Onlineanträge sparen Bürgern den Gang zum Amt und sollen Mitarbeitende in den Behörden entlasten. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen deshalb berufen, bis Ende 2022 sämtliche Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.
Was steckt hinter dem Onlinezugangsgesetz?
Ganz egal, ob der Personalausweis erneuert werden muss oder die Anmeldung eines neuen Wohnsitzes erforderlich ist: öffentliche Verwaltungen stehen mit dem Onlinezugangsgesetz in der Pflicht, ihre Leistungen elektronisch anzubieten. Auf der einen Seite soll dadurch der Mehrwert für Bürger wachsen. Auf der anderen Seite soll die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen Verwaltungsangestellte entlasten. Für die Umsetzung des OZGs wurde bei der Verabschiedung des Gesetzes ein Zeitraum von fünf Jahren (2017 bis 2022) beschlossen. Der bisherige Digitalisierungsfortschritt in der öffentlichen Verwaltung legt allerdings nahe, dass sich die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes noch länger fortsetzen wird.
Digitalisierung in der Verwaltung: neue Studie zeigt Folgen für Behörden auf
Vor dem Hintergrund der OZG-Thematik veröffentlichte die Friedrich-Ebert-Stiftung im Juli 2022 eine Studie über das bisherige Voranschreiten der OZG-Umsetzung – mit folgendem Urteil:
„Der Fokus liegt bisher insbesondere auf einer Übersetzung analoger in digitale Prozesse (Digitalisierung im engeren Sinne), teils wurden auch Strukturen, Prozesse und Kommunikationswege angepasst (Digitalisierung im weiteren Sinne). Ein Wandel von Verwaltungsaufgaben als umfassende digitale Transformation, die grundlegende kulturelle, organisatorische und relationale Umstrukturierungen von Organisationen und Prozessen einschließen würde, ist bisher jedoch nicht zu beobachten.”
Für eine echte digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung sind demzufolge nach wie vor Herausforderungen zu bewältigen.
Ein weiterer Aspekt, der in der Studie im Fokus steht, sind die Folgen des Onlinezugangsgesetzes für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung. Auch hier resümieren die Verfasser, dass die nötigen organisations- und personalbezogene Veränderungen noch nicht in dem Maß stattgefunden hätten, wie es für den angestrebten Wandel nötig sei. Als problematisch werten die Autoren, dass digitalisierungsbedingte Arbeitsentlastungen bisher nicht in digitale Renditen – wie eine Effizienzsteigerung o. Ä. – übersetzt wurden. Die Auswirkungen der Digitalisierung in der Verwaltung auf die Mitarbeitenden beschreiben die Verfasser der Studie für den jetzigen Zeitpunkt somit als „eher durchmischt und ambivalent”.
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Der langsame Weg zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
Die oben beschriebene Studie unterstützt die Annahme, dass es noch eine Weile dauern wird, bis das Onlinezugangsgesetz realisiert sein wird. Bis dahin besteht in der öffentlichen Verwaltung weiter Ausbaubedarf – insbesondere in diesen Bereichen:
Kommunikation – Der Transformationsprozess hin zur digitalen öffentlichen Verwaltung ist auch – und besonders – eine Frage der Kommunikation. Um einheitliche Veränderungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene umzusetzen, ist eine gute Zusammenarbeit aller Verwaltungsebenen grundlegend.
Mindset – Der ganzheitliche Umstieg in der öffentlichen Verwaltung von analogen Prozessen hin zu digitalen, erfordert auch eine Umstellung des Mindsets. Hier wird es auch künftig darauf ankommen, eine offene Haltung zu Veränderungen unter den Mitarbeitenden im öffentlichen Sektor zu fördern.
Technik – Um von den großen Potenzialen neuer Technologien zu profitieren, ist natürlich auch die technische Ausstattung wesentlich. Die Einführung einer zeitgemäßen DMS-Software legt hier das Fundament. Nützlich können darüber hinaus Low-Code-Lösungen sein.
Clevere Lösungen für die öffentliche Verwaltung der Zukunft – mit EITCO
Fest steht: Die OZG-Umsetzung wird die Behörden in Deutschland sehr wahrscheinlich auch weiterhin vor Herausforderungen stellen. Um den Digitalisierungsprozess voranzutreiben, unterstützen wir von EITCO unsere Auftraggebenden im öffentlichen Sektor bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Hierzu ermitteln wir gemeinsam mit unseren Auftraggebenden die verfügbaren Möglichkeiten, neue Technologien zielführend einzusetzen und schaffen individualisierte sowie agile Lösungen, die auf die strikten Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.
Noch Fragen? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf – Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!
