Was ist Dokumentenmanagement?
Jeden Tag erhalten Sie verschiedenste Informationen in verschiedensten Medienformaten: In Papier, telefonisch, digital. Dokumente suchen, finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Durch das Dokumentenmanagement laufen diese Prozesse digital ab. Grundlage ist eine Software, welche die Dokumente durch alle Phasen des Lebenszyklus führt: Erstellung, Nutzung, Speicherung und Ablage, Verarbeitung sowie Ausgabe, Löschung und Archivierung.
Nutzen Sie die Digitalisierung und optimieren Ihr Unternehmen.
Wir begleiten Sie bei der Einführung eines DMS.
Lebenszyklus eines Dokumentes
Dokumenteneingang / -erstellung
Jede geschäftsrelevante Information muss gespeichert, aufbewahrt und zugänglich gemacht werden. Ablagen sind vor allem effektiv, wenn sie strukturiert, auf aktuellem Stand und Berechtigten einfach zugänglich sind. Eingehende Post, die dagegen noch in der Papierform ist, übertragen Sie in die elektronische Eingangspost. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und können die Originale, soweit gesetzlich zulässig, anschließend vernichten. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.
Mit einem System zum Dokumentenmanagement machen Sie alle Dokumente digital zugänglich und reduzieren so Durchlauf- und Antwortzeiten
Speicherung und Ablage
Digitale Akte
Das Kernelement des Dokumentenmanagements ist die digitale Ablage, z.B. in einer Digitalen Akte. Äquivalent zu einer Papierakte sammelt sie zusammengehörige elektronische Dokumente und bewahrt diese wieder auffindbar auf. Bei der Speicherung und Ablage gilt, die Dokumente in logisch aufgebauten Ordnerstrukturen sowie chronologisch abzulegen. Dies erleichtert bei der Weiterverarbeitung das Suchen und Finden.
Leichte Auffindbarkeit aller Dokumente z.B. in Ihren elektronischen Akten
Rechteverwaltung
Durch ein DMS ergibt sich ein wesentlicher Vorteil: Die Dokumente sind zu jeder Zeit, von überall und gleichzeitig abrufbar. Doch das soll manchmal gar nicht so sein. Dokumente mit sensiblen Daten dürfen nur bestimmte Mitarbeitende einsehen, beispielsweise Gehaltsabrechnungen. Ihr Dokumentenmanagement-System übernimmt die Zugriffskontrolle. Es können zu jeder Zeit nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung auf die Dokumente zugreifen.
Rechteverwaltung gewährt eine Zugriffskontrolle
Klassifizierung des Dokumentes
Bei der Speicherung und Ablage des Dokumentes versehen Sie die jeweiligen Dokumente mit bestimmten Attributen. Darunter fällt die Klassifizierung des Dokumentes – hier wird festgelegt, um was für eine Art von Dokument es sich handelt. Die von uns genutzten DMS Lösungen analysieren die Dokumente automatisiert und schlagen bereits eine Klassifizierung vor. Mit der Bestätigung ergeben sich gleichzeitig andere Attribute, wie die Zugriffsberechtigung, Bearbeitungsfristen und Aufbewahrungsfristen.
Konfiguration des Systems automatisiert Zugriffsberechtigungen, Bearbeitungs- und Aufbewahrungsfristen
Verarbeitung
Kurze Suchzeiten
Die von uns angebotenen Dokumentenmanagement-Systeme verfügen alle über eine Volltextsuche. Dabei durchsucht das System den vollständigen Text der Dokumente nach dem gesuchten Schlüsselbegriff oder einer Zeichenfolge – die Texterkennung ermöglicht auch die Textsuche auf Bilderdateien, also eingescannten Dokumenten. Im Workflow Management entwickeln wir mit Ihnen zusammen die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Diese übertragen wir auf das DMS, wodurch Ihre Arbeitsabläufe digital erfolgen.
Kurze Suchzeiten und digitale Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe reduzieren Durchlauf- und Suchzeiten
Controlling
Ein DMS erleichtert das Controlling von Unternehmen und Mitarbeitenden. Das System bildet die Workflows ab, wodurch sich Optimierungspotenziale deutlich schneller auffinden lassen. Bearbeitungsstände sowie ein personenbezogener Versionsverlauf schaffen mehr Transparenz und eine einfachere Kontrolle. Das DMS bietet zudem übersichtliche Auswertungen wie ein Überblick über offene und beglichene E-Rechnungen eines Geschäftsjahres.
Auswertungen und Reportings erleichtern das Controlling
Fristenmanagement
Durch die Klassifizierung des Dokumentes kann das DMS z.B. automatisiert Bearbeitungs-, Wiedervorlage- und Löschfristen vorschlagen. Dabei geht das System nach einem vorgegebenen Muster vor. So können Sie an bestimmte Dokumentenarten zeitgebundene und personenbezogene Prozesse und Aufgaben knüpfen. Eine eingehende Rechnung landet z.B. automatisiert mit einer Bearbeitungsfrist in der To-do-Liste der Buchhaltung. Das Dokumentenmanagement-System erinnert an die Fristen und macht bei Versäumnis darauf aufmerksam.
Fristenmanager sorgt für die Einhaltung aller Fristen, automatische Wiedervorlagen erinnern an offene Punkte
Genehmigungsprozess
In Dokumentenmanagement-Systemen lassen sich viele Geschäftsprozesse vollständig digital abbilden, wie z.B. der Workflow eines Genehmigungsprozesses. Das DMS erkennt automatisiert genehmigungsbedürftige Dokumente und teilt eine fristenbehaftete Aufgabe der entsprechenden Person zur Weiterverarbeitung zu.
DMS verkürzt die Genehmigungsprozesse und führt zu schnelleren Abschlüssen
Löschung und Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Viele Dokumente, die sich in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung im Umlauf befinden, sind gemäß einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokumentes und der jeweiligen gesetzlichen Grundlage ab. Revisionssicher archiviert ist ein Dokument dann, wenn es fälschungssicher, nachvollziehbar und auffindbar abgelegt ist. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie bereits den Zeitpunkt der Löschung. Dabei sagen Sie einfach, was für ein Dokument Sie vor sich haben und den Rest übernimmt das System.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit einer revisionssicheren Archivierung
Automatische Löschung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Dokumente zu vernichten. Im digitalen Sinne entspricht dies der unwiderruflichen Löschung der Dokumentendatei. Das DMS übernimmt dies entsprechend Ihrer Anforderungen voll automatisiert oder unterstützt Sie dabei. Hierfür ist lediglich der vorgeschlagenen Aufbewahrungsfrist zuzustimmen, was bereits bei der Ablage des Dokumentes erfolgt.
Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung
Prozessablauf des Dokumentenmanagements
Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems
- Reduzierte Suchzeiten
- Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten
- Wichtige Informationen ortsunabhängig in sekundenschnelle parat
- Eine zentrale Ablage, mehr Übersichtlichkeit, bessere Zusammenarbeit
- Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung
- Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifbar
- Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
- Revisionssichere Archivierung
- Minimierter Papierverbrauch
- Höhere Auskunftsfähigkeit führt zu besserem Kundenservice
- Mehr Datensicherheit im Unternehmen
- Kostenreduktion für Papier und Toner
Produktlösungen
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OnBase by Hyland
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Kofax Capture
Kofax Capture ermöglicht eine zentrale Erfassung von Dokumenten und Daten unabhängig von ihrem Ursprung: Scanner, Multifunktionsgeräte, Druckstapel, E-Mail, Fax, Webservice oder Ordner.
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