Max-Planck-Gesellschaft

Einführung IT-gestützte Vorgangs-bearbeitung und Dokumenten-management

  • Branche: Forschung
  • Kompetenzfeld: Dokumentenmanagement
  • Produkte/ Themen: DMS, d.3
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IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement

Die Generalverwaltung der MPG hat zur Verbesserung von Transparenz und Auskunftsfähigkeit, zur Steigerung der Effizienz interner Prozessabläufe und für einen ortsunabhängigen Zugriff auf eine zentrale Registratur, die Einführung eines IT-gestützten Vorgangsbearbeitungs- / Dokumentenmanagementsystems in der gesamten Generalverwaltung der Max-Planck Gesellschaft München durchgeführt.

Das Projekt MPG-DMS umfasst eine Reihe von Teilprojekten zur Konzeptionierung und Pilotierung, sowie zur Einführungs- und Rolloutunterstützung. Dabei wurde von EITCO als erstes Teilprojekt das IT-gestützte Dokumentenmanagement auf Basis des Produkts d.3 der Firma d.velop bei den Anwendern der Abteilung Revision und der Abteilung III der MPG-Zentrale eingeführt.

Das Projekt umfasst die technische Produktadaptierung an die spezifischen Anforderungen der MPG, die Planung und Umsetzung der Produktivsetzung, sowie die Einführung einschließlich Schulung von Anwendern, KeyUsern und Administratoren mit begleitendem Projekt-, Qualitäts- und dediziertem Akzeptanzmanagement.

Die phasenweise Einführung und Umsetzung des Systems zur Bearbeitung von Dokumenten beinhaltet insbesondere Beratungsleistungen von EITCO auf technischer, organisatorischer und fachlicher, das Produkt betreffender Ebene.

Die Leistungen der EITCO in diesem Projekt sind:

  • Anforderungsaufnahme und –analyse bei Pilotabteilungen.
  • Erstellung der fachlichen und technischen Konzeption für den MPG-Standardclient
  • Umsetzung des fachlichen und technischen Konzepts durch Anpassungen an dem Basisprodukt d.3 von d.velop
  • Aufbau der benötigten DMS-Infrastruktur mit Test- Schulungs- und Produktivsystem inkl. Hochverfügbarkeit.
  • Erstellung der Betriebsdokumentation
  • Erstellung von Schulungsunterlagen für unterschiedliche Rollen
  • Durchführung von Schulungen und Ausbildung von Multiplikatoren
  • Einführungsunterstützung
  • Beratung im Bereich von organisatorischen Fragestellungen zum Aktenplan und den Arbeitsregeln für das DMS
  • Akzeptanzmanagement
  • Projekt- und Qualitätsmanagement, Projektplanung und –steuerung
  • Erstellung eines Rollout-Konzepts für die gesamte GV auf Basis der Erkenntnisse und Ergebnisse der Pilotabteilungen.
  • Integration von vorhandener Scaninfrastruktur; Umsetzung von definierten Workflows im Rahmen von Freigabeprozessen; Integration der Colloborationsplattform an das DMS; Entwicklung, Customizing und Konfiguration des DMS
  • Organisationsberatung: Beratung bei der Definition und Erstellung von Aktenplänen und von Arbeitsregeln zur Nutzung des DMS.
  • Akzeptanzmanagement: Berücksichtigung des Faktors Mensch im Rahmen von Einführungsprojekten; Akzeptanzmanagement-Interviews, Ausrichtung der Führungskräfte; Train-the-Trainer im Rahmen der Multiplikatoren-Ausbildung; Lessons Learned-WS
  • Betrieb nach SLA

Mit Abschluss des vollständigen Rollouts in der Generalverwaltung arbeiten über 500 Anwender mit dem MPG-Standardclient produktiv.

Das d.3 System wird von den Anwendern als Informationsportal genutzt, in dem die in den unterschiedlichen Fachabteilungen eingescannten bzw. erstellten Dokumente verwaltet werden. Das System bietet die Möglichkeit, die importierten Dokumente (u.a. auch Verträge) in bereits vordefinierten bzw. adhoc festgelegten Workflows zu bearbeiten und anschließend weiterzuleiten. Eine umfangreiche Suchfunktion steht zur Verfügung, mit der die Dokumente anhand der vergebenen Metainformationen und auch per Volltextsuche gefunden werden können.

Nach Abschluss des Rollouts innerhalb der Generalverwaltung wird das System kontinuierlich weiterentwickelt und perspektivisch über die Generalverwaltung hinaus auch als weiterer Service den über 80 Instituten angeboten werden.

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