Spätestens seit der Vorstellung des neuen, kostenlosen Dienstes „Mein Justizpostfach“ (MJP) durch das Innenministerium und das Justizministerium wird der elektronische Rechtsverkehr per eBO verstärkt diskutiert. Was hat es mit dem neuen Dienst auf sich? Was ist in der rechtssicheren, digitalen Kommunikation mit der Justiz wichtig – vor allem für professionelle Verfahrensbeteiligte? Und was deutet sich für die Zukunft im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) an? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Antworten auf diese Fragen.
Das Wichtigste zum elektronischen Rechtsverkehr mit eBO
Zum 1. Januar 2022 wurden die gesetzlichen Rahmenbedingungen für das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) gesetzt. Seitdem besteht auch für Bürger, Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen und Dokumente ebenso rechtssicher wie digital mit der Justiz und Behörden auszutauschen. Die Voraussetzung ist ein persönliches eBO. Es dient als sogenannter sicherer Übermittlungsweg.
Viele Teilnehmende nutzen das eBO wegen der vielen praktischen Vorteile durch die medienbruchfreie Übertragung. Für andere ist die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Justizeinrichtungen darüber hinaus bereits verpflichtend – oder wird es ab Januar 2024 sein. Nähere Details hierzu finden Sie in unserem White Paper: „Die Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs“.
Abgesehen von der Verpflichtung zur eBO-Nutzung für zunehmend viele Berufsgruppen, bietet das eBO seinen Nutzern die Chance, bestehende Prozesse zu vereinfachen und dabei außerdem Zeit und Kosten zu sparen. So müssen elektronische Dokumente beispielsweise nicht zusätzlich signiert werden.
Hinweis
Um das eBO zu verwenden, ist eine spezielle eBO-Software notwendig. Kostengünstige Produkte wie arveo secom bieten Ihnen umfangreiche Funktionen, eine hohe Usability und dazu einen professionellen Support.
Mein Justizpostfach (MJP) – die eBO-Software des Bundes
Seit dem 12.10.2023 steht für Bürger der Dienst „Mein Justizpostfach“ (MJP) bereit. Hierbei handelt es sich um ein kostenloses Postfach vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat. Der Funktionsumfang deckt die Basisfunktionen ab und eignet sich für Bürger, die nur gelegentlich ein Schriftstück mit der Justiz oder mit Behörden, Steuerberatern sowie Anwälten und Notaren austauschen – zum Beispiel um Dokumente wie Mietverträge oder Bußgeldbescheide zu übermitteln. Im Unterschied zu anderer eBO-Software am Markt ist beim MJP im Rahmen der Identifizierung ein BundID-Konto erforderlich.
Hinweis
Für die Einrichtung eines eBOs sind mehrere Schritte notwendig – egal für welche Software Sie sich entscheiden. Nach der Auswahl einer Lösung legen Sie zunächst ein Postfach an. Anschließend müssen Sie Ihre Identität authentifizieren. Wie einfach die Registrierung mit der eBO-Lösung arveo secom funktioniert, erfahren Sie in unserer Checkliste sowie unserer Lernvideoreihe zur Einrichtung des eBOs.
Der rote Faden des Bundes: Stärkung der rechtssicheren elektronischen Kommunikation
Nicht zuletzt in Anbetracht der aktuellen Entwicklungen im elektronischen Rechtsverkehr treten die Schwerpunkte des Bundes immer mehr zum Vorschein. Der Fokus scheint hierbei klar: elektronische Kommunikation so rechtssicher und vertrauenswürdig wie möglich gestalten. Neben den zunehmenden Verpflichtungen verschiedener Berufsgruppen zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs deutet auch die Einführung der Inhaber-Verifizierung durch Authentifizierung mittels des Personalausweises darauf hin. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Identität des Senders zweifelsfrei überprüft ist.
Ein weiterer Aspekt, der hier genannt sei, sind die Gesetzesänderungen, die darauf abzielen, das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach als legitimen Ersatz für die herkömmliche Schriftform zu etablieren. Das öffnet zusätzliche Möglichkeiten, bürokratische Hürden zu reduzieren und Prozesse zunehmend digital und medienbruchfrei zu gestalten. Hinzu kommt der geplante Ausstieg der Bundesregierung aus dem De-MAIL-System bis zum 31. August 2024. Auch das spricht für eine Zukunft mit moderneren Prozessen.
Das ist für Unternehmen, Organisationen und professionelle Verfahrensbeteiligte jetzt wichtig
Die Zeichen stehen auf Digitalisierung. Der elektronische Rechtsverkehr per eBO gewinnt mehr und mehr an Relevanz. Für Unternehmen, Organisationen und professionelle Verfahrensbeteiligte steht fest: Wer rege bis regelmäßig mit der Justiz und Behörden kommuniziert, der sollte sich mit dem Thema ERV und eBO auseinandersetzen und eine eBO-Lösung einrichten – sofern noch kein eBO vorhanden ist.
Einen umfangreichen Funktionsumfang für die Kommunikation per eBO bietet Ihnen die eBO-Software arveo secom. Hier kommen die wichtigsten Features im Überblick:
- Keine Installation: Verabschieden Sie sich von komplizierten Setups – arveo secom funktioniert webbasiert per Browser.
- Zertifikatsmanagement inklusive: Mit einer Registrierung bei arveo secom müssen Sie sich um die Erstellung der erforderlichen Zertifikate oder deren Aktualisierung nach Ablauf nicht kümmern – das übernehmen wir für Sie.
- Einfache Registrierung: Eine eID ist für die Registrierung nicht erforderlich, kann aber zur Identifizierung genutzt werden.
Mobiles Arbeiten: arveo secom ist webbasiert und ermöglicht einen flexiblen Zugriff aus dem Büro, aus dem Home-Office und von unterwegs. - Intuitive Bedienung: arveo secom bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine einfache Navigation. Empfangene und gesendete Schriftstücke können schnell eingesehen werden.
Rechtssicherer Nachrichtenaustausch: Mit arveo secom gestalten Sie eine individuelle Ordnerstruktur für Ihr eBO und tauschen Nachrichten rechtssicher mit Ihren Kontakten aus. - Revisionssichere Archivierung: Nachrichten in Ihrem eBO können Sie mit arveo secom im integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) einfach und revisionssicher archivieren.
- Komfortable Suchfunktionen: Mit arveo secom finden Sie Informationen in Sekundenschnelle – dank ordnerübergreifender Suche sowie nützlichen Filterfunktionen.
- Professioneller Support: Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Seite – vor, während und nach der Tarifauswahl.
- Individuelle Tarife: Die Lösung steht Ihnen mit verschiedenen Tarifen zur Verfügung – kostengünstig und transparent. Wählen Sie flexible Tarifoptionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Dabei nutzt arveo secom die von der Justiz registrierte und zugelassene Drittkomponente unseres Partners procilon zur Anbindung an den OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr. Weitere Informationen zu arveo secom, den Features sowie den verfügbaren Tarifen finden Sie auf unserer Produktseite.
Mit arveo secom ist Ihre elektronische Kommunikation mit der Justiz ebenso professionell wie einfach. Wie einfach elektronischer Rechtsverkehr via eBO in der Praxis sein kann, demonstrieren Ihnen unsere Experten Tom Malessa und Wilk Spieker im Rahmen eines kostenfreien Webinars am 30.11.2023 von 10:00 – 10:30 Uhr zum Thema: „arveo secom – einfach und rechtssicher Dokumente via eBO an Justiz und Behörden übermitteln“.
arveo secom – die Vorteile für Berufsträgerschaften
Mit arveo secom profitieren insbesondere Berufsträger von einer professionellen eBO-Software, die auf die speziellen Anforderungen dieser Zielgruppe ausgerichtet ist. Richten Sie Ihr eBO mit arveo secom ein, erfolgt die Registrierung Ihres persönlichen Postfachs direkt über die Justiz. Bereits während des Registrierungsprozesses in arveo secom können Sie dadurch die Eintragung Ihrer Berufsträgerschaft beantragen – anders als es zum Beispiel beim MJP der Fall ist. Nach der Beantragung muss die Berufsträgerschaft nur noch durch die für Ihre Berufsgruppe zuständige Stelle genehmigt werden – schon ist die Berufsträgerschaft hinterlegt und Sie sind für andere Beteiligte im ERV besser auffindbar.
Hinweis
Ähnlich vorteilhaft wie für Berufsträger kann die eBO-Registrierung per arveo secom auch für Bürger sein. Über die Lösung können diese – anders als zum Beispiel beim MJP – über die Zustellung im Postfach entscheiden. Im Registrierungsprozess besteht die Möglichkeit der sogenannten „Zugangsöffnung“ nach Paragraf 173 Zivilprozessordnung (ZPO). Hier können Nutzer entscheiden, ob sie ausschließlich über ihr neues Postfach angeschrieben werden wollen. Es besteht auch die Möglichkeit, dies auszuschließen.
Elektronischer Rechtsverkehr mit eBO: Was deutet sich für die Zukunft an?
Es kommt Bewegung in den elektronischen Rechtsverkehr. Aktuell führt die Justiz Anpassungen in der Kommunikationsmatrix durch, um auch eine Kommunikation innerhalb einzelner Berufsgruppen per elektronischem Bürger- und Organisationenpostfach zu ermöglichen. Das könnte die Zusammenarbeit und Effizienz in der Bearbeitung von Vorgängen künftig noch weiter erhöhen.
Eine weitere wichtige Änderung ist die Anpassung der Verwaltungsverfahrensgesetzgebung zum 01.01.2024, durch welche die elektronische Kommunikation per eBO die Schriftform ersetzen soll. Das wird es Bürgern, Unternehmen und Organisationen ermöglichen, im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG), Schriftsätze elektronisch und auf rechtskonforme Weise einzureichen. Für Berufsgruppen, die regelmäßig mit der Justiz und Behörden kommunizieren, bieten sich kommerzielle Produkte wie arveo secom an. Diese bieten umfangreiche Funktionen, um den täglichen Rechtsverkehr noch einfacher und effizienter zu gestalten.
