Immer mehr Unternehmen werden sich des Wandels in der Arbeitswelt bewusst und setzen auf moderne Arbeitskonzepte. Ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie ist häufig Desk Sharing – also das Teilen von Arbeitsplätzen unter den Mitarbeitenden. Wie aber lässt sich das organisieren? Die Antwort lautet: per Arbeitsplatz-Buchungssystem. Wie ein solches bei der Sitzplatzvergabe unterstützt und woran Sie ein gutes System erkennen, das lesen Sie in diesem Beitrag!
Bürofläche effizient nutzen – mit Desk Sharing und dem passenden Raumbuchungstool
Desk Sharing erfreut sich in der modernen Arbeitswelt großer Beliebtheit. Und das hat seine Gründe:
- Ein großer Vorteil von Desk Sharing ist, dass Bürofläche effektiver genutzt werden kann. Das gilt besonders dann, wenn Mitarbeitende vermehrt aus dem Homeoffice arbeiten.
- Auch für agile Arbeitsweisen ist das Konzept ideal, da Arbeitsplätze durch Desk Sharing flexibel genutzt werden können.
- Darüber hinaus fördert das Teilen von Arbeitsplätzen den Austausch unter Mitarbeitenden. Schließlich kommen diese durch das Konzept mit viel mehr Kolleginnen und Kollegen in Kontakt, als es bei einer festen Platzbesetzung der Fall wäre.
Um allerdings von den Vorteilen von Desk Sharing bestmöglich zu profitieren, will die Umsetzung gut geplant sein. Eben hier kommen Arbeitsplatz-Buchungssysteme ins Spiel. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, sich online in verfügbare Büroräume einzubuchen. Viele Systeme geben zudem eine Übersicht über die geplanten Anwesenheiten Mitarbeitender. Das schafft Transparenz und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Planung der Bürotage.
So erkennen Sie ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem
Sie möchten auf Desk Sharing umstellen – oder haben dies bereits getan – und suchen nach einem passenden System für die Sitzplatzbuchung? Hier kommen die drei wichtigsten Kriterien:
1. Einfache Anwendung durch Integration
Ein wesentliches Kriterium eines guten Arbeitsplatz-Buchungssystems ist die Nutzerfreundlichkeit. Hier punkten Varianten, die als Mobile- oder Web-App verfügbar sind und die sich in verschiedene Anwendungen integrieren lassen. So können Mitarbeitende das Tool flexibel nutzen und bei kurzfristigen Planänderungen auch von unterwegs problemlos ihre Raumbuchungen anpassen.
2. Klare Strukturen für mehr Übersichtlichkeit
Nicht immer stehen alle Arbeitsplätze allen Mitarbeitenden zur Verfügung – etwa dann, wenn es an den Plätzen ein spezielles Equipment gibt, das einer bestimmten Abteilung vorbehalten ist. Klare Regeln helfen hier, den Überblick über die tatsächlichen Verfügbarkeiten zu wahren. Ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem sollte deshalb über Funktionen verfügen, mit denen sich bestimmte Bereiche und Arbeitsplätze definieren lassen, die nur für gewisse Teams online buchbar sind.
3. Hoher Datenschutz ist ein Muss
Ein weiteres Kriterium bei der Auswahl eines Arbeitsplatz-Buchungssystems ist der Datenschutz. Tools zur Sitzplatzbuchung arbeiten meist mit personenbezogenen Daten. Um sicherzugehen, dass diese vertraulich behandelt werden, empfiehlt sich daher eine Software, die DSGVO-konform ist.
Arbeitsplatz-Buchungssysteme wollen mit Bedacht gewählt sein
Arbeitsplatz-Buchungssysteme erweisen sich als wertwolle Hilfsmittel, um hybrid erfolgreich arbeiten zu können. Kann jedes Teammitglied eines Unternehmens seinen Arbeitsplatz digital buchen, steigert das die Planungssicherheit. Sind die Verfügbarkeiten digital einsehbar, gelingt außerdem die gemeinsame Planung von Bürotagen besser. Wer ein solches Tool im Unternehmen einführen will, der sollte bei der Auswahl auf die Nutzerfreundlichkeit achten. Stimmt daneben auch die Datensicherheit und gibt es eine Option zur individuellen Konfiguration, sind Sie und Ihr Team in puncto „Raumbuchung“ gut aufgestellt.
