Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Lagerberichte – in Unternehmen und Behörden ist das Thema Dokumentenaufbewahrung nicht nur relevant, sondern oft auch kompliziert. Wie können Dokumente sicher aufbewahrt werden? Welche Aufbewahrungsfristen gibt es? Und was ist bei einer elektronischen Speicherung zu beachten? In diesem Beitrag gehen wir diesen und weiteren Fragen auf den Grund und zeigen, wie digitale Lösungen die Dokumentenaufbewahrung erleichtern.
Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen und Behörden wichtig. Sie dient der Rechtssicherung und gewährleistet, dass juristisch bedeutsame Vorgänge nachgewiesen werden können. Je nach Dokument gelten für die Aufbewahrung unterschiedliche Fristen. Hierbei gilt prinzipiell: Dient ein Dokument als Buchungsgrundlage, gibt es eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gilt eine Frist von sechs Jahren. Eine Ausnahme sind Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen für 30 Jahre aufbewahrt werden.
Hinweis
Genaue Informationen zu bestimmten Dokumenten und ihren Aufbewahrungsfristen finden Unternehmen über die für sie zuständige Handelskammer.
Möglichkeiten zur Dokumentenaufbewahrung
Um Dokumente lange und sicher aufzubewahren, ist ein gut strukturiertes Ablagesystem notwendig. Bis vor wenigen Jahren wurden Dokumente in erster Linie in der Papierform aufbewahrt – als physische Akten, eingelagert in Aktenschränken und Archivräumen. Diese Möglichkeit zur Dokumentenaufbewahrung hat allerdings einen Nachteil: Mit der Zeit häufen sich oft immer größere Mengen an Papieren, Verträgen, Rechnungen und weiteren Unternehmensunterlagen an, die allesamt sortiert und beschriftet werden müssen. Das bedeutet einen enormen Aufwand. Nicht selten fehlt zudem der Platz, um sämtliche Dokumente in einem physischen Archiv über viele Jahre gut strukturiert aufzubewahren.
Eine praktische und raumsparende Alternative sind demgegenüber Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie ermöglichen es, Dokumente digital zu speichern. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines physischen Archivs. Suchfunktionen und Filter unterstützen Anwender zudem bei der Suche. Bestimmte Dokumente sind mit einem DMS in nur wenigen Klicks auffindbar. Das spart lange Suchzeiten und es bleibt mehr Zeit für sinnstiftendere Aufgaben.
Hinweis
In der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird die Digitalisierung auch durch die Gesetzeslage immer mehr vorangetrieben. Auf unserer Branchenseite für die öffentliche Verwaltung finden Sie Details zu den Technologien und Lösungen, die für eine erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor entscheidend sind. Hier geht es zur Branchenseite.
So funktioniert die Dokumentenaufbewahrung mit einem DMS
Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist für Unternehmen und Behörden die Grundlage für eine zeitgemäße und effiziente Dokumentenaufbewahrung. Mit einem DMS laufen sämtliche Prozesse von der Speicherung und Ablage von Dokumenten, über die Verarbeitung bis hin zur Löschung und Archivierung digital ab. Die Voraussetzung ist, dass Dokumente digital vorliegen. Schreiben, die im Unternehmen per Briefpost eingehen, müssen daher zunächst gescannt werden, um in einem DMS gespeichert werden zu können. Anschließend sind die Dokumente auf einer zentralen Plattform gespeichert. Das ermöglicht einen ortsübergreifenden Zugriff und erleichtert die Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams. Ein weiterer Vorteil: Viele Systeme erinnern Sie automatisch an Fristen hinsichtlich der Aufbewahrung bestimmter Dokumente. So helfen sie dabei, Daten nicht länger als notwendig zu speichern, aber auch nicht vorzeitig zu löschen.
Alle Vorteile mit einem DMS auf einen Blick
- Beschleunigte Workflows durch Automatisierung
- Mobiles Arbeiten
- Nie wieder lange Suchen
- Beschleunigte Durchlauf- und Antwortzeiten
- Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
- Revisionssichere Archivierung
- Minimierter Papierverbrauch
Alle Infos zum Thema DMS finden Sie in unserem Flyer „Digitales Dokumentenmanagement mit System“.
Dokumentenaufbewahrung: Wie digital darf es sein?
Rechtlich gesehen können die meisten Dokumente sowohl physisch wie auch digital aufbewahrt werden. Ausgenommen sind spezifische Schreiben wie beispielsweise Handelsbücher und Jahresabschlüsse, für die das Original aufzubewahren ist. Bei den meisten anderen Dokumenten bleibt die Gültigkeit auch durch das Einscannen mit anschließender Vernichtung des Originals bestehen.
Gut zu wissen: Wer nicht nur Dokumente digital speichern, sondern ganze Prozesse digitalisieren will, für den kann über das Thema DMS hinaus auch das Thema elektronische Signatur spannend sein. Viele Dokumente können digital signiert werden. So können zum Beispiel Verträge digital und medienbruchfrei geschlossen werden. In unserem Beitrag „Elektronische Signatur: diese Unterschiede sollten Sie kennen” finden Sie nähere Informationen zu der elektronischen Signatur sowie Erklärungen dazu, wann und inwieweit eine solche rechtswirksam ist.
Fazit: Ein DMS kann für Unternehmen eine nützliche Hilfe sein
Digitale Dokumentenmanagement-Systeme sind die Grundlage für eine zeitgemäße Dokumentenaufbewahrung. Mit ihnen können Schreiben auch auf viele Jahre hin sicher und einfach auffindbar gespeichert werden – revisionssicher und gut strukturiert. Dazu werden Medienbrüche vermieden und Löschfristen können einfacher eingehalten werden.
