Die Corona-Krise hat nicht nur das gesellschaftliche Leben, sondern auch das tägliche Geschäftsleben beeinflusst.
Effizienzsteigerung durch Digitalisierung
Immer mehr Menschen arbeiten durch die Corona-Pandemie bedingt von zu Hause aus. Besprechungen finden dabei über Videokonferenzen statt. Kurze Absprachen per Chat. All das zeigt eines deutlich: Das Homeoffice ist in mehr Branchen machbar als bisher von vielen Menschen angenommen. Viele Prozesse lassen sich durch den mobilen Zugriff auf Geschäftsdaten und -programme digital abbilden – und dadurch auch beschleunigen. Mitarbeitende sparen durch solche Automatisierungen Zeit, gewinnen an Flexibilität und vermeiden Medienbrüche. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist hierbei eine Grundvoraussetzung. Es schafft die Basis für ein papierloses Arbeiten im Büro und digitales Arbeiten im Homeoffice gleichermaßen.
Digitales Dokumentenmanagement für mehr Flexibilität und weniger Papier
Suchen, Finden, Bearbeiten – die Verarbeitung von Informationen verschiedenster Formate (Papier, telefonisch, digital) gehören in Unternehmen und Behörden zum Alltag. Ein Prozess, der oft zeitaufwendig und mitunter auch fehlerhaft ist. Hinzu kommt, dass in zahlreichen Unternehmen und Behörden große Mengen an Papier verbraucht werden. So werden beispielsweise Bestellungen, Versicherungsfälle und Projektunterlagen oft noch nicht digital erfasst, sondern in Papierform verarbeitet. Ohne diese Unterlagen ist eine Bearbeitung zu Hause nicht möglich. Einmal mehr empfiehlt sich daher der Einsatz digitaler Dokumentenmanagement-Systeme.
Die Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement bedeutet für Unternehmen und Behörden eine neue Flexibilität. Ein DMS ermöglicht es Mitarbeitenden, von überall aus auf benötigte Unterlagen zuzugreifen. Das ist besonders relevant in einer Zeit, in der mobiles Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt. Durch die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu erstellen, zu teilen und zu archivieren, werden zudem langwierige manuelle Prozesse vermieden – was eine erhebliche Steigerung der Effizienz mit sich bringt.
Hinweis
Mit einem Dokumentenmanagement-System laufen diverse Prozesse digital ab. Ein DMS basiert auf einer Software, die alle Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments steuert - von der Erstellung, über die Nutzung und Speicherung, hin zur Löschung und Archivierung. Nähere Details zu dem Thema DMS finden Sie in unserem Beitrag Von Papier zu Pixeln: Die Vorzüge der digitalen Dokumentenaufbewahrung .
Papierlos für Umwelt und Nachhaltigkeit
Die papierlose Verwaltung von Dokumenten per DMS trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zum Umweltschutz. Mit dem Verzicht auf Papier durch die Digitalisierung von Prozessen reduzieren Unternehmen und Behörden nicht nur den Bedarf an Ressourcen wie Holz und Wasser, sondern minimieren auch den Energieaufwand für Druck und Transport. Digitales Dokumentenmanagement kann damit auch einen Beitrag zu einer nachhaltigeren Geschäftsführung leisten.
Hinweis
Eine bedeutende Entwicklung im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements ist der Übergang zu Cloud-Lösungen. Ein cloud-basiertes DMS ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente sicher in der Cloud zu speichern und darauf zuzugreifen, ohne dass physische Serverinfrastrukturen vor Ort erforderlich sind. Dies bietet eine erhöhte Flexibilität, da Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus nahtlos auf die gemeinsamen Dokumente zugreifen können.
Fazit
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System reduzieren Sie Durchlauf- und Antwortzeiten und sparen dabei Kosten und Ressourcen. Sie denken darüber nach ein DMS in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Behörde einzusetzen? Kontaktieren Sie uns! Als produktneutraler Digitalisierungspartner beraten wir Sie gerne individuell und persönlich.
