Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung haben sich im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt. Bürger und Unternehmen erwarten schnelle, flexible und transparente Dienstleistungen. In dieser dynamischen Umgebung wird Agilität zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für die Verwaltung der Zukunft. Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, ist es unerlässlich, dass die Verwaltung ihre Arbeitsweise anpasst und agiler wird.

Warum Agilität in der öffentlichen Verwaltung ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunft ist

Inhalt

Was bedeutet agile Verwaltung?

Agile Verwaltung beschreibt einen innovativen Ansatz, bei dem öffentliche Verwaltungen flexibler, schneller und bürgerorientierter arbeiten. Im Kern geht es darum, starre Hierarchien aufzubrechen, Prozesse zu verschlanken und sich kontinuierlich an veränderte Anforderungen anzupassen.

Schon gewusst?

Eine agile Verwaltung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus. Sie ist in der Lage, auf sich verändernde Anforderungen schnell zu reagieren, Projekte iterativ umzusetzen und eine fortlaufende Verbesserung anzustreben.

Vorteile einer agilen Verwaltung

Verwaltungen, die agile Methoden anwenden, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf Effizienz, Qualität und Bürgerzufriedenheit auswirken:

  • Höhere Effizienz: Die iterative Arbeitsweise ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Projekten und frühes Erkennen von Fehlern.
  • Bessere Anpassungsfähigkeit: Agilität ermöglicht es, flexibel auf unvorhergesehene Veränderungen oder neue Herausforderungen zu reagieren.
  • Starke Bürgerorientierung: Agile Verwaltungen stellen die Bürger in den Mittelpunkt ihrer Aktivitäten und verbessern stetig die Qualität ihrer Dienstleistungen.
  • Innovationsförderung: Durch die Arbeit in interdisziplinären Teams und die Nutzung von Feedbackschleifen werden innovative Ideen gefördert und schneller umgesetzt.

Faktoren, die Agilität in der Verwaltung vorantreiben

Die Notwendigkeit für mehr Agilität in der Verwaltung wird durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Dazu zählen:

Steigende Anforderungen an Verwaltungsdienstleistungen

Bürger sind es aus der Privatwirtschaft gewohnt, Dienstleistungen einfach, schnell und digital abzuwickeln. Diese Erwartungshaltung wird zunehmend auch an die öffentliche Verwaltung gestellt. Um digitale Erwartungen zu erfüllen, müssen Verwaltungen ihre Prozesse fortlaufend verbessern und anpassen. Eine agile Verwaltung kann schneller auf Anfragen reagieren und Prozesse nutzerfreundlich sowie kontinuierlich optimieren.

Komplexität und Dynamik der Aufgaben

Gesetzliche Neuerungen wie das OZG 2.0-Gesetz und gesellschaftliche Herausforderungen erfordern schnelle Anpassungen und eine dynamische Arbeitsweise. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban helfen dabei, Projekte in überschaubaren Schritten voranzutreiben und flexibel auf den Wandel zu reagieren.

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Management-Tool, das im agilen Projektmanagement verwendet wird, um den Arbeitsprozess zu organisieren und zu optimieren. Es besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen eines Projekts darstellen (z.B. „To Do“, „Doing“, „Done“), und Karten, die spezifische Aufgaben repräsentieren. Durch die visuelle Darstellung ermöglicht das Kanban-Board Teams, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit zu erhöhen. Mehr darüber, wie agile Verwaltung in der Praxis geht, gibt es im Blogartikel.

 

Illustration einer ToDo-Liste mit menschlichen Figuren die große Merkzettel platzieren
Beispiel eines Kanban-Boards

Digitale Transformation

Die Einführung neuer Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) oder Cloud-Lösungen erfordert von der Verwaltung Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Agilität ermöglicht es, diese Technologien schrittweise zu implementieren, ohne die gesamte Organisation auf einmal umkrempeln zu müssen. Zudem sorgt Agilität dafür, dass Verwaltungen digitale Technologien nicht nur einführen, sondern auch dynamisch weiterentwickeln.

Kollaboratives Arbeiten

Traditionelle Verwaltungen sind oft in Abteilungen unterteilt, die separat voneinander arbeiten. Dies führt zu isolierten Arbeitsweisen und verhindert eine schnelle sowie effektive Zusammenarbeit. Agilität fördert dagegen die interdisziplinäre Zusammenarbeit, indem Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen gemeinsam in Teams an Projekten arbeiten. Diese flexible Strukturen ermöglichen es, Herausforderungen ganzheitlich anzugehen und innovative Lösungen zu entwickeln.

Personalmangel

Agilität kann entscheidend dazu beitragen, dem Fachkräftemangel in öffentlichen Verwaltungen entgegenzuwirken. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, müssen Verwaltungen ihre Mitarbeitenden schulen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bieten. E-Learning und geeignete digitale Onboarding-Maßnahmen sind dabei von zentraler Bedeutung, um neue Mitarbeitende schnell und effektiv in Prozesse einzuführen. Mehr zum Thema digitales Onboarding und E-Learning in der Verwaltung erfahren Sie im Blogartikel oder im Webinar „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“.

Herausforderungen bei der Einführung agiler Methoden

Trotz der klaren Vorteile stellt die Einführung agiler Arbeitsweisen in der Verwaltung eine Herausforderung dar. Viele Verwaltungen sind noch stark von hierarchischen Strukturen geprägt; es bedarf eines Kulturwandels, um Agilität erfolgreich zu implementieren. Führungskräfte müssen diesen Wandel aktiv unterstützen und vorleben. Zudem muss agiles Arbeiten mit bestehenden Gesetzen und Vorschriften in Einklang gebracht werden, was oft kreative Lösungen erfordert.

Die Mitarbeitenden benötigen Schulungen sowie kontinuierliche Unterstützung, um agile Methoden effektiv anzuwenden und zu verinnerlichen. Schließlich muss die Einführung agiler Methoden Schritt für Schritt erfolgen und mit bestehenden Verwaltungsprozessen integriert werden. Dennoch steht die Verwaltung an einem Wendepunkt, denn der Einsatz von Agilität ist mittlerweile nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für den langfristigen Erfolg der öffentlichen Verwaltung.

Hinweis

Erfahren Sie in unserem Whitepaper "So bringen Sie mehr Agilität in Ihr Unternehmen" noch mehr über die Möglichkeiten agiler Methoden.