Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird in der modernen Geschäftswelt immer relevanter. Mit der Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 2025 in Deutschland stehen viele Unternehmen vor einer grundlegenden Umstellung ihrer Prozesse. Wie gelingt ein reibungsloser Ablauf in der Praxis? Und welche Schnittstellen ermöglichen eine optimale Integration von E-Rechnungssystemen? Diese und weitere Fragen kommen dabei auf.
Inhalt
E-Rechnung: Effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung
Die E-Rechnung ist weit mehr als eine digitale Version der klassischen Papierrechnung. Sie basiert auf einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz, der eine direkte elektronische Übermittlung ermöglicht. PDF-Dateien lassen sich nur eingeschränkt verarbeiten, wohingegen strukturierte Daten der E-Rechnung eine vollständige Automatisierung ermöglichen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung erheblich. Weitere Inhalte zu den Vorteilen und gesetzlichen Regelungen der E-Rechnung finden Sie in einem ergänzenden Blogartikel.
Herausforderungen der analogen Rechnungsverarbeitung
Unternehmen, die noch auf analoge Prozesse setzen, stehen vor zahlreichen Problemen:
- Hoher manueller Arbeitsaufwand: Mitarbeitende müssen Daten zeitintensiv eingeben und prüfen.
- Langsame Prozesse: Postwege und fehlende Automatisierung verzögern Abläufe.
- Hohe Fehlerquote: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Korrekturen.
- Unklare Übersicht: Die Nachverfolgung von Rechnungen ist oft schwierig.
- Hohe Kosten: Papierverbrauch, Druckkosten, Porto und Arbeitszeit treiben die Betriebsausgaben in die Höhe.
- Umweltauswirkungen: Papier, Druck und Transport belasten die Umwelt durch unnötigen Ressourcenverbrauch.
Chancen digitaler Lösungen in der Rechnungsverarbeitung
Digitale Lösungen ermöglichen es Unternehmen, viele dieser Herausforderungen zu bewältigen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse senken den Arbeitsaufwand und beschleunigen die Bearbeitung.
- Kostenreduzierung: Der Verzicht auf Papier und manuelle Aufgaben verringert direkte und indirekte Kosten.
- Ortsunabhängigkeit: Cloudbasierte Systeme erlauben die Bearbeitung von Rechnungen jederzeit und überall.
- Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse reduzieren den Ressourcenaufwand und tragen zum Umweltschutz bei.
Thorsten Dietz, Teamleiter für d.velop Projects & Operations und Experte für Eingangsrechnungsverarbeitung bei EITCO, hebt die Kernvorteile der E-Rechnung hervor: „Die E-Rechnung ist bei Eingang sofort revisionssicher archiviert. Sie erfüllt alle Anforderungen der GoBD, und wir benötigen keine papierhafte Ablage mehr. Dadurch sparen wir Platz und steigern die Effizienz.“
Schnittstellenlösungen für die E-Rechnung: Nahtloser Datenaustausch
Passende Schnittstellen sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnung. Sie gewährleisten, dass unterschiedliche Systeme nahtlos und verlustfrei miteinander kommunizieren.
d.velop connect for DATEV
Die Schnittstelle d.velop connect for DATEV ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop und DATEV Rechnungswesen. Die Schnittstelle bietet unter anderem:
- Bidirektionalen Datenaustausch: Rechnungsdaten fließen automatisch in beide Richtungen.
- Echtzeit-Synchronisation: Änderungen werden sofort übertragen.
- Medienbruchfreie Integration: Zeit- und ressourcensparend durch automatisierte Prozesse.
Einen ausführlichen Einblick in die Schnittstelle erhalten Sie in unserem On-Demand-Webinar „Rechnungsverarbeitung mit DATEV“, oder lesen Sie mehr zum Thema in einem ergänzenden Blogartikel.
EITCO connect for SAP Business One
EITCO connect for SAP Business One ist eine Schnittstellenlösung, die speziell für die Integration von Rechnungsprozessen in SAP Business One entwickelt wurde. Sie verbindet SAP mit weiteren Systemen oder Tools und bietet unter anderem folgende Funktionen:
- Individuelle Stammdatensynchronisation: Wechselseitiger Datenaustausch zwischen SAP Business One und anderen Systemen.
- Anpassbare Workflows: Unterstützung von Workflows, die sich in SAP Business One integrieren lassen, beispielsweise für Genehmigungsprozesse.
- Compliance-Sicherheit: Revisionssichere Archivierung und Datenübertragung.
Unternehmen, die d.velop invoices und SAP Business One nutzen, profitieren besonders von dieser Schnittstelle. Sie verbindet beide Systeme nahtlos und steigert die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung.
Weitere Informationen finden Sie in unserem On-Demand-Webinar „Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Business One“ und einem ergänzenden Blogartikel.
„Die EITCO Integrationen zu SAP Business One und DATEV sorgen für eine nahtlose Integration der elektronischen Rechnung in die fachspezifischen Anwendungen und erlauben den Mitarbeitenden den direkten Zugriff auf die Rechnungsdokumente direkt aus der Buchhaltungsapplikation“, hebt Thorsten Dietz deutlich hervor.
So etablieren Unternehmen Ihre E-Rechnungen effizient
Damit der Austausch von E-Rechnungen einwandfrei funktioniert, sollten Unternehmen einige wichtige Aspekte beachten. Zunächst empfiehlt es sich, auf standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu setzen. Diese Formate ermöglichen eine strukturierte und maschinenlesbare Datenübertragung und schaffen die Grundlage für eine reibungslose Automatisierung.
Eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme gewährleistet, dass die E-Rechnungsverarbeitung problemlos in die Buchhaltungsprozesse eingebunden wird. Dabei spielen geeignete Schnittstellen eine zentrale Rolle, da sie die direkte und verlustfreie Übertragung von E-Rechnungen in das ERP-System sicherstellen.
Um den Übergang reibungslos zu gestalten, empfiehlt sich eine gründliche Testphase. Pilotprojekte helfen dabei, mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Durch diese gezielte Vorbereitung nutzen Unternehmen die Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung optimal und ermöglichen einen effizienten, sicheren Austausch zwischen verschiedenen Systemen.
Schon gewusst?
Beinahe jede zweite Organisation in Deutschland nutzt E-Rechnungen. Dabei gehören Großunternehmen zu den Vorreitern des elektronischen Rechnungsaustausches. (Quelle: Bitkom, Verlinkung unten im Quellenverzeichnis)
Beispielhafter Projektplan: Einführung Rechnungsverarbeitung
Schritt 1: Analyse und Anforderungsdefinition
- Bestandsaufnahme: Überprüfung der bestehenden IT-Infrastruktur, z. B. ERP-, DMS- oder Buchhaltungssysteme.
- Stakeholder einbinden: Einbindung relevanter Abteilungen oder Teams (z. B. Buchhaltung, IT, Management).
Schritt 2: Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
- Auswahl eines DMS: Entscheidung für eine Lösung, die optimal auf die Anforderungen der Rechnungsverarbeitung abgestimmt ist.
- Einrichtung: Sicherstellen, dass das DMS für die revisionssichere Archivierung, Datensicherheit und einfache Integration vorbereitet ist.
Schritt 3: Integration eines Rechnungsverarbeitungsworkflows
- Automatisierte Workflows einrichten: Workflows für die Eingangsprüfung, Freigabeprozesse und Weiterleitung an die Buchhaltung gestalten.
Schritt 4: Verwendung einer geeigneten Schnittstelle
- Auswahl der Schnittstelle: Passende Schnittstelle auswählen, die die Systeme effizient verbindet (z.B. d.velop connect for DATEV oder EITCO connect for SAP Business One).
- Konfiguration und Test: Schnittstelle einrichten und gründlich testen, um sicherzustellen, dass Rechnungen korrekt übertragen werden.
Schritt 5: Anbindung an Stammdaten
- Stammdatensynchronisation: Lieferanten-, Kunden- und Artikelstammdaten sollten kontinuierlich aktualisiert und konsistent gehalten werden.
- Regelmäßige Aktualisierung: Mechanismen zur kontinuierlichen Synchronisation, z.B. automatische Updates etablieren.
- Fehlerbehandlung: Fehlerhafte Stammdaten erkennen und korrigieren.
Schritt 6: Übermittlung von Buchungsinformationen
- Integration in Buchhaltungssysteme: Sicherstellen, dass Buchungsdaten automatisch an Systeme wie DATEV oder SAP übergeben werden.
- Datenvalidierung: Buchungsinformationen auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen.
E-Rechnung mit EITCO: Ihr Partner für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen
Die Einführung der E-Rechnung ist eine Investition in die Zukunft. Sie ermöglicht Unternehmen, Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Passende Schnittstellenlösungen spielen dabei eine zentrale Rolle, um Systeme nahtlos zu verbinden und Daten zuverlässig zu übertragen. EITCO unterstützt Sie mit maßgeschneiderten Lösungen – von der Beratung bis zur Umsetzung. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Prozesse effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten.
Hinweis: Die tribus IT ist zum 01.10.2024 in die EITCO migriert.
