Die Prozessautomatisierung bildet einen wesentlichen Bestandteil moderner Digitalisierungsstrategien. Tatsächlich bringt die Automatisierung von Prozessen viele Vorteile: administrative Aufgaben lassen sich kostengünstig und schnell erledigen. Gleichzeitig steigt die Wettbewerbsfähigkeit. Doch welche Prozesse lassen sich automatisieren? Und wie gelingt dies? Das und mehr erfahren Sie hier!
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung beschreibt die Automatisierung von Prozessen mithilfe technischer Lösungen. Die Vorteile liegen auf der Hand: wiederkehrende manuelle Workflows werden reduziert; Mitarbeitende sind von administrativen Aufgaben befreit und haben mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Je nachdem, welche Workflows ein Unternehmen automatisieren will, kommen unterschiedliche Arten der Prozessautomatisierung infrage:
- Simple Prozessautomatisierung: Diese Art der Prozessautomatisierung beschreibt Vorgänge, die einem festen Prozessweg folgen. Ein Beispiel ist der automatisierte Versandt von Mahnungen.
- Regelbasierte Prozessautomatisierung: Anders als bei der simplen Prozessautomatisierung gibt es bei der regelbasierten Prozessautomatisierung keine festen Prozesswege, sondern einzelne, aufeinanderfolgende Schritte. Diese stehen in Abhängigkeit zu vorbestimmen Variablen und Entscheidungen.
- Intelligente Prozessautomatisierung: Noch komplexer ist die intelligente Prozessautomatisierung. Bei dieser kommt zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz – die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Bots.
Hinweis:
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Digitalisierung und Automatisierung häufig Synonym verwendet. Tatsächlich handelt es sich allerdings um zwei verschiedene Dinge: Die Digitalisierung beschreibt den Umwandlungsprozess von Informationen in digitale Formate. Die Automatisierung dagegen bezieht sich auf Workflows – sie macht sich digitaler Lösungen zunutze, um feste Abläufe zu beschleunigen.
Wann lohnt die Prozessautomatisierung?
Immer noch scheuen sich viele Unternehmen, die bestehenden Automatisierungsmöglichkeiten zu nutzen. Schließlich ist die Einrichtung mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Langfristig betrachtet kann mittels einer Automatisierung sowohl Zeit wie auch Geld gespart werden. Eine Vorab-Analyse der bestehenden Prozesse im Unternehmen kann helfen zu erkennen, wie dieses Potenzial besonders gut genutzt werden kann.
Oftmals bietet vor allem die intelligente Prozessautomatisierung Unternehmen viele Ansatzpunkte, um wiederkehrende Aufgaben in voll automatische Prozesse umwandeln. Ein Beispiel sind digitale Assistenten. Solche kommen etwa im Kundenservice zum Einsatz.
Vorteile der Prozessautomatisierung
Ganz gleich welche Prozesse es in einem Unternehmen gibt: Noch immer setzen zahlreiche Firmen auf manuelle, papierbasierte Workflows. Dabei wird oftmals viel Zeit und Geld verloren. Mit einer digitalen Prozessautomatisierung können Unternehmen das vermeiden. Selbst die Automatisierung kleiner, wiederkehrender Tätigkeiten kann auf das Jahr gerechnet viele Stunden wertvoller Arbeitszeit einsparen.
Vorteile, die eine Prozessautomatisierung bringt, sind unter anderem diese:
- Kosteneinsparungen
- Neue Kapazitäten durch Optimierung der Personal-Ressourcen
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
- Reduzierung potenzieller Fehlerraten
- Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit
- Erhöhung der Produktivität
Hinweis:
Äußerst gut für eine Automatisierung eignen sich Prozesse, die regelmäßig oder sehr häufig manuell und mit großem Volumen durchgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel HR-Abläufe wie die Lohn– beziehungsweise Gehaltsabrechnungen oder das Abwesenheitsmanagement. Diese sind regelbasiert und bieten viel Potential zur Automatisierung.
Prozessautomatisierung und Dokumentenmanagement
Die Automatisierung bedient sich digitalisierter Informationen. Wer in puncto Prozessautomatisierung aus vollem Potenzial schöpfen will, der sollte deshalb über eine Kombination aus einem Automatisierungstool und einem digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) nachdenken. Daten und Dokumente lassen sich so digital speichern und können auf direktem Weg digital bearbeitet werden.
Prozessautomatisierung erfolgreich umsetzen
Denken Sie darüber nach, bestimmte Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:
- Welche Prozesse bieten sich für eine Automatisierung an, welche nicht?
- Wie digitalisiert ist der Prozess bereits?
- Wie oft wird der Prozess durchgeführt und wie viel Zeit beansprucht er?
So erhalten Sie ein klares Bild davon, wie gewinnbringend eine Prozessoptimierung ist und in welchen Bereichen das Potenzial besonders groß ist.
Haben Sie sich anschließend für eine Prozessautomatisierung entschieden, gibt es diverse Tools und Programme für die Umsetzung, aus denen Sie wählen können. Interessant sind vor allem Cloud-basierte Lösungen. Mit solchen ist Ihr Unternehmen in puncto IT zukunftssicher aufgestellt.
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