Was sind Metadaten? Eine Definition

Metadaten sind, technisch ausgedrückt, Daten über Daten. In der Welt des Dokumentenmanagements umfassen sie alle zusätzlichen Informationen, die einem Dokument zugewiesen werden, um dessen Inhalt, Struktur und Kontext präzise zu beschreiben. Stellen Sie sich vor, ein Brief wäre ein Datensatz. Die Details auf dem Umschlag – wie Absender, Empfänger und Poststempel – agieren als Metadaten, die die korrekte Zustellung des Briefes sicherstellen.

Die Rolle von Metadaten in der effizienten Informationssuche

Metadaten transformieren die Auffindbarkeit von Informationen in der Geschäftswelt. Sie minimieren den Zeitaufwand bei der Suche nach spezifischen Daten und steigern so die Produktivität im Umgang mit umfangreichen Datenmengen. Anstelle einer Suche basierend auf dem Dateinamen oder Erstellungsdatum bieten Metadaten eine fundierte Basis für eine gezielte Suche, indem sie Details wie den Autor und relevante Schlüsselwörter integrieren.

Anwendungsbeispiele von Metadaten im Unternehmen

Von der Bezeichnung eines Dokuments über das Erstellungsdatum bis hin zur Dateigröße – Metadaten bieten vielfältige Möglichkeiten, die Auffindbarkeit und Organisation von Dokumenten zu verbessern. Einige Kernbeispiele umfassen:

  • Dokumententitel und Überschriften
  • Erstellungs- und Modifikationsdaten
  • Dokumentenformat und -größe
  • Zugeordnete Tags und Kategorien
  • Speicherort und Zugriffsrechte

Organisation und Strukturierung durch Metadaten

Durch die Zuweisung spezifischer Kategorien und Tags ermöglichen Metadaten eine nahtlose Organisation und Strukturierung von Unternehmensdaten. In Dokumentenmanagement-Systemen erleichtern sie zudem die Automatisierung von Workflows und optimieren Arbeitsabläufe.

Verbesserung von Datenschutz und Compliance

Metadaten spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Vorschriften. Sie ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen und garantieren die Identifikation der verantwortlichen Personen.

Expertentipps für den Einsatz im Dokumentenmanagement

Um Metadaten effektiv zu nutzen, sollten Unternehmen Standards für deren Erfassung und Verwendung etablieren und Mitarbeiter entsprechend schulen. Die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) mit anderen Anwendungen fördert zudem einen reibungslosen Datenaustausch.

Metadaten – ein integraler Bestandteil der digitalen Welt

Metadaten sind nicht nur essentiell für die effiziente Suche und Organisation von Informationen, sondern sie erleichtern auch die Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung im Unternehmen. Mit einer strategischen Nutzung von Metadaten können Unternehmen einen bedeutenden Effizienzgewinn erzielen.

Die Bedeutung des Anforderungsmanagements für IT-Projekte

Anforderungsmanagement verbindet Kundenwünsche mit der technischen Umsetzung und sichert, dass alle Beteiligten gemeinsame Ziele verfolgen. Indem wir Anforderungen detailliert analysieren und priorisieren, gewährleisten wir, dass Teams Projekte zeit- und budgetgerecht abschließen. Dieser Abschnitt demonstriert, wie entscheidend Anforderungsmanagement für den Erfolg von IT-Projekten ist.

Strategien für effektives Anforderungsmanagement

Effizientes Anforderungsmanagement erfordert eine strukturierte Herangehensweise:

  1. Erfassung und Dokumentation: Beginnen Sie mit einer gründlichen Erfassung aller Anforderungen. Dies schließt Kundenwünsche, implizite Bedürfnisse und regulatorische Vorgaben ein. Eine umfassende Dokumentation sorgt dafür, dass das gesamte Team von derselben Grundlage ausgeht.
  2. Klarheit und Präzision: Anforderungen müssen eindeutig und präzise formuliert werden, um Missinterpretationen zu vermeiden. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis und fördert eine effiziente Zusammenarbeit.

  3. Priorisierung und Abhängigkeitserkennung: Wichtig ist, Anforderungen nach ihrer Dringlichkeit zu ordnen und Abhängigkeiten zwischen ihnen zu identifizieren. Dies ermöglicht einen fokussierten und reibungslosen Entwicklungsprozess.

Bei EITCO folgen wir einem vierteiligen Prozess: Anforderungsaufnahme, -analyse, -spezifikation und -validierung. Unser Ziel ist es, IT-, Betriebs- und Nutzeranforderungen zu einem stimmigen Konzept zu vereinen.

Leitfaden

Ein Beispiel dafür, wie das in der Praxis aussieht, finden Sie in unserem Leitfaden Anforderungsmanagement – der erste Schritt zur erfolgreichen Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen. Dort finden Sie eine detaillierte Beschreibung zu unserem Vorgehen im Anforderungsmanagement anhand eines Kundenbeispiels aus der Gesundheitsbranche.

Optimierung des Anforderungsmanagements für agile Entwicklungsprojekte

Agile Methoden revolutionieren das Anforderungsmanagement durch Flexibilität und Iteration. User Stories, Prototyping und regelmäßige Sprint-Reviews unterstützen die Anpassung von Anforderungen und fördern eine kontinuierliche Verbesserung. Erfahren Sie, wie SCRUM und Kanban das Anforderungsmanagement in agilen Umgebungen optimieren.

Hinweis

Erfahren Sie mehr über die agile Softwareentwicklung nach SCRUM und Kanban, und entdecken Sie, wie EITCO mit LEGO SERIOUS PLAY® eine besondere Note in IT-Projekte bringt. Die Details haben wir auf unserer Lösungsseite zum Anforderungsmanagement für Sie zusammengefasst.

Anforderungsmanagement und Qualitätsstandards

Präzise definierte Anforderungen sind im Qualitätsmanagement unverzichtbar, um herausragende Entwicklungsstandards zu erreichen. Systematisches Anforderungsmanagement fördert die Qualitätssicherung, indem es eine klare, verständliche und umsetzbare Basis für das Team bietet. Dies vereinfacht interne Kommunikation und Koordination und verbessert den Entwicklungsprozess durch die Reduktion von Unklarheiten.

Schlüsselaspekte des Anforderungsmanagements im Qualitätskontext

  • Einheitliche Verständnisgrundlage: Ein präzises Anforderungsmanagement schafft eine gemeinsame Verständnisbasis für alle Projektbeteiligten, was essenziell ist, um Qualitätsziele effektiv zu verfolgen und zu erreichen.
  • Nachvollziehbarkeit und Traceability: Durch systematisches Anforderungsmanagement wird eine lückenlose Nachvollziehbarkeit (Traceability) von Anforderungen gewährleistet. Dies ist nicht nur für die Entwicklung, sondern auch für die Qualitätskontrolle und das Risikomanagement von großer Bedeutung.
  • Vereinfachung von Audits und Zertifizierungen: Ein klar strukturiertes Anforderungsmanagement erleichtert die Vorbereitung und Durchführung von Audits, da es eine transparente Dokumentation von Anforderungen und deren Umsetzung bietet. Zudem unterstützt es die Einhaltung relevanter Standards und Normen (wie ISO 9001 oder ISO/IEC 27001), was für Zertifizierungsprozesse unerlässlich ist.

Anforderungsmanagement als Erfolgsgarant in IT-Projekten

Ein methodisches Vorgehen im Anforderungsmanagement ist nicht nur für die Erreichung hoher Qualitätsstandards unerlässlich, sondern auch ein fundamentaler Erfolgsfaktor für IT-Projekte insgesamt:

  • Verbesserung der Teamkommunikation: Durch klare und präzise Anforderungen wird die Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit Stakeholdern deutlich verbessert. Dies fördert ein effektives Zusammenarbeiten und trägt zur Vermeidung von Missverständnissen bei.
  • Sicherstellung der Stakeholder-Zufriedenheit: Ein fokussiertes Anforderungsmanagement stellt sicher, dass die entwickelten Lösungen den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Dies ist entscheidend für den Projekterfolg und die Kundenzufriedenheit.
  • Effizienzsteigerung im Entwicklungsprozess: Durch die frühe und klare Definition von Anforderungen können Entwicklungsprozesse effizienter gestaltet werden. Ressourcen werden zielgerichtet eingesetzt, was Zeit und Kosten spart.

Fazit

Ein effektives Anforderungsmanagement ist somit nicht nur ein Schlüssel zur Erfüllung von Qualitätsstandards und zur Erleichterung von Zertifizierungsprozessen, sondern auch eine wesentliche Komponente, um den Erfolg von IT-Projekten zu sichern. Durch die Schaffung einer soliden Grundlage für die Entwicklung und Implementierung trägt es maßgeblich zur Erreichung der Projektziele, zur Steigerung der Effizienz und zur Sicherstellung der Stakeholder-Zufriedenheit bei.

Anforderungsmanagement verstehen: Ihre FAQs zum Thema

Die ersten Schritte im Anforderungsmanagement sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Sie umfassen:

  1. Stakeholder-Identifikation: Identifizieren Sie alle Stakeholder des Projekts, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen.
  2. Anforderungserfassung: Sammeln Sie systematisch die Anforderungen von allen Stakeholdern. Nutzen Sie dazu Interviews, Umfragen, Workshops und Dokumentenanalysen.
  3. Anforderungsanalyse: Bewerten und analysieren Sie die gesammelten Anforderungen auf Vollständigkeit, Klarheit und Widerspruchsfreiheit.
  4. Dokumentation: Dokumentieren Sie die Anforderungen in einem Anforderungsdokument oder einem Product Backlog, um eine klare und nachvollziehbare Basis für die weitere Entwicklung zu schaffen.
  5. Priorisierung und Abstimmung: Priorisieren Sie die Anforderungen in Absprache mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Bedürfnisse zuerst adressiert werden.
  6. Validierung: Überprüfen Sie die Anforderungen gemeinsam mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen korrekt verstanden und dokumentiert wurden.

Im Gegensatz zu traditionellen, wasserfallartigen Ansätzen zeichnet sich das Anforderungsmanagement in agilen Projekten durch Flexibilität und kontinuierliche Anpassung aus:

  • Iterative Anforderungserfassung: Anforderungen werden kontinuierlich erfasst und verfeinert, nicht nur zu Beginn des Projekts. Dies ermöglicht es, auf Veränderungen im Projektumfeld oder bei den Stakeholder-Bedürfnissen dynamisch zu reagieren.
  • User Stories und Backlog-Management: Anforderungen werden oft in Form von User Stories dokumentiert, die in einem Product Backlog organisiert sind. Dies fördert die Verständlichkeit und Priorisierung aus Nutzersicht.
  • Kollaborative Entwicklung: Die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklerteam und Stakeholdern ist zentral. Regelmäßige Reviews und Anpassungen der Anforderungen sorgen für ein hohes Maß an Flexibilität.
  • Inkrementelle Lieferung: Anforderungen werden in kurzen, iterativen Zyklen umgesetzt, was schnelles Feedback und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

Zur Unterstützung eines effektiven Anforderungsmanagements gibt es eine Vielzahl von Tools und Techniken:

  • Anforderungsmanagement-Software: Tools wie JIRA, Confluence oder Trello ermöglichen die Erfassung, Organisation und Nachverfolgung von Anforderungen sowie das Backlog-Management in agilen Umgebungen.
  • Modellierungswerkzeuge: Techniken wie Use-Case-Diagramme, Aktivitätsdiagramme oder User-Story-Mapping unterstützen die visuelle Darstellung und das Verständnis von Anforderungen.
  • Prototyping-Tools: Software wie Adobe XD, Sketch oder Axure RP hilft bei der Erstellung von Prototypen, um Anforderungen greifbar zu machen und Feedback zu sammeln.
  • Kollaborationsplattformen: Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Asana fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern.

Durch den Einsatz dieser Tools und Techniken können Teams Anforderungen effizient managen, Klarheit schaffen und sicherstellen, dass die entwickelten Lösungen den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

Herausforderungen der analogen Rechnungsverarbeitung

Traditionelle, analoge Rechnungsverarbeitungsmethoden sind zeitraubend und im Vergleich zu modernen Methoden oft eher fehleranfällig. Das führt zu einer Kette von Ineffizienzen, wie einem langsamen Dokumentenfluss, mangelnder Transparenz und einem erhöhten Risiko für Compliance-Verstöße. In einer schnelllebigen Geschäftswelt können solche Verzögerungen und Fehler gravierende Auswirkungen haben. Umso mehr lohnt es sich für Unternehmen sich jetzt schon mit modernen Methoden für die Rechnungsverarbeitung auseinanderzusetzen. Besonders in Hinblick auf die unterschiedlichen Systeme im Unternehmen lohnt es sich Arbeitsabläufe zu automatisieren beispielsweise die Rechnungsverarbeitung mit SAP Business One.

Digitale Transformation und ihre Bedeutung für das Rechnungswesen

Die Digitalisierung ist nicht mehr nur ein Trend, sondern eine betriebliche Notwendigkeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht sie es Unternehmen, Ressourcen effizienter zu nutzen und sich auf strategische Ziele zu konzentrieren. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist ein Schlüsselelement dieser Transformation – nicht zuletzt durch die aktuellen Rahmenbedingungen. In Zeiten von steigenden Energiekosten, Ressourcen- und Fachkräftemangel und dem Aufstieg von New Work steigert die digitale Rechnungsverarbeitung die betriebliche Effizienz und öffnet gleichzeitig neue Möglichkeiten für Umsatzwachstum und Innovation.

Aktuelle Herausforderungen der Arbeitswelt und Chancen der digitalen Transformation

Digitale Systeme reibungslos zusammenbringen mit „tribus connect for SAP Business One“

tribus IT bietet mit „tribus connect for SAP Business One“ eine umfassende Lösung für die Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung. Mit Funktionen wie der automatischen Datenerfassung, einer integrierten Workflow-Automatisierung und Echtzeit-Transparenz über Finanzprozesse ermöglicht es die Lösung Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Dabei reduziert sie nicht nur Fehler, sondern steigert auch die Effizienz und bietet Unternehmen wertvolle Einblicke für fundierte Entscheidungen.

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Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Business One - vereinfachen, verkürzen und automatisieren Sie Ihre Finanzbuchhaltungsprozesse.

Aktuelle Rahmenbedingungen und Anpassungsfähigkeit digitaler Systeme

Die Fähigkeit zur schnellen Anpassung ist in einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld entscheidend. Digitale Rechnungsverarbeitungssysteme wie SAP Business One ermöglichen es Unternehmen, auf Veränderungen im Markt oder in der Gesetzgebung schnell zu reagieren. Diese Systeme bieten die Flexibilität, die erforderlich ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich nahtlos an neue Anforderungen anzupassen.

Kostensenkung durch digitale Prozesse

Einer der größten Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die Kostensenkung. Automatisierung bedeutet für Unternehmen weniger manuellen Aufwand, schnellere Prozesszyklen und reduzierte Fehlerquoten, was insgesamt zu niedrigeren Betriebskosten führt. Darüber hinaus ermöglichen die verbesserte Datenanalyse und Berichterstattung eine bessere Kontrolle und Verwaltung der Finanzen.

Entwicklung der Prozesskosten der Rechnungsverarbeitung

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Für Unternehmen bringt die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung zahlreiche Vorteile mit sich. Neben der Kosteneffizienz sorgt sie für eine höhere Genauigkeit und Compliance, ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und verbessert durch effizientere, transparentere Prozesse auch die Beziehungen zu Lieferanten. Daneben ergeben sich diverse zusätzliche Vorteile:

  • Transparenzgewinn: Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist der Status von Freigabeprozessen stets sichtbar. Sämtliche Aktivitäten werden zudem protokolliert. Dies ermöglicht es, jederzeit den Überblick zu behalten und bietet eine nahtlose Integration in bestehende Drittsysteme.
  • Standardisierte ERP-Interaktion: Die Interaktion mit dem ERP-System erfolgt über standardisierte Schnittstellen, was die Effizienz und Zuverlässigkeit des Systems erhöht.
  • Regulatorische Compliance: Die digitale Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehören die revisionssichere Archivierung und die GoBD-konforme Verarbeitung, wodurch die Notwendigkeit von Papierarchiven entfällt. Für weiterführende Informationen zur Einhaltung von regulatorischen Vorgaben durch elektronische Rechnungen, empfehlen wir die EITCO-Seite zu E-Rechnungslösungen, die eine umfassende Übersicht über Compliance und Effizienz bietet.
  • Nutzung bestehender Hardware und Software: Vorhandene Hard- und Software, wie Scan- oder Multifunktionsgeräte, können mit der digitalen Rechnungsverarbeitung weiter genutzt werden. Die Web-Oberfläche ermöglicht die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten sowie die Integration in die bestehende Softwarelandschaft.
  • Einfache Anpassungen: Anpassungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung erfolgen durch Konfiguration statt durch Programmierung. Das bietet individuelle Workflow-Optionen und Standardfunktionalitäten mit Customizing-Möglichkeiten und entlastet Ihre interne IT.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung mit SAP Business One können Sie von allen den genannten Vorteilen profitieren. Dadurch steigern Sie Ihre Effizienz und gewinnen eine flexible und anpassungsfähige Lösung für Ihr Unternehmen.

Die digitale Transformation in der Rechnungsverarbeitung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die in der heutigen dynamischen Wirtschaftslandschaft erfolgreich sein wollen. Digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP Business One ist ein entscheidender Schritt in Richtung einer effizienteren, fehlerfreien und kostenoptimierten Betriebsführung sowie eine nachhaltige Investition in die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen. Die digitale Rechnungsverarbeitung löst Probleme der manuellen Verarbeitung, minimiert Fehler und beschleunigt Abläufe. Dies erleichtert den Alltag durch automatisierte Prozesse und präzise Datenanalyse, was strategische Entscheidungen unterstützt.

Optimierung des Rechnungsworkflows mit Microsoft 365

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, bietet die Digitalisierung des Rechnungsworkflows eine weitere Ebene der Prozessoptimierung. Individuelle Rechnungsworkflows können leicht umgesetzt werden, was eine noch effizientere Verwaltung von Rechnungen ermöglicht. Erfahren Sie mehr über den digitalen Rechnungsworkflow für Microsoft 365  für eine verbesserte Rechnungsverarbeitung im Einklang mit Microsoft-Produkten.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen – Fokusthemen auch im Dokumentenmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sind bereits seit einigen Jahren große Themen. Speziell im Dokumentenmanagement gibt es immer mehr Software auf dem Markt, die KI einsetzt, um Prozesse zu automatisieren und um digitale Dokumente zu klassifizieren, Metadaten zu erzeugen und die Suche nach bestimmten Informationen zu ver­bes­sern. Im Jahr 2024 wird es für Unternehmen darauf ankommen, diese Funktionen mehr und mehr zu entdecken und ebenso sicher wie zielführend anzuwenden.

Hinweis

Anbieter, die bereits Funktionen zur KI-unterstützten Verarbeitung von Dokumenten anbieten, sind unter anderem unsere Partner d.velop und SER. Dazu arbeiten auch unsere eigenen Experten bereits an Möglichkeiten, die Potenziale von KI im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements zu nutzen. Gerne beraten wir Sie zu den Lösungen unterschiedlicher Hersteller sowie zu den jeweiligen Nutzenpotentialen für Ihr Unternehmen und finden heraus, welche Lösung für Ihre Anforderungen am besten passt.

Cloud, Cloud und noch einmal Cloud

Für 2024 deutet sich auch beim Cloud-basierten Dokumentenmanagement ein weiterer Schub an. Grund dafür sind vor allem die Vorteile dieser Technologie: Der vereinfachte Zugriff auf Dokumente sowie die gute Skalierbarkeit von Ressourcen, werden Unternehmen auch in diesem Jahr dazu veranlassen, vermehrt auf Cloud-Lösungen zu setzen. Das wird besonders für Unternehmen der Fall sein, die auf flexible Arbeitsmodelle setzen. Denn: Die Cloud ermöglicht nicht nur die Speicherung von Dokumenten, sondern auch die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit – zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten, aus dem Home-Office und von unterwegs. Mehr Informationen zu den Vorteilen eines Cloud-basierten DMS gibt es hier

Hinweis

Viele Tipps und nützliche Hilfestellungen speziell für Saperion-User, die ihr System in die Cloud bringen wollen, haben wir hier in einem White Paper zusammengefasst.

Automatisierung im Dokumentenmanagement wird noch automatischer

Ein weiteres Thema, das für Unternehmen in diesem Jahr weiter an Bedeutung gewinnen wird, ist die Automatisierung von Workflows. Mit der Einbindung von künstlicher Intelligenz in Automatisierungen könnten diese in Zukunft mit weniger manuellem Input funktionieren. Dadurch würden Unternehmen in der Lage sein, Routineaufgaben noch effizienter zu erledigen und den Arbeitsfluss zu optimieren. Gleichzeitig würden sie damit dem Ressourcenmangel begegnen, der in Zeiten des Fachkräftemangels vielerorts vorherrscht.

Hierbei wird es bedeutsam sein, die bereits vorhandenen Dienste im Unternehmen für KI, Workflow, Management und ECM zu integrieren, sodass Nutzer weiterhin in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld bleiben können. Für unsere Content-Services-Plattform arveo ist deshalb noch für dieses Jahr eine Schnittstelle geplant, die eben diesem Interesse nachkommt.

Dokumentenmanagement 2024: mehr Datenschutz, mehr Sicherheit

Auch die Themen Datenschutz und Sicherheit werden in diesem Jahr bei vielen Unternehmen oben auf der Agenda stehen. Mit Blick auf das digitale Dokumentenmanagement ist hierbei absehbar, dass entsprechende Systeme 2024 einmal mehr auf fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen setzen werden, um sicherstellen, dass die geltenden Standards, wie etwa die der DSGVO, eingehalten werden.

Eine gute Möglichkeit, um eine hohe Datensicherheit herzustellen, ist die Umsetzung einer Service-orientierten IT-Architektur mit OpenID Connect (OIDC). Insbesondere im Kontext der Sicherheit von Remote-Arbeitsplätzen und der effizienten Skalierbarkeit für Hochverfügbarkeit erweisen sich zudem Anwendungen als vorteilhaft, die moderne Cloud-Technologien nutzen (Cloud-native Anwendungen). Näher Informationen dazu finden Sie in unserem Interview mit unserem Experten Thomas Stellmach.

Fazit: KI, Cloud und Datensicherheit prägen das Dokumentenmanagement im neuen Jahr

Von KI und ML, über die verstärkte Nutzung von Cloud-Technologien und die Automatisierung von Workflows, hin zu verbesserten Sicherheitsmaßnahmen: Die Trends im Dokumentenmanagement werden die Art und Weise, in der Unternehmen mit Dokumenten umgehen, nachhaltig verändern.

Unternehmen, die sich diesen Trends anpassen und innovative Dokumentenmanagement-Lösungen implementieren, werden nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch besser auf die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt vorbereitet sein. Es liegt an den Organisationen, diese Trends zu erkennen und proaktiv in die Zukunft des Dokumentenmanagements zu investieren.

Grund 1: Bewältigung steigender Datenmengen und Komplexität

Die Kernfunktionen von digitalen Dokumentenmanagementsystemen liegen in der Erfassung von Dokumenten sowie der Extraktion und der Ablage von Informationen. Häufig sammeln sich in Unternehmen unaufhörlich und immer mehr Daten an. Wird ein DMS der Datenmenge nicht länger gerecht, bietet sich eine Erweiterung des Systems um zusätzliche Speicherkapazitäten an. Bei klassischen, vielleicht sogar veralteten Systemen zum digitalen Dokumentenmanagement kann sich dann auch ein Wechsel hin zu modernen Cloud- Lösungen lohnen. Solche benötigen keine lokale Installation und können flexibel über den vorhandenen Internetbrowser genutzt werden.

Hinweis

Haben Sie Interesse an einer modernen Lösung zum digitalen Dokumentenmanagement, könnte unsere Content-Services-Plattform arveo für Sie interessant sein. Diese ist SaaS-basiert, Cloud Native und ermöglicht Ihnen diverse Speicherprofile für Ihre Dokumente – mehr erfahren!

Grund 2: Integration neuer Technologien und Funktionen

Die Technologielandschaft entwickelt sich ständig weiter und neue Technologien bieten oft verbesserte Funktionen und Möglichkeiten. Mit einer Erweiterung des vorhandenen Systems zum digitalen Dokumentenmanagements können Unternehmen davon profitieren. Ein Beispiel ist die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) für die automatisierte Klassifizierung von Dokumenten. Denkbar sind auch Erweiterungen, welche die Implementierung von Workflow-Automatisierungen oder die Einbindung von Echtzeit-Kollaborationsfunktionen umfassen.

Grund 3: Verbesserung der Datensicherheit

Die Sicherheit von Unternehmensdaten ist heute mehr denn je entscheidend. Durch eine verbesserte Sicherheit und Compliance wird nicht nur das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern gestärkt. Das ist besonders wichtig in Zeiten, in denen Datenschutz und Compliance zu zentralen Anliegen in der Geschäftswelt geworden sind. Ein erweitertes DMS kann Ihnen eine Verbesserung der Sicherheitsfunktionen ermöglichen und so den Schutz sensibler Unternehmensinformationen erhöhen. Hierfür können beispielsweise Funktionen zur Einhaltung von branchenspezifischen und gesetzlichen Vorschriften integriert werden.

DMS-Erweiterungen können die Zukunftsfähigkeit sichern

Die Erweiterung Ihres DMS ist häufig mehr als nur eine technische Notwendigkeit; sie ist ein strategischer Schritt, um die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern. Durch die Bewältigung steigender Datenmengen, die Integration neuer Technologien und die Verbesserung von Sicherheit und Compliance schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Haben Sie Fragen dazu, wie Sie Ihr System geschickt erweitern können oder wünschen sich Unterstützung können Sie gerne auf uns zukommen. Im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung klären unsere Experten gemeinsam mit Ihnen, welche Schritte für Sie besonders sinnvoll sind und wie Sie vorgehen können.

Was umfasst der Eingangspostprozess?

In vielen Unternehmen funktioniert die Verarbeitung und Verteilung von eingehender Geschäftspost nach wie vor analog. Das heißt: Nachdem die Post eingegangen ist, wird sie zunächst händisch sortiert und auf die verschiedenen Abteilungen oder Mitarbeitenden verteilt. Hierbei wird die Post zumeist geöffnet, geprüft und mit einem Eingangsstempel versehen. Je nach Art der Post können außerdem weitere Schritte hinzukommen wie etwa die Anfertigung und Ablage digitaler Kopien.

Insgesamt ist dies ein Prozess, der gut funktioniert. Allerdings erfordert die analoge Verarbeitung von Eingangspost viel Zeit und Ressourcen. Schneller geht es mithilfe digitaler Lösungen. E-Mails sind hier ein wichtiges Stichwort. Geschäftspost, die digital als E-Mail eingeht, kann direkt mit wenigen Klicks an die entsprechenden Adressaten weitergeleitet werden. Mit der passenden Lösung lässt sich dieser Schritt auch automatisieren. Und auch Geschäftspost, die in Papierform vorliegt, kann in diesen automatisierten Prozess aufgenommen werden. Hierzu muss sie lediglich gescannt werden.

1. Die Post kommt im Unternehmen an.         

2. Post in Papierform wird gescannt und digital verarbeitet. 

3. Die Post wird den Adressaten digital zugestellt. 

Eingangspost digitalisieren: Die Vorteile der digitalen Post

Für Unternehmen haben digitale Lösungen für die Verarbeitung der Eingangspost diverse Vorteile. Hier kommen die wichtigsten vier:

1. Weniger Ressourceneinsatz, mehr Effizienz

Der Verarbeitungsprozess lässt sich mit entsprechenden Lösungen so weit automatisieren, dass Sie in Ihrem Unternehmen dafür weniger Ressourcen benötigen. Diese können Sie dann an anderer Stelle einsetzen.

2. Standortübergreifender Zugriff

Wird die Eingangspost digital verarbeitet und verteilt, kann sie von den Adressaten standortübergreifend empfangen und gelesen werden. Das beschleunigt die internen Prozesse und ist auch – und vor allem – in Anbetracht moderner Arbeitsmodelle für Unternehmen hilfreich: Nicht selten kommen in Unternehmen Schreiben an, deren Bearbeitung möglichst schnell passieren sollte. Über eine digitale Postverteilung können solche Schreiben auch aus dem Home-Office oder unterwegs empfangen und entsprechend schnell bearbeitet werden.

3. Alles auf einen Blick

Digitale Lösungen für die Verarbeitung der Eingangspost schaffen einen einheitlichen Eingangskanal, über den Sie jederzeit den Überblick über Ihre Geschäftspost behalten.

4. Schnelle Auffindbarkeit von Informationen

Die meisten Lösungen zur Digitalisierung der Eingangspost arbeiten mit OCR-Technologien (Optical Character Recognition). Digitale Dokumente können dadurch einfach durchsucht werden, wodurch bestimmte Informationen schnell gefunden sind.

Wie d.velop postbox die Arbeitsabläufe in Unternehmen verbessert

Eine bewährte Lösung zum Digitalisieren von Geschäftspost ist die d.velop postbox, ein Produkt unseres Partners d.velop. Mit dieser Software können Sie eingehende Post wie Rechnungen oder Verträge anhand von Personalnummern automatisch erfassen, klassifizieren und an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Interne Post wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise stellen Sie über die Lösung ebenfalls ganz einfach digital zu.

Und so funktioniert’s: Zunächst erhält jeder Mitarbeitende eine persönliche, digitale Postbox. Diese kann individuell eingerichtet werden und ist kostenlos. Mit der Aktivierung der Postbox hinterlegen Ihre Mitarbeitenden ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen sowie ihre persönlichen Daten. Anschließend können sie ihre Post digital empfangen – rechtssicher, unkompliziert und mit Zustellnachweis.

  • Unbegrenzte Nutzung nach einmaliger Registrierung
  • Rechtlich gültiger Zustellnachweis für alle Dokumente und Dateien
  • Entwicklung und Hosting der d.velop postbox in Deutschland und nach deutschem Recht
  • Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten

Lesetipp

Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise: Mit d.velop postbox stellen Sie Ihre Eingangspost ganz einfach digital an Mitarbeitende, Kunden und Partner zu. In unserem gemeinsamen White Paper mit unserem Partner d.velop stellen wir Ihnen den Rechtsrahmen vor, geben einen Einblick in die Funktionen und sprechen über eine Best Practice. Hier geht's zum Whitepaper!

Eingangspost digitalisieren mit EITCO

Haben Sie vor Ihre Eingangspost zu digitalisieren, stehen wir Ihnen bei diesem Schritt gerne als Partner zur Seite. Im Rahmen unserer kostenfreien Beratung zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Eingangspost digitalisieren können. Hierbei beraten wir Sie gerne auch zu der d.velop postbox sowie zu weiteren Lösungen wie beispielsweise dem Produkt Kofax Capture. Gerne unterstützen wir Sie auch darüber hinaus bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungs-Vorhabens.

Das Wichtigste zum elektronischen Rechtsverkehr mit eBO

Zum 1. Januar 2022 wurden die gesetzlichen Rahmenbedingungen für das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) gesetzt. Seitdem besteht auch für Bürger, Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen und Dokumente ebenso rechtssicher wie digital mit der Justiz und Behörden auszutauschen. Die Voraussetzung ist ein persönliches eBO. Es dient als sogenannter sicherer Übermittlungsweg.

Viele Teilnehmende nutzen das eBO wegen der vielen praktischen Vorteile durch die medienbruchfreie Übertragung. Für andere ist die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Justizeinrichtungen darüber hinaus bereits verpflichtend – oder wird es ab Januar 2024 sein. Nähere Details hierzu finden Sie in unserem White Paper: „Die Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs“.

Abgesehen von der Verpflichtung zur eBO-Nutzung für zunehmend viele Berufsgruppen, bietet das eBO seinen Nutzern die Chance, bestehende Prozesse zu vereinfachen und dabei außerdem Zeit und Kosten zu sparen. So müssen elektronische Dokumente beispielsweise nicht zusätzlich signiert werden.

Hinweis

Um das eBO zu verwenden, ist eine spezielle eBO-Software notwendig. Kostengünstige Produkte wie arveo secom bieten Ihnen umfangreiche Funktionen, eine hohe Usability und dazu einen professionellen Support.

Mein Justizpostfach (MJP) – die eBO-Software des Bundes

Seit dem 12.10.2023 steht für Bürger der Dienst „Mein Justizpostfach“ (MJP) bereit. Hierbei handelt es sich um ein kostenloses Postfach vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat. Der Funktionsumfang deckt die Basisfunktionen ab und eignet sich für Bürger, die nur gelegentlich ein Schriftstück mit der Justiz oder mit Behörden, Steuerberatern sowie Anwälten und Notaren austauschen – zum Beispiel um Dokumente wie Mietverträge oder Bußgeldbescheide zu übermitteln. Im Unterschied zu anderer eBO-Software am Markt ist beim MJP im Rahmen der Identifizierung ein BundID-Konto erforderlich.

Hinweis

Für die Einrichtung eines eBOs sind mehrere Schritte notwendig – egal für welche Software Sie sich entscheiden. Nach der Auswahl einer Lösung legen Sie zunächst ein Postfach an. Anschließend müssen Sie Ihre Identität authentifizieren. Wie einfach die Registrierung mit der eBO-Lösung arveo secom funktioniert, erfahren Sie in unserer Checkliste sowie unserer Lernvideoreihe zur Einrichtung des eBOs.

Der rote Faden des Bundes: Stärkung der rechtssicheren elektronischen Kommunikation

Nicht zuletzt in Anbetracht der aktuellen Entwicklungen im elektronischen Rechtsverkehr treten die Schwerpunkte des Bundes immer mehr zum Vorschein. Der Fokus scheint hierbei klar: elektronische Kommunikation so rechtssicher und vertrauenswürdig wie möglich gestalten. Neben den zunehmenden Verpflichtungen verschiedener Berufsgruppen zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs deutet auch die Einführung der Inhaber-Verifizierung durch Authentifizierung mittels des Personalausweises darauf hin. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Identität des Senders zweifelsfrei überprüft ist.

Ein weiterer Aspekt, der hier genannt sei, sind die Gesetzesänderungen, die darauf abzielen, das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach als legitimen Ersatz für die herkömmliche Schriftform zu etablieren. Das öffnet zusätzliche Möglichkeiten, bürokratische Hürden zu reduzieren und Prozesse zunehmend digital und medienbruchfrei zu gestalten. Hinzu kommt der geplante Ausstieg der Bundesregierung aus dem De-MAIL-System bis zum 31. August 2024. Auch das spricht für eine Zukunft mit moderneren Prozessen.

Das ist für Unternehmen, Organisationen und professionelle Verfahrensbeteiligte jetzt wichtig

Die Zeichen stehen auf Digitalisierung. Der elektronische Rechtsverkehr per eBO gewinnt mehr und mehr an Relevanz. Für Unternehmen, Organisationen und professionelle Verfahrensbeteiligte steht fest: Wer rege bis regelmäßig mit der Justiz und Behörden kommuniziert, der sollte sich mit dem Thema ERV und eBO auseinandersetzen und eine eBO-Lösung einrichten – sofern noch kein eBO vorhanden ist.

Einen umfangreichen Funktionsumfang für die Kommunikation per eBO bietet Ihnen die eBO-Software arveo secom. Hier kommen die wichtigsten Features im Überblick:

  • Keine Installation: Verabschieden Sie sich von komplizierten Setups – arveo secom funktioniert webbasiert per Browser.
  • Zertifikatsmanagement inklusive: Mit einer Registrierung bei arveo secom müssen Sie sich um die Erstellung der erforderlichen Zertifikate oder deren Aktualisierung nach Ablauf nicht kümmern – das übernehmen wir für Sie.
  • Einfache Registrierung: Eine eID ist für die Registrierung nicht erforderlich, kann aber zur Identifizierung genutzt werden.
    Mobiles Arbeiten: arveo secom ist webbasiert und ermöglicht einen flexiblen Zugriff aus dem Büro, aus dem Home-Office und von unterwegs.
  • Intuitive Bedienung: arveo secom bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine einfache Navigation. Empfangene und gesendete Schriftstücke können schnell eingesehen werden.
    Rechtssicherer Nachrichtenaustausch: Mit arveo secom gestalten Sie eine individuelle Ordnerstruktur für Ihr eBO und tauschen Nachrichten rechtssicher mit Ihren Kontakten aus.
  • Revisionssichere Archivierung: Nachrichten in Ihrem eBO können Sie mit arveo secom im integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) einfach und revisionssicher archivieren.
  • Komfortable Suchfunktionen: Mit arveo secom finden Sie Informationen in Sekundenschnelle – dank ordnerübergreifender Suche sowie nützlichen Filterfunktionen.
  • Professioneller Support: Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Seite – vor, während und nach der Tarifauswahl.
  • Individuelle Tarife: Die Lösung steht Ihnen mit verschiedenen Tarifen zur Verfügung – kostengünstig und transparent. Wählen Sie flexible Tarifoptionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Dabei nutzt arveo secom die von der Justiz registrierte und zugelassene Drittkomponente unseres Partners procilon zur Anbindung an den OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr. Weitere Informationen zu arveo secom, den Features sowie den verfügbaren Tarifen finden Sie auf unserer Produktseite.

Mit arveo secom ist Ihre elektronische Kommunikation mit der Justiz ebenso professionell wie einfach. Wie einfach elektronischer Rechtsverkehr via eBO in der Praxis sein kann, demonstrieren Ihnen unsere Experten Tom Malessa und Wilk Spieker im Rahmen eines kostenfreien Webinars am 30.11.2023 von 10:00 – 10:30 Uhr zum Thema: „arveo secom – einfach und rechtssicher Dokumente via eBO an Justiz und Behörden übermitteln“.

arveo secom – die Vorteile für Berufsträgerschaften

Mit arveo secom profitieren insbesondere Berufsträger von einer professionellen eBO-Software, die auf die speziellen Anforderungen dieser Zielgruppe ausgerichtet ist. Richten Sie Ihr eBO mit arveo secom ein, erfolgt die Registrierung Ihres persönlichen Postfachs direkt über die Justiz. Bereits während des Registrierungsprozesses in arveo secom können Sie dadurch die Eintragung Ihrer Berufsträgerschaft beantragen – anders als es zum Beispiel beim MJP der Fall ist. Nach der Beantragung muss die Berufsträgerschaft nur noch durch die für Ihre Berufsgruppe zuständige Stelle genehmigt werden – schon ist die Berufsträgerschaft hinterlegt und Sie sind für andere Beteiligte im ERV besser auffindbar.

Hinweis

Ähnlich vorteilhaft wie für Berufsträger kann die eBO-Registrierung per arveo secom auch für Bürger sein. Über die Lösung können diese – anders als zum Beispiel beim MJP – über die Zustellung im Postfach entscheiden. Im Registrierungsprozess besteht die Möglichkeit der sogenannten „Zugangsöffnung“ nach Paragraf 173 Zivilprozessordnung (ZPO). Hier können Nutzer entscheiden, ob sie ausschließlich über ihr neues Postfach angeschrieben werden wollen. Es besteht auch die Möglichkeit, dies auszuschließen.

Elektronischer Rechtsverkehr mit eBO: Was deutet sich für die Zukunft an?

Es kommt Bewegung in den elektronischen Rechtsverkehr. Aktuell führt die Justiz Anpassungen in der Kommunikationsmatrix durch, um auch eine Kommunikation innerhalb einzelner Berufsgruppen per elektronischem Bürger- und Organisationenpostfach zu ermöglichen. Das könnte die Zusammenarbeit und Effizienz in der Bearbeitung von Vorgängen künftig noch weiter erhöhen.

Eine weitere wichtige Änderung ist die Anpassung der Verwaltungsverfahrensgesetzgebung zum 01.01.2024, durch welche die elektronische Kommunikation per eBO die Schriftform ersetzen soll. Das wird es Bürgern, Unternehmen und Organisationen ermöglichen, im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG), Schriftsätze elektronisch und auf rechtskonforme Weise einzureichen. Für Berufsgruppen, die regelmäßig mit der Justiz und Behörden kommunizieren, bieten sich kommerzielle Produkte wie arveo secom an. Diese bieten umfangreiche Funktionen, um den täglichen Rechtsverkehr noch einfacher und effizienter zu gestalten.

Warum braucht es überhaupt Veränderungen im Unternehmen?

Veränderungen sind in der Geschäftswelt eine Konstante. Nicht zuletzt in unserer heutigen, schnelllebigen Zeit, ist es für Unternehmen entscheidend, sich neuen Trends anzupassen, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Vor allem die Digitalisierung ist in diesem Kontext ein wichtiger Treiber von Veränderungsprozessen. Denn neue Technologien öffnen Unternehmen immer neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Das Ausmaß der nötigen Veränderungsprozesse ist hierbei unterschiedlich. Es reicht von kleineren Veränderungen wie der Umstellung auf ein neues Tool bis hin zur strategischen Neuausrichtung des Unternehmens. Dabei sollten die Prozesse in jedem Fall wohl bedacht sein.

Veränderungsprozesse im Unternehmen – oft ein Auslöser von Ablehnung, Angst und Widerstand

Veränderungsprozesse bleiben für Unternehmen selten ohne Herausforderungen. Häufig sind die Reaktionsmuster (zunächst) gezeichnet von Verunsicherung, Ablehnung, Angst und Widerstand. Um diesen Reaktionsmustern zu begegnen, sind die Führungskräfte im Unternehmen gefragt. Der Start einer Veränderung sollte eine Analyse der Ausgangslage sein. So lässt sich eine fundierte Strategie für den Veränderungsprozess entwickeln, aus der sich konkrete Ziele, Zwischenziele und Maßnahmen ableiten lassen.

Wege zur erfolgreichen Transformation

Sind im Unternehmen Veränderungen geplant, entscheidet der unternehmerische Umgang mit den Veränderungen darüber, ob diese erfolgreich ablaufen oder nicht. Um Veränderungsprozesse erfolgreich durchzuführen, sind die folgenden Aspekte wichtig:

Angemessener Zeitrahmen
Die Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen braucht einen realistischen Zeitrahmen. Veränderungen sollten nicht überstürzt werden, sondern vielmehr schrittweise umgesetzt werden. Zwischenziele und Meilensteine können hierbei hilfreich sein. Sie geben Anhaltspunkte bei der Erfolgsmessung und fördern die Motivation der Mitarbeitenden.

Klare Kommunikation
Um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, ist eine klare Kommunikation unverzichtbar. Bevor eine Veränderung im Unternehmen angegangen wird, sollten Führungskräfte in der Lage sein, den Mitarbeitenden klare Antworten auf die folgenden drei Fragen geben zu können:

  • Warum soll es eine Veränderung geben?
  • Was soll verändert werden?
  • Wie soll der Veränderungsprozess aussehen?

Das gibt den Mitarbeitenden Orientierung und ist hilfreich, um womöglich unnötigen Bedenken in den Teams frühzeitig zu begegnen.

Beteiligung der Mitarbeitenden
Veränderungsprozesse gelingen oft dann, wenn die Mitarbeitenden einbezogen werden und ihre Aufgaben in der Veränderung erkennen. Hierbei kann es auch hilfreich sein, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen anzubieten, um Mitarbeitende etwa zum Umgang mit neuen Arbeitsweisen, Technologien oder Prozessen zu befähigen. Das kann Motivation geben. Dazu kann solch eine Maßnahme die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen und auch die Zufriedenheit der Belegschaft steigern. Sorgen der Mitarbeitenden in Bezug auf konkrete Veränderungen wiederum sollten von Führungskräften unbedingt ernst genommen und berücksichtigt werden. Das schafft den Rahmen, um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten.

EITCO – Ihr zuverlässiger Begleiter durch Veränderungsprozesse

Wir bei EITCO haben es uns zur Mission gemacht, Unternehmen und Organisationen zu ihrer digitalen Transformation zu befähigen. Dadurch erleben wir nicht nur viele Veränderungsprozesse direkt mit, sondern unterstützen auch in ihrer Gestaltung. Speziell bei der Einführung von neuer Software hat uns die Erfahrung gezeigt, dass gutes Change Management Gold wert ist. Deshalb begleiten wir unsere Kunden vom Projektbeginn bis hin zur Software-Einführung und darüber hinaus und unterstützen sie in der Steuerung ihrer Veränderungsprozesse.

Hinweis

Stehen umfangreicher Veränderungen im System-Umfeld an, können Sie den Entwicklungsprozess mithilfe eines agilen Ansatzes beschleunigen. Wie da geht und warum Agilität eigentlich ein so wichtiger Erfolgsfaktor ist, das lesen Sie in unserem White Paper: „So bringen Sie mehr Agilität in Ihr Unternehmen“.

Fazit: Jeder Fortschritt braucht Veränderung

Veränderungsprozeese sind in Unternehmen ganz normal und können – erfolgreich gestaltet – die bestehenden Arbeitsprozesse nachhaltig verbessern. Gleichzeitig stoßen Veränderungen häufig zunächst auf Widerstand. Oft hilft es in diesem Fall, Zeit einzuräumen, geplante Veränderungen nachvollziehbar zu erklären und die angestrebten Ziele des Veränderungsprozesses zu vermitteln. Daneben ist es außerdem sinnvoll, Veränderungen nicht zu überstürzen, sondern Schritt für Schritt vorzunehmen, um den Prozess geschickt zu managen. Unterstützend kann das Hinzuziehen eines externen Experten eine wertvolle Hilfe sein. Speziell im Bereich von digitalen Veränderungsprozessen können Sie hierbei gerne auf EITCO zukommen.

Digitale Signatur: weniger Papierstapel, schlankere Prozesse

Die digitale Signatur ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Weltweit wird sie von Unternehmen jeder Größe eingesetzt, um Vertragsabschlüsse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Denn, mit der digitalen Signatur lassen sich Dokumente ganz einfach online und ohne Papier unterschreiben. So können Verträge äußerst schnell geschlossen werden – aus dem Firmenbüro, aus dem Home-Office und auch von unterwegs. Die Funktionsweise ist hierbei simpel: Sie öffnen das Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, und setzen mithilfe einer Software für digitale Unterschriften Ihre Signatur.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Signatur

Grundsätzlich enthalten sämtliche Verträge sensible Daten wie zum Beispiel Namen und Adressen sowie weitere vertrauliche Informationen. Dementsprechend ist ein hohes Sicherheitslevel erforderlich, wenn es um darum geht, einen Vertrag digital zu unterschreiben. Den rechtlichen Rahmen bildet die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication And Trust Services). In ihr sind unterschiedliche Signaturstufen definiert – von einfachen Signaturmethoden bis hin zu komplexen Methoden, die ein höheres Sicherheitslevel beschreiben. Insgesamt gibt es drei Signaturstufen:

  • Einfache elektronische Signaturen (EES)
  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)
  • Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Händische Unterschriften sind nach der eIDAS-Verordnung qualifizierte Signaturen (Artikel 25 (2)). Das Äquivalent dazu sind Qualifizierte elektronische Signaturen. Sie haben vor Gericht bestand und sind daher eine geeignete Möglichkeit, um Verträge rechtsgültig abzuschließen.

Digitale und elektronische Signatur – der Unterschied in Kürze

Die beiden Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym zueinander verwendet. Tatsächlich gibt es einen feinen Unterschied: Die „elektronische Signatur“ ist - anders als die "digitale Signatur" - ein rechtlicher Begriff. Er definiert, wie die Signatur eines Dokumentes rechtssicher erfolgen kann.

Die Komplettlösung für digitale Signaturen – d.velop sign

Um Dokumente mit der digitalen Signatur rechtskräftig, kostengünstig und papierlos zu unterschreiben, ist eine Software für digitale Unterschriften nötig. Ein Beispiel ist das Produkt d.velop sign von unserem Partner d.velop. Um mit dieser Software ein Dokument digital zu signieren, öffnen Sie dieses zunächst in der Anwendung. Dadurch starten Sie den Signaturvorgang und können Ihre Unterschrift an die gewünschte Stelle setzen. Ist dieser Schritt abgeschlossen, kann das digital unterschriebene Dokument heruntergeladen werden.

Die digitale Signatur als Teil des Vertragsmanagements

Die digitale Signatur bietet Ihnen in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) die Möglichkeit, Prozesse des Vertragsmanagements vollständig digital abzubilden – nutzerfreundlich und nach hohen Sicherheitsstandards. Daraus ergibt sich ein weiterer wichtiger Vorteil: Mit der eIDAS-Verordnung besteht die Möglichkeit der Fernsignatur, bei der eine digitale Signatur von jedwedem Gerät ausgelöst werden kann – sei es ein Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Über ein DMS oder ein ECM-System ist eine Integration dieses Prozesses in die bestehenden Abläufe des Vertragsmanagements möglich.

Fazit

Vertrauliche Geschäftsverträge fordern nach zuverlässigen Lösungen für digitale Signaturen, die ebenso unkompliziert wie rechtssicher sind. Mit solchen können Sie Ihre Prozesse zielführend digitalisieren und nachhaltig beschleunigen. Für vollkommen medienbruchfreie Prozesse bietet sich die Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Enterprise Content Management System an. Haben Sie Interesse an einer solchen Lösung für Ihr Vertragsmanagement, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Seite. Wir beraten Sie zu den am Markt verfügbaren Lösungen und begleiten Sie auf Wunsch auch bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojektes.

Lesetipp

Die digitale Signatur erleichtert den Arbeitsalltag, hilft Kosten zu sparen und ist zudem umweltfreundlich, da sie den Papierverbrauch im Unternehmen reduziert. Informieren Sie sich in unserem White Paper: „Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital!“ zu den Nutzungsmöglichkeiten und erfahren Sie mehr über die Lösung unseres Partners d.velop.

Eine effiziente Lösung bietet die Übermittlung von digitalen Dokumenten per eBO (elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach). Durch diese Methode wird die Zustellungen einzelner Dokumente oder auch ganzer Akten beschleunigt. Gleichzeitig werden Kosten minimiert. Der Versand per eBO ermöglicht es, Dokumente in elektronischer Form sicher und rechtsverbindlich auszutauschen, ohne die Notwendigkeit von Papier oder Faxgeräten.

Elektronisch sicher kommunizieren – per eBO

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach bietet professionellen Verfahrensbeteiligten und anderen Teilnehmenden im ERV einen sicheren Übermittlungsweg für die Kommunikation mit Gerichten sowie mit Einrichtungen der Justiz. Zu dieser Nutzergruppe zählen u. a.

  • Unternehmen
  • Organisationen
  • Vereine
  • Privatpersonen

Zudem folgt für die professionellen Verfahrensbeteiligten eine Plicht zur Nutzung des eBOs zum 1. Januar 2024. Zu dieser Gruppe gehören bspw.

  • Gerichtsvollzieher,
  • Registrierte-rechtliche Betreuer,
  • Beeidigte Sachverständigende,
  • Beeidigte Gutachter im Familienverfahren,
  • Beeidigte Verfahrensbeistände,
  • Registrierte-beeidigte Übersetzer und
  • Beeidigte Vormunde.

Was diese Berufsgruppen ab 2024 beachten müssen, haben wir in unserem White Paper “Die Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs: Wie Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) nutzen“ für Sie zusammengefasst – inklusive hilfreicher Tipps für die Umsetzung der neuen Rechtsgrundlage.

Das erwartet Sie in unserem White Paper:

  • Hintergrund und Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs
  • eBO-Pflicht ab 2024: Rechtsgrundlagen und rechtliche Rahmenbedingungen
  • Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) im Detail
  • Implementierung und Nutzung des eBOs
  • Entdecken Sie arveo secom – die eBO-Lösung von EITCO

Hier ist Ihr IT-Projekt in den besten Händen

Bevor wir beginnen IT-Lösungen zu entwickeln, die Ihre Geschäftsprozesse intelligent und effektiv verbessern werden, nehmen wir uns die Zeit für ausführliche und persönliche Gespräche.