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Eine effiziente Lösung bietet die Übermittlung von digitalen Dokumenten per eBO (elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach). Durch diese Methode wird die Zustellungen einzelner Dokumente oder auch ganzer Akten beschleunigt. Gleichzeitig werden Kosten minimiert. Der Versand per eBO ermöglicht es, Dokumente in elektronischer Form sicher und rechtsverbindlich auszutauschen, ohne die Notwendigkeit von Papier oder Faxgeräten.

Elektronisch sicher kommunizieren – per eBO

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach bietet professionellen Verfahrensbeteiligten und anderen Teilnehmenden im ERV einen sicheren Übermittlungsweg für die Kommunikation mit Gerichten sowie mit Einrichtungen der Justiz. Zu dieser Nutzergruppe zählen u. a.

Unternehmen
Organisationen
Vereine
Privatpersonen

Zudem folgt für die professionellen Verfahrensbeteiligten eine Plicht zur Nutzung des eBOs zum 1. Januar 2024. Zu dieser Gruppe gehören bspw.

Gerichtsvollzieher,
Registrierte-rechtliche Betreuer,
Beeidigte Sachverständigende,
Beeidigte Gutachter im Familienverfahren,
Beeidigte Verfahrensbeistände,
Registrierte-beeidigte Übersetzer und
Beeidigte Vormunde.

Was diese Berufsgruppen ab 2024 beachten müssen, haben wir in unserem White Paper “Die Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs: Wie Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) nutzen“ für Sie zusammengefasst – inklusive hilfreicher Tipps für die Umsetzung der neuen Rechtsgrundlage.

Das erwartet Sie in unserem White Paper:

Hintergrund und Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs
eBO-Pflicht ab 2024: Rechtsgrundlagen und rechtliche Rahmenbedingungen
Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) im Detail
Implementierung und Nutzung des eBOs
Entdecken Sie arveo secom – die eBO-Lösung von EITCO

Tipps und Tricks zur digitalen Archivierung

Lösungen zur digitalen Dokumentenarchivierung sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil in der internen Organisation. Sie ermöglichen eine zentrale Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit oft erheblich. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile:

Platzeinsparung: Mit der digitalen Archivierung entfällt die Notwendigkeit von sperrigen Aktenschränken im Büro zur Aufbewahrung von Unterlagen.
Rechtssicherheit: Moderne Lösungen zur digitalen Archivierung sind auf die geltenden Anforderungen im Bereich der Rechtssicherheit ausgerichtet und kommen den Compliance-Anforderungen von den GoBD und der DSGVO nach.
Flexibler Zugriff: Durch die digitale Archivierung über ein Cloud-Archiv liegen Dokumente und Informationen zentral ab und sind für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten mit wenigen Klicks aufrufbar – egal ob die Person im Büro ist oder aus dem Home-Office arbeitet.
Automatisierte Workflows: Über Schnittstellen zu bestehenden Infrastrukturen können Workflows wie zum Beispiel die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert werden.

Um mit einer Lösung zur digitalen Archivierung möglichst effizient zu arbeiten und die Vorteile bestmöglich zu nutzen, ist eine gute Struktur unverzichtbar. Deshalb haben wir 10 nützliche Tipps zusammengestellt, mit denen Sie den Überblick behalten und relevante Dokumente und Dateien schnell wiederfinden:

# Tipp 1: Systematisch vorgehen

Um Informationen schnell und einfach im digitalen Archiv zu finden, ist ein klares und gut durchdachtes System für die Archivierung essenziell. Planen Sie deshalb im Voraus, wie Sie Ihre Dateien organisieren und benennen möchten.

# Tipp 2: Aussagekräftige Dateinamen nutzen

Damit Sie im digitalen Archiv den Überblick behalten, sollten Sie Dateinamen wählen, die den Dateiinhalt klar und präzise beschreiben. Das erleichtert Ihnen die Suche nach einzelnen Dateien erheblich.

# Tipp 3: Auf die Ordner-Struktur achten

Für mehr Übersicht empfiehlt sich außerdem eine einheitliche Struktur für Ihre Dateiordner. Verwenden Sie beispielsweise ein Datum- oder Kategoriensystem.

# Tipp 4: Lange Dateinamen vermeiden

Lange Dateiname können unter Umständen zu Problemen mit Dateipfaden führen. Wählen Sie daher kurze Namen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Inhaltsstichworten oder Kurztiteln. Vermeiden Sie Sonderzeichen oder Leerzeichen in Dateinamen, um die Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen zu gewährleisten.

# Tipp 5: Unterordner verwenden

Große Sammlungen von Ordnern erschweren den Überblick. Verwenden Sie daher neben Ordnern auch Unterordner, um Ihre Dateien zu organisieren und den Zugriff zu erleichtern.

# Tipp 6: Metadaten einsetzen

Metadaten helfen Ihnen dabei bestimmte Informationen leichter auffindbar zu machen – etwa durch Eingabe eines Kundennamens oder einer Projektbezeichnung. Gehen Sie deshalb sicher, Metadaten für Ihre Dateien zu hinterlegen.

# Tipp 7: Dokumente intelligent digitalisieren

Lösungen mit OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglichen es, Textversionen von gescannten Dokumenten zu erstellen. Dadurch können Sie in der Datei eine Volltextsuche durchführen und einzelne Informationen schneller finden.

# Tipp 8: Regelmäßige Überprüfungen machen

Veraltete oder unnötige Dateien nehmen unnötig Speicherplatz in Ihrem Archiv in Anspruch und führen in großer Anzahl schnell zu Unübersichtlichkeit. Nehmen Sie sich deshalb in regelmäßigen Abständen die Zeit, Ihr Archiv zu überprüfen und unnötige Dateien zu entfernen.

# Tipp 9: Den Zugang sichern

Damit Ihre Dokumente und Informationen im digitalen Archiv zuverlässig geschützt sind, sollten Sie für den Zugriff auf Ihre archivierten Dateien sichere Passwörter wählen und diese nicht mit anderen Personen teilen.

# Tipp 10: Mitarbeiter schulen

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der korrekten Verwendung des digitalen Archivierungssystems. So vermeiden Sie falsche Dateiablagen oder -benennungen.

Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das eigentlich?

Digitale Lösungen zum Dokumentenmanagement sind aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Der Grund: Dokumente und Informationen sind über ein DMS in Sekundenschnelle verfügbar. Das vereinfacht Arbeitsprozesse und erhöht zudem ihre Effizienz. Ist das DMS Cloud-basiert, verringert sich der Wartungs- und Pflegeaufwand, den lokal betriebene Systeme bedeuten. Daneben gibt es diverse weitere Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie in den nachstehenden Absätzen.

Diese Vorteile hat Cloud-basiertes DMS

Der Einsatz eines Cloud-basierten DMS bietet Unternehmen verschiedene Vorteile. Hier kommen die wichtigsten sieben:

#1 Flexibilität

Ein Cloud-basierten DMS ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Dateien von fast überall aus. So können Mitarbeitende gemeinsam auf dieselben Dokumente zugreifen und daran arbeiten – von verschiedenen Büros aus sowie aus dem Home-Office, von unterwegs oder von einem Co-Working Space. Das beschleunigt die Zusammenarbeit und ist vorteilhaft für Unternehmen, die an mehreren Standorten vertreten sind oder Remote-Arbeitsplätze bieten.

#2 Organisation

Mit einem Dokumentenmanagement-System in der Cloud können Dateien übersichtlich strukturiert und organisiert werden. Sämtliche Informationen und Dokumente können – je nach ihrem Thema – unterschiedlichen digitalen Akten zugeordnet werden. Das erleichtert die Suche nach einzelnen Dateien. Außerdem können Metadaten hinzugefügt werden, um Informationen schneller zu durchsuchen.

#3 Datensicherheit und Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind für Unternehmen absolut bedeutsam. Entsprechend investieren Anbieter von Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systemen oft erheblich in Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups, um die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Im Vergleich zu lokal-betriebenen Systemen oder einer Archivierung von Dokumenten in Papierakten bietet ein Cloud-basiertes DMS eine höhere Sicherheit für Unternehmensdaten.

#4 Kosteneffizienz

Die Nutzung eines Cloud-basierten DMS reduziert die Kosten für die physische Lagerung von Papierdokumenten und die Anschaffung von teurer Hardware und Software. Dazu werden Cloudlösungen oft als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten, bei denen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen. Durch das Angebot als Service entfallen außerdem die Wartungs- und Upgrade-Kosten, die bei einem lokalen Systembetrieb anfallen würden.

#5 Automatisierung

Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht die Automatisierung von Workflows wie etwa das Genehmigen von Dokumenten oder das Einreichen von Rechnungen. Auf diese Weise können manuelle Fehler vermieden werden. Darüber hinaus werden mit einer Automatisierung die betreffenden Prozesse beschleunigt.

#6 Speicherplatz

Je nach Bedarf können Unternehmen ihre Speicherkapazität bei einem Cloud-basiertem DMS anpassen. Da der Speicherplatz in der Cloud nahezu unbegrenzt ist, kann jederzeit zusätzlicher Speicherplatz hinzugefügt werden.

#7 Integration

Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich in der Regel mit diversen weiteren Systemen verknüpfen. Hierzu zählen CRM-Systeme und andere Unternehmensanwendungen. Auch eine Einbindung von E-Mail- und Kalendersystemen sowie eine Erweiterung des DMS durch APIs und Integrationstools ist meist problemlos möglich.

Elektronische Kommunikation – was im ERV bisher geschah

Um die elektronische Kommunikation in der Verwaltung zu erleichtern und voranzutreiben, ist im August 2013 zunächst das E-Government-Gesetz in Kraft getreten. Es bildet Bund, Ländern und Kommunen die rechtliche Grundlage für eine verbindliche und sichere elektronische Kommunikation. Eine zentrale Rolle spielt dabei der elektronische Rechtsverkehr. Er ermöglicht den elektronischen Austausch von rechtlich relevanten Informationen und Dokumenten.

Mit dem E-Government-Gesetz wurde der ERV anfangs gemeinsam mit der Verwaltungskommunikation thematisiert. Im späteren Verlauf haben sich die beiden Bereiche allerdings getrennt. In der öffentlichen Verwaltung wurde der Fokus darauf gelegt, Dienstleistungen über das Onlinezugangsgesetz abzuwickeln. In der Justizkommunikation hingegen wurde vor allem darauf geachtet, immer mehr Beteiligte mit einer verpflichtenden Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs digital anzubinden.

Nach der Verpflichtung erst zur passiven dann zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für Rechtsanwälte über das beA, wurden Gesetze dahingehend angepasst, dass weitere Berufsgruppen die elektronische Kommunikation verpflichtend zu nutzen hatten – und nach wie vor haben. Hierzu zählen etwa Steuerberater, für die es als Übermittlungsweg das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) gibt. Um neben dieser und weiteren Berufsgruppen auch den Bürgern die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation im Rechtsverkehr einzuräumen, wurde 2022 zudem das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach eingeführt. Für professionelle Verfahrensbeteiligte wird dieses ab Januar 2024 verpflichtend.

Was ist das eBO und wem nützt es?

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach wurde 2022 eingeführt und bietet Privatpersonen, Verbänden, Unternehmen und sonstigen Organisationen einen sicheren, schriftformwahrenden Übermittlungsweg in der elektronischen Kommunikation mit der Justiz. Alle wichtigen Details zum eBO finden Sie auf unserer Übersichtsseite zum elektronischen Rechtsverkehr..

Elektronischer Rechtsverkehr wird für professionelle Verfahrensbeteiligte zur Pflicht

Ab dem Jahr 2024 wird in Deutschland eine allgemeine Nutzungspflicht für den elektronischen Rechtsverkehr via eBO für professionelle Verfahrensbeteiligte bestehen. Betroffen sind von der Regelung insbesondere die folgenden Berufsgruppen:

Rechtliche Betreuer
Beeidigte Übersetzer
Beeidigte Gutachter
Vormunde
Verfahrensbeistände
Insolvenzverwalter
Patentanwälte

Im Gesetzestext wurde für die Neuerung der §173 Zustellung von elektronischen Dokumenten in der Zivilprozessordnung (ZPO) verändert. Ein Nebensatz, der die Option zur eBO-Nutzung für professionelle Einreichende bislang offengehalten hatte, wurde gestrichen. Die ab dem 01. Januar 2024 geltende Fassung des § 173 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 ZPO regelt dann, dass „Sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann“ (§173 ZPO), einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Zustellung zu eröffnen haben. Aus der bisherigen „Kann“ -Bestimmung wird zum Jahreswechsel somit eine „Muss“-Bestimmung.

Was professionelle Verfahrensbeteiligte jetzt tun sollten

In Schriftsätzen an Berufsträger wurde seitens der Gerichte vereinzelt bereits der Hinweis beschrieben, dass ab 2024 der elektronische Rechtsverkehr zu nutzen sei. Von einer Verpflichtung der oben genannten Berufsgruppen zur eBO-Nutzung ist damit auszugehen – auch wenn andere Paragrafen, wie der §14 im Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) im Familienverfahren, noch nicht angepasst wurden. Hierbei besteht die Möglichkeit, auch schon früher ein eBO einzurichten. Sinnvoll ist das unbedingt. Zum einen kommt die Umstellung auf das eBO für viele Berufsgruppen ohnehin. Zum anderen vereinfacht der elektronische Übertragungsweg die Kommunikation erheblich, da mitunter lange Versandzeiten entfallen.

Haben Sie vor, ein elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach einzurichten, ist dafür eine spezielle eBO-Software nötig. Was Sie beim Kauf beachten sollten und wie Sie Ihr eBO in vier Schritten einrichten können, das haben wir in zwei separaten Beiträgen für Sie zusammengefasst:

Zu den Kaufkriterien

Zur eBO-Einrichtung in 4 Schritten

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen und Behörden wichtig. Sie dient der Rechtssicherung und gewährleistet, dass juristisch bedeutsame Vorgänge nachgewiesen werden können. Je nach Dokument gelten für die Aufbewahrung unterschiedliche Fristen. Hierbei gilt prinzipiell: Dient ein Dokument als Buchungsgrundlage, gibt es eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gilt eine Frist von sechs Jahren. Eine Ausnahme sind Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen für 30 Jahre aufbewahrt werden.

Hinweis

Genaue Informationen zu bestimmten Dokumenten und ihren Aufbewahrungsfristen finden Unternehmen über die für sie zuständige Handelskammer.

Möglichkeiten zur Dokumentenaufbewahrung

Um Dokumente lange und sicher aufzubewahren, ist ein gut strukturiertes Ablagesystem notwendig. Bis vor wenigen Jahren wurden Dokumente in erster Linie in der Papierform aufbewahrt – als physische Akten, eingelagert in Aktenschränken und Archivräumen. Diese Möglichkeit zur Dokumentenaufbewahrung hat allerdings einen Nachteil: Mit der Zeit häufen sich oft immer größere Mengen an Papieren, Verträgen, Rechnungen und weiteren Unternehmensunterlagen an, die allesamt sortiert und beschriftet werden müssen. Das bedeutet einen enormen Aufwand. Nicht selten fehlt zudem der Platz, um sämtliche Dokumente in einem physischen Archiv über viele Jahre gut strukturiert aufzubewahren.

Eine praktische und raumsparende Alternative sind demgegenüber Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie ermöglichen es, Dokumente digital zu speichern. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines physischen Archivs. Suchfunktionen und Filter unterstützen Anwender zudem bei der Suche. Bestimmte Dokumente sind mit einem DMS in nur wenigen Klicks auffindbar. Das spart lange Suchzeiten und es bleibt mehr Zeit für sinnstiftendere Aufgaben.

Hinweis

In der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird die Digitalisierung auch durch die Gesetzeslage immer mehr vorangetrieben. Auf unserer Branchenseite für die öffentliche Verwaltung finden Sie Details zu den Technologien und Lösungen, die für eine erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor entscheidend sind. Hier geht es zur Branchenseite.

So funktioniert die Dokumentenaufbewahrung mit einem DMS

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist für Unternehmen und Behörden die Grundlage für eine zeitgemäße und effiziente Dokumentenaufbewahrung. Mit einem DMS laufen sämtliche Prozesse von der Speicherung und Ablage von Dokumenten, über die Verarbeitung bis hin zur Löschung und Archivierung digital ab. Die Voraussetzung ist, dass Dokumente digital vorliegen. Schreiben, die im Unternehmen per Briefpost eingehen, müssen daher zunächst gescannt werden, um in einem DMS gespeichert werden zu können. Anschließend sind die Dokumente auf einer zentralen Plattform gespeichert. Das ermöglicht einen ortsübergreifenden Zugriff und erleichtert die Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams. Ein weiterer Vorteil: Viele Systeme erinnern Sie automatisch an Fristen hinsichtlich der Aufbewahrung bestimmter Dokumente. So helfen sie dabei, Daten nicht länger als notwendig zu speichern, aber auch nicht vorzeitig zu löschen.

Alle Vorteile mit einem DMS auf einen Blick

Beschleunigte Workflows durch Automatisierung
Mobiles Arbeiten
Nie wieder lange Suchen
Beschleunigte Durchlauf- und Antwortzeiten
Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
Revisionssichere Archivierung
Minimierter Papierverbrauch

Alle Infos zum Thema DMS finden Sie in unserem Flyer „Digitales Dokumentenmanagement mit System“.

Dokumentenaufbewahrung: Wie digital darf es sein?

Rechtlich gesehen können die meisten Dokumente sowohl physisch wie auch digital aufbewahrt werden. Ausgenommen sind spezifische Schreiben wie beispielsweise Handelsbücher und Jahresabschlüsse, für die das Original aufzubewahren ist. Bei den meisten anderen Dokumenten bleibt die Gültigkeit auch durch das Einscannen mit anschließender Vernichtung des Originals bestehen.

Gut zu wissen: Wer nicht nur Dokumente digital speichern, sondern ganze Prozesse digitalisieren will, für den kann über das Thema DMS hinaus auch das Thema elektronische Signatur spannend sein. Viele Dokumente können digital signiert werden. So können zum Beispiel Verträge digital und medienbruchfrei geschlossen werden. In unserem Beitrag „Elektronische Signatur: diese Unterschiede sollten Sie kennen” finden Sie nähere Informationen zu der elektronischen Signatur sowie Erklärungen dazu, wann und inwieweit eine solche rechtswirksam ist.

Fazit: Ein DMS kann für Unternehmen eine nützliche Hilfe sein

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme sind die Grundlage für eine zeitgemäße Dokumentenaufbewahrung. Mit ihnen können Schreiben auch auf viele Jahre hin sicher und einfach auffindbar gespeichert werden – revisionssicher und gut strukturiert. Dazu werden Medienbrüche vermieden und Löschfristen können einfacher eingehalten werden.

E-Mails als Produktivitätshelfer

E-Mails sind aus der modernen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Sie sind maßgeblich in der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Tatsächlich haben E-Mails viele Vorteile: Gegenüber langwierigen Telefonaten ermöglichen sie eine schnelle und effektive Kommunikation. Dateien und Dokumente können bequem an Nachrichten angehängt werden. Darüber sind Absprachen per E-Mail dokumentiert, wodurch Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachgelesen werden können.

Allerdings gibt es auch eine Schattenseite: In vielen Unternehmen zählen E-Mails zu den Produktivitätskillern schlechthin. Häufig ist ein Grund der, dass Mitarbeitenden die passende Strategie zum Umgang mit den oft großen Mengen an offener Nachrichten fehlt. Ein gutes E-Mail-Management hilft Mitarbeitenden, eine sinnvolle Strategie zu entwickeln und die eigene Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Äußerst wichtig ist zudem die Frage nach der Organisation.

Die 5 goldenen Regeln des E-Mail-Managements

Um schnell auf Nachrichten reagieren zu können, ist es wichtig, E-Mails so zu organisieren, dass Sie stets den Überblick behalten. Hier kommen fünf Regeln, mit denen Sie ihr E-Mail-Management optimieren können:

# Regel 1: Prioritäten setzen

Viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erfordert eine gute Struktur. In der Bearbeitung von E-Mails empfiehlt es sich, nach Priorität zu sortieren. Wichtige E-Mails sind auf diese Weise schnell erkannt und können als erstes bearbeitet werden. Weniger wichtige E-Mails hingegen können zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet werden.

# Regel 2: Ordnung halten

Eine gut organisierte E-Mail-Inbox hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Eine vielversprechende Methode ist es, eingehende E-Mails zu kategorisieren, um dadurch den Posteingang zu leeren. E-Mail-Programme bieten in der Regel Optionen zum Erstellen von Ordnern oder Labels, mit denen sich E-Mails kategorisieren lassen. Daneben trägt auch das Löschen von unnötigen E-Mails sowie das Archivieren von alten Nachrichten dazu bei, den Posteingang übersichtlich zu halten.

# Regel 3: Automatisierung nutzen

Ein hilfreicher Zeitsparer beim E-Mail-Management ist die Automatisierung von E-Mail-Prozessen. Beispielsweise können Sie Regeln einrichten, um E-Mails automatisch an bestimmte Ordner weiterzuleiten oder automatische Antworten zu senden. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

# Regel 4: Zeitfenster festlegen

Multitasker neigen dazu, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Um die E-Mail-Flut zu bewältigen und den Fokus auf andere Aufgaben nicht zu verlieren, ist es ratsam, feste Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails zu setzen. Beispielsweise könnten Sie jeweils zu Beginn und zum Ende eines Arbeitstages 15 Minuten einplanen, um E-Mails zu checken und zu beantworten. So unterbrechen Sie Ihre Deep-Work-Phasen weniger und haben auch für die E-Mail-Bearbeitung mehr Konzentration.

# Regel 5: Technologie nutzen

Von E-Mail-Clients mit integriertem Kalender und Aufgabenliste bis hin zu Tools zur E-Mail-Priorisierung: Auf dem Markt gibt es viele Technologien und Tools, die dabei helfen, das E-Mail-Management zu verbessern und die E-Mail-Effizienz zu steigern. Gerne beraten wir Sie zum Thema E-Mail-Managementsystem und stellen Ihnen infrage kommende Lösungen vor.

Fazit: E-Mail-Management braucht eine passende Strategie

E-Mail-Management ist vor allem für Multitasker oft eine Herausforderung. Mit der passenden Strategie kann diese allerdings gut bewältigt werden. Relevant sind hierbei das Setzen von Prioritäten, das Schaffen von Ordnung, die Nutzung von Automatisierung, das Festlegen von Zeitfenstern und die Nutzung von einer Technologie mit passenden Tools.

Welche Funktion hat eBO-Software im elektronischen Rechtsverkehr?

Privatpersonen, Unternehmen, Organisationen und Verfahrensbeteiligte – etwa Sachverständigende, Dolmetschende, Gerichtsvollziehende, gerichtlich Betreuende, Insolvenzverwaltende und Steuerberatende sowie Patentanwälte – können über das eBO am elektronischen Rechtsverkehr teilhaben und Nachrichten elektronisch an Gerichte und Einrichtungen der Justiz sowie an Behörden, Rechtsanwälte, Notare und Steuerberatende übermitteln – und umgekehrt von ihnen erhalten.

Um ein eBO einzurichten, ist eine spezielle, hierfür von der Justiz registrierte eBO-Software nötig. Diese ermöglicht einen Zugang zum persönlichen eBO.

Hinweis

Im Unterschied zu klassischen E-Mail-Programmen ist der Informationsaustausch per eBO an die aktuellen Vorschiften der Justiz angepasst. Sämtliche Daten sind verschlüsselt und werden an eindeutig identifizierte Empfänger übermittelt. Zudem wird der Nachrichtenaustausch nachvollziehbar protokolliert.

Was ist beim Kauf von eBO-Software wichtig?

Auf dem Markt gibt es verschiedene Lösungen für eBO-Software. Um eine Lösung zu wählen, die Ihren persönlichen Anforderungen entspricht, und die zu Ihrem Arbeitsalltag passt, können Sie beim Kauf auf die folgenden Aspekte achten:

Usability

Legen Sie Wert auf eine unkomplizierte Registrierung und eine intuitive Bedienung, empfiehlt sich eine eBO-Software mit hoher Nutzerfreundlichkeit. Das spart Ihnen Zeit bei der Einrichtung und ermöglicht eine schnelle Eingewöhnung.

Support

Achten Sie auf einen Support, der Ihren persönlichen Vorstellungen entspricht. arveo secom, die eBO-Lösung der EITCO, etwa arbeitet im Support mit einem Ticket-System, über das Nutzende aus der Anwendung heraus Support-Anfragen stellen können. Je nach Tarif gibt es außerdem die Option zum persönlichen Support.

Speicherkapazität

Suchen Sie einen Tarif, der Ihrem individuellen Bedarf an Speicherkapazität sowie an Sende- und Empfangsvolumen entspricht: Wollen Sie viele Nachrichten per eBO versenden und empfangen, sollte der Speicherplatz ausreichend hoch sein. Werden Sie eher sporadisch per eBO kommunizieren, genügt ein Tarif mit einer niedrigeren Speicherkapazität. So vermeiden Sie hohe Kosten, wenn Sie nur gelegentlich Nachrichten versenden oder empfangen wollen.

Registrierung & Login

Einige Lösungen am Markt benötigen eine lokale Software-Installation. Wem mobiles oder betriebssystemunabhängiges Arbeiten wichtig ist, der kann sich hingegen für arveo secom entscheiden. Über diesen Service nutzen Sie Ihr eBO-Postfach webbasiert – ohne lokale Installation.

arveo secom – die eBO-Lösung für webbasierten Zugriff

Arbeiten Sie viel aus dem Home-Office oder von unterwegs, empfiehlt sich die eBO-Software arveo secom. Diese funktioniert webbasiert, wodurch Vertragsabschluss und Einrichtung online und ohne Installation erfolgen. Nach der Einrichtung ist ein Login und Zugriff zum eBO ortsübergreifend möglich. Ein weiterer Vorteil von arveo secom ist das angebundene Dokumentenmanagementsystem (DMS). Über dieses können Sie Ihre Dokumente und Informationen zentral und sicher abspeichern und haben dadurch jederzeit Zugriff auf die gespeicherten Daten. Hinzu kommen weitere Vorteile:

arveo secom ist die bislang einzige eBO-Software am Markt für Windows, MacOS, iOS und Android.
Die Lösung funktioniert auf jedem Gerät mit ausreichender Display Größe (Tablet aufwärts) ohne Installation.
Mit einer Registrierung bei arveo secom entfällt für Sie der Erstellungsaufwand der erforderlichen Zertifikate oder deren Aktualisierung nach Ablauf, da dieser in den Einrichtungskosten enthalten ist.
arveo secom steht mit verschiedenen Volumentarifen zur Verfügung. Den für Sie passenden Tarif wählen Sie
abhängig von der Anzahl der Nachrichten, die Sie pro Monat über Ihr eBO versenden auswählen. Der Nachrichtenempfang ist mit allen Tarifen unbegrenzt.
Zu jeder aus Ihrem eBO versendeten Nachricht wird automatisch eine Protokolldatei erzeugt, mit welcher Sie einen
umfangreichen Nachweis der versendeten Schriftsätze haben.

Sie möchten noch mehr über arveo secom erfahren?

Hier geht’s zur vollständigen Übersicht der Funktionen und Features von arveo secom.

Details zu den verfügbaren Tarifen und Preisen sowie zum Support gibt es zudem auf unserer Produktseite zu arveo secom.

eBO einrichten: Diese Dinge benötigen Sie

Ob Privatperson, Unternehmen oder Organisation: Wer rege bis regelmäßig mit Gerichten und mit Einrichtungen der Justiz kommuniziert, dem kommen die folgenden Probleme vermutlich bekannt vor:

Auf dem Schreibtisch türmen sich Ordner mit Gutachten, Bescheiden und Urkunden aus Papier.
Für den klassischen Dokumentversandt per Briefpost müssen (mitunter lange) Versandzeiten sowie Zeiten zum Kopieren und Kuvertieren eingeplant werden. Dazu kommen Papier und Portokosten.
Im Team gibt es den Wunsch, auch mobil zu arbeiten. Durch die aktuellen, teils analogen Workflows ist das allerdings nur schwer möglich.

Eine Lösung für die genannten Probleme ist das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach. Es ermöglicht Ihnen ein medienbruchfreies Arbeiten, indem es die Kommunikation mit Gerichten und Behörden, Steuerberatern, Anwälten oder Notaren digitalisiert. Lästige Routineaufgaben, wie der Gang zur Post, entfallen. Wichtige Nachrichten können unabhängig vom Standort versandt werden und erreichen ihre Empfänger zeitnah.

Hinweis

Das eBO ist ein sogenannter sicherer Übermittlungsweg zur Justiz. Das bedeutet, dass sämtliche Daten gemäß der aktuellen Vorschiften der Justiz verschlüsselt und an eindeutig identifizierte Empfänger übermittelt werden.

Um ein eBO einzurichten, sollten Sie Folgendes bereithalten:

einen Rechner mit Internetzugang
eine spezielle eBO-Software (über diese richten Sie den Zugang zu Ihrem eBO ein)
ein Dokument zum Nachweis Ihrer Identität (zum Beispiel Ihr Personalausweis)

eBO einrichten und elektronisch mit Behörden und mit der Justiz kommunizieren

Haben Sie vor, per eBO am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen, können Sie sich dabei an den nachstehenden Schritten orientieren:

eBO-Software auswählen

Für die Einrichtung eines eBOs benötigen Sie eine spezielle, hierfür von der Justiz registrierte Software, über die Sie den Zugang zu Ihrem eBO einrichten. Hier gibt es unterschiedliche Lösungen am Markt. Ist Ihnen mobiles oder betriebssystemunabhängiges Arbeiten wichtig, ist arveo secom, die eBO-Software der EITCO, für Sie passend. Über diese nutzen Sie Ihr eBO-Postfach webbasiert. Vertragsabschluss und Einrichtung erfolgen online und ohne Installation.

Einfach Registrieren, Tarif auswählen und Stammdaten eingeben – bestätigen. Fertig!

Die Preise für arveo secom liegen im Bereich zwischen 12 und 70 Euro inkl. MwSt pro eBO und Monat, abhängig vom jeweils gewählten Volumentarif und zzgl. einmaliger Einrichtungskosten in Höhe von 240 Euro inkl. MwSt. Eine detaillierte Tarifbeschreibung finden Sie hier oder während der Registrierung in der Anwendung.

Hinweis: Mit einer Registrierung bei arveo secom müssen Sie sich um die Erstellung der erforderlichen Zertifikate oder deren Aktualisierung nach Ablauf nicht kümmern – das erledigen wir für Sie und ist in den einmaligen Einrichtungskosten von 240 € inkl. MwSt. bereits enthalten.

So starten Sie sorglos die Kommunikation mit Behörden und Justiz via eBO mit arveo secom. Wir kümmern uns für Sie um

die Bereitstellung Ihrer erforderlichen Zertifikate sowie
die automatische & kostenfreie Verlängerung Ihrer Zertifikate.

eBO-Software konfigurieren

Haben Sie eine passende eBO-Software ausgewählt, kann es anschließend an die Einrichtung gehen. Haben Sie sich für arveo secom entschieden, wählen Sie im Rahmen der Registrierung den für Sie passenden Tarif aus und geben Ihre Stammdaten ein. Im Rahmen dieses Vorgangs wählen Sie außerdem ein Passwort. Anschließend folgt noch einmal eine Übersicht der Tarifauswahl sowie der eingegebenen Daten. Diese bestätigen Sie und können sich danach über arveo secom einloggen.

Tipp: Für die eBO-Einrichtung mit arveo secom können Sie sich die nachstehenden Videos ansehen:

eBO-Einrichtung mit arveo secom in 4 Schritten

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