In einer Zeit, in der Geschwindigkeit und Präzision entscheidend für den Unternehmenserfolg sind, ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten zur Grundvoraussetzung für moderne Arbeitsprozesse geworden. Dabei spielt Künstliche Intelligenz (KI) eine zunehmend zentrale Rolle. KI-gestützte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ermöglichen es Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, ihre Prozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und die Qualität ihrer Datenverwaltung nachhaltig zu verbessern.
Inhalt
Was ist KI im Dokumentenmanagement?
KI bringt entscheidende Effizienzgewinne im Dokumentenmanagement, indem sie zahlreiche manuelle Aufgaben automatisiert. Die zentralen KI-Technologien, die ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützen, umfassen beispielsweise:
Automatisierte Texterkennung (OCR) und Datenextraktion
Mit der integrierten Texterkennungsfunktion (OCR) können Informationen wie Texte, Zahlen und andere wichtige Daten aus gescannten Dokumenten automatisch erfasst werden. Modernste OCR-Tools erkennen verschiedene Schriftarten und Layouts und sind daher flexibel für unterschiedliche Dokumenttypen einsetzbar. Diese Technologie ist besonders wertvoll für die schnelle und präzise Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen oder Formularen, bei denen eine exakte Datenextraktion erforderlich ist. Der gesamte Verarbeitungsprozess wird dadurch beschleunigt und die Fehlerquote reduziert.
Intelligente Dokumentenanalyse (IDA) zur automatisierten Klassifizierung
Die intelligente Dokumentenanalyse ermöglicht es einem Dokumentenmanagement-System, den Inhalt und die Struktur eines Dokuments zu „verstehen“ und es automatisch zu klassifizieren. Basierend auf vordefinierten Kriterien wie Dokumenttyp, Inhalt oder Absender ordnet das System Dokumente in die richtige Kategorie ein, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Diese automatische Klassifikation hilft dabei, Dokumente korrekt abzulegen und schnell wiederzufinden – ein enormer Vorteil, insbesondere für Unternehmen, die täglich große Mengen an Dokumenten verarbeiten.
Maschinelles Lernen (ML) zur kontinuierlichen Optimierung der Datenverarbeitung
Maschinelles Lernen (ML) bildet die Grundlage für KI-Systeme, die durch Erfahrung „lernen“ und Muster erkennen können. Im DMS bedeutet das, dass sich das System an spezifische Anforderungen und wiederkehrende Dokumenttypen im Unternehmen anpasst. Mit jedem verarbeiteten Dokument wird das System präziser und effizienter in der Erkennung und Klassifikation. Maschinelles Lernen unterstützt so nicht nur die Erfassung und Analyse von Daten, sondern trägt zur langfristigen Optimierung der gesamten Dokumentenverwaltung bei.
Schon gewusst?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software-Lösung, die eine umfassende und automatisierte Verwaltung von Dokumenten und Informationen sicherstellt. Es dient der zentralen Speicherung, Organisation und revisionssicheren Archivierung digitaler Dokumente, erleichtert den Zugriff auf Informationen, unterstützt die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzvorgaben und automatisiert Aufgaben.
3 zentrale Vorteile der KI im Dokumentenmanagement
Der Einsatz von KI im DMS bietet vielfältige Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinausgehen:
Ressourcenschonend
Ein KI-gestütztes DMS automatisiert repetitive Aufgaben, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für strategische Tätigkeiten gewinnen. Dadurch können Unternehmen ihre personellen Ressourcen effizienter einsetzen.
Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben beschleunigt ein KI-gestütztes DMS die Dokumentenverarbeitung und steigert die Produktivität. Die erhöhte Genauigkeit reduziert Fehler und den Bedarf an Korrekturen, was die Gesamteffizienz deutlich steigert.
Einhaltung von Compliance und Datenschutz
KI-gestützte Systeme ermöglichen eine revisionssichere Archivierung und vereinfachen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Dokumente werden sicher gespeichert, und alle Zugriffe können lückenlos nachverfolgt werden. Zudem kann KI dazu beitragen, sensible Daten automatisch zu erkennen und entsprechend zu schützen, was die Einhaltung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO unterstützt.
Allgemeine Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
- Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
- Reduzierte Suchzeiten
- Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten
- Zentrale Ablage für mehr Übersichtlichkeit und bessere Zusammenarbeit
- Minimaler Papierverbrauch und dadurch mehr Nachhaltigkeit
Entdecken Sie in einem weiteren Blogartikel die wichtigsten Gründe, die für ein DMS sprechen.
KI in der Praxis: Anwendungsbeispiele im Dokumentenmanagement
KI-Technologien im Dokumentenmanagement eröffnen eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die für verschiedene Branchen und Abteilungen von großer Bedeutung sind. In der Rechnungsverarbeitung können zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch erfasst, kategorisiert und in das entsprechende System eingeordnet werden. Dadurch werden Fehler in der Buchhaltung minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
Im Personalwesen profitiert die digitale Personalakte von der automatischen Texterkennung und Klassifizierung, wodurch Daten von Mitarbeitenden schnell erfasst und organisiert werden können. Auch im Vertragsmanagement zeigen sich die Vorteile von KI deutlich: Verträge und rechtliche Dokumente lassen sich rasch klassifizieren und sicher ablegen. Darüber hinaus können wichtige Informationen und Fristen automatisch hervorgehoben werden, was die Übersichtlichkeit verbessert und das Risiko übersehener wichtiger Details reduziert.
Einfache digitale Verarbeitung von Dokumenten mit dem EITCO document processor
Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern und wertvolle Ressourcen zu sparen. Dies stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung Effizienz und Innovation dar.
Eine zukunftssichere Lösung in diesem Kontext ist der EITCO document processor, der eine leistungsstarke Erweiterung für verschiedene Enerprise Content Management (ECM)- und DMS-Systeme, wie arveo content services platform, d.velop documents oder Saperion bietet. Die Lösung importiert, klassifiziert und verarbeitet Dokumente automatisiert und ermöglicht eine sichere Ablage im ECM oder DMS. Dies erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen und hilft, zeitaufwändige manuelle Prozesse zu minimieren.
Ob Scans, Dateiordner, E-Mails oder gedruckte Dokumente: Der EITCO document processor ermöglicht eine unkomplizierte digitale Verarbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Eingangskanälen. Die Lösung erfasst eingehende Dokumente automatisch und integriert sie in das gewünschte Zielsystem.
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