In der Arbeitswelt von Forschungs- und Wissenschaftsorganisationen erreichen die Mitarbeitenden unterschiedlichste Informationen in Papierform, digital oder telefonisch. Damit die Mitarbeitenden auf die für Sie wichtigen und geschäftsrelevanten Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zugreifen können, sind klare Arbeitsabläufe (Workflows) und ein gutes Dokumentenmanagement wichtig.
Dokumentenmanagement: Wie weit ist die Forschungsbranche in der Digitalisierung von Dokumenten und Organisationsprozessen?
Die Digitalisierung in der Forschung hat weitreichende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Wissenschaftler arbeiten, Daten sammeln, analysieren und kommunizieren. Gleichzeitig stehen der Forschung hinsichtlich der Digitalisierung allerdings auch Herausforderungen gegenüber – etwa diese:
- Der Zugang zu Daten und Software
- Digitale Infrastrukturen, die nahtlos ineinandergreifen müssen
- Finanzielle Herausforderungen und die Klärung rechtlicher Fragen
Besonders Daten und Software bilden in der Forschungspraxis oft eine Schlüsselrolle. Denn, für Forschende ist die Qualitätssicherung nicht nur bei den Ergebnissen aus Forschungsprojekten wichtig, sondern auch bei der Speicherung, Verarbeitung und Übermittelung notwendiger Dokumente. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und Kompetenzzentren arbeiten häufig auf einer Informationsbasis oder entwickeln die vorliegenden Informationen weiter. Da digital gespeicherte Daten prinzipiell verlustfrei, mehrfach und in unterschiedlichen Kontexten verwendet werden können sowie aus verschiedenen Quellen stammen, ist die Single Source of Truth ein wichtiges Gütekriterium in der Beurteilung von Forschungsdaten. Diese sollte ein fester Bestandteil der Forschungspraxis in Zeiten des digitalen Wandels sein.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt für eine reibungslose Handhabung digitaler Dokumente und stellt somit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen und Organisationen dar. Ein DMS übernimmt die Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art und kann somit Kosten und Arbeitsaufwände maßgeblich reduzieren. In unserem White Paper klären wir wie digitales Dokumentenmanagement funktioniert und welche Schritte notwendig sind, um ein DMS erfolgreich in einer Forschungsorganisation einzuführen. Klingt spannend? Lassen Sie sich von uns durch eine digitale Welt führen und klären, wie wir gemeinsam die Herausforderungen des digitalen Wandels zur Ermöglichung einer exzellenten Forschungspraxis lösen können.
Das erwartet Sie im White Paper:
1. Digitales Dokumentenmanagement verstehen
2. Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur DMS-Einführung
4. Aktenpläne erstellen und revisionssicher archivieren
5. Upgrades und Addons für Ihr System
