Ab 2027 wird die elektronische Aufbewahrung bestimmter Personalunterlagen gesetzlich verpflichtend. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale HR-Prozesse setzen, profitieren nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von Effizienz und Transparenz im Personalmanagement.
Inhalt
Von der Teilpflicht zur strategischen Chance in der Personalabteilung
Keine Zeit zu lesen? Hier erfahren Sie das Wichtigste in Kürze
Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen digital und nachweisbar bereitzustellen: Die Pflicht gilt unter anderem für: Entgeltunterlagen (z. B. Lohnabrechnungen), Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Bescheinigungen der Krankenkassen, weitere sozialversicherungsrelevante Dokumente. Papierbasierte Ablagen entsprechen ab 2027 in diesen Fällen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.
Aktuell gibt es in der Privatwirtschaft keine generelle Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen. Das heißt, Unternehmen können grundsätzlich selbst entscheiden, ob sie Personalunterlagen digital oder papierbasiert aufbewahren. Voraussetzung für eine digitale Lösung ist jedoch immer die Einhaltung der Datenschutzanforderungen nach DSGVO und BDSG.
Im öffentlichen Dienst gelten bereits strengere Vorgaben: Behörden unterliegen unter anderem dem E-Government-Gesetz, das für bestimmte Beschäftigtengruppen – etwa Beamten – bereits eine digitale Aktenführung vorsieht. Diese Regelungen betreffen jedoch primär die Verwaltung und gelten nicht unmittelbar für privatwirtschaftliche Unternehmen.
Das ändert sich ab dem 1. Januar 2027: Ab diesem Zeitpunkt werden Unternehmen verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen ausschließlich digital vorliegen zu haben. Dazu zählen unter anderem:
- Entgeltunterlagen
- Krankenkassenbescheinigungen
- Nachweise zur Staatsangehörigkeit
Diese Änderung ist Teil der überarbeiteten Beitragsverfahrensverordnung (BVV), deren Übergangsfrist am 31.12.2026 ausläuft. Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit und Verarbeitung sozialversicherungsrelevanter Informationen zu vereinheitlichen und zu beschleunigen.
Für Unternehmen ergibt sich daraus eine klare Notwendigkeit zum Handeln, aber auch eine Chance: Die frühzeitige Umstellung auf eine digitale Personalakte ermöglicht es, Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen zu sparen sowie Datenschutzvorgaben zuverlässig zu erfüllen.
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Gesetzliche Vorgaben: Diese Personalunterlagen müssen 2027 digital vorliegen
Während zurzeit noch Papier,- oder Mischformen erlaubt sind, endet mit Ablauf der Übergangsfrist zum 31.12.2026 die Möglichkeit, sich von der digitalen Aufbewahrungspflicht befreien zu lassen.
Betroffen sind insbesondere folgende Dokumente:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit
- Unterlagen zur Entsendung von Mitarbeitenden
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
- Bescheinigungen und Erklärungen von Mitarbeitenden, z. B.
- zum Verzicht auf die Rentenversicherung
- zur Berücksichtigung von Kindern im Ausland
Diese Unterlagen müssen elektronisch und jederzeit abrufbar vorliegen, insbesondere für Betriebsprüfungen oder bei Anfragen von Einzugsstellen.
Wichtig zu Wissen
Auch wenn keine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht, wird empfohlen, die Digitalisierung umfassend umzusetzen. Nur so lassen sich die Vorteile, wie etwa zentrale Verfügbarkeit, verbesserter Datenschutz, geringerer Verwaltungsaufwand und höhere Sicherheit voll ausschöpfen.
Vorteile der vollständigen digitalen Personalakte
Die Umstellung auf eine vollständig digitale Personalakte bietet Unternehmen konkrete betriebliche Vorteile:
Effizienz
Die manuelle Suche nach Dokumenten, das Sortieren von Papierakten oder das händische Nachverfolgen von Fristen entfällt. Digitale Personalakten ermöglichen automatisierte Workflows, strukturierte Ablagen und eine deutlich schnellere Bearbeitung.
Datenschutz
Moderne Softwarelösungen für digitale Personalakten setzen auf aktuelle Verschlüsselungstechnologien, revisionssichere Archivierung und integrierte Löschkonzepte. Die Einhaltung von Datenschutzvorgaben – etwa nach DSGVO – ist damit deutlich einfacher und sicherer als in analogen oder hybriden Systemen.
Transparenz
Alle Mitarbeiterinformationen sind zentral und nachvollziehbar dokumentiert. Die Historie bleibt vollständig einsehbar, was die interne Kommunikation verbessert und Prozesse wie Personalgespräche oder Vertragsänderungen klar nachvollziehbar macht.
Zugriffssteuerung
Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf bestimmte Informationen. So lassen sich sensible Daten – etwa zu Gehalt, Krankheit oder Vertragsdetails – gezielt absichern und unerwünschte Zugriffe vermeiden.
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Mischformen vermeiden: Für klare Prozesse und rechtssichere Personalakten
Viele Unternehmen stehen noch am Übergang zwischen analoger und digitaler Personalaktenführung – mit dem Ergebnis, dass Papier- und Digitaldokumente parallel geführt werden. Solche Mischformen mögen auf den ersten Blick praktikabel erscheinen, bringen aber in der Praxis zahlreiche Nachteile mit sich:
- Unübersichtlichkeit: Eine doppelte Ablagestruktur führt schnell zu Informationslücken oder doppelten Dokumentversionen.
- Höheres Fehlerrisiko: Die parallele Nutzung verschiedener Systeme steigert das Risiko von Doppel- oder Fehleingaben.
- Doppelte Arbeit: Ständiges Abgleichen von Papier und Digitalversionen, das manuelle Einscannen von Unterlagen und das Suchen nach fehlenden Informationen bedeuten für das Personal zusätzlichen Aufwand.
- Rechtliche Risiken: Eine hybride Aktenführung kann schnell zum Compliance-Risiko werden.
Die digitale Personalakte im Dokumentenmanagement-System
Die Umsetzung der digitalen Personalakte gelingt am effizientesten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine DMS-basierte Lösung bietet nicht nur die technische Grundlage zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch einen langfristigen Mehrwert.
Ein bewährtes System ist d.velop documents – eine leistungsstarke Plattform für das rechtssichere Dokumentenmanagement. In Kombination mit dem EITCO HR manager entsteht eine spezialisierte Lösung, die genau auf die Anforderungen im Personalwesen zugeschnitten ist.
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- Schneller Zugriff auf Mitarbeiterdaten – jederzeit und standortunabhängig
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Mit dem EITCO HR manager bereit für 2027
Mit d.velop documents und dem EITCO HR manager setzen Unternehmen auf eine zukunftssichere, skalierbare Lösung für die digitale Personalakte – gesetzeskonform, effizient und anwenderfreundlich. Wenn Sie frühzeitig umstellt, sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern schaffen auch die Basis für moderne und transparente HR-Prozesse.
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