Kennen Sie die Idee des „papierlosen Büros“? Dabei geht es um Arbeitsplätze, die frei von Papierstapeln sind. Arbeitsprozesse sind darin weitgehend digitalisiert.
Die Vorteile von papierlosen Büros sind vielfältig
Einmal ist da der Umweltschutz und damit verbunden der nachhaltigere Umgang mit Ressourcen. Digitale Arbeitsabläufe sparen Kosten und ermöglichen ortsunabhängige und flexible Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente. Dokumente sind einfacher zu archivieren und abrufbar zu machen. Dadurch werden Suchzeiten reduziert und die Betreuung von Kunden vereinfacht. Auch wenn das papierlose Büro in manchen Fällen aufgrund gesetzlicher Regelungen wie z. B. der Aufbewahrung von Originalen noch nicht zu 100 % umgesetzt werden kann, lohnt es sich dennoch. Und zuletzt gibt es verschiedene Förderprogramme Digitalisierung auf Bundes- und Landesebene.
Digitale Akten helfen Ihnen das Papier loszuwerden
Mit digitalen Akten eliminieren Sie unnötiges Papierchaos, schaffen Platz in Ihrem Büro und legen wichtige Dokumente rechtssicher ab. Digitale Akten lösen Ihre Papierakten ab und machen das Arbeiten effizienter. Mit medienbruchfreien, vereinfachten und schnelleren Workflows reduzieren Durchlaufzeiten und verbessern Ihre Auskunftsfähigkeit. Eine digitale Akte ist nichts anderes als eine digitale Variante der physischen Akte. Sie vereinfacht die Verwaltung relevanter Informationen und Daten.
Die digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist eine Form der digitalen Akte. Genauer handelt es sich um die digitale Form der Personalakte. Digitale Personalakten haben den Vorteil, dass Personalprozesse einfacher werden. Sie müssen nicht mehr mit Mengen an Papier jonglieren und haben weniger Datenverluste. Denn durch die Automatisierung der Prozesse können Dokumente schnell bearbeitet werden, durchlaufen eine schnellere Prüfung und sind jederzeit und ortsunabhängig abrufbar. Das reduziert Suchzeiten, ist anwenderfreundlich und garantiert vereinfachte und schnellere Workflows.
Die digitale Vertragsakte
Die Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. In der digitalen und globalisierten Welt werden Geschäftsbeziehungen aber immer komplexer. Um dabei immer alle Details und Fristen im Blick zu behalten, braucht es ein zuverlässiges System. Die einfachste Lösung ist die digitale Vertragsakte. Durch digitale Vertragsakten wird nicht nur der Vertragslebenszyklus abgebildet. Inhalte sind schnell verfügbar und können nutzenbringend verwertet und archiviert werden. Mit der richtigen Software und automatisierter Fristenkontrolle behalten Sie so den Überblick über alle wichtigen Laufzeiten, Kündigungsfristen und Aufbewahrungsfristen.
Die digitale Projektakte
Manchmal müssen Projektinformationen sofort abrufbar sein. Ist das nicht der Fall, kann das Arbeitsprozesse verlangsamen und Unternehmen ins Chaos stürzen. Mit der digitalen Projektakte hat man diese Probleme nicht mehr. Der Zugriff auf wichtige Informationen erfolgt in Sekundenschnelle. Der Zugriff ist unabhängig von Ihrer Abteilung oder Ihrem Standort. Sie können Zugriffsberechtigungen einfach definieren. Dokumente werden schneller und automatisiert abgelegt. Dokumente werden revisionssicher archiviert.
Die digitale Kundenakte
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Kunden am Telefon und müssen diesem so schnell wie möglich Auskunft zu einem Projekt geben. Mit der digitalen Kundenakte haben Sie alle Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert. Somit sind diese Informationen immer digital griffbereit. So reduzieren Sie Suchzeiten und sind jederzeit schnell auskunftsfähig. Heutzutage sind Kunden es längst gewohnt, schnelle Antworten auf ihre Anfragen zu erhalten. Um Ihre Kunden zufriedenzustellen und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es wichtig, mit der Zeit zu gehen.
Mit einer „digitalen“ Kundenakte und dem richtigen Dokumentenmanagementsystem können Sie innerhalb von Sekunden auf die richtigen Informationen zugreifen und behalten alles im Überblick. Sie möchten sich von Ihren Papierbergen verabschieden? Für mehr Übersichtlichkeit sorgen und eine effektivere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen garantieren Kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen, zu einfacheren und schnelleren Workflows zu kommen – medienbruchfrei.
