Die elektronische Rechnung (E-Rechnung), als zentrale Komponente moderner Geschäftsprozesse, setzt neue Maßstäbe in Effizienz und Nachhaltigkeit. Ab 2025 wird sie für inländische Geschäftstransaktionen verpflichtend und bringt zahlreiche Vorteile mit sich: von automatisierter Verarbeitung über Kosteneinsparungen bis hin zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs.
Inhalt
E-Rechnung? Was ist das?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die digital erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen Bilddateien wie PDF-Dokumenten enthält sie strukturierte, maschinenlesbare Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen. Sie wird elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen und kann medienbruchfrei und automatisiert verarbeitet werden – bis hin zur Auszahlung. Als integraler Bestandteil der digitalen Transformation optimiert die E-Rechnung Geschäftsprozesse, reduziert Papier- und Druckkosten und spart Zeit sowie Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung. Sie ist damit ein zukunftsweisendes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren und nachhaltiger gestalten möchten.
Beispiel einer in einem strukturierten Format ausgestellten Rechnung:
Definition XRechnung
Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt. Das Ziel der XRechnung besteht darin, Rechnungsdaten in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format bereitzustellen, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Definition ZUGFeRD
Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung zu erfüllen.
Das E-Rechnungsformat kombiniert zwei Formate in einer Datei:
• Maschinenlesbare Daten in einem strukturierten XML-Format für die automatische Weiterverarbeitung.
• Menschenlesbares PDF, das den traditionellen Rechnungsinhalt visuell darstellt.
Diese Kombination ermöglicht eine flexible Nutzung des Formats, da sowohl Unternehmen, die manuelle Prozesse nutzen, als auch solche mit automatisierten Systemen von ZUGFeRD profitieren können.
Gesetzliche Meilensteine und Richtlinien der E-Rechnung
1. EU-Richtlinie 2014/55/EU (2014)
Die Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU markierte den Beginn der standardisierten E-Rechnung. Ziel war es, die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten. Die Richtlinie verpflichtete öffentliche Verwaltungen innerhalb der EU, elektronische Rechnungen in einem interoperablen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe legte den Grundstein für die weitere Verbreitung der E-Rechnung.
2. Einführung der XRechnung in Deutschland (2020)
Als Reaktion auf die EU-Richtlinie führte Deutschland die XRechnung als Standardformat für den öffentlichen Sektor ein. Die Umsetzung erfolgte Schrittweise. Seit dem 27. November 2020 sind alle Zulieferer des Bundes verpflichtet, Rechnungen elektronisch und in diesem Format einzureichen. Diese Regelung gilt für alle Verträge mit öffentlichen Auftraggebern, die der Vergabe- und Vertragsordnung (VOB) unterliegen. Die XRechnung wurde speziell entwickelt, um die rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung in Deutschland zu erfüllen.
3. Entwicklungen auf EU-Ebene (2022)
Die EU-Kommission legte am 8. Dezember 2022 im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) einen Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie vor. Dieser sieht die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Geschäfte vor. Ursprünglich war die Umsetzung für 2028 geplant; jedoch wurde am 5. November 2024 im EU-Rat eine Einigung erzielt, die den Starttermin auf den 1. Juli 2030 verschiebt. ViDA ist eine Initiative der Europäischen Kommission mit dem Ziel Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
4. E-Rechnungspflicht für inländische Geschäfte in Deutschland (Ab 2025)
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung auch für inländische Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Dies ist ein entscheidender Meilenstein, der die Digitalisierung des Rechnungswesens in der gesamten Wirtschaft vorantreibt. Kern der neuen Vorschrift ist die verpflichtende Nutzung von strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie der XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.1.1). Reine PDF- oder Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig, da sie keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Demnach müssen Unternehmen ab 2025 sicherstellen, dass sie nicht nur elektronische Rechnungen ausstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können. Die Empfangsbereitschaft kann durch entsprechende IT-Systeme oder elektronische Postfächer sichergestellt werden.
E-Rechnung 2025: Diese Übergangsfristen und Sonderregelungen gelten
Um den Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung auf die neue E-Rechnungspflicht zu geben, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen beschlossen, die für die Jahre 2025 bis 2027 gelten. Die Übergangsfristen sollen den hohen Aufwand, der mit der Einführung verbunden ist, abfedern und Unternehmen einen reibungslosen Wechsel ermöglichen.
Übergangsfristen für Rechnungsaussteller
Unternehmen können für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im alten Format (z.B. PDF) verwenden. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Diese Übergangsregelung gilt bis Ende 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n.F.).
Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro verlängert sich die Frist: Sie dürfen Rechnungen im alten Format bis Ende 2027 ausstellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).
Regelungen für Rechnungsempfänger
Ab dem 01.01.2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den neuen gesetzlichen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen gibt es nicht. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme rechtzeitig auf die neuen Anforderungen ausgerichtet sind.
Diese Regelungen geben Rechnungsaustellern etwas mehr Zeit zur Umstellung, während Rechnungsempfänger bereits ab dem Stichtag die technischen Voraussetzungen erfüllen müssen.
Sonderregelungen
Für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen besteht keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Diese Ausnahmeregelungen zielen darauf ab, insbesondere kleineren Unternehmen die schrittweise Umstellung auf die E-Rechnung zu erleichtern.
Wer ist noch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise, die als Rechnung gelten
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z.B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen)
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Quellen:
- https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
- https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
- https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/
- https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/
