In einer Welt, in der die Digitalisierung in nahezu allen Lebensbereichen Einzug hält, steht auch die öffentliche Verwaltung vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu modernisieren. Ein zentrales Element dieser Transformation ist die Einführung der elektronischen Akte, kurz E-Akte. Sie verspricht nicht nur eine Verbesserung der Effizienz, sondern auch einen bedeutenden Fortschritt in Richtung Nachhaltigkeit.

Papierloses Büro: Die E-Akte als Schlüssel zur digitalen Verwaltung

Inhalt

E-Akte: Der Weg zum papierlosen Büro

Die Vorstellung eines papierlosen Büros ist längst nicht neu, doch erst mit der Einführung der E-Akte wird sie für die öffentliche Verwaltung tatsächlich realisierbar. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Akten werden physische Papierberge überflüssig. Stattdessen werden Informationen in digitaler Form gespeichert, verarbeitet und geteilt. Das ermöglicht die vollständige Digitalisierung des Aktenbestands und schafft Raum für eine moderne Arbeitsumgebung. In der Praxis bedeutet dies, dass eingehende Papierdokumente sofort gescannt und digital erfasst werden. Neue Dokumente entstehen direkt in digitaler Form. Dafür werden sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die eine strukturierte Ablage ermöglichen, genutzt.

Die Digitalisierung bestehender Aktenbestände erfolgt in der Regel schrittweise. Dieser Prozess erfordert zwar zunächst einen erheblichen Aufwand, zahlt sich jedoch langfristig durch verbesserte Zugänglichkeit und Platzersparnis aus. Erfahren Sie dazu mehr im Blogartikel: „Einführung der E-Akte: Diese 5 Dinge sollten Sie beachten.“

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des papierlosen Büros ist auch die Umstellung auf digitale Signaturen. Zudem erfolgt die Kommunikation mit Bürgern und anderen Behörden zunehmend über sichere elektronische Kanäle: E-Mail-Systeme, spezielle Behördenpostfächer und Online-Portale ermöglichen dabei einen papierlosen Austausch von Informationen und Dokumenten.

Definition

Die elektronische Akte (E-Akte) ist die digitale Version einer Papierakte. Sie ermöglicht die zentrale Speicherung und effiziente Verwaltung von Dokumenten, bietet ortsunabhängigen Zugriff und verbessert die Sicherheit sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Sämtliche Daten und Dokumente, die die Verwaltung erhält oder erarbeitet werden digitalisiert

Arbeitsablauf einer E-Akte
Eingang, Bearbeitung und Erzeugung und Versand von Dokumenten, Quelle: EITCO

Schon gewusst?

Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, können im Original vernichtet werden und reduzieren so die Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen. Es muss beachtet werden: Nicht alle Originale dürfen vernichtet werden. Bei einigen Dokumenten schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungspflicht der Papierform vor.

Zentrale Vorteile durch die E-Akte

Die E-Akte revolutioniert die Art und Weise, wie Verwaltungsmitarbeitende arbeiten. Die zeitaufwändige Suche in physischen Aktenordnern entfällt, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Des Weiteren entfaltet die E-Akte eine Reihe zentraler Vorteile, die weit über die Effizienzsteigerung hinausgehen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz

Ein großer Nutzen liegt in der einfachen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Behörden. Informationen können schnell geteilt werden, was die behördenübergreifende Kooperation fördert. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz, da Zugriffe und Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung, sondern erleichtert auch interne Prüfprozesse.

Nachhaltigkeit durch Ressourcenschonung

Die Umstellung auf die E-Akte leistet einen bedeutenden Beitrag zur Nachhaltigkeit. Der reduzierte Papierverbrauch schont nicht nur Ressourcen, sondern verringert auch den CO2-Fußabdruck der öffentlichen Verwaltung. Weniger Papier bedeutet weniger Druck, weniger Transport und weniger Lagerung – alles Faktoren, die sich positiv auf die Umweltbilanz auswirken.

Kostenersparnis und optimierte Raumnutzung

Die Einführung der E-Akte führt langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen. Ausgaben für Papier oder Aktenordner werden erheblich reduziert. Zudem entfällt der Bedarf an großen Archivräumen, was eine effizientere Nutzung der vorhandenen Büroflächen ermöglicht. Die freiwerdenden Ressourcen können in andere Bereiche der Verwaltung investiert werden.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Dennoch bringt die Umstellung auf die E-Akte auch Herausforderungen mit sich. Mitarbeitende müssen geschult und neue Prozesse etabliert werden. Auch Fragen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit müssen sorgfältig durchdacht werden. Hier sind klare Strategien und Schulungskonzepte gefragt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Die E-Akte als Wegbereiter in der Verwaltung von morgen

Die E-Akte ist mehr als nur ein technologisches Upgrade – sie ist der Schlüssel zu einer modernen, effizienten und nachhaltigen öffentlichen Verwaltung. Durch die Digitalisierung von Akten und Prozessen werden neue Möglichkeiten für eine bürgernahe und transparente Verwaltungsarbeit geschaffen. Der Weg zum papierlosen Büro benötigt eine umfangreiche Planung, doch der langfristige Nutzen in Bezug auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Qualität macht die E-Akte zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine zukunftsorientierte Verwaltung. Die öffentliche Verwaltung steht am Beginn eines neuen Kapitels, in der die E-Akte als Wegbereiter fungiert. Mit ihrer Hilfe kann die öffentliche Verwaltung die digitale Transformation erfolgreich meistern und sich für die Herausforderungen des digitalen Zeitalters rüsten.

EITCO begleitet Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie mit der E-Akte.

Quellen: 

– BVA – E-Akte Bund