang gewinnen Cloud-Lösungen an Beliebtheit. Sie haben in den letzten Jahren bewiesen, dass sie Unternehmen die für neues Arbeiten nötige Flexibilität ermöglichen. Ein weiterer Trend ist die Integration von Standard Cloud-Diensten mithilfe einer Content-Service-Plattform. Das Ziel ist es hierbei, die besten und sichersten am Markt verfügbaren Lösungen für ECM, KI aber auch komplexe Business-Prozesse bis hin zu MS Teams nahtlos über Standard-Webservice wie OpenAPI zu verknüpfen.
#2 Welche Vorteile bringen Content-Services-Plattformen?
Anders als klassische ECM-Suites lässt sich mit Content-Services-Plattformen ein Best-of-Breed-Ansatz verfolgen. Das bedeutet, dass es keine Abhängigkeit von einem bestimmten Hersteller gibt – Stichwort Vendor Lock. Für einzelne Anwendungsfälle wählen Unternehmen die Lösungen am Markt, die ihren individuellen Ansprüchen am besten entsprechen. Da die einzelnen Dienste zudem jederzeit austauschbar sind, kann das System unkompliziert und zu kalkulierbaren Kosten angepasst werden, wenn sich die Anforderungen verändern. Ein weiterer Vorteil: Content-Service-Plattformen erlauben es, Schnittstellen und Funktionen, für die es keine Standard-Anwendung gibt, als unabhängige Dienste zu implementieren und so nachhaltig Migrations-Aufwände zu reduzieren.
Ein Umdenken findet außerdem bei den Clients statt. Anders als früher, wollen Anwender keine mächtigen ECM-Clients mehr, die den Content aller verbundenen System zentral anzeigen. Hier geht der Trend hin zur einer flexiblen Ausspielung von Inhalten über Content-Services aus Web-Portalen und Apps.
#3 Welche Clients für ECM-Systeme sind derzeit gefragt?
Wir stellen fest, dass Unternehmen ECM Funktionen zunehmend intuitiv bedienbar in ihre Javascript-Webanwendungen oder Web-Portale integrieren wollen. Viele Mitarbeitende lesen den zentral verwalteten Content in ihren Anwendungen und Business-Prozessen. Nur wenige Anwendende erfassen und pflegen die Daten in Spezial-Anwendungen. Anders gesagt: Es werden entweder hochspezialisierte Apps oder integrierbare Web-Komponenten benötigt. Beides lässt sich nachhaltig mit modernen Web Frontend-Frameworks wie angular oder react umsetzen. Auch hier steht der Gedanke im Vordergrund die Bindung an einen Hersteller gering zu halten und Oberfläche und Funktion zu trennen. Funktionieren Anwendungen über Standard-APIs können einzelne Content-Dienste leicht an veränderte Anforderungen und Marktgegebenheiten angepasst werden.
#4 Was sollten Unternehmen mit ECM-Systemen jetzt machen, um mit ihrer IT-Architektur zukunftssicher aufgestellt zu sein?
Wer mit seinem ECM-System am Puls der Zeit sein will, der sollte regelmäßig prüfen, inwieweit das System den Anforderungen seiner Anwender und den rechtlichen Anforderungen gerecht wird. Gerade wenn es um Sicherheit bei Remote-Arbeitsplätzen und effizient skalierbare Hochverfügbarkeit geht, bieten Anwendungen die moderne Cloud-Technologien nutzen (cloud native Anwendungen) große Vorteile. Services, die für moderne Plattformen wie kubernets entworfen sind, skalieren kosten-effizient in der Cloud und genügen bei Bedarf auch höchsten Anforderungen bei der georedundanten Ausfallsicherheit.
Hinweis
Sie arbeiten mit Saperion ECM und wollen Ihr System schrittweise modernisieren? In unserem White Paper “Saperion Systemmodernisierung - So wird Ihre ECM-Plattform Cloud-ready und DSGVO-konform" erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Modernisierungsmöglichkeiten für Saperion User.
#5 Was sollten Unternehmen beachten, die mit ihrem ECM-System in die Cloud wollen?
Wer mit einem bestehenden ECM-System in die Cloud will, der muss sich entscheiden, ob ein simples Lift and Shift stattfinden soll oder ein Systemwechsel. Bei Erstgenanntem wird die bereits genutzte Software in die Cloud „gehoben“. Bei einem Systemwechsel dagegen werden sämtliche Daten in ein neues System migriert, das speziell für die Cloud entwickelt wurde. Beim Lift and Shift kommen in der Regel Dienste aus der Cloud zum Einsatz – etwa Datenbank und Objekt-Speicher. Die eigentliche ECM-Software wiederum wird auf virtuellen Maschinen in der Cloud betrieben. Fällt die Wahl auf einen Cloud-Native-Ansatz, werden alle Dienste auf einer orchestrierbaren Plattform wie kubernetes betrieben. Damit verändert sich die Art, wie Lösungen entwickelt, installiert und getestet werden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die genannten Ansätze zu kombinieren und schrittweise eine cloudfähige Content Service Plattform aufzubauen. Der Fokus liegt in diesem Fall zunächst auf dem Aufbau einer serviceorientierten ECM-Plattform. In späteren Schritten werden die Dienste durch cloud-native Produkte ersetzt.
Für welchen Weg sich ein Unternehmen letztlich auch entschiedet: In jedem Fall ist auf die Sicherheit der Provider und Lösungen zu achten. Je nachdem welche Daten in der Cloud gespeichert werden sollen, muss der Provider die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Um flexibel bei der Auswahl des Cloudanbieters zu bleiben, empfehlen wir, die Daten zu verschlüsseln und die Schlüssel getrennt zu speichern.
