Ob Scrum, Kanban oder Design Thinking: Agile Arbeitsmethoden können in der öffentlichen Verwaltung dazu beitragen, langsame Prozesse effizienter zu gestalten. Doch wie lässt sich Agilität mit den oft eher starren Strukturen in Behörden vereinen? Diese Frage sowie mögliche Wege hin zu einer agileren Verwaltung schauen wir uns in diesem Beitrag genauer an.
Das Wichtigste zur agilen Verwaltung auf einem Blick
Die Welt befindet sich im Wandel. Das zeigt sich auch in der öffentlichen Verwaltung. Neue Technologien, die Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisieren, verändern die Art und Weise, in der Mitarbeitende ihre Aufgaben erledigen. Beispielsweise lassen sich neue Projekte immer weniger festen Zuständigkeitsbereichen zuordnen. Stattdessen reicht die Zusammenarbeit zunehmend häufig über Abteilungsgrenzen hinaus. Dazu kommt ein weiterer Aspekt: Gerade jüngere Generationen fordern Flexibilität in der Arbeitswelt immer mehr ein und stellen damit neue Anforderungen an Arbeitsgeber. Mit agileren Arbeitsweisen können Behörden darauf reagieren, indem sie sich als moderner Arbeitgeber profilieren. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen die folgenden Abschnitte.
So geht agile Verwaltung in der Praxis
Das Konzept der Agilität stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Die Idee dabei ist einfach: Durch den Einsatz agiler Methoden, sollen Prozesse schneller, flexibler und kundenorientierter ablaufen. Häufig kommen dazu die folgenden beiden Methoden zum Einsatz:
Bei Scrum werden einzelne Projekte in kleinere Zwischenschritte aufgeteilt, die in bestimmten Zeitfenstern erledigt werden. Das erlaubt es Teammitgliedern, zwar in einem gewissen Rahmen, gleichzeitig aber auch flexibel und effizient zu arbeiten.
Kanban ist eine agile Methode für das Projektmanagement, die mit Visualisierung arbeitet. Aktuelle Aufgaben werden auf einem Board gesammelt. Dabei gibt es drei Spalten – „Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.
In der öffentlichen Verwaltung kann die Kanban Methode von Vorteil sein. Organisieren sich Ämter in dieser Weise, können zum Beispiel potenzielle Engpässe in der Auslastung frühzeitig erkannt und vorbeugende Maßnahmen rechtzeitig getroffen werden. So ist die entsprechende Behörde weniger schnell überlastet, Anträge werden effizienter bearbeitet und die Zufriedenheit der Bürger steigt.
Tradition trifft Innovation – der Weg zur agile(re)n Verwaltung
Um eine agilere Verwaltung zu erreichen, braucht es keine umfassende Transformationsstrategie. Bereits kleine Veränderungen in einzelnen Projekten können einen Unterschied bewirken. Hier ein paar Ideen, mit denen das gelingen kann:
Crossfunktionale Teams: Starre Strukturen und feste Zuständigkeiten sind in vielen Behörden nach wie vor allgegenwärtig. Oftmals gibt es für diverse Aufgaben jeweils ganz bestimmte Ämter und Zuständigkeiten – angefangen bei den verschiedenen Abteilungen innerhalb von Behörden. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass die Aufgaben ein der Verwaltung mehr und mehr interdisziplinär werden. Crossmediale Teams haben hier den Vorteil, dass sie agiler arbeiten und dadurch besser auf neue Herausforderungen reagieren können.
Einbeziehung von Anspruchsgruppen: Eine weitere Möglichkeit, um agiles Arbeiten in der Verwaltung zu unterstützen, ist die Einbeziehung von Anspruchsgruppen. Wie das aussehen kann, zeigt das Beispiel Ängelholm. Hierbei handelt es sich um die „erste agile Kommune Schwedens“. Seit 2015 werden Bürger in Besprechungen des sie betreffenden Sachgebiets eingebunden. Zur Veranschaulichung dient hier der Fall Ibrahim. Er wurde als Asylberechtigter in Schweden anerkannt. Damit er in der neuen Umgebung schnell eine Arbeitsstelle finden konnte, bildete die Verwaltung ein agiles Vorgangsteam zu dem auch Ibrahim selbst zählte. Auf diese Weise konnte er direkt mitreden, wenn über seine Arbeitsvermittlung o. Ä. gesprochen wurde.
Regelmäßiges Feedback: Überaus wichtig für die Umsetzung einer agileren Verwaltung ist zudem regelmäßiges Feedback. Denn nur durch das Zusammenbringen der unterschiedlichen Perspektiven – der Eigen- und der Fremdwahrnehmung – lassen sich Prozesse konstruktives bewerten und verbessern. Gut geeignet für regelmäßige Feedbackrunden ist die Scrum Methode. Hier kann der Feedback-Prozess dem Scrum-Master obliegen.
Agile Verwaltung ist machbar!
Eine agile oder agilere Verwaltung bringt Vorteile für sämtliche Beteiligte – Mitarbeitende können durch mehr Agilität entlastet werden. Steigt durch die neuen Arbeitsweisen die Effizienz und werden Anträge schneller bearbeitet, steigt zudem die Nutzendenzufriedenheit. Darüber hinaus ist das Ziel einer agileren Verwaltung durchaus machbar. Bereits kleine Anpassungen können einen spürbaren Effekt haben.
Sie wünschen sich mehr Agilität für Ihr Team? Wir unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung einer individuellen Transformationsstrategie. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht!
