Verträge zu verwalten gehört zu den Pflichtaufgaben von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Doch oft sind die Prozesse ineffizient und zeitaufwendig. Ein modernes Vertragsmanagement kann dies grundlegend verbessern und zu mehr Transparenz, Sicherheit und Produktivität führen.
Inhalt
Vertragsarten in Unternehmen und Verwaltung
Verträge sind in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung unverzichtbar. In der Unternehmenswelt umfassen sie unter anderem NDA, Gesellschafts-, Miet- und Darlehensverträge. Der Vertrieb nutzt Kauf- und Kundenverträge, während im Einkauf vor allem Lieferanten- und Dienstleistungsverträge relevant sind. Im Personalwesen spielen zum Beispiel Arbeitsverträge eine zentrale Rolle.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst alle Prozesse und Systeme, die Unternehmen nutzen, um Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten – von der Erstellung über die Ausführung bis hin zur Analyse und Erneuerung. Dabei handelt es sich um einen ganzheitlichen Ansatz, der darauf abzielt, Abläufe zu optimieren, Risiken zu minimieren und den Wert von Vertragsbeziehungen zu maximieren.
Der Vertragslebenszyklus: Vom Entwurf bis zur Archivierung
Um Verträge strategisch und rechtssicher zu verwalten, sollte der gesamte Vertragslebenszyklus strukturiert betrachtet werden. Er umfasst in der Regel folgende Phasen:
1. Vertragsanbahnung und Erstellung
Der Vertragslebenszyklus beginnt mit der Definition der Vertragsziele, der Erfassung relevanter Daten und der Festlegung der Vertragsbedingungen. Mithilfe eines Vertragsmanagement-Systems können Unternehmen auf einheitliche Vorlagen und Bausteine zurückgreifen, wodurch ein Vertragsentwurf schneller erstellt wird.
2. Verhandlung und Prüfung
Nach der Erstellung folgt die Abstimmung zwischen den Vertragsparteien. Vertragliche Details werden verhandelt, angepasst und einer rechtlichen Prüfung unterzogen. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt diesen Prozess, indem es Vorlagen bereitstellt, Vertragsversionen speichert und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. Durch Attribute und Notizen lassen sich Anpassungen begründen und für zukünftige Verhandlungen festhalten.
3. Genehmigung und Unterzeichnung
Sobald der Vertrag final abgestimmt ist, erfolgt die formale Genehmigung durch die Verantwortlichen. Danach wird der Vertrag entweder klassisch in Papierform oder digital per elektronischer Signatur unterzeichnet. Digitale Signaturen ermöglichen eine schnelle, sichere und rechtskonforme Unterzeichnung, wodurch der gesamte Vertragsprozess effizienter wird. Ein zentrales Vertragsmanagement-System sorgt zudem dafür, dass alle Beteiligten über den aktuellen Status informiert sind und der Vertrag ohne Verzögerung in Kraft tritt.
4. Ausführung und Überwachung
Sobald der Vertrag aktiv ist, beginnt die Umsetzung und Kontrolle. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, die vereinbarten Leistungen zu erbringen, weshalb eine kontinuierliche Überwachung essenziell ist. Automatische Fristenerinnerungen helfen dabei, wichtige Vertragslaufzeiten oder Kündigungsfristen nicht zu verpassen. Moderne Vertragsmanagement-Systeme bieten zentrale Dashboards, die eine übersichtliche Darstellung aller aktiven Verträge, Fristen und finanziellen Verpflichtungen ermöglichen. Dies erleichtert das Controlling und hilft Unternehmen, ihre vertraglichen Kosten stets im Blick zu behalten.
5. Analyse und Optimierung
Während der Vertragslaufzeit werden Vertragserfüllung und wirtschaftliche Effizienz regelmäßig überprüft. Leistungskennzahlen (KPIs) zeigen, ob der Vertrag wirtschaftlich sinnvoll ist oder Optimierungspotenzial besteht. KI-gestützte Vertragsanalysen ermöglichen eine automatisierte Datenauswertung, mit der Unternehmen Einsparpotenziale identifizieren und zukünftige Verträge optimieren können.
6. Erneuerung oder Archivierung
Vor Ablauf der Vertragslaufzeit muss entschieden werden, ob eine Verlängerung, Neuverhandlung oder Beendigung des Vertrags erfolgen soll. Automatische Erinnerungen helfen dabei, keine Fristen zu verpassen. Wird ein Vertrag beendet, ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich, um gesetzliche Vorgaben wie GoBD oder DSGVO zu erfüllen. Eine gut strukturierte Archivierung sorgt zudem für einen schnellen Zugriff auf Vertragsdaten, die als Referenz für zukünftige Verhandlungen dienen können.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Ein modernes, digitales Vertragsmanagement bietet entscheidende Vorteile gegenüber papierbasierten Methoden. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum sich eine Investition lohnt:
Risikominimierung
Durch die sorgfältige Überwachung von Vertragsbedingungen und Fristen können Unternehmen rechtliche und finanzielle Risiken reduzieren. Ein strukturiertes Vertragsmanagement hilft dabei, Vertragsverletzungen zu vermeiden und bei Streitigkeiten eine bessere Verhandlungsposition einzunehmen.
Kosteneinsparungen
Durch die Optimierung von Vertragsabläufen, die Vermeidung von Doppelarbeit und die frühzeitige Erkennung ungünstiger Bedingungen lassen sich Kosten erheblich senken.
Verbesserte Compliance
In einer zunehmend regulierten Geschäftswelt ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften essenziell. Ein digitales Vertragsmanagement erleichtert die Einhaltung interner und externer Compliance-Anforderungen und sorgt für Transparenz sowie eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Vertragsaktivitäten.
Gesteigerte Produktivität
Die Zentralisierung von Vertragsinformationen verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und beschleunigt den Zugriff auf relevante Dokumente.
Bessere Entscheidungsgrundlage
Ein professionelles Vertragsmanagement liefert wertvolle Einblicke in die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens. Diese Daten helfen dabei, strategische Entscheidungen fundierter zu treffen und Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.
Effektives Vertragsmanagement ist nicht nur eine administrative Notwendigkeit, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Unternehmen können dadurch ihre Agilität erhöhen, Risiken reduzieren und schneller auf Marktveränderungen reagieren.
Die Vorteile des Vertragsmanagements
- Kurze Suchzeiten durch OCR Texterkennung und Volltextsuche
- Einfacher Vergleich von Angeboten
- Korrekte Rechnungserstellung
- Einfache Liquiditätsplanung
- Revisionssichere Ablage
- Schnelle Genehmigungsprozesse
- Controlling der Verträge durch automatisierte Aufbereitung der Daten
Digitale Vertragsakten mit arveo content services platform umsetzen
Die digitale Vertragsakte in der arveo content services platform (csp) ermöglicht Unternehmen eine effiziente, vollständig digitale Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen in der Microsoft 365-Umgebung. Verträge werden dabei automatisiert erkannt, klassifiziert und relevante Daten extrahiert. Alle Vertragsinformationen sind zentral in der arveo csp gespeichert und werden kontinuierlich aktualisiert und überprüft. Die Integration in Microsoft Planner und Listsunterstützt zudem ein umfassendes Fristenmanagement sowie eine strukturierte Aufgabenverwaltung. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der KI-gestützten Automatisierung sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen und steigern Sicherheit sowie Transparenz in der Vertragsverwaltung nachhaltig.
