Schlagwort: Forschung

Was sind Microservice-Architekturen?

Aufwendige Wartungen, ein hoher Verwaltungsaufwand, immer neue Aktualisierungen: Software-Applikationen werden nicht nur immer mehr komplex, sie werden nicht selten auch schwerfälliger. Entgegen der traditionellen Programmentwicklung, bei der Aufgaben in Form großer Anwendungen realisiert werden, gehen Microservices-Architekturen deshalb von Modulen aus. Jeder Microservice ist hierbei nur für die Erledigung einer einzelnen Aufgabe konzipiert. Welche weiteren Merkmale zeichnen Microservices-Architekturen aus? Hier kommen die fünf wichtigsten Dinge, die Sie wissen sollten:

1. Microservices-Architekturen vs. monolithische Architekturen

Microservices beschreiben Anwendungen, die aus vielen kleinen, unabhängig voneinander einsetzbaren Services aufgebaut sind. Jeder dieser Services verfügt über einen eigenen Technologiestack mit eigener Datenbank – anders als monolithische Architekturen, bei denen einzelne Services auf Basis einer einzigen Datenbank realisiert werden. Damit diese problemlos miteinander kommunizieren können, setzen viele Entwickler auf REST APIs. Das ermöglicht gemeinsame Anknüpfungspunkte unter den Microservices, über welche solche miteinander kommunizieren können. Je nach Anwendungsfall lassen sich hierbei ganz unterschiedliche Systeme und Tools funktional miteinander verzahnen. 

2. Die wichtigsten Vorteile von Microservices

Bei einer Microservice-Architektur wird eine große Anwendung über viele kleine Services realisiert. Das hat für Unternehmen verschiedene Vorteile: Microservices werden unabhängig voneinander entwickelt. Das gibt Raum für mehr Agilität. Entwicklerteams haben so mehr die Möglichkeit, auch auf kurzfristige Änderungen schnell zu reagieren. Systeme, die nach dem Ansatz einer Microservice-Architektur aufgebaut sind, überzeugen zudem mit einer hohen Robustheit. Denn: Sollte einmal ein Microservice ausfallen, fallen lediglich Teilaspekte der Gesamt-Anwendung aus – das System selbst bleibt funktionsfähig.  

3. Microservices-Architekturen: Wie hoch ist der Wartungsaufwand?

Bei Microservices-Architekturen ist der Wartungsaufwand mitunter einfacher als bei monolithischen Architekturen. Der Grund: Microservices sind unabhängig voneinander und können von verschiedenen Teams getestet, gewartet und bereitgestellt werden. Auch einzelne Updates lassen sich durchführen, ohne dass dafür das Gesamtsystem zum Stillstand gebracht werden muss. 

4. So funktioniert die Umsetzung

Will ein Unternehmen eine Microservices-Architektur aufbauen oder auf eine solche umsteigen, ist die Definition einer konkreten Zielarchitektur wichtig. Hierbei empfiehlt es sich, auch die Ist-Architektur in den Blick zu nehmen und relevante Services zu ermitteln. Ist das Ziel bekannt, können anschließend die passenden Services gewählt werden. Über Schnittstellen können diese anschließend miteinander verbunden werden.

Unser Tipp: Für eine genaue Planung und eine sichere Umsetzung ist es hilfreich, einen Experten einzubeziehen.

5. EITCOs Lösung für Microservices heißt arveo!

EITCO bietet Ihnen mit arveo eine moderne Content-Services-Plattform, mit der Ihr Unternehmen in puncto IT-Architektur zeitgemäß aufgestellt ist. Die Plattform basiert auf Microservices und wurde speziell für den Einsatz in der Cloud entwickelt. Auch eine Zusammenarbeit in hybriden Teams ist über arveo somit problemlos möglich. Weitere Informationen zu der Lösung finden Sie auf unserer Produktseite zu arveo.

Dokumentenmanagement: Wie weit ist die Forschungsbranche in der Digitalisierung von Dokumenten und Organisationsprozessen?

Die Digitalisierung in der Forschung hat weitreichende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Wissenschaftler arbeiten, Daten sammeln, analysieren und kommunizieren. Gleichzeitig stehen der Forschung hinsichtlich der Digitalisierung allerdings auch Herausforderungen gegenüber – etwa diese:

  • Der Zugang zu Daten und Software
  • Digitale Infrastrukturen, die nahtlos ineinandergreifen müssen
  • Finanzielle Herausforderungen und die Klärung rechtlicher Fragen

Besonders Daten und Software bilden in der Forschungspraxis oft eine Schlüsselrolle. Denn, für Forschende ist die Qualitätssicherung nicht nur bei den Ergebnissen aus Forschungsprojekten wichtig, sondern auch bei der Speicherung, Verarbeitung und Übermittelung notwendiger Dokumente. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und Kompetenzzentren arbeiten häufig auf einer Informationsbasis oder entwickeln die vorliegenden Informationen weiter. Da digital gespeicherte Daten prinzipiell verlustfrei, mehrfach und in unterschiedlichen Kontexten verwendet werden können sowie aus verschiedenen Quellen stammen, ist die Single Source of Truth ein wichtiges Gütekriterium in der Beurteilung von Forschungsdaten. Diese sollte ein fester Bestandteil der Forschungspraxis in Zeiten des digitalen Wandels sein.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt für eine reibungslose Handhabung digitaler Dokumente und stellt somit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen und Organisationen dar. Ein DMS übernimmt die Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art und kann somit Kosten und Arbeitsaufwände maßgeblich reduzieren. In unserem White Paper klären wir wie digitales Dokumentenmanagement funktioniert und welche Schritte notwendig sind, um ein DMS erfolgreich in einer Forschungsorganisation einzuführen. Klingt spannend? Lassen Sie sich von uns durch eine digitale Welt führen und klären, wie wir gemeinsam die Herausforderungen des digitalen Wandels zur Ermöglichung einer exzellenten Forschungspraxis lösen können.

Das erwartet Sie im White Paper:​

1. Digitales Dokumentenmanagement verstehen
2. Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur DMS-Einführung
4. Aktenpläne erstellen und revisionssicher archivieren
5. Upgrades und Addons für Ihr System

Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren die Anlage, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten innerhalb von Forschungsorganisationen
Zum Whitepaper

Das eBO kurz erklärt

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach gilt als sicherer Übermittlungsweg zwischen Bürgern, Organisationen und Gerichten. Damit ist es für alle Berufsgruppen geeignet, bei denen eine Kommunikation mit Gerichten, Behörden, Steuerberatern, Anwälten und Notaren stattfindet. Die Vorteile sind hierbei verschieden: 

  • Das eBO ist rechtsverbindlich – anders als bei klassischen E-Mail-Nachrichten lässt sich über das eBO genau sicherstellen von welcher Person eine Nachricht stammt.  
  • Das eBO ist sicher – der Nachrichtenversandt über das eBO erfolgt verschlüsselt und über das OSCI-Protokoll der Justiz. 
  • Das eBO nutzt bewährte Sicherheitstechnologien – etablierte Infrastrukturkomponenten des elektronischen Rechtsverkehrs (wie etwa der SAFE-Verzeichnisdienst) kommen auch beim eBO zum Tragen.

Um das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach zu nutzen und ebenso rechtssicher wie digital mit Gerichten und Behörden zu kommunizieren ist eine spezielle eBO-Software notwendig, die einen Zugang zum Postfach ermöglicht. In Zusammenarbeit mit Procilon hat die EITCO eine solche eBO-Software entwickelt. arveo secom heißt die Lösung und wird ab dem 12. April 2023 zur Nutzung bereitstehen. 

Hinweis

In der elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Behörden stellen Nutzende mithilfe des eBOs sicher, dass Dokumente tatsächlich von den betreffenden Personen stammen. Dazu müssen Nutzende bei der Registrierung für ihr eBO einmalig ihre Identität nachweisen – entweder auf Basis der elektronischen Identifikation (eID) oder über ein Identifizierungsverfahren (zum Beispiel bei einer Notarin oder einem Notar). Näheres dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum eBO-Registrierungsprozess.

Ein erster Eindruck von der eBO-Software arveo secom
Nachrichtenzentrale in arveo secom - so übersichtlich ist die eBO-Software arveo secom

Ihre Vorteile mit der eBO-Software arveo secom

Arveo secom ist die eBO-Software der EITCO und interessant für jeden, der einen Zugang zum eBO einrichten will. Ein wesentlicher Vorteil der Lösung: arveo secom muss nicht auf einem Rechner installiert werden, sondern kann von Geräten an verschiedenen Standorten aus genutzt werden – auch aus dem Homeoffice oder mobil. Im Unterschied zu anderer eBO-Software auf dem Markt bietet arveo secom Usern außerdem die Möglichkeit, Digitalisierungspotenziale vergleichsweise kostengünstig umsetzen. Je nach gewähltem Volumentarif werden die Preise zwischen 12 und 70 Euro pro eBO und Monat liegen (inkl. MwSt.).  

Darüber hinaus werden ein- und ausgehende Dokumente mit arveo secom in der zertifizierten Content Services Plattform arveo verwaltet. Dadurch profitieren Nutzende automatisch von den Vorzügen einer modernen Dokumentenmanagementplattform.  

Bleiben Sie up to date – jetzt zum arveo secom Newsletter anmelden! 

Wichtige Neuigkeiten zu arveo secom und zum Thema elektronischer Rechtsverkehr versenden wir über unseren arveo secom Newsletter. Melden Sie sich an und erfahren Sie als Erstes von neuen Informationen wie bspw. Erweiterungen der Software. 

arveo secom: Für wen ist die eBO-Software spannend?

Grundsätzlich ist die eBO-Software arveo secom für jeden geeignet, der über ein elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach am elektronischen Rechtsverkehr teilhaben möchte.

Neugierig geworden? 

Auf unserer Produktseite zu arveo secom finden Sie weitere Informationen zu der Lösung. Auch eine Übersicht der aktuellen Preise ist dort eingebunden. Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Schreiben Sie uns dazu einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an!  

Was fördert die Agilität in einem Unternehmen?  

Agilität in Unternehmen heißt, Anpassungsfähigkeit zu zeigen und neuen Anforderungen flexibel zu begegnen. Um das zu erreichen ist vor allem Offenheit gegenüber neuen Arbeitsmodellen wichtig. Das Ziel agiler Methoden ist es häufig einen hohen Grad an Selbstorganisation und Selbstführung zu ermöglichen. Das braucht zunächst Offenheit und eine gute Feedbackkultur.   

Neben diesem Aspekt gibt es zudem weitere Dinge, die Agilität in Unternehmen fördern. Dazu zählen ebenso die Einführung agiler Arbeitsmethoden wie die Wahl der richtigen Werkzeuge – von digitalen Collaboration-Tools hin zu Programmen zur Aufgabenplanung und -verwaltung. Im White Paper “Agiles Arbeiten – So gelingt die agile Transformation für Unternehmen” lesen Sie, worauf es in puncto Agilität für Unternehmen ankommt – inklusive Praxisbeispiel und Einblicken aus unseren Erfahrungen bei der EITCO. 

Das erwartet Sie im White Paper:

  • Agilität: Ein Erfolgsfaktor für Unternehmen 
  • Sicher durch Krisen – mit agilen Methoden 
  • Das “Agile Manifest”: Prinzipien und Werte agiler Teams 
  • Scrum und Kanban – die beliebtesten Methoden zum agilen Arbeiten 
  • Wie gelingt es Unternehmen agil zu werden? 
zum Download

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung beschreibt die Automatisierung von Prozessen mithilfe technischer Lösungen. Die Vorteile liegen auf der Hand: wiederkehrende manuelle Workflows werden reduziert; Mitarbeitende sind von administrativen Aufgaben befreit und haben mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Je nachdem, welche Workflows ein Unternehmen automatisieren will, kommen unterschiedliche Arten der Prozessautomatisierung infrage:

  • Simple Prozessautomatisierung: Diese Art der Prozessautomatisierung beschreibt Vorgänge, die einem festen Prozessweg folgen. Ein Beispiel ist der automatisierte Versandt von Mahnungen.
  • Regelbasierte Prozessautomatisierung: Anders als bei der simplen Prozessautomatisierung gibt es bei der regelbasierten Prozessautomatisierung keine festen Prozesswege, sondern einzelne, aufeinanderfolgende Schritte. Diese stehen in Abhängigkeit zu vorbestimmen Variablen und Entscheidungen.
  • Intelligente Prozessautomatisierung: Noch komplexer ist die intelligente Prozessautomatisierung. Bei dieser kommt zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz – die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Bots.

Hinweis:

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Digitalisierung und Automatisierung häufig Synonym verwendet. Tatsächlich handelt es sich allerdings um zwei verschiedene Dinge: Die Digitalisierung beschreibt den Umwandlungsprozess von Informationen in digitale Formate. Die Automatisierung dagegen bezieht sich auf Workflows – sie macht sich digitaler Lösungen zunutze, um feste Abläufe zu beschleunigen.

Wann lohnt die Prozessautomatisierung? 

Immer noch scheuen sich viele Unternehmen, die bestehenden Automatisierungsmöglichkeiten zu nutzen. Schließlich ist die Einrichtung mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Langfristig betrachtet kann mittels einer Automatisierung sowohl Zeit wie auch Geld gespart werden. Eine Vorab-Analyse der bestehenden Prozesse im Unternehmen kann helfen zu erkennen, wie dieses Potenzial besonders gut genutzt werden kann.

Oftmals bietet vor allem die intelligente Prozessautomatisierung Unternehmen viele Ansatzpunkte, um wiederkehrende Aufgaben in voll automatische Prozesse umwandeln. Ein Beispiel sind digitale Assistenten. Solche kommen etwa im Kundenservice zum Einsatz.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Ganz gleich welche Prozesse es in einem Unternehmen gibt: Noch immer setzen zahlreiche Firmen auf manuelle, papierbasierte Workflows. Dabei wird oftmals viel Zeit und Geld verloren. Mit einer digitalen Prozessautomatisierung können Unternehmen das vermeiden. Selbst die Automatisierung kleiner, wiederkehrender Tätigkeiten kann auf das Jahr gerechnet viele Stunden wertvoller Arbeitszeit einsparen.

Vorteile, die eine Prozessautomatisierung bringt, sind unter anderem diese:

  • Kosteneinsparungen
  • Neue Kapazitäten durch Optimierung der Personal-Ressourcen
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Reduzierung potenzieller Fehlerraten
  • Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit
  • Erhöhung der Produktivität

Hinweis:

Äußerst gut für eine Automatisierung eignen sich Prozesse, die regelmäßig oder sehr häufig manuell und mit großem Volumen durchgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel HR-Abläufe wie die Lohn– beziehungsweise Gehaltsabrechnungen oder das Abwesenheitsmanagement. Diese sind regelbasiert und bieten viel Potential zur Automatisierung.

Prozessautomatisierung und Dokumentenmanagement 

Die Automatisierung bedient sich digitalisierter Informationen. Wer in puncto Prozessautomatisierung aus vollem Potenzial schöpfen will, der sollte deshalb über eine Kombination aus einem Automatisierungstool und einem digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) nachdenken. Daten und Dokumente lassen sich so digital speichern und können auf direktem Weg digital bearbeitet werden. 

Prozessautomatisierung erfolgreich umsetzen

Denken Sie darüber nach, bestimmte Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:

  • Welche Prozesse bieten sich für eine Automatisierung an, welche nicht?
  • Wie digitalisiert ist der Prozess bereits?
  • Wie oft wird der Prozess durchgeführt und wie viel Zeit beansprucht er?

So erhalten Sie ein klares Bild davon, wie gewinnbringend eine Prozessoptimierung ist und in welchen Bereichen das Potenzial besonders groß ist.

Haben Sie sich anschließend für eine Prozessautomatisierung entschieden, gibt es diverse Tools und Programme für die Umsetzung, aus denen Sie wählen können. Interessant sind vor allem Cloud-basierte Lösungen. Mit solchen ist Ihr Unternehmen in puncto IT zukunftssicher aufgestellt.

Gut beraten zur Prozessautomatisierung – mit EITCO 

Ob Großkonzern, Mittelständer oder Kleinunternehmen: Die Automatisierung von Arbeitsprozessen spart wertvolle Arbeitszeit, setzt neue Kapazitäten frei und kann dabei die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Sie möchten den Schritt zur Prozessautomatisierung gehen und wünschen sich dabei Unterstützung? Unsere Digitalisierungsexperten beraten Sie gerne zur Prozessautomatisierung und zur Software-Auswahl. Vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Beratungstermin! 

JETZT TERMIN VEREINBAREN

Hinweis:

Bereits im August 2022 hatte der Bonner General Anzeiger über den Bonner Bogen berichtet. In dem Beitrag geht es um die verschiedenen Unternehmen, welche die Region prägen und sie zu einem ’kleinen Silicon Valley in Bonn’ machen – darunter die EITCO.

Bedeutende Auszeichnung: der Bonner Bogen, ein Ort für Innovation

Am 04. November 2022 hat DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFT den renommierten Wirtschaftspreis “Innovationsort des Jahres” vergeben. Ausgezeichnet wurde der Bonner Bogen. Der Preis bestärkt, dass der Bonner Bogen als innovative Zukunftsregion wahrgenommen wird. Doch was macht die Region so innovativ? Der Bonner Bogen beherbergt eine der größten oberflächennahen Geothermie-Anlagen Europas. Damit gelten neue Maßstäbe, was die Energieversorgung betrifft. Und auch in anderen Bereichen, sind neue Ideen und Ansprüche stets willkommen. Beispielsweise soll künftig ein „Innovation Greenhouse“ entstehen. Dieses soll vor allem als Begegnungsstätte für Innovatoren dienen und so den Austausch von Erfahrungen fördern.

Hinweis

Tatsächlich zeigen sich die Menschen in Deutschland beim Thema Innovation weit weniger fortschrittsskeptisch als oft unterstellt: Rund 65 Prozent der Deutschen erwarten in den kommenden 15 Jahren positive Auswirkungen durch Innovationen und technologischen Fortschritt auf ihr Leben. Das zeigt eine aktuelle Studie der Bertelsmann Stiftung.

Der richtige Rahmen für mehr Innovationen

Das „Innovation Greenhouse“ rückt in den Fokus, was Innovationen in Unternehmen fördert: Austausch und Teamwork. 

Häufig entstehen die besten Ideen dann, wenn Kreativität und kaufmännische Fähigkeiten zusammentreffen. Allerdings findet sich beides nur selten in einer Person. Umso wichtiger ist deshalb Raum für eine gute Zusammenarbeit, Offenheit für konstruktive Kritik und vor allem eine transparente Kommunikation zu schaffen.  

Soll die Innovationskraft eines Unternehmens erhöht werden, obliegt – vor diesem Hintergrund – eine gewisse Verantwortung bereits der Projektleitung. Sie entscheidet über die Zusammensetzung von Teams und kann so ganz bewusst kreativ veranlagte Menschen und pragmatische Analytiker zusammenbringen. Im Projektverlauf kann eine solche Zusammensetzung an verschiedenen Stellen von Vorteil sein: Aus ersten kreativen Ideen können Analytiker etwa Strukturen und Strategien ableiten. Diese wiederum können den Kreativen die weitere Ausarbeitung ihrer Ideen erleichtern. 

3 Tipps für mehr Innovationen im Unternehmen:  

Sie wünschen sich mehr Innovationen in Ihrem Unternehmen? Hier kommen unsere 3 besten Tipps:  

1. Schaffen Sie Raum für Zusammenarbeit 

Damit Menschen gut zusammenarbeiten und außergewöhnliche Ideen entwickeln können, sind die Rahmenbedingungen wichtig. Arbeiten Teams remote, empfiehlt sich eine zeitgemäße technische Ausstattung. Praktisch sind Lösungen zum Datenmanagement, über die Teammitglieder auch von verschiedenen Orten aus gemeinsam Dateien bearbeiten können. Arbeitet ein Team eher vor Ort, kann eine kreative Raumgestaltung einen Unterschied bewirken.  

2. Vielfalt lebt von Diversität 

Neue Ideen entstehen besonders dann, wenn unterschiedliche Perspektiven aufeinandertreffen. Je diverser deshalb ein Team aufgestellt ist, desto mehr Reibungspunkte gibt es durch die verschiedenen Meinungen und Hintergründe – und dadurch bestenfalls auch neue, innovative Ideen. 

3. Eine gesunde Fehlerkultur beflügelt 

Innovation im Unternehmen ist auch eine Frage der Unternehmenskultur. Haben Mitarbeitende zum Beispiel Angst, durch ein falsches Wort oder einen Fehler ihren Job zu verlieren, werden Mitarbeitende kaum das nötige Vertrauen haben, über ihre Ideen und Gedanken zu sprechen. Eine offene Fehlerkultur hingegen bietet die Chance, Innovationen im Internehmen entstehen zu lassen. 

Auf zu mehr Innovationen im Unternehmen!

Innovationen sind für Unternehmen von großer Bedeutung. Ohne sie würde eine Organisation keine Fortschritte machen und hätte es schwer, sich auf dem Markt zu behaupten. Eine gute Zusammenarbeit kreativer und analytischer Menschen ist deshalb von großer Bedeutung – und will deshalb gefördert sein. So kommen Unternehmen schnell zu immer neuen Ideen und legen wertvolle Potenziale frei.

Welche Rolle spielt das eBO im elektronischen Rechtsverkehr?

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach stellt im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) mit der Justiz und mit Behörden einen sicheren Übermittlungsweg dar. Ähnlich wie andere sogenannte sichere Übermittlungswege basiert auch das eBO auf dem OSCI-Protokoll (Online Services Computer Interface) – eine Sammlung von Netzwerkprotokollen für die öffentliche Verwaltung, welche die Authentizität, Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit von Daten garantieren sollen. In der Kommunikation über das eBO werden Daten deshalb vor ihrem Versandt speziell verschlüsselt. Bevor sie im Empfängerpostfach abrufbar sind, werden sie zudem vom zuständigen OSCI-Intermediär geprüft.  

Die wichtigsten Vorteile des eBOs 

Mit dem eBO können neben Behörden, Notaren, Rechtsanwälten und der Justiz auch Bürger und Organisationen am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Das bringt vor allem in puncto Zeit- und Kostenaufwand Vorteile. Durch die elektronische Datenübermittlung entfallen lange Versandwege über die Post. Daten erreichen ihre Empfänger schneller. Zudem können Kopierkosten und wertvolle Arbeitszeit zum Kopieren und Scannen eingespart werden.

Smarte Lösungen für einen Zugang zum eBO 

Für Nutzende ist die Kommunikation über das eBO an verschiedene Vorteile geknüpft. Darüber hinaus ist bis 2026 eine verpflichtende Nutzung des Postfachs für Sachverständige und weitere Berufsgruppen angedacht. Passende eBO-Software für einen Zugang zum elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach ist deshalb bereits jetzt stark nachgefragt. Am EITCO ERV Tag zeigte Robert Schmittinger, Senior Projektmanager bei EITCO, wie eine solche aussehen kann. Im Rahmen eines Vortrags gab er einen Einblick in das Produkt arveo secom, das EITCO in absehbarer Zeit auf den Markt bringen wird.  

Hinweis:

Weiterführende Infos zu arveo secom erhalten Sie hier. Sie möchten zu den Ersten gehören, die vom Produktlaunch erfahren? Über den arveo-secom-Newsletter bleiben Sie auf dem Laufenden! 

Zweites Highlight – das Podiumsgespräch zum Onlinezugangsgesetz 

Den Abschluss des EITCO ERV Tags 2022 bildete ein Podiumsgespräch zwischen dem rechtlichen Betreuer und Senior Berater Wilk Spieker (EITCO) und dem rechtlichen Betreuer Tom Arenski (Bundesverband der Berufsbetreuer/innen e.V.).  Hierbei ging es in erster Linie um das Onlinezugangsgesetz und dessen Umsetzung. Zentraler Gesprächspunkt war die Frage, inwieweit rechtliche Betreuer im OZG berücksichtigt werden. Hierzu bemerkte Spieker, dass er die Chance vielmehr in der elektronischen Signatur sähe – also darin Anträge  – online ausfüllbar zu machen und sie über das eBO zu verteilen.

Der EITCO ERV Tag 2022 hat es geschafft, relevante Vertretende der Brache zusammenzubringen und bot zudem eine gute Plattform zum Austausch über das eBO und den elektronischen Rechtsverkehr. 

Sie interessieren sich für die aktuellen Themen rund um die Unternehmensdigitalisierung und wollen mitdiskutieren?  Dann schauen Sie doch mal in unseren Veranstaltungskalender. Wir freuen uns, Sie auf künftigen Events zu treffen und sind gespannt auf Ihren Input! 

 

Sie haben den EITCO ERV Tag verpasst? Im Aftermovie erhalten Sie einen Eindruck vom Event!

Bürofläche effizient nutzen – mit Desk Sharing und dem passenden Raumbuchungstool

Desk Sharing erfreut sich in der modernen Arbeitswelt großer Beliebtheit. Und das hat seine Gründe:

  • Ein großer Vorteil von Desk Sharing ist, dass Bürofläche effektiver genutzt werden kann. Das gilt besonders dann, wenn Mitarbeitende vermehrt aus dem Homeoffice arbeiten.
  • Auch für agile Arbeitsweisen ist das Konzept ideal, da Arbeitsplätze durch Desk Sharing flexibel genutzt werden können.
  • Darüber hinaus fördert das Teilen von Arbeitsplätzen den Austausch unter Mitarbeitenden. Schließlich kommen diese durch das Konzept mit viel mehr Kolleginnen und Kollegen in Kontakt, als es bei einer festen Platzbesetzung der Fall wäre.

Um allerdings von den Vorteilen von Desk Sharing bestmöglich zu profitieren, will die Umsetzung gut geplant sein. Eben hier kommen Arbeitsplatz-Buchungssysteme ins Spiel. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, sich online in verfügbare Büroräume einzubuchen. Viele Systeme geben zudem eine Übersicht über die geplanten Anwesenheiten Mitarbeitender. Das schafft Transparenz und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Planung der Bürotage.

So erkennen Sie ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem

Sie möchten auf Desk Sharing umstellen – oder haben dies bereits getan – und suchen nach einem passenden System für die Sitzplatzbuchung? Hier kommen die drei wichtigsten Kriterien:

1. Einfache Anwendung durch Integration

Ein wesentliches Kriterium eines guten Arbeitsplatz-Buchungssystems ist die Nutzerfreundlichkeit. Hier punkten Varianten, die als Mobile- oder Web-App verfügbar sind und die sich in verschiedene Anwendungen integrieren lassen. So können Mitarbeitende das Tool flexibel nutzen und bei kurzfristigen Planänderungen auch von unterwegs problemlos ihre Raumbuchungen anpassen.

2. Klare Strukturen für mehr Übersichtlichkeit

Nicht immer stehen alle Arbeitsplätze allen Mitarbeitenden zur Verfügung – etwa dann, wenn es an den Plätzen ein spezielles Equipment gibt, das einer bestimmten Abteilung vorbehalten ist. Klare Regeln helfen hier, den Überblick über die tatsächlichen Verfügbarkeiten zu wahren. Ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem sollte deshalb über Funktionen verfügen, mit denen sich bestimmte Bereiche und Arbeitsplätze definieren lassen, die nur für gewisse Teams online buchbar sind.

3. Hoher Datenschutz ist ein Muss

Ein weiteres Kriterium bei der Auswahl eines Arbeitsplatz-Buchungssystems ist der Datenschutz. Tools zur Sitzplatzbuchung arbeiten meist mit personenbezogenen Daten. Um sicherzugehen, dass diese vertraulich behandelt werden, empfiehlt sich daher eine Software, die DSGVO-konform ist.


Arbeitsplatz-Buchungssysteme wollen mit Bedacht gewählt sein 

Arbeitsplatz-Buchungssysteme erweisen sich als wertwolle Hilfsmittel, um hybrid erfolgreich arbeiten zu können. Kann jedes Teammitglied eines Unternehmens seinen Arbeitsplatz digital buchen, steigert das die Planungssicherheit. Sind die Verfügbarkeiten digital einsehbar, gelingt außerdem die gemeinsame Planung von Bürotagen besser. Wer ein solches Tool im Unternehmen einführen will, der sollte bei der Auswahl auf die Nutzerfreundlichkeit achten. Stimmt daneben auch die Datensicherheit und gibt es eine Option zur individuellen Konfiguration, sind Sie und Ihr Team in puncto „Raumbuchung“ gut aufgestellt.

Das Wichtigste zum elektronischen Bürgerpostfach in Kürze

Bevor es an die Einrichtung Ihres elektronischen Bürgerpostfaches geht, lassen Sie uns zunächst einen Schritt zurück gehen und klären, was das eBO eigentlich ist: Zum 1. Januar 2022 wurden die gesetzlichen Regelungen für das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach festgelegt. Seitdem können neben Behörden, Notaren, Rechtsanwälten und der Justiz auch Bürger und Organisationen am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Das wiederum bringt verschiedene Vorteile. Zum einen wird mit dem eBO die Digitalisierung mit den Behörden und der Justiz weiter vorangetrieben. Zum anderen sparen Nutzer Zeit und Kosten, da durch das eBO lange Versandtwege über die Post, Kopierkosten und wertvolle Arbeitszeit zum Kopieren oder Scannen entfallen. Interessierte, die von diesen Vorzügen profitieren wollen, können sich ganz einfach einen Zugang zum eBO einrichten. Wie das geht, lesen Sie im Folgenden.

 

Schritt für Schritt zum elektronischen Bürgerpostfach

Um einen Zugang zum elektronischen Bürgerpostfach einzurichten, ist eine spezielle Software nötig. Diese fungiert als Sende- und Empfangskomponente. Schritt eins besteht somit in der Auswahl einer passenden Software.

Hinweis:

Für das eBO benötigen Sie eine bestimmte Software. EITCO bietet solche mit „arveo secom“ an.

Ist die eBO-Software ausgewählt und eingerichtet, können Sie über diese Ihr eBO anlegen. Anschließend durchlaufen Sie den Registrierungsvorgang für das Bürger- und Organisationenpostfach. Ist auch dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen, wird Ihr eBO automatisch freigeschaltet und Sie können Ihre ersten Nachrichten versenden. Wie genau das funktioniert, haben wir in dem Beitrag „Registrierung beim eBO: So nutzen Sie das Postfach im ERV” für Sie zusammengefasst.

Hier noch einmal die einzelnen Punkte als praktische Checkliste zum Abhaken:

  • eBO-Software einrichten
  • Identifizierung und Authentifizierung des Postfachinhabers
  • Registrierungsvorgang abschließen

 

3 Praxis-Tipps für den Nachrichtenversand über das elektronische Bürgerpostfach:

  • Zulässig sind gemäß §2 Absatz 1 ERVV ausschließlich PDF-Dokumente oder TIFF-Dokumente, sofern Bilder nicht verlustfrei in ein PDF gewandelt werden können. Die einzelnen Länder und auch Gerichte können ergänzend zusätzliche Formate zulassen.
  • Schriftsätze müssen mit Ihrem vollständigen getippten Namen z.B. „Max Mustermann“ als einfache elektronische Unterschrift (Signatur)
  • Sofern bekannt, ist das Aktenzeichen des jeweiligen Gerichts anzugeben.

Ihre Vorteile mit „arveo secom“

EITCO bietet die eBO-Software „arveo secom“ an. Über diese können Sie Ihr elektronisches Bürgerpostfach schnell und unkompliziert verwalten – und zwar bequem über Ihren Browser. Eine lokale Softwareinstallation oder auch Spezialhardware werden Sie mit „arveo secom“ nicht benötigen.

Ein weiterer Vorteil: Da ein- und ausgehende Dokumente bei „arveo secom“ über unsere zertifizierte Content Services Plattform „arveo” verwaltet werden, profitieren Nutzer von den Features einer modernen Dokumentenmanagementplattform.

Hierzu zählen:

  • die sichere Ablage von Nachrichten,
  • Recherchefunktionalitäten,
  • Zwei-Faktor Authentifizierung sowie
  • ein standortunabhängiger Zugriff auf transparent verschlüsselt abgelegte Dokumente.

Die Preise liegen im Bereich zwischen 12 und 70 Euro inkl. MwSt. pro eBO und Monat – abhängig vom jeweils gewählten Volumentarif. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Logo von arveo secom

Was ist eine elektronische Signatur? 

Im digitalen Zeitalter Verträge manuell auszudrucken und mit Stift und Tinte zu unterschreiben, um sie anschließend auf dem Postweg einzusenden, ist vor allem eins: unnötig unbequem. Glücklicherweise gibt es eine Alternative, mit der sich Medienbrüche dieser Art verhindern lassen: Elektronische Signaturen. Je nach Sicherheitslevel gewährleisten solche die Integrität und Authentizität von elektronischen Nachrichten – und können die Unterschrift in Papierform rechtswirksam ersetzen.

Was für elektronische Signaturen gibt es? 

Viele Lösungen für elektronische Signaturen basieren auf gängigen Authentifizierungsmethoden wie der Identifizierung via E-Mail oder telefonisch übermittelter PINs. Daneben gibt es Lösungen mit höherem Sicherheitslevel. Solche beruhen in der Regel auf qualifizierten Zertifikaten, die von Anbietern qualifizierter Vertrauensdienste für elektronische Signaturen ausgestellt wurden. Zur Authentifizierung arbeiten derartige Lösungen mit Methoden wie dem Video-Ident-Verfahren oder der Online-Ausweisfunktion (eID). Hier einmal die unterschiedlichen Varianten der elektronischen Signatur im Überblick:

  • Die einfache Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form, die einem bestehendem Datensatz beigefügt werden. Spezielle Anforderungen an die Identifizierung der unterscheibenden Person gibt es bei dieser Variante nicht.
  • Die fortgeschrittene Signatur ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet. Gegenüber der einfachen Signatur umfasst die fortgeschrittene Signatur zusätzliche Voraussetzungen, um die Integrität eines Dokuments sicherzustellen.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat. Im Rechtsverkehr kann eine solche Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Welche Kriterien sollte eine elektronische Signatur erfüllen?

Wer darüber nachdenkt, eine elektronische Signatur einzuführen, der ist gut beraten, sich zunächst mit den geplanten Anwendungsszenarien zu befassen. Wenngleich alle drei vorgestellten Varianten grundsätzlich rechtskräftig sind, gibt es durch die verschiedenen Sicherheitslevel feine – doch bedeutsame – Unterschiede bei der Beweiskraft. Das bedeutet: Ist intern ein PDF zu unterschreiben, ohne dass dabei die gesetzliche Schriftform zu erfüllen ist, kann bereits eine einfache Signatur genügen. Ist hingegen ein Pendant zur gesetzlichen Schriftform gefragt, ist die qualifizierte elektronische Signatur die passende Wahl.

Hinweis

Näheres zu den einzelnen Arten der digitalen Signatur erfahren Sie im White Paper „Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital.“ – inklusive aktueller Studienergebnisse und Use Cases!

Steht fest, welches Sicherheitslevel die gewünschte elektronische Signatur haben soll, lohnt es außerdem bei der Wahl einer passenden Lösung auf die folgenden vier Kriterien zu achten:

  • Die länderspezifischen Rechtsvorschriften werden eingehalten: Auf europäischer Ebene ist hier die eIDAS-Verordnung relevant. Geht es um die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von vertraulichen Daten ist zudem die DSGVO zu berücksichtigen.
  • Die Zertifizierungsstelle macht einen seriösen Eindruck: Generell empfiehlt es sich, auf Zertifizierungsstellen zu achten, die eigene elektronische Zertifikate generieren und die überdies mit der eIDAS-Verordnung konform sind.
  • Es wird zu jeder Signatur eine Prüfdatei mit Zeitstempel erstellt: Durch eine Prüfdatei lassen sich elektronische Signaturen Nachvollziehen. Hilfreich ist das zum Beispiel im Falle eines Rechtsstreits.
  • Die Lösung unterstützt mobiles Arbeiten: Besonders für hybride Teams sind Lösungen, die auf mobilen Geräten und mit verschiedenen Betriebssystemen zur Verfügung stehen, ein praktisches Arbeitsmittel.

Digitale Unterschrift erstellen und digital durchstarten

Elektronische Signaturen ermöglichen einen medienbruchfreien Authentifizierungsprozess elektronischer Dokumente. Das beschleunigt Workflows und verringert außerdem den Papierverbrauch. Worauf warten Sie also? Steigen Sie um auf die elektronische Signatur und erledigen Sie Ihre Papierarbeit künftig bequem vom Computer aus!

Hier ist Ihr IT-Projekt in den besten Händen

Bevor wir beginnen IT-Lösungen zu entwickeln, die Ihre Geschäftsprozesse intelligent und effektiv verbessern werden, nehmen wir uns die Zeit für ausführliche und persönliche Gespräche.