In einer Welt, in der Zeit zu einer immer knapperen Ressource wird, ist Multitasking gefragter denn je. Gleichzeitig will Multitasking gelernt sein. Ohne eine passende Strategie ist es fast unmöglich mehrere Aufgaben bei hoher Produktivität und Effizienz parallel zu erledigen. E-Mail-Management bietet dabei eine hilfreiche Unterstützung.
E-Mails als Produktivitätshelfer
E-Mails sind aus der modernen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Sie sind maßgeblich in der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Tatsächlich haben E-Mails viele Vorteile: Gegenüber langwierigen Telefonaten ermöglichen sie eine schnelle und effektive Kommunikation. Dateien und Dokumente können bequem an Nachrichten angehängt werden. Darüber sind Absprachen per E-Mail dokumentiert, wodurch Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachgelesen werden können.
Allerdings gibt es auch eine Schattenseite: In vielen Unternehmen zählen E-Mails zu den Produktivitätskillern schlechthin. Häufig ist ein Grund der, dass Mitarbeitenden die passende Strategie zum Umgang mit den oft großen Mengen an offener Nachrichten fehlt. Ein gutes E-Mail-Management hilft Mitarbeitenden, eine sinnvolle Strategie zu entwickeln und die eigene Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Äußerst wichtig ist zudem die Frage nach der Organisation.
Die 5 goldenen Regeln des E-Mail-Managements
Um schnell auf Nachrichten reagieren zu können, ist es wichtig, E-Mails so zu organisieren, dass Sie stets den Überblick behalten. Hier kommen fünf Regeln, mit denen Sie ihr E-Mail-Management optimieren können:
# Regel 1: Prioritäten setzen
Viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erfordert eine gute Struktur. In der Bearbeitung von E-Mails empfiehlt es sich, nach Priorität zu sortieren. Wichtige E-Mails sind auf diese Weise schnell erkannt und können als erstes bearbeitet werden. Weniger wichtige E-Mails hingegen können zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet werden.
# Regel 2: Ordnung halten
Eine gut organisierte E-Mail-Inbox hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Eine vielversprechende Methode ist es, eingehende E-Mails zu kategorisieren, um dadurch den Posteingang zu leeren. E-Mail-Programme bieten in der Regel Optionen zum Erstellen von Ordnern oder Labels, mit denen sich E-Mails kategorisieren lassen. Daneben trägt auch das Löschen von unnötigen E-Mails sowie das Archivieren von alten Nachrichten dazu bei, den Posteingang übersichtlich zu halten.
# Regel 3: Automatisierung nutzen
Ein hilfreicher Zeitsparer beim E-Mail-Management ist die Automatisierung von E-Mail-Prozessen. Beispielsweise können Sie Regeln einrichten, um E-Mails automatisch an bestimmte Ordner weiterzuleiten oder automatische Antworten zu senden. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
# Regel 4: Zeitfenster festlegen
Multitasker neigen dazu, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Um die E-Mail-Flut zu bewältigen und den Fokus auf andere Aufgaben nicht zu verlieren, ist es ratsam, feste Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails zu setzen. Beispielsweise könnten Sie jeweils zu Beginn und zum Ende eines Arbeitstages 15 Minuten einplanen, um E-Mails zu checken und zu beantworten. So unterbrechen Sie Ihre Deep-Work-Phasen weniger und haben auch für die E-Mail-Bearbeitung mehr Konzentration.
# Regel 5: Technologie nutzen
Von E-Mail-Clients mit integriertem Kalender und Aufgabenliste bis hin zu Tools zur E-Mail-Priorisierung: Auf dem Markt gibt es viele Technologien und Tools, die dabei helfen, das E-Mail-Management zu verbessern und die E-Mail-Effizienz zu steigern. Gerne beraten wir Sie zum Thema E-Mail-Managementsystem und stellen Ihnen infrage kommende Lösungen vor.
Fazit: E-Mail-Management braucht eine passende Strategie
E-Mail-Management ist vor allem für Multitasker oft eine Herausforderung. Mit der passenden Strategie kann diese allerdings gut bewältigt werden. Relevant sind hierbei das Setzen von Prioritäten, das Schaffen von Ordnung, die Nutzung von Automatisierung, das Festlegen von Zeitfenstern und die Nutzung von einer Technologie mit passenden Tools.
