Mit der Digitalisierung wird es für Unternehmen, Behörden und Organisationen immer wichtiger, papierbasierte Prozesse zu modernisieren. Besonders groß ist das Potenzial in der Rechnungsverarbeitung. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorteile es gibt und wie Sie unsere Content-Services-Plattform arveo als leistungsstarkes Werkzeug für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung einsetzen – mit Rechnungsworkflow für Microsoft 365!
Schnelle Prozesse dank digitaler Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung (auch invoice processing) meint den Prozess, in dem eingehende Rechnungen elektronisch erfasst, überprüft und verarbeitet werden mitunter auch unter Verwendung eines digitalen Posteingangs. Im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, bietet die digitale Methode eine schnellere und präzisere Abwicklung von Rechnungen. Hinzu kommen weitere Vorteile wie eine höhere Planungssicherheit, mehr Transparenz und eine erhöhte Flexibilität. Mithilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung können Rechnungen zudem standortübergreifend freigegeben und gebucht werden. Das ist nicht nur für Unternehmen mit mehreren Standorten nützlich, sondern auch für hybride Teams, die zum Teil aus dem Home-Office oder von unterwegs arbeiten.
Hinweis
Sind Sie in der öffentlichen Verwaltung tätig, könnte auch unsere Lösungsseite E-Rechnung für Sie relevant sein. Dort erhalten Sie einen Überblick zum E-Rechnungsgesetz sowie seiner Bedeutung für die öffentliche Verwaltung.
Rechnungen digital erfassen, automatisch prüfen und freigeben
Für eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung mit schlanken Prozessen bietet sich unsere Content-Services-Plattform arveo an. Mit dieser nutzen Sie Ihre bereits vorhandene Softwarearchitektur und arbeiten in den bekannten Benutzeroberflächen von Microsoft 365. Der Rechnungsprozess funktioniert dabei wie folgt:
Schritt 1: Rechnungen scannen
arveo nimmt Ihre digitalen Eingangsrechnungen direkt zur Verarbeitung entgegen. Über passende Schnittstellen kann die Software eigenständig auf Ihren digitalen Posteingang zugreifen. Rechnungen, die in Papierform vorliegen, müssen zunächst gescannt werden.
Schritt 2: Automatisierte Erfassung
Sind die Rechnungen digitalisiert, werden sie durch die Software per integrierter OCR-Funktion erfasst und in digitalen Akten abgelegt. Dieser Schritt erfolgt automatisiert.
Schritt 3: Rechnungsüberprüfung nach § 14 UStG
Es folgt eine formelle Überprüfung nach den Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Hierbei können Sie den Status jederzeit verfolgen.
Schritt 4: Rechnungsfreigabe
Sind die Rechnungen auf ihre sachliche und formelle Richtigkeit geprüft, übergibt arveo sie anschießend zur Freigabe. Die Freigabe können Sie mit arveo flexibel, digital und ortsunabhängig gestalten – zum Beispiel über mobile Endgeräte und E-Mail-Benachrichtigungen.
Schritt 5: Rechnungsübergabe an die Buchhaltung
Nach der Rechnungsfreigabe übermittelt arveo alle buchungsrelevanten Informationen an Ihre Mitarbeitenden in der Buchung.
Schritt 6: Zahlung und revisionssichere Archivierung
Ist die Zahlung erfolgt und die Buchung damit abgeschlossen, archiviert arveo Ihre Rechnungen revisionssicher nach den Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Ihr Rechnungsworkflow mit arveo – Tipps zur erfolgreichen Einrichtung
Mit arveo arbeiten Sie während des gesamten Prozesses mit den bekannten Benutzeroberflächen von Microsoft 365. Um die Rechnungsverarbeitung noch einfacher zu gestalten, haben Sie außerdem die Option, die Lösung individuell zu erweitern. So erhalten Sie Ihren individuellen, digitalen Rechnungsworkflow mit geringem Aufwand.
Die erfolgreiche Implementierung einer Lösung wie arveo erfordert zugleich eine gründliche Vorbereitung. Zunächst sollten die bestehenden Rechnungsprozesse analysiert und mögliche Anpassungen identifiziert werden. Anschließend erfolgt die Einrichtung der relevanten Tools, wobei eine nahtlose Integration mit vorhandenen Systemen gewährleistet sein sollte.
Um den maximalen Nutzen aus der digitalen Rechnungsverarbeitung zu ziehen, sollten die Mitarbeitenden geschult werden – zum Beispiel über unser Schulungsangebot. Darüber hinaus ist eine regelmäßige Überwachung und Analyse der Prozesse hilfreich, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen. Eine kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe stellt sicher, dass die Rechnungsverarbeitung effizient und effektiv bleibt.
Hinweis
Denken Sie darüber nach, Ihren Rechnungsworkflow mit arveo umzusetzen, können Sie gerne einen Termin zur unverbindlichen Beratung mit uns vereinbaren – hier geht’s zum Kontaktformular.
Digitale Rechnungsverarbeitung – los geht’s!
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen, Behörden und Organisationen die Möglichkeit, ihre Finanzprozesse zu modernisieren und zu optimieren. Mit arveo nutzen Sie gezielt die Funktionen von Microsoft 365 für Ihren Rechnungsworkflow und können Ihre Effizienz nachhaltig steigern.
Haben Sie Interesse an weiteren Informationen zu arveo, können sie uns jederzeit kontaktieren – unsere Experten sind gerne für Sie da! Nähere Details zur digitalen Rechnungsverarbeitung mit arveo und zum Rechnungsworkflow mit Microsoft 365 erfahren Sie außerdem in unserem Produktflyer, der Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung steht:
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