Mal per E-Mail, mal per Briefpost: Häufig trifft Geschäftspost über verschiedene Kanäle in Unternehmen ein. Arbeiten die Mitarbeitenden überwiegend hybrid oder mobil, kann das zu einer Herausforderung werden, wenn es um die Verteilung der Post geht. Lösungen wie die d.velop postbox schaffen Abhilfe, indem sie die Verteilung digitalisieren.
Was umfasst der Eingangspostprozess?
In vielen Unternehmen funktioniert die Verarbeitung und Verteilung von eingehender Geschäftspost nach wie vor analog. Das heißt: Nachdem die Post eingegangen ist, wird sie zunächst händisch sortiert und auf die verschiedenen Abteilungen oder Mitarbeitenden verteilt. Hierbei wird die Post zumeist geöffnet, geprüft und mit einem Eingangsstempel versehen. Je nach Art der Post können außerdem weitere Schritte hinzukommen wie etwa die Anfertigung und Ablage digitaler Kopien.
Insgesamt ist dies ein Prozess, der gut funktioniert. Allerdings erfordert die analoge Verarbeitung von Eingangspost viel Zeit und Ressourcen. Schneller geht es mithilfe digitaler Lösungen. E-Mails sind hier ein wichtiges Stichwort. Geschäftspost, die digital als E-Mail eingeht, kann direkt mit wenigen Klicks an die entsprechenden Adressaten weitergeleitet werden. Mit der passenden Lösung lässt sich dieser Schritt auch automatisieren. Und auch Geschäftspost, die in Papierform vorliegt, kann in diesen automatisierten Prozess aufgenommen werden. Hierzu muss sie lediglich gescannt werden.
1. Die Post kommt im Unternehmen an.
2. Post in Papierform wird gescannt und digital verarbeitet.
3. Die Post wird den Adressaten digital zugestellt.
Eingangspost digitalisieren: Die Vorteile der digitalen Post
Für Unternehmen haben digitale Lösungen für die Verarbeitung der Eingangspost diverse Vorteile. Hier kommen die wichtigsten vier:
1. Weniger Ressourceneinsatz, mehr Effizienz
Der Verarbeitungsprozess lässt sich mit entsprechenden Lösungen so weit automatisieren, dass Sie in Ihrem Unternehmen dafür weniger Ressourcen benötigen. Diese können Sie dann an anderer Stelle einsetzen.
2. Standortübergreifender Zugriff
Wird die Eingangspost digital verarbeitet und verteilt, kann sie von den Adressaten standortübergreifend empfangen und gelesen werden. Das beschleunigt die internen Prozesse und ist auch – und vor allem – in Anbetracht moderner Arbeitsmodelle für Unternehmen hilfreich: Nicht selten kommen in Unternehmen Schreiben an, deren Bearbeitung möglichst schnell passieren sollte. Über eine digitale Postverteilung können solche Schreiben auch aus dem Home-Office oder unterwegs empfangen und entsprechend schnell bearbeitet werden.
3. Alles auf einen Blick
Digitale Lösungen für die Verarbeitung der Eingangspost schaffen einen einheitlichen Eingangskanal, über den Sie jederzeit den Überblick über Ihre Geschäftspost behalten.
4. Schnelle Auffindbarkeit von Informationen
Die meisten Lösungen zur Digitalisierung der Eingangspost arbeiten mit OCR-Technologien (Optical Character Recognition). Digitale Dokumente können dadurch einfach durchsucht werden, wodurch bestimmte Informationen schnell gefunden sind.
Wie d.velop postbox die Arbeitsabläufe in Unternehmen verbessert
Eine bewährte Lösung zum Digitalisieren von Geschäftspost ist die d.velop postbox, ein Produkt unseres Partners d.velop. Mit dieser Software können Sie eingehende Post wie Rechnungen oder Verträge anhand von Personalnummern automatisch erfassen, klassifizieren und an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Interne Post wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise stellen Sie über die Lösung ebenfalls ganz einfach digital zu.
Und so funktioniert’s: Zunächst erhält jeder Mitarbeitende eine persönliche, digitale Postbox. Diese kann individuell eingerichtet werden und ist kostenlos. Mit der Aktivierung der Postbox hinterlegen Ihre Mitarbeitenden ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen sowie ihre persönlichen Daten. Anschließend können sie ihre Post digital empfangen – rechtssicher, unkompliziert und mit Zustellnachweis.
- Unbegrenzte Nutzung nach einmaliger Registrierung
- Rechtlich gültiger Zustellnachweis für alle Dokumente und Dateien
- Entwicklung und Hosting der d.velop postbox in Deutschland und nach deutschem Recht
- Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten
Lesetipp
Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise: Mit d.velop postbox stellen Sie Ihre Eingangspost ganz einfach digital an Mitarbeitende, Kunden und Partner zu. In unserem gemeinsamen White Paper mit unserem Partner d.velop stellen wir Ihnen den Rechtsrahmen vor, geben einen Einblick in die Funktionen und sprechen über eine Best Practice. Hier geht's zum Whitepaper!
Eingangspost digitalisieren mit EITCO
Haben Sie vor Ihre Eingangspost zu digitalisieren, stehen wir Ihnen bei diesem Schritt gerne als Partner zur Seite. Im Rahmen unserer kostenfreien Beratung zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Eingangspost digitalisieren können. Hierbei beraten wir Sie gerne auch zu der d.velop postbox sowie zu weiteren Lösungen wie beispielsweise dem Produkt Kofax Capture. Gerne unterstützen wir Sie auch darüber hinaus bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungs-Vorhabens.
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